Online technisches Schreiben: Vorschläge

Bitte klicken Sie hier um zu helfen David McMurrey für Webhosting bezahlen:
Spende jeden noch so kleinen Betrag, den du entbehren kannst !
Online Technical Writing bleibt kostenlos.

Schau dir unbedingt die Beispiele.

Hinweis: Dieses Kapitel, ebenso wie der Rest dieses Lehrbuchs zum technischen Schreiben, konzentriert sich auf Technische Schreibfähigkeiten. Der technische Inhalt hier ist nicht garantiert erfolgreich, korrekt oder aktuell—noch wird erwartet, dass er es ist.

Einige Vorbemerkungen

Wenn Sie anfangen, stellen Sie sicher, dass Sie die Definition verstehen, die wir für Vorschläge verwenden. Außerdem, wenn Sie einen Kurs im technischen Schreiben belegen, stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgabenstellung für den Vorschlag—nicht so verstehen, dass Sie einfach irgendeinen Vorschlag schreiben sollen, sondern einen, der zumindest teilweise vorschlägt, etwas zu schreiben.

Echte Vorschläge. Um mit der Planung eines Vorschlags zu beginnen, erinnere dich an die grundlegende Definition: ein Vorschlag ist ein Angebot oder Gebot, ein bestimmtes Projekt für jemanden durchzuführen. Vorschläge können weitere Elemente enthalten—technische Hintergründe, Empfehlungen, Ergebnisse von Umfragen, Informationen zur Machbarkeit und so weiter. Aber was einen Vorschlag zu einem Vorschlag macht, ist, dass er das Publikum bittet, das vorgeschlagene Projekt zu genehmigen, zu finanzieren oder die Erlaubnis zu erteilen, das vorgeschlagene Projekt durchzuführen.

Wenn Sie planen, als Berater tätig zu sein oder ein eigenes Unternehmen zu führen, können schriftliche Vorschläge eines Ihrer wichtigsten Instrumente zur Gewinnung von Aufträgen sein. Und, wenn Sie für eine Regierungsbehörde, eine gemeinnützige Organisation oder ein großes Unternehmen arbeiten, kann der Vorschlag ein wertvolles Instrument sein, um Projekte anzustoßen, die der Organisation oder Ihnen als einreichendem Mitarbeiter zugutekommen (und meist beiden).

Ein Vorschlag sollte Informationen enthalten, die es der Zielgruppe dieses Vorschlags ermöglichen, zu entscheiden, ob das Projekt genehmigt, ob Sie mit der Durchführung der Arbeit beauftragt oder eingestellt werden sollen, oder beides. Um einen erfolgreichen Vorschlag zu schreiben, versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Zielgruppe—des Empfängers des Vorschlags—und überlegen Sie, welche Art von Informationen diese Person benötigen würde, um sich sicher zu fühlen, Sie mit der Durchführung des Projekts zu beauftragen.

NotebookLM-generated infographic of this chapter
NotebookLM-generierte Infografik dieses Kapitels

Arten von Vorschlägen.

Aber Vorschläge entstehen auch viel weniger formell. Stellen Sie sich vor, Sie wären daran interessiert, ein Projekt bei der Arbeit zu machen (zum Beispiel die Vor- und Nachteile zu untersuchen, eine neue Technologie einzuführen, um die Produktivität zu steigern). Stellen Sie sich vor, Sie hätten sich mit Ihrer Vorgesetzten getroffen und versucht, sie davon zu überzeugen. Sie könnte antworten, "Schreiben Sie mir einen Vorschlag und ich werde ihn der Geschäftsleitung vorlegen." Wie Sie an diesen Beispielen sehen können, lassen sich Vorschläge in mehrere Kategorien einteilen:

Interne, externe Vorschläge. Ein Vorschlag an jemanden innerhalb Ihrer Organisation (ein Unternehmen, eine Regierungsbehörde, usw.) ist ein intern Vorschlag. Bei internen Vorschlägen müssen Sie möglicherweise nicht alle Abschnitte (z. B. Qualifikationen) oder nicht so viele Informationen darin angeben. Ein extern Ein Angebot ist ein Schreiben, das von einer eigenständigen, unabhängigen Organisation oder Person an eine andere solche Einheit gerichtet ist. Ein typisches Beispiel ist der unabhängige Berater, der anbietet, ein Projekt für eine andere Firma durchzuführen.
Angeforderte, unaufgeforderte Vorschläge. Ein erbeten Ein angeforderter Vorschlag ist einer, bei dem der Empfänger den Vorschlag angefordert hat. Typischerweise wird ein Unternehmen Aufforderungen zur Angebotsabgabe (RFPs) per Post versenden oder sie in einem Nachrichtenmedium veröffentlichen. Aber Vorschläge können auf sehr lokaler Ebene angefordert werden: zum Beispiel könnten Sie Ihrem Chef erklären, wie großartig es wäre, eine neue Technologie im Büro zu installieren; Ihr Chef könnte sich dafür interessieren und Sie bitten, einen Vorschlag auszuarbeiten, der anbietet, eine formelle Untersuchung der Idee durchzuführen. Unaufgefordert Vorschläge sind solche, bei denen der Empfänger keine Vorschläge angefordert hat. Bei unaufgeforderten Vorschlägen müssen Sie manchmal den Empfänger davon überzeugen, dass ein Problem oder ein Bedarf besteht, bevor Sie mit dem Hauptteil des Vorschlags beginnen können.
"Großartige Idee" (Nicht-)Vorschläge. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine großartige Idee, an Ihrem Arbeitsplatz neue Technologie einzuführen. Sie schreiben eine Erklärung, wie sie funktioniert und warum sie so großartig ist, und schließen dann damit ab, das Management dazu zu drängen, es umzusetzen. Ist das ein Vorschlag? Nein—nicht in diesem Kontext. Es ist eher ein Machbarkeitsbericht, der die Vor- und Nachteile eines Projekts untersucht und dann dafür oder dagegen empfiehlt. Alles, was nötig wäre, um dieses Dokument zu einem Vorschlag zu machen, wäre, Elemente hinzuzufügen, die das Management um Genehmigung bitten und Ihnen erlauben, mit dem Projekt fortzufahren.

Weitere Optionen für die Zuweisung von Vorschlägen. Beispiel einer solchen Art von Vorschlag.

Typische Szenarien für den Vorschlag

Es wird etwas knifflig, sich ein gutes Projekt für einen technischen Bericht auszudenken und dann einen Projektvorschlag, der zumindest teilweise vorsieht, diesen Bericht zu schreiben. Hier sind einige Ideen:

Stellen Sie sich vor, dass eine gemeinnützige Organisation, die sich auf ein bestimmtes Thema konzentriert, einen Fachberater beauftragen möchte, ein Handbuch oder einen Leitfaden für ihre Mitglieder zu schreiben. Dieses Dokument wird die Informationen zu dem Thema so darstellen, dass die Mitglieder sie verstehen können.
Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen hat irgendein Problem oder möchte eine Art Verbesserung vornehmen. Es verschickt eine Aufforderung zur Angebotsabgabe; Sie erhalten eine und antworten mit einem Angebot. Sie bieten an, vorbeizukommen, zu untersuchen, Interviews zu führen, Empfehlungen—und alles in Form eines Berichts zu präsentieren.
Eine Organisation möchte ein Seminar zu Ihrer Expertise. Sie schreiben einen Vorschlag, das Seminar zu geben—im Paket enthalten ist ein Leitfaden oder Handbuch, das die Teilnehmer des Seminars erhalten.
Sie möchten ein Geschäftsprospekt für die Art von Unternehmen verfassen, die Sie gründen möchten. Stellen Sie sich vor, Sie wünschen ein erstklassiges Prospekt und haben weder die Zeit noch die Expertise, eines anzufertigen; daher, du Aufforderungen zur Angebotsabgabe an professionelle Berater versenden. Du wechselst die Rolle und gibst vor, Business Startup Consultants, Inc. zu sein, und sendest deinem anderen Ich einen Vorschlag, den Auftrag zu übernehmen. Dein Vorschlag wird angenommen, du (als Business Startup Consultants, Inc.) schreibst den Prospekt.
Eine Agentur hat gerade angefangen, ein schickes Desktop-Publishing-System zu nutzen, aber die Dokumentation bringt die Leute zur Verzweiflung. Sie erhalten von dieser Agentur eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, um eine Art vereinfachten Leitfaden oder eine Schnellstartanleitung zu schreiben.

Erwägen Sie die Verwendung dieses Planungsleitfadens für berichtbasierte Vorschläge.

Aufforderungen zur Angebotsabgabe (RFP)

Betrachten Sie die Situationen, in denen Angebote auftreten. Ein Unternehmen kann eine öffentliche Bekanntmachung versenden, in der es zur Einreichung von Angeboten für ein bestimmtes Projekt auffordert. Diese öffentliche Bekanntmachung—als Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) bezeichnet—könnte über Zeitungen, Fachzeitschriften, Kanäle der Handelskammer oder in einzelnen Briefen veröffentlicht werden. Interessierte Firmen oder Einzelpersonen würden dann Angebote verfassen, in denen sie ihre Qualifikationen, Projektzeitpläne und Kosten zusammenfassen und ihren Ansatz für das Projekt darlegen. Der Empfänger all dieser Angebote würde sie dann bewerten, den besten Kandidaten auswählen und anschließend einen Vertrag ausarbeiten.

Quelle: smartsheet.com

Erkunden Sie die Beispiele in den untenstehenden Ressourcen, um zu sehen, wie RFPs organisiert sind, welche Sprache sie verwenden, um ihr Produkt und ihr Unternehmen zu beschreiben, und welche Informationen sie von potenziellen Bietern anfordern:

Ausschreibungsdatenbank listet Ausschreibungen, Angebotsmöglichkeiten und die neuesten Projektangebote in den USA, Kanada und der Europäischen Union. Kategorien umfassen Unternehmensdienstleistungen, Bauwesen, kreative Bereiche, Gesundheits- und Sozialdienste, professionelle Dienstleistungen, Forschung und Entwicklung sowie Materialbeschaffung und Technologie.
Berufsverbände, wie zum Beispiel die Gesellschaft für Öffentlichkeitsarbeit Amerikas, liste Ausschreibungen auf, die für diesen Sektor relevant sind.
Bereich für Ausschreibungen listet Ausschreibungen des öffentlichen Sektors aus den USA, Kanada und dem Vereinigten Königreich in einem kostenlosen Abonnementdienst auf.
Die meisten Ausschreibungen auf Bundesebene sind in der Federal Business Opportunities-Datenbank aufgeführt.
Finde RFP listet Ausschreibungen und Vergabemöglichkeiten von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden.
Wo Daten gemeinnütziger Organisationen auf Entscheidungsträger treffen. Kostenloser Service, der RFPs für gemeinnützige Organisationen und Stiftungen veröffentlicht, candid.org

—Informationen mit Erlaubnis von smartsheet.com angepasst

Häufige Abschnitte in Vorschlägen

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Abschnitte, die Sie üblicherweise in Vorschlägen antreffen. Nehmen Sie nicht an, dass jeder einzelne von ihnen in dem tatsächlichen Vorschlag, den Sie schreiben, enthalten sein muss, noch dass sie in der hier vorgestellten Reihenfolge stehen müssen—plus Sie werden vielleicht feststellen, dass andere Arten von Informationen, die hier nicht erwähnt werden, in Ihrem konkreten Vorschlag enthalten sein müssen.

Wenn Sie das Folgende über gängige Abschnitte in Vorschlägen lesen, sehen Sie sich die zu Beginn dieses Kapitels aufgeführten Beispielvorschläge an. Nicht alle der im Folgenden besprochenen Abschnitte werden in den Beispielen vorkommen, aber die meisten.

Einleitung. Planen Sie die Einleitung Ihres Vorschlags sorgfältig. Stellen Sie sicher, dass sie alle der folgenden Punkte erfüllt (aber nicht unbedingt in dieser Reihenfolge), die auf Ihren speziellen Vorschlag zutreffen:

Geben Sie an, dass das folgende Dokument ein Vorschlag ist.
Beziehen Sie sich auf einen früheren Kontakt mit dem Empfänger des Vorschlags oder auf Ihre Informationsquelle zum Projekt.
Finden Sie eine kurze, motivierende Aussage, die den Empfänger dazu ermutigt, weiterzulesen und in Erwägung zu ziehen, das Projekt durchzuführen (falls es sich um einen unaufgeforderten oder wettbewerblichen Vorschlag handelt) und Sie dazu bringt, das Projekt durchzuführen.
Geben Sie einen Überblick über die Inhalte des Vorschlags.

Schauen Sie sich die Einleitungen der ersten beiden Beispielvorschläge an, die am Anfang dieses Kapitels aufgeführt sind, und versuchen Sie, diese Elemente zu identifizieren.

Hintergrund zum Problem, zur Gelegenheit oder zur Situation. Oft, gleich nach der Einleitung, behandelt der Hintergrundabschnitt, was die Notwendigkeit für das Projekt—welches Problem, welche Möglichkeit zur Verbesserung besteht und wie die grundlegende Situation aussieht. Zum Beispiel muss die Leitung einer Kette von Kindertagesstätten möglicherweise sicherstellen, dass alle Mitarbeiter CPR beherrschen (vielleicht wurden neue staatliche Richtlinien zur CPR‑Zertifizierung erlassen). Ein Eigentümer von Kiefernforstland im östlichen Texas möchte vielleicht das Land zur Produktion verkaufbaren Holzes nutzbar machen, ohne die Ökologie zu zerstören.

Es ist wahr, dass die Zielgruppe des Vorschlags das Problem sehr gut kennen könnte, in welchem Fall dieser Abschnitt möglicherweise nicht erforderlich ist. Das Schreiben des Hintergrundabschnitts kann jedoch weiterhin nützlich sein, um Ihre besondere Sichtweise auf das Problem darzulegen. Und, wenn der Vorschlag unaufgefordert ist, ist ein Hintergrundabschnitt fast eine Voraussetzung—Sie werden das Publikum wahrscheinlich davon überzeugen müssen, dass das Problem oder die Gelegenheit existiert und dass es angegangen werden sollte.

Nutzen und Machbarkeit des vorgeschlagenen Projekts.

Schematische Ansicht der Vorschläge

Schematische Darstellung der Vorschläge—continued

Beschreibung der vorgeschlagenen Arbeit (Ergebnisse des Projekts). Die meisten Vorschläge müssen das fertige Produkt des vorgeschlagenen Projekts beschreiben. In einem Kurs für Technisches Schreiben bedeutet das, das schriftliche Dokument zu beschreiben, das Sie zu verfassen vorschlagen, seine Zielgruppe und seinen Zweck; eine Gliederung bereitzustellen; und solche Dinge zu erörtern wie Umfang, Grafiken, Bindung und so weiter. In dem von Ihnen definierten Szenario kann es weitere Arbeiten geben, z. B. die Durchführung von Schulungsseminaren oder die Erbringung einer fortlaufenden Dienstleistung. Fügen Sie das ebenfalls hinzu.

Methode, Verfahren, Theorie. In einigen Vorschlägen möchten Sie erklären, wie Sie bei der Durchführung der vorgeschlagenen Arbeit vorgehen werden. Das wirkt als zusätzliches überzeugendes Element; es zeigt dem Publikum, dass Sie einen soliden, gut durchdachten Ansatz für das Projekt haben. Außerdem dient es als die andere Art von Hintergrundinformation, die einige Vorschläge benötigen. Denken Sie daran, dass der Hintergrundabschnitt (der oben besprochene) sich auf das Problem oder den Bedarf konzentrierte, der den Vorschlag veranlasst. Allerdings besprechen Sie in diesem Abschnitt den technischen Hintergrund in Bezug auf die Verfahren oder die Technologien, die Sie in der vorgeschlagenen Arbeit zu verwenden planen. Zum Beispiel gibt der Autor im Forstwirtschaftsvorschlag ein wenig Hintergrundinformation darüber, wie die Holzbewirtschaftung erfolgt. Erneut gibt Ihnen das als Verfasser des Vorschlags die Gelegenheit zu zeigen, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen, und Vertrauen beim Publikum aufzubauen.

Zeitplan. Die meisten Vorschläge enthalten einen Abschnitt, der nicht nur das voraussichtliche Fertigstellungsdatum, sondern auch die wichtigsten Meilensteine des Projekts aufführt. Wenn Sie ein großes Projekt durchführen, das sich über viele Monate erstreckt, würde der Zeitplan außerdem die Termine zeigen, an denen Sie Fortschrittsberichte liefern würden. Und wenn Sie keine konkreten Daten angeben können, nennen Sie Zeiträume für jede Phase des Projekts.

Qualifikationen. Die meisten Vorschläge enthalten eine Zusammenfassung der Qualifikationen der vorschlagenden Person oder Organisation zur Durchführung der vorgeschlagenen Arbeit. Es ist wie ein Mini-Lebenslauf, der im Vorschlag enthalten ist. Die Adressaten des Vorschlags verwenden ihn, um zu entscheiden, ob Sie für das Projekt geeignet sind. Daher listet dieser Abschnitt Berufserfahrung, ähnliche Projekte, Referenzen, Schulungen und Ausbildung auf, die Vertrautheit mit dem Projekt belegen.

Kosten, benötigte Ressourcen. Die meisten Vorschläge enthalten außerdem einen Abschnitt, der die Kosten des Projekts detailliert beschreibt, egal ob intern oder extern. Bei externen Projekten müssen Sie möglicherweise Ihre Stundensätze, die voraussichtlichen Stunden, Kosten für Geräte und Verbrauchsmaterialien usw. auflisten und dann die Gesamtkosten des gesamten Projekts berechnen. Interne Projekte sind natürlich nicht kostenlos, aber Sie sollten dennoch die Projektkosten auflisten: zum Beispiel die Stunden, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen, Geräte und Verbrauchsmaterialien, die Sie verwenden werden, Unterstützung durch andere Personen in der Organisation und so weiter.

Schlussfolgerungen. Der letzte Absatz oder Abschnitt des Vorschlags sollte die Leser wieder auf die positiven Aspekte des Projekts zurückführen (Sie haben ihnen gerade die Kosten aufgezeigt). Im letzten Abschnitt, können Sie damit enden, sie aufzufordern, sich in Verbindung zu setzen, um die Details des Projekts auszuarbeiten, sie an die Vorteile der Durchführung des Projekts zu erinnern, und vielleicht noch ein letztes Mal für Sie oder Ihre Organisation als die richtige Wahl für das Projekt zu werben.

Spezielle projektspezifische Abschnitte. Denken Sie daran, dass die vorangegangenen Abschnitte in schriftlichen Vorschlägen typisch oder gebräuchlich sind, nicht aber absolute Anforderungen. Fragen Sie sich immer, was Ihr Publikum sonst noch wissen müsste, um das Projekt, die Notwendigkeit dafür, die daraus entstehenden Vorteile, Ihre Rolle darin und Ihre Qualifikationen dafür zu verstehen. Was müssten Ihre Leser sonst noch sehen, um überzeugt zu sein, Ihnen zu erlauben, das Projekt durchzuführen? Was müssten sie sonst noch sehen, um das Projekt zu genehmigen und Sie zu autorisieren, das Projekt durchzuführen?

Organisation von Vorschlägen

Was die Organisation des Inhalts eines Angebots betrifft, denken Sie daran, dass es im Wesentlichen eine Verkaufs- oder werbliche Angelegenheit ist. Hier sind die grundlegenden Schritte, die es durchläuft:

Sie stellen den Vorschlag vor, indem Sie den Lesern seinen Zweck und seine Inhalte mitteilen.
Sie stellen den Hintergrund—das Problem, die Chance oder die Situation dar, die das vorgeschlagene Projekt hervorruft. Bringen Sie den Leser dazu, sich Sorgen um das Problem zu machen, sich über die Chance zu freuen oder an der Situation interessiert zu sein.
Geben Sie an, was Sie wegen des Problems zu tun gedenken, wie Sie planen, den Lesern zu helfen, die Gelegenheit zu nutzen, und wie Sie beabsichtigen, ihnen in dieser Situation zu helfen.
Erläutern Sie die Vorteile der Durchführung des vorgeschlagenen Projekts, die sich aus seiner Genehmigung ergeben.
Beschreibe genau, woraus das abgeschlossene Projekt bestehen würde, wie es aussehen würde, wie es funktionieren würde—beschreibe die Ergebnisse des Projekts.
Erläutern Sie die Methode und die Theorie oder den Ansatz, der dieser Methode zugrunde liegt—ermöglichen Sie den Lesern zu verstehen, wie Sie bei der vorgeschlagenen Arbeit vorgehen werden.
Geben Sie einen Zeitplan an, einschließlich der wichtigsten Meilensteine oder Zwischenziele im Projekt.
Führen Sie kurz Ihre Qualifikationen für das Projekt auf; geben Sie einen Mini-Lebenslauf Ihres Hintergrunds an, der Sie für das Projekt qualifiziert.
Nun (und nur jetzt), liste die Kosten des Projekts und die Ressourcen auf, die du für die Durchführung des Projekts brauchst.
Schließen Sie mit einem Überblick über die Vorteile des Projekts (für den Fall, dass der Schock durch den Abschnitt zu den Kosten zu groß war), und fordern Sie das Publikum auf, Kontakt aufzunehmen oder den Vorschlag anzunehmen.

Beachte die übergeordnete Logik des Ablaufs durch diese Abschnitte: Du bringst sie dazu, sich wegen eines Problems Sorgen zu machen oder an einer Gelegenheit interessiert zu sein, dann begeisterst du sie dafür, wie du das Problem lösen oder das Projekt durchführen wirst, und schließlich zeigst du ihnen, welche guten Qualifikationen du hast—dann Konfrontiere sie mit den Kosten, komm dann aber gleich wieder auf die guten Punkte des Projekts zurück.

Format der Vorschläge

Sie haben die folgenden Optionen für das Format und die Verpackung Ihres Vorschlags. Es spielt keine Rolle, welche Sie verwenden, solange Sie für interne Vorschläge das Memorandum-Format und für externe Vorschläge das Geschäftsbrief-Format verwenden.

Anschreiben oder Memo mit separatem Vorschlag: In diesem Format verfassen Sie einen kurzen "cover" Brief oder ein Memo und fügen den eigentlichen Vorschlag danach bei. Der Begleitbrief oder das Memo kündigt kurz an, dass ein Vorschlag folgt, und skizziert dessen Inhalte. Tatsächlich sind die Inhalte des Begleitbriefs oder Memos so gut wie dieselben wie die der Einleitung (im vorherigen Abschnitt besprochen). Beachten Sie jedoch, dass die Einleitung des eigentlichen Vorschlags, die dem Begleitbrief oder Memo folgt, vieles von dem, was zuvor stand, wiederholt. Das liegt daran, dass der Brief oder das Memo vom Vorschlag abgetrennt werden kann oder der Empfänger sich möglicherweise nicht einmal die Mühe macht, den Brief oder das Memo anzusehen, sondern direkt in den Vorschlag eintaucht.
Konsolidierter Geschäftsbrief- oder Memo-Vorschlag: In diesem Format konsolidieren Sie den gesamten Vorschlag in einem Standardgeschäftsbrief oder Memo. Sie fügen Überschriften und andere spezielle Formatierungselemente ein, als wäre es ein Bericht. (Dieses konsolidierte Memo-Format ist im linken Teil der folgenden Abbildung dargestellt.)

Vorschlag, der das konsolidierte Memo-Format verwendet (links) und ein Vorschlag, der von seinem Anschreiben getrennt ist (rechts)

Besondere Auftragsanforderungen

Denken Sie daran, dass in einem Kurs für technisches Schreiben die Aufgabe, einen Vorschlag zu erstellen, mehrere Zwecke erfüllt: (1) Ihnen etwas Erfahrung im Verfassen eines Vorschlags zu geben; (2) Ihnen den Einstieg in die Planung Ihrer Semesterarbeit zu erleichtern; (3) Ihrem Dozenten die Möglichkeit zu geben, mit Ihnen an Ihrem Berichtsprojekt zu arbeiten, um sicherzustellen, dass Sie etwas Umsetzbares haben. Aus den Gründen (2) und (3) müssen Sie bestimmte Inhalte in (oder zu) Ihrem Vorschlag aufnehmen, von denen einige in einem realen Vorschlag möglicherweise nicht angemessen erscheinen. Wenn es nicht in den eigentlichen Vorschlag passt, legen Sie es als Memo an Ihren Dozenten bei, wie es im ersten Beispielvorschlag zu Beginn dieses Kapitels gemacht wird.

Hier ist eine Checkliste, was irgendwo im Vorschlag oder in einem beigefügten Memo an die Lehrkraft enthalten sein sollte:

Zielgruppe: Beschreiben Sie das Publikum des Vorschlags und des vorgeschlagenen Berichts (sie können unterschiedlich sein) in Bezug auf die Organisation, für die sie arbeiten, ihre Titel und Aufgaben, ihren technischen Hintergrund und ihre Fähigkeit, den von Ihnen vorgeschlagenen Bericht zu verstehen.
Situation: Beschreiben Sie die beabsichtigte Zielgruppe des Vorschlags: wer sie sind, was sie tun, welches Wissen und welchen Hintergrund sie in Bezug auf das Thema des Vorschlags haben. Beschreiben Sie die Situation, in der der Vorschlag verfasst wird und in der das Projekt benötigt wird: welche Probleme oder Bedürfnisse bestehen? Wer hat sie, wo befinden sie sich?
Berichtstyp: Erklären Sie, welche Art von Bericht Sie schreiben möchten: ist es ein technischer Hintergrundbericht? ein Machbarkeitsbericht? Geben Sie genügend Erläuterung, damit Ihr Dozent sehen kann, dass Sie die Art des Berichts verstanden haben. Siehe das Kapitel über Arten von Berichten.
Informationsquellen: Listen Sie Informationsquellen auf; stellen Sie sicher, dass Sie wissen, dass ausreichend Informationen zu Ihrem Thema vorliegen; Listen Sie konkrete Bücher, Artikel, Nachschlagewerke und andere Arten von Quellen auf, von denen Sie glauben, dass sie zu Ihrem Bericht beitragen werden.
Grafiken: Listen Sie die Grafiken auf, von denen Sie glauben, dass Ihr Bericht sie entsprechend ihrer Typ und ihre Inhalt. (Wenn dir keine einfallen, die dein Bericht bräuchte, hast du vielleicht kein gutes Thema—mach ein Brainstorming mit deinem Lehrer.)
Gliederung: Fügen Sie eine Gliederung der Themen und Unterthemen bei, die Sie voraussichtlich in Ihrem Bericht behandeln werden.

KI-Eingabeaufforderungen für Vorschläge

Checklisten, die typischerweise ungelesen bleiben, können mit einigen Anpassungen als Quelle für KI-Eingabeaufforderungen verwendet werden. Kopieren Sie Folgendes, fügen Sie es in ein KI-System wie Googles Gemini ein und sehen Sie, was Sie möglicherweise übersehen haben.

Hinweis: Alle Verweise auf den Inhalt, das Format, den Stil von techdocs oder dessen Komponenten können in der Online technisches-Schreiben Lehrbuch.

Wenn Sie KI verwenden möchten, um ein Schreibprojekt zu bewerten, stellen Sie sich vor, sagen Sie der KI, wer Sie sind und was Sie möchten. Geben Sie der KI einen Bezugspunkt für die Bewertung, wie ein Online-Lehrbuch. Posten Sie dann, was Sie möchten, dass die KI in ihrer Bewertung prüft. Hier ist ein Beispiel:

Ändere die Einleitung, damit sie zu deiner Identität passt.

Hallo, KI. Ich bin David McMurrey, ein Cybersicherheitsstudent am Austin Community College (Austin, Texas). Ich bitte Sie, den folgenden Vorschlag unter Verwendung dessen zu bewerten Online-Lehrbuch, das Kapitel über Vorschläge, und die folgenden Fragen:

Ist dieser Vorschlag als Geschäftsbrief integriert (mit dem Vorschlag verschmolzen) verpackt oder als Geschäftsbrief mit beigefügtem Vorschlag?
Auch wenn er clever und verspielt sein kann, macht der Titel dieses Vorschlags seinen Gegenstand ausreichend deutlich? Für Details siehe Vorschlagstitel.
Gibt die Einleitung angemessen das Thema, den Zweck und die beabsichtigte Zielgruppe dieses Vorschlags an? Gibt sie eine Liste der zu behandelnden Unterthemen und einen Hinweis auf den Umfang (was nicht behandelt wird)? Für Details siehe Einführungen.
Enthält dieser Vorschlag ausreichende Details, Spezifika, Beispiele—alles, was nötig ist, um zu erklären, was vorgeschlagen wird und dafür zu argumentieren?
Angesichts des Themas, des Zwecks und der Zielgruppe, fehlen in diesem Vorschlag wichtige Inhalte? Sind einige Inhalte unnötig? Sind irgendwelche Informationen in diesem Vorschlag technisch falsch? Fehlen kritische technische Informationen?
Enthält dieser Vorschlag eine prägnante Darstellung dessen, was vorgeschlagen wird, die Vorteile des vorgeschlagenen Projekts, das Vorgehen zur Durchführung des Projekts, die Erfolgsaussichten des Projekts, den Zeitplan für das Projekt, eine Kostenaufschlüsselung des Projekts, die Qualifikationen des Antragstellers?
Als überzeugend Dokument, fehlt diesem Vorschlag etwas, das ihn überzeugender machen würde
Enthält der Vorschlag irgendwelche offensichtlich entlehnten Informationen, die in keiner Weise dokumentiert sind?
Sind die Zitate (Verweise auf Einträge in der Liste der Informationsquellen) in diesem Vorschlag nach APA-, MLA- oder modifiziertem IEEE-Stil formatiert? Sind die Einträge in der Liste der Informationsquellen nach APA-, MLA- oder modifiziertem IEEE-Stil formatiert? Für Details siehe Dokumentation: verwendete Informationsquellen.
Haben alle Tabellen und nicht-dekorativen Abbildungen einen beschreibenden Titel (Bildunterschrift) und eine Quellenangabe (falls erforderlich)? Für Details, siehe Tabellentitel.
Befinden sich alle Tabellen und nicht rein dekorativen Abbildungen so nah wie möglich an den zugehörigen Texten?
Treten kurz erläuternde Querverweise vor Tabellen und nicht-dekorativen Abbildungen auf? Für Details siehe Erläuternde Querverweise.
Wird im Text des Vorschlags ein standardisiertes Format von Überschriften und Unterüberschriften verwendet? Für Details siehe Überschriften.
Werden nummerierte vertikale Listen für Listenelemente verwendet, die in einer erforderlichen Reihenfolge stehen? Werden mit Aufzählungszeichen versehene vertikale Listen für Listenelemente verwendet, die keiner bestimmten Reihenfolge unterliegen? Werden Einleitungen vor allen Listen verwendet? Für Details siehe Vertikale Listen.
Sind direkte Zitate gekennzeichnet, und sind die Zuordnungen korrekt punktiert? Sind alle direkten Zitate, Zusammenfassungen, Paraphrasen ordnungsgemäß nach APA-, MLA- oder modifiziertem IEEE-Stil zitiert? Für Details siehe Zitate & Quellenangaben.
Ist der Text des Vorschlags frei von Fehlern in Grammatik, Sprachgebrauch und Zeichensetzung? Für Details siehe Häufige Probleme mit Grammatik, Stil und Rechtschreibung.
Ist der Text des Vorschlags frei von Wortreichheit und anderen Satzstilfehlern? Für Details siehe Weitschweifigkeit, andere satzstilistische Probleme.
Kann dieser Vorschlag von seiner Zielgruppe (wie im Begleitschreiben und in der Einleitung angegeben) verstanden werden? Für Details, siehe Zielgruppenanalyse, und sehen Die Übersetzung des Technischen.
KI, um Ihre Bewertung meines Vorschlags abzuschließen, weisen Sie eine numerische Note von 100 bis 55).

Vorschläge

Lassen Sie Ihr Projekt genehmigen und finanzieren

Inhalt dieses Kapitels

Hauptindex