< व्यवहार्यता, सिफारिश और मूल्यांकन रिपोर्टें
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यह अध्याय रिपोर्ट के उन प्रकारों के एक ढीले-ढाले समूह को प्रस्तुत करता है जो गहन विचार पर आधारित राय या सिफारिश प्रदान करते हैं, और फिर, यदि आप तकनीकी लेखन के पाठ्यक्रम में हैं, तो आप स्वयं का एक लिखते हैं।

जरूर देखें उदाहरण रिपोर्टें.

कुछ सूक्ष्म अंतर...

संभाव्यता रिपोर्टें, सिफारिश रिपोर्टें, मूल्यांकन रिपोर्टें, आकलन रिपोर्टें, और क्या-क्या — लगभग एक ही काम करती हैं—सावधानीपूर्वक अध्ययन की गई रायें और, कभी-कभी, सिफारिशें प्रदान करती हैं।

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आम सामग्री: सिफारिश और व्यवहार्यता रिपोर्टें

आप जो भी प्रकार की व्यवहार्यता, सिफारिश, या मूल्यांकन रिपोर्ट लिखें, लोग इसे जो भी नाम दें—उनमें से अधिकांश अनुभाग और उन अनुभागों का संगठन मोटे तौर पर एक जैसा होता है।

मूलभूत संरचनात्मक सिद्धांत यह है: आप केवल अपनी सिफारिश, विकल्प, या निर्णय ही नहीं देते, बल्कि उससे जुड़े डेटा और उन तक पहुँचने वाले निष्कर्ष भी प्रस्तुत करते हैं। इस तरह, पाठक आपकी खोजों, आपके तर्क, और आपके निष्कर्षों की जाँच कर सकते हैं और एक पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण प्रस्तुत कर सकते हैं।

परिचय. परिचय में संकेत करें कि दस्तावेज़ का उद्देश्य किसी विषय की व्यवहार्यता निर्धारित करना, सिफारिश करना, या उसका मूल्यांकन करना है।

तकनीकी पृष्ठभूमि। कुछ सिफारिशों या व्यवहार्यता रिपोर्टों में शेष रिपोर्ट को अर्थपूर्ण बनाने के लिए तकनीकी चर्चा की आवश्यकता हो सकती है। इस प्रकार की जानकारी के साथ दुविधा यह होती है कि इसे अपने अलग अनुभाग में रखा जाए या जहां यह प्रासंगिक हो वहां तुलना अनुभागों में समायोजित किया जाए। उदाहरण के लिए, टैबलेट कंप्यूटरों की शक्ति और गति पर चर्चा रैम, मेगाहर्ट्ज़, और प्रोसेसरों पर कुछ चर्चा की आवश्यकता रखेगी। क्या आपको इसे उस अनुभाग में रखना चाहिए जो टैबलेटों की शक्ति और गति के अनुसार तुलना करता है? क्या आप तुलना को साफ और सुव्यवस्थित रखना चाहेंगे, सख्ती से केवल तुलना और निष्कर्ष तक सीमित? शायद सारी तकनीकी पृष्ठभूमि अपने स्वयं के अनुभाग में रखी जा सकती है—या तो रिपोर्ट के आरंभ में या परिशिष्ट में।


सिफारिश और व्यवहार्यता रिपोर्टों का आरेखीय दृश्य। याद रखें कि यह सामग्री और संगठन के लिए एक सामान्य या प्रचलित मॉडल है।

स्थिति की पृष्ठभूमि। इन रिपोर्टों में से कई के लिए, आपको उस समस्या, आवश्यकता, या अवसर पर चर्चा करने की आवश्यकता होगी जिसने उन रिपोर्टों को जन्म दिया है। यदि इसके बारे में कहा जाने के लिए बहुत कम है, तो यह जानकारी प्रस्तावना में दी जा सकती है।

आवश्यकताएँ और मानदंड। योज्यता और सिफारिश रिपोर्टों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा उन आवश्यकताओं पर चर्चा करना है जिनका आप अंतिम निर्णय या सिफारिश तक पहुँचने के लिए उपयोग करेंगे। यहाँ कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

आवश्यकताओं को कई बुनियादी तरीकों से परिभाषित किया जा सकता है:

शब्द "requirements" का उपयोग यहाँ "criteria." के स्थान पर किया गया है। दूसरे शब्द के आसपास कुछ अस्पष्टता बनी रहती है; इसके अलावा अधिकांश लोग यह सुनिश्चित नहीं करते कि यह एकवचन है या बहुवचन। (तकनीकी रूप से, यह बहुवचन है; "criterion" एकवचन है, हालांकि "criteria" आमतौर पर एकवचन और बहुवचन दोनों के लिए उपयोग किया जाता है। सार्वजनिक रूप से "criterion" का प्रयोग करने की कोशिश करें—आपको अजीब नज़रें मिलेंगी। "Criterias" एक शब्द नहीं है और कभी भी उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।)

आवश्यकताओं अनुभाग में यह भी चर्चा होनी चाहिए कि व्यक्तिगत आवश्यकताएँ एक-दूसरे की तुलना में कितनी महत्वपूर्ण हैं। उस सामान्य स्थिति की कल्पना करें जहाँ कोई एक विकल्प सभी तुलना श्रेणियों में सर्वश्रेष्ठ नहीं होता। एक विकल्प सस्ता होता है; दूसरे में अधिक विशेषताएँ होती हैं; एक की उपयोग में आसानी के रेटिंग बेहतर होते हैं; एक और अधिक टिकाऊ माना जाता है। अपनी आवश्यकताओं को इस तरह व्यवस्थित करें कि वे "winner" निर्धारित करें, यहाँ तक कि उन स्थितियों में भी जहाँ कोई स्पष्ट विजेता न हो।

विकल्पों की चर्चा। कुछ प्रकार की व्यवहार्यता या सिफारिश रिपोर्टों में, आपको यह समझाना होगा कि आपने विकल्पों के दायरे को उन विकल्पों तक कैसे संकुचित किया जिन पर आपकी रिपोर्ट केंद्रित है। अक्सर यह आवश्यकताओं की चर्चा के ठीक बाद आता है। आपकी मूल आवश्यकताएँ संभवतः आपके लिए विकल्पों के दायरे को सीमित कर देती हैं। लेकिन अन्य विचार भी हो सकते हैं जो अन्य विकल्पों को अयोग्य ठहराते हैं—इन्हें भी समझाइए।

इसके अतिरिक्त, आपको स्वयं विकल्पों का संक्षिप्त वर्णन प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है। इसे अगले भाग में आने वाली तुलना के साथ भ्रमित न करें। इस वर्णन अनुभाग में, आप विकल्पों पर सामान्य चर्चा प्रदान करते हैं ताकि पाठक उनके बारे में कुछ जान सकें। इस चरण पर चर्चा तुलनात्मक नहीं है। यह केवल विकल्पों का एक सामान्य परिचय है। टैबलेट्स के उदाहरण में, आप प्रत्येक मॉडल के बारे में जिनकी तुलना की जानी है, उनके कुछ संक्षिप्त, सामान्य विनिर्देश देना चाहेंगे।

बिंदु-दर-बिंदु तुलनाएँ। एक व्यवहार्यता या सिफारिश रिपोर्ट के सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों में से एक विकल्पों की तुलना है। ध्यान रखें कि आप यह अनुभाग इसलिए शामिल करते हैं ताकि पाठक आपकी सोच की जाँच कर सकें और यदि वे चाहें तो अलग निष्कर्ष निकाल सकें। यह तुलना बिंदु-दर-बिंदु तरीके से की जानी चाहिए, विकल्प-दर-विकल्प के बजाय।


तुलना को व्यवस्थित करने के 'कुल-से-कुल' और 'बिंदु-दर-बिंदु' दृष्टिकोणों का आरेखीय दृश्य। यदि आपका विषय बहुत असामान्य नहीं है, तो बिंदु-दर-बिंदु पद्धति का उपयोग करें।

यदि आप टैबलेटों की तुलना कर रहे होते, तो एक ऐसा अनुभाग होता जो उन्हें लागत के आधार पर तुलना करता, एक अन्य ऐसा अनुभाग होता जो बैटरी की कार्यक्षमता के आधार पर उनकी तुलना करता, और इसी तरह। आप नहीं होगा मान लीजिए कि आपके पास एक अनुभाग है जिसमें विकल्प A के बारे में सब कुछ बताया गया हो, एक अन्य जिसमें विकल्प B के बारे में सब कुछ बताया गया हो, और इसी तरह। यह बिलकुल प्रभावी नहीं होगा, क्योंकि तुलनाएँ फिर भी कहीं न कहीं—शायद गरीब पाठक द्वारा की जानी होंगी। (इन दोनों तुलना-आधारित दृष्टिकोणों का एक योजनात्मक चित्र ऊपर देखें।)

बिंदु-दर-बिंदु दृष्टिकोण में, इन तुलनात्मक खंडों में से प्रत्येक का अंत एक ऐसे निष्कर्ष के साथ होना चाहिए जो बताता हो कि उस विशेष तुलना-बिंदु में कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है। बेशक, हमेशा स्पष्ट विजेता घोषित करना आसान नहीं होगा —; आपको निष्कर्षों को विभिन्न तरीकों से शर्तों के साथ सीमित या स्पष्ट करना पड़ सकता है, और अलग-अलग परिस्थितियों के लिए कई निष्कर्ष प्रस्तुत करने पड़ सकते हैं।

नोट: आप कभी पूर्ण-से-पूर्ण दृष्टिकोण का उपयोग कब करेंगे? हो सकता है कि तुलना तार्किक रूप से बिंदुओं—श्रेणियों में विभाजित न हों। तुलनातीत विकल्पों के अलग-अलग ऐसे फायदे और नुकसान हो सकते हैं जो तुलनीय न हों। तुलना किए जा रहे दो उत्पादों में अलग-अलग लेकिन आंशिक रूप से ओवरलैप करने वाली विशेषताओं का समूह हो सकता है। तो आप किसे पसंद करेंगे—एक सेब या एक संतरा?


व्यक्तिगत तुलनात्मक अनुभाग। ध्यान दें कि यह अनुभाग केवल एक बिंदु की तुलना करता है और उस बिंदु के बारे में स्पष्ट रूप से व्यक्त किए गए निष्कर्ष के साथ समाप्त होता है।

यदि आप एक मूल्यांकन रिपोर्ट बना रहे होते, तो स्पष्ट रूप से आप विकल्पों की तुलना नहीं कर रहे होते। इसके बजाय, आप जिस चीज़ का मूल्यांकन कर रहे होते उसकी तुलना उन आवश्यकताओं और अपेक्षाओं से करते जो उस पर लगाई गई थीं। उदाहरण के लिए, कैपिटल मेट्रो के पास एक वर्ष से अधिक का मुफ्त बस परिवहन कार्यक्रम था—उस कार्यक्रम से क्या अपेक्षा की गई थी? क्या कार्यक्रम उन अपेक्षाओं को पूरा कर सका?

सारांश तालिका। व्यक्तिगत तुलना के बाद, तुलना अनुभाग के निष्कर्षों का सार प्रस्तुत करने वाली एक सारणी शामिल करें। कुछ पाठक अनुच्छेदों की तुलना में तालिका में दिए गए विवरणों पर अधिक ध्यान देते हैं। यह आपको अनुच्छेद लिखने से छूट नहीं दिलाता!


सारांश तालिका। कुछ पाठक तालिका में दिए गए डेटा को पैराग्राफ़ों में निहित डेटा के बजाय पसंद करते हैं।

निष्कर्ष। व्यवहार्यता या सिफारिश रिपोर्ट का निष्कर्ष अनुभाग आंशिक रूप से उन निष्कर्षों का सारांश या पुनर्प्रस्तावना होता है जिन्हें आप पहले तुलना अनुभागों में प्राप्त कर चुके होते हैं। इस अनुभाग में आप व्यक्तिगत निष्कर्षों को पुनः बताते हैं, उदाहरण के लिए, किस मॉडल की कीमत सबसे अच्छी थी, किसमें बैटरी कार्यक्षमता सबसे अच्छी थी, और इसी तरह।

लेकिन इस अनुभाग को और आगे जाना होगा। इसे सभी विरोधाभासी निष्कर्षों को सुलझाना होगा और किसी न किसी तरह अंतिम निष्कर्ष तक पहुँचना होगा, जो बताता है कि कौन सा सबसे अच्छा विकल्प है। इस प्रकार, निष्कर्ष अनुभाग सबसे पहले सूचीबद्ध करता है मुख्य निष्कर्ष— सरल, एक-श्रेणी वाले। लेकिन फिर इसे बताना चाहिए माध्यमिक निष्कर्ष— वे जो विरोधाभासी प्राथमिक निष्कर्षों के बीच संतुलन बनाएँ। उदाहरण के लिए, अगर एक टैबलेट सबसे सस्ती है लेकिन बैटरी का प्रदर्शन खराब है, जबकि दूसरी सबसे महंगी है और बैटरी का प्रदर्शन अच्छा है, तो आप किसे चुनेंगे, और क्यों? द्वितीयक निष्कर्ष इस दुविधा का उत्तर बताएगा।

और बेशक, निष्कर्ष अनुभाग का अंत होता है अंतिम निष्कर्ष— वह जो बताता है कि कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है।

सिफारिश या अंतिम राय। संभाव्यता और सिफारिश रिपोर्टों का अंतिम खंड सिफारिश बताता है। आप सोचेंगे कि यह अब तक स्पष्ट होना चाहिए। आम तौर पर ऐसा ही होता है, लेकिन ध्यान रखें कि कुछ पाठक सीधे सिफारिश खंड तक पहुंचकर आपकी सारी मेहनत दरकिनार कर सकते हैं! इसके अलावा, कुछ मामलों में सर्वोत्तम विकल्प हो सकता है, लेकिन आप उसे सिफारिश नहीं करना चाहेंगे। इतिहास के आरंभिक दौर में, लैपटॉप कंप्यूटर भारी और अविश्वसनीय—शायद बाजार में एक मॉडल बाकी सभी से बेहतर था, लेकिन वह भी रखने लायक नहीं था।

सिफारिश अनुभाग को सिफारिश तक पहुंचने वाले सबसे महत्वपूर्ण निष्कर्षों को दोहराना चाहिए और फिर सिफारिश को ज़ोर देकर बताना चाहिए। सामान्यतः, आपको विभिन्न संभावनाओं के आधार पर कई विकल्प सुझाने की आवश्यकता पड़ सकती है। यह, जैसा कि उदाहरणों में दिखाया गया है, बुलेट सूचियों के साथ संभाला जा सकता है।


प्राथमिक, द्वितीयक, और अंतिम निष्कर्ष। ध्यान दें कि निष्कर्ष 6 में तुलना की दो श्रेणियों को एक-दूसरे के विरुद्ध तौलते हुए देखा गया है, जिसमें अधिक विकल्प कम लागत पर विजयी होते हैं—एक द्वितीयक निष्कर्ष।

एक मूल्यांकन रिपोर्ट में, यह अंतिम खंड अंतिम राय या निर्णय व्यक्त करेगा। यहाँ कुछ संभावनाएँ हैं:

व्यवहार्यता और सिफारिश रिपोर्टों के लिए संगठनात्मक योजनाएँ

यह इस प्रकार की रिपोर्ट के लिए दो मूलभूत संगठनात्मक योजनाओं पर चर्चा करने का एक अच्छा बिंदु है:


एक ही रिपोर्ट के उदाहरण रूपरेखाएँ। ध्यान दें कि कार्यकारी दृष्टिकोण में सभी प्रमुख तथ्य, निष्कर्ष और सिफारिशें "सबसे पहले ही प्रस्तुत की जाती हैं" ताकि पाठक उन तक जल्दी पहुँच सकें। बड़ी रिपोर्टों में प्रत्येक परिशिष्ट के लिए टैब होते हैं।

सिफारिश रिपोर्टों के लिए एआई प्रॉम्प्ट

चेकलिस्ट, जिन्हें आमतौर पर पढ़ा ही नहीं जाता, कुछ संशोधनों के साथ एआई प्रॉम्प्ट्स के स्रोत के रूप में इस्तेमाल की जा सकती हैं। निम्नलिखित को कॉपी करें, किसी एआई सिस्टम जैसे Google के Gemini में पेस्ट करें, और देखें कि आप क्या चूक गए होंगे।

नोट: डेटा रिपोर्टों की सामग्री, प्रारूप, शैली या उसके घटकों से संबंधित सभी संदर्भ यहाँ पाए जा सकते हैं ऑनलाइन तकनीकी लेखन पाठ्यपुस्तक.

जब आप किसी लेखन परियोजना का मूल्यांकन करने के लिए एआई का उपयोग करना चाहते हैं, तो अपना परिचय दें, एआई को बताएं कि आप कौन हैं और आप क्या चाहते हैं। एआई को मूल्यांकन करने के लिए एक संदर्भ बिंदु दें, जैसे कि एक ऑनलाइन पाठ्यपुस्तक। फिर पोस्ट करें कि आप चाहते हैं कि एआई अपनी मूल्यांकन में क्या जांचे।

परिचय को अपनी पहचान के अनुरूप संशोधित करें।

सिफारिश रिपोर्टों के लिए एआई प्रॉम्प्ट

नमस्ते, एआई। मैं डेविड मैकमरी हूँ, ऑस्टिन कम्युनिटी कॉलेज (ऑस्टिन, टेक्सास) में साइबरसिक्योरिटी का छात्र। मैं अनुरोध करता हूँ कि आप निम्नलिखित सिफारिश रिपोर्ट का इसके उपयोग से मूल्यांकन करें। ऑनलाइन पाठ्यपुस्तक, उस अध्याय पर अनुशंसा रिपोर्टें, और निम्नलिखित प्रश्न:

  1. हालाँकि यह चतुर और चंचल हो सकता है, क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट का शीर्षक उसके विषयवस्तु का पर्याप्त रूप से संकेत देता है? विवरण के लिए देखें तकनीकी दस्तावेज़ों के शीर्षक.
  2. क्या भूमिका पर्याप्त रूप से इस सिफारिशी रिपोर्ट के विषय, उद्देश्य, और लक्षित पाठकों को दर्शाती है? क्या यह शामिल होने वाले उपविषयों की सूची और दायरे का संकेत (क्या शामिल नहीं है) प्रदान करती है? विस्तृत जानकारी के लिए देखें परिचय.
  3. क्या यह सिफारिशी रिपोर्ट में तकनीकी पृष्ठभूमि (यदि आवश्यक हो), स्थिति की पृष्ठभूमि (यदि परिचय में शामिल नहीं है), आवश्यकताएँ, विकल्पों पर चर्चा, सारांश तालिका, निष्कर्षों की सूची, सिफारिश और सूचना स्रोत शामिल हैं?
  4. क्या निष्कर्षों की सूची में प्राथमिक निष्कर्ष, द्वितीयक निष्कर्ष और अंतिम निष्कर्ष शामिल हैं?

  5. क्या यह सिफारिशी रिपोर्ट दावों और सामान्यताओं का समर्थन करने के लिए पर्याप्त विवरण, विशिष्टताएँ, उदाहरण — और जो कुछ भी आवश्यक हो शामिल करती है?
  6. विषय, उद्देश्य और दर्शकों को ध्यान में रखते हुए, क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट में कोई महत्वपूर्ण सामग्री गायब है? क्या कोई सामग्री अनावश्यक है? क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट की कोई जानकारी तकनीकी रूप से गलत है? क्या कोई महत्वपूर्ण तकनीकी जानकारी लापता है?
  7. क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट में कोई स्पष्ट रूप से उधार ली गई जानकारी शामिल है जो किसी भी तरह से दस्तावेजीकृत नहीं है?
  8. क्या इस अनुशंसा रिपोर्ट के मुख्य भाग में उद्धरण (सूचना-स्रोत सूची में आइटमों के संदर्भ) APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार स्वरूपित किए गए हैं? क्या सूचना-स्रोत सूची में आइटम APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार स्वरूपित किए गए हैं? विवरण के लिए देखें: दस्तावेज़ीकरण: उधारित सूचना स्रोत.
  9. क्या सभी तालिकाएँ और गैर-सजावटी आकृतियों में एक वर्णनात्मक शीर्षक (कैप्शन) और स्रोत (यदि आवश्यक) शामिल हैं? विवरण के लिए देखें तालिका शीर्षक.
  10. क्या सभी तालिकाएँ और गैर-सजावटी आकृतियाँ अपनी संबंधित पाठ के जितना संभव हो उतना नज़दीक स्थित हैं?
  11. क्या संक्षेप में व्याख्यात्मक पार‑संदर्भ तालिकाओं और गैर‑सजावटी आकृतियों से पहले होते हैं? विवरण के लिए देखें व्याख्यात्मक पारसंदर्भ.
  12. क्या इस सिफारिशी रिपोर्ट के मुख्य भाग में शीर्षक और उपशीर्षकों का एक मानक प्रारूप उपयोग किया गया है? विवरण के लिए देखें शीर्षक.
  13. क्या क्रम में होने की आवश्यकता वाले सूची मदों के लिए संख्यांकित ऊर्ध्वाधर सूचियाँ उपयोग की जाती हैं? क्या जिन सूची मदों के लिए किसी क्रम की आवश्यकता नहीं होती उनके लिए बुलेट वाली ऊर्ध्वाधर सूचियाँ उपयोग की जाती हैं? क्या सभी सूचियों से पहले लीड-इन का उपयोग किया जाता है? विवरण के लिए देखें लंबवत सूचियाँ.
  14. क्या प्रत्यक्ष उद्धरणों का उल्लेख किया गया है, और क्या उन उल्लेखों में विराम-चिह्न सही तरीके से लगाए गए हैं? क्या सभी प्रत्यक्ष उद्धरण, सारांश और पैराफ्रेज़ APA, MLA, या संशोधित IEEE शैली के अनुसार सही ढंग से उद्धृत किए गए हैं? विवरण के लिए देखें उद्धरण और श्रेय.
  15. क्या इस सिफारिश रिपोर्ट के पाठ में व्याकरण, शब्द प्रयोग और विराम चिह्नों की कोई त्रुटि नहीं है? विवरण के लिए देखें सामान्य व्याकरण, भाषा प्रयोग और वर्तनी की समस्याएँ.
  16. क्या इस सिफारिश रिपोर्ट का पाठ अनावश्यक शब्दों और अन्य वाक्य शैली त्रुटियों से मुक्त है? विस्तृत जानकारी के लिए देखें: शब्दों की अनावश्यक अधिकता, अन्य वाक्य-शैली संबंधी समस्याएँ.
  17. क्या यह सिफारिश रिपोर्ट अपने लक्षित दर्शकों (जैसा परिचय में बताया गया है) द्वारा समझी जा सकती है? विवरण के लिए देखें दर्शक विश्लेषण, और देखें तकनीकी का अनुवाद करना.
  18. एआई, मेरी सिफारिश रिपोर्ट के आपके मूल्यांकन को पूरा करने के लिए, 100 से 55 तक का एक संख्यात्मक ग्रेड सौंपें).

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मैं इस अध्याय के बारे में आपके विचारों, प्रतिक्रियाओं और आलोचनाओं की सराहना करूँगा: आपका उत्तरडेविड मैकमरे.