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Hinweise:
- Dieses Kapitel sowie der Rest dieses technischen Schreibhandbuchs konzentrieren sich auf technische Schreibfähigkeiten. Der technische Inhalt hier ist nicht garantiert erfolgreich, genau oder aktuell.
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Einige Vorbemerkungen
Wenn Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die Definition verstehen, die wir für Vorschläge verwenden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie, falls Sie einen Kurs für technisches Schreiben besuchen, die Aufgabenstellung für den Vorschlag verstehen—, und zwar nicht einfach irgendeinen Vorschlag zu schreiben, sondern einen, der zumindest teilweise vorschlägt, etwas zu schreiben.
Echte Vorschläge. Um mit der Planung eines Vorschlags zu beginnen, denken Sie an die grundlegende Definition: Ein Vorschlag ist ein Angebot oder ein Gebot, ein bestimmtes Projekt für jemanden durchzuführen. Vorschläge können andere Elemente enthalten—technische Hintergründe, Empfehlungen, Ergebnisse von Umfragen, Informationen zur Machbarkeit und so weiter. Aber was einen Vorschlag zu einem Vorschlag macht, ist, dass er das Publikum auffordert, den vorgeschlagenen Projekt zu genehmigen, zu finanzieren oder die Erlaubnis dafür zu erteilen.
Wenn Sie planen, Berater zu werden oder Ihr eigenes Unternehmen zu führen, können schriftliche Vorschläge eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge sein, um Geschäfte zu generieren. Und wenn Sie für eine Regierungsbehörde, eine gemeinnützige Organisation oder ein großes Unternehmen arbeiten, kann der Vorschlag ein wertvolles Instrument sein, um Projekte zu initiieren, die der Organisation oder Ihnen als Mitarbeiter-Vorschlagenden (und normalerweise beiden) zugutekommen.
Ein Vorschlag sollte Informationen enthalten, die es dem Publikum dieses Vorschlags ermöglichen, zu entscheiden, ob das Projekt genehmigt, ob Sie für die Durchführung der Arbeiten genehmigt oder beauftragt werden sollen, oder beides. Um einen erfolgreichen Vorschlag zu schreiben, versetzen Sie sich in die Lage Ihres Publikums—des Empfängers des Vorschlags—und überlegen Sie, welche Arten von Informationen diese Person benötigt, um sich sicher zu fühlen, dass Sie das Projekt durchführen.
NotebookLM-generiertes Infografik dieses Kapitels
Arten von Vorschlägen. Betrachten Sie die Situationen, in denen Vorschläge auftreten. Ein Unternehmen könnte eine öffentliche Bekanntmachung herausgeben, in der es um Vorschläge für ein bestimmtes Projekt bittet. Diese öffentliche Bekanntmachung—wird als Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP)—bezeichnet und könnte über Zeitungen, Fachzeitschriften, Handelskammerkanäle oder einzelne Briefe veröffentlicht werden. Firmen oder Einzelpersonen, die an dem Projekt interessiert sind, würden dann Vorschläge schreiben, in denen sie ihre Qualifikationen, Projektzeitpläne und Kosten zusammenfassen und ihren Ansatz für das Projekt diskutieren. Der Empfänger all dieser Vorschläge würde sie dann bewerten, den besten Kandidaten auswählen und einen Vertrag ausarbeiten.
Aber Vorschläge entstehen oft auch viel informeller. Stellen Sie sich vor, Sie sind daran interessiert, ein Projekt bei der Arbeit zu machen (zum Beispiel die Vorteile zu untersuchen, neue Technologie einzuführen, um die Produktivität zu steigern). Stellen Sie sich vor, Sie haben sich mit Ihrer Vorgesetzten getroffen und versucht, sie davon zu überzeugen. Sie könnte antworten: "Schreiben Sie mir einen Vorschlag und ich werde ihn der Geschäftsleitung vorlegen." Wie Sie an diesen Beispielen sehen können, lassen sich Vorschläge in mehrere Kategorien unterteilen:
- Interne, externe Vorschläge. Ein Vorschlag an jemanden innerhalb Ihrer Organisation (eines Unternehmens, einer Regierungsagentur usw.) ist ein intern Vorschlag. Bei internen Vorschlägen müssen Sie möglicherweise bestimmte Abschnitte (wie Qualifikationen) oder so viele Informationen nicht einfügen. Ein außenstehend Ein Proposal ist ein Dokument, das von einer separaten, unabhängigen Organisation oder Person an eine solche Einheit geschrieben wird. Das typische Beispiel ist der unabhängige Berater, der vorschlägt, ein Projekt für eine andere Firma durchzuführen.
- Eingereichte, unaufgeforderte Vorschläge. A angefordert Ein Vorschlag ist einer, bei dem der Empfänger um den Vorschlag gebeten hat. Typischerweise sendet ein Unternehmen Ausschreibungen (RFPs) per Post oder veröffentlicht sie in einer Nachrichtenquelle. Aber Vorschläge können auch auf sehr lokaler Ebene eingeholt werden: Zum Beispiel könntest du deinem Chef erklären, wie großartig es wäre, eine neue Technologie im Büro zu installieren; dein Chef könnte interessiert sein und dich bitten, einen Vorschlag auszuarbeiten, der anbietet, eine formelle Studie zu diesem Konzept durchzuführen. Ungebeten Ungefragt eingereichte Vorschläge sind solche, bei denen der Empfänger keine Vorschläge angefordert hat. Bei ungefragten Vorschlägen muss man manchmal den Empfänger überzeugen, dass ein Problem oder Bedarf besteht, bevor man mit dem Hauptteil des Vorschlags beginnen kann.
- „Großartige Idee“ (Nicht-)Vorschläge.
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine großartige Idee, um neue Technologie an Ihrem Arbeitsplatz einzuführen. Sie schreiben eine Erklärung, wie sie funktioniert und warum sie so großartig ist, und enden damit, das Management dazu zu drängen, es umzusetzen. Ist das ein Vorschlag? Nein, — nicht in diesem Kontext. Es ist eher wie ein Machbarkeitsbericht, der die Vorzüge eines Projekts untersucht und dann dafür oder dagegen empfiehlt. Alles, was nötig wäre, um dieses Dokument zu einem Vorschlag zu machen, wäre, Elemente hinzuzufügen, die das Management um Genehmigung bitten und dafür, dass Sie mit dem Projekt fortfahren.
Andere Optionen für die Vorschlagsaufgabe. Es kann sein, dass Sie Ihre Bericht-Projektpläne nicht in den Kontext des Vorschlags zwängen können. Eine andere Möglichkeit ist, einen akademischen Vorschlag zu schreiben, den Sie an Ihren Dozenten richten und dabei keine Illusionen über den Realismus wecken. Siehe ein Beispiel dieser Art von Vorschlag.
Typische Szenarien für den Vorschlag
Es wird etwas knifflig, ein gutes technisches Berichtprojekt zu entwerfen und dann ein Vorschlagsprojekt zu erstellen, das zumindest teilweise vorschlägt, diesen Bericht zu schreiben. Hier sind einige Ideen:
- Stellen Sie sich vor, dass eine gemeinnützige Organisation, die sich auf ein bestimmtes Thema konzentriert, möchte, dass ein Expertenteam ein Handbuch oder einen Leitfaden für ihre Mitglieder erstellt. Dieses Dokument wird Informationen zu dem Thema in einer Weise präsentieren, die die Mitglieder verstehen können.
- Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen hat ein Problem oder möchte eine Verbesserung vornehmen. Es sendet eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen; Sie erhalten einen und antworten mit einem Vorschlag. Sie bieten an, vorbeizukommen, zu untersuchen, Interviews zu führen, Empfehlungen auszusprechen—und alles in Form eines Berichts zu präsentieren.
- Eine Organisation möchte ein Seminar in Ihrem Fachgebiet. Sie schreiben einen Vorschlag für das Seminar—im Paket enthalten ist ein Leitfaden oder Handbuch, das die Seminarteilnehmer erhalten werden.
- Sie möchten ein Geschäftskonzept für die Art von Unternehmen erstellen, das Sie gründen möchten. Stellen Sie sich vor, Sie wünschen sich ein hochwertiges Konzept und haben nicht die Zeit oder das Fachwissen, um eines vorzubereiten; daher, du Senden Sie eine Anfrage für Angebote an professionelle Berater. Sie wechseln die Rollen und tun so, als wären Sie Business Startup Consultants, Inc., und senden Ihrem anderen Selbst einen Vorschlag, um die Arbeit zu übernehmen. Nachdem Ihr Vorschlag angenommen wurde, schreiben Sie (als Business Startup Consultants, Inc.) das Prospekt.
- Eine Agentur hat gerade begonnen, ein schickes Desktop-Publishing-System zu verwenden, aber die Dokumentation bereitet den Leuten große Mühe. Sie erhalten eine Anfrage für Vorschläge von dieser Agentur, um eine Art vereinfachtes Handbuch oder Startleitfaden zu erstellen.
Bitte ziehen Sie in Betracht, diesen Planungsleitfaden zu verwenden für berichtorientierte Vorschläge.
Anfragen für Vorschläge (RfP)
Berücksichtigen Sie die Situationen, in denen Vorschläge erfolgen. Ein Unternehmen kann eine öffentliche Ankündigung herausgeben, in der um Vorschläge für ein spezifisches Projekt gebeten wird. Diese öffentliche Ankündigung — wird als Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) — bezeichnet und könnte über Zeitungen, Fachzeitschriften, Kammer von Handelskanälen oder individuelle Briefe veröffentlicht werden. Firmen oder Einzelpersonen, die an dem Projekt interessiert sind, würden dann Vorschläge schreiben, in denen sie ihre Qualifikationen, Projektzeitpläne und Kosten zusammenfassen und ihren Ansatz für das Projekt darlegen. Der Empfänger all dieser Vorschläge würde dann diese bewerten, den besten Kandidaten auswählen und einen Vertrag ausarbeiten.
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Aber Vorschläge kommen viel weniger formell zustande—und genauso auch RFPs. Stell dir vor, du bist daran interessiert, ein Projekt bei der Arbeit durchzuführen (zum Beispiel, die Vorzüge der Einführung neuer Technologien zur Steigerung der Produktivität zu untersuchen). Stell dir vor, du hast mit deiner Vorgesetzten gesprochen und versucht, sie davon zu überzeugen. Sie könnte darauf antworten: "Schreib mir einen Vorschlag, und ich werde ihn der oberen Führungsebene vorlegen." Oder deine Vorgesetzte könnte das Projekt einleiten, indem sie dir einen informellen RFP vorschlägt oder anweist.
Erforschen Sie die Beispiele in den untenstehenden Ressourcen, um zu sehen, wie RFPs organisiert sind, die Sprache, die sie verwenden, um ihr Produkt und ihr Geschäft zu beschreiben, und die Informationen, die sie von potenziellen Bietern suchen:
- Dieser Link RFP-Datenbank listet Anfragen für Angebote, Ausschreibungsmöglichkeiten und die neuesten Projektangebote in den USA, Kanada und der Europäischen Union. Kategorien umfassen Dienstleistungen, Bau, Kreativ, Gesundheits- und Sozialdienste, professionelle Dienstleistungen, Forschung und Entwicklung, Lieferungen und Technologie.
- Berufsverbände, wie zum Beispiel die Public Relations Society of America, listen Sie RFPs auf, die für diesen Sektor relevant sind.
- Dieser Link RFP-Zone führt öffentliche Ausschreibungen (RFPs) aus den USA, Kanada und dem Vereinigten Königreich in einem kostenlosen Abonnementdienst auf.
- Die meisten bundesstaatlichen Ausschreibungen sind in der Datenbank für Bundesgeschäftsmöglichkeiten aufgeführt.
- Dieser Link FindRFP listet Ausschreibungen und Vergabemöglichkeiten von Bund, Ländern und Kommunen.
- Und dieser Link Wo Non-Profit-Daten auf Entscheidungsträger treffen. Kostenloser Service, der RFPs für gemeinnützige Organisationen und Stiftungen veröffentlicht, candid.org
—Information angepasst mit Genehmigung von smartsheet.com
Häufige Abschnitte in Vorschlägen
Die folgenden Abschnitte sind eine Übersicht der Teile, die Sie häufig in Vorschlägen finden werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder dieser Abschnitte in dem tatsächlichen Vorschlag, den Sie schreiben, enthalten sein muss, noch dass sie in der Reihenfolge präsentiert werden müssen, wie sie hier angezeigt sind—außerdem werden Sie möglicherweise feststellen, dass andere Arten von Informationen, die hier nicht erwähnt werden, in Ihren speziellen Vorschlag aufgenommen werden müssen.
Wenn Sie das Folgende über häufige Abschnitte in Vorschlägen lesen, schauen Sie sich die am Anfang dieses Kapitels aufgeführten Beispielvorschläge an. Nicht alle in den folgenden Abschnitten besprochenen Themen werden in den Beispielen erscheinen, aber die meisten werden es tun.
Einführung. Planen Sie die Einleitung Ihres Vorschlags sorgfältig. Stellen Sie sicher, dass sie all dies tut (aber nicht unbedingt in dieser Reihenfolge), was auf Ihr spezifisches Angebot zutrifft:
- Bitte beachten Sie, dass das folgende Dokument ein Vorschlag ist.
- Beziehen Sie sich auf einen vorherigen Kontakt mit dem Empfänger des Vorschlags oder auf Ihre Informationsquelle über das Projekt.
- Finden Sie eine kurze, motivierende Aussage, die den Empfänger ermutigt, weiterzulesen und das Projekt in Betracht zu ziehen (falls es sich um einen unaufgeforderten oder wettbewerbsorientierten Vorschlag handelt) und Sie, das Projekt durchzuführen.
- Geben Sie einen Überblick über den Inhalt des Vorschlags.
Werfen Sie einen Blick auf die Einleitungen in den ersten beiden Beispielvorschlägen, die am Anfang dieses Kapitels aufgeführt sind, und versuchen Sie, diese Elemente zu identifizieren.
Hintergrund zum Problem, zur Chance oder zur Situation. Oft unmittelbar nach der Einführung angesiedelt, behandelt der Hintergrundabschnitt, was die Notwendigkeit für das Projekt — verursacht hat, welches Problem besteht, welche Möglichkeiten zur Verbesserung es gibt und wie die grundlegende Situation aussieht. Zum Beispiel muss das Management einer Kette von Kindertagesstätten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter CPR kennen (vielleicht wurden neue staatliche Richtlinien zur CPR-Zertifizierung erlassen). Ein Eigentümer von Kiefernholzland im Osten von Texas möchte das Land produktiv für verkäufliches Holz machen, ohne die Ökologie zu zerstören.
Es stimmt, dass das Publikum des Vorschlags das Problem sehr gut kennen könnte, in diesem Fall könnte dieser Abschnitt möglicherweise nicht nötig sein. Es kann jedoch dennoch nützlich sein, den Hintergrundabschnitt zu schreiben, um Ihre besondere Sichtweise auf das Problem darzustellen. Und wenn der Vorschlag unaufgefordert ist, ist ein Hintergrundabschnitt fast eine Voraussetzung—Sie werden wahrscheinlich das Publikum davon überzeugen müssen, dass das Problem oder die Chance existiert und dass es angegangen werden sollte.
Vorteile und Machbarkeit des vorgeschlagenen Projekts. Die meisten Vorschläge erörtern die Vorteile oder Nutzen des vorgeschlagenen Projekts. Dies dient als Argument für die Genehmigung des Projekts. Außerdem diskutieren einige Vorschläge die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs des Projekts. Im Forstwirtschaftsvorschlag empfiehlt der Vorschlagende dem Grundbesitzer, eine Investition zu tätigen; am Ende des Vorschlags untersucht er die Frage nach der potenziellen Rendite dieser Investition. In dem ungeforderten Vorschlag ist dieser Abschnitt besonders wichtig, da Sie versuchen, das Publikum vom Projekt zu überzeugen.
Schematische Ansicht der Vorschläge
Schematische Darstellung der Vorschläge—fortgesetzt
Beschreibung der vorgeschlagenen Arbeit (Ergebnisse des Projekts). Die meisten Vorschläge müssen das fertige Produkt des vorgeschlagenen Projekts beschreiben. In einem Kurs über technisches Schreiben bedeutet das, das schriftliche Dokument zu beschreiben, das Sie vorschlagen zu schreiben, einschließlich seines Publikums und Zwecks; eine Gliederung bereitzustellen und Dinge wie Länge, Grafiken, Bindung und so weiter zu besprechen. In dem von Ihnen definierten Szenario kann es auch andere Arbeiten geben, wie das Durchführen von Schulungsseminaren oder das Bereitstellen eines fortlaufenden Dienstes. Fügen Sie das ebenfalls hinzu.
Methode, Verfahren, Theorie. In einigen Vorschlägen sollten Sie erklären, wie Sie an die vorgeschlagene Arbeit herangehen möchten. Dies wirkt als zusätzliches überzeugendes Element; es zeigt dem Publikum, dass Sie einen soliden, gut durchdachten Ansatz für das Projekt haben. Außerdem dient es als die andere Art von Hintergrund, die einige Vorschläge benötigen. Denken Sie daran, dass der Hintergrundabschnitt (der oben besprochen wurde) sich auf das Problem oder Bedürfnis konzentriert, das den Vorschlag hervorgebracht hat. In diesem Abschnitt diskutieren Sie jedoch den technischen Hintergrund im Zusammenhang mit den Verfahren oder Technologien, die Sie in der vorgeschlagenen Arbeit verwenden möchten. Zum Beispiel gibt der Autor im Forstwirtschaftsvorschlag einen kurzen Überblick darüber, wie die Holzbewirtschaftung durchgeführt wird. Wieder einmal gibt dies Ihnen als Vorschlagsautoren die Gelegenheit zu zeigen, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen, und das Vertrauen des Publikums zu stärken.
Zeitplan. Die meisten Vorschläge enthalten einen Abschnitt, der nicht nur das voraussichtliche Abschlussdatum, sondern auch wichtige Meilensteine für das Projekt zeigt. Wenn Sie ein großes Projekt durchführen, das sich über viele Monate erstreckt, würde der Zeitplan auch die Termine zeigen, an denen Sie Fortschrittsberichte liefern würden. Und wenn Sie keine konkreten Daten angeben können, nennen Sie Zeitdauern für jede Phase des Projekts.
Qualifikationen. Die meisten Vorschläge enthalten eine Zusammenfassung der Qualifikationen der anbietenden Person oder Organisation, um die vorgeschlagene Arbeit durchzuführen. Es ist wie ein Mini-Lebenslauf, der im Vorschlag enthalten ist. Das Publikum des Vorschlags verwendet ihn, um zu entscheiden, ob Sie für das Projekt geeignet sind. Daher listet dieser Abschnitt Berufserfahrung, ähnliche Projekte, Referenzen, Schulungen und Bildung auf, die Vertrautheit mit dem Projekt zeigen.
Kosten, benötigte Ressourcen. Die meisten Vorschläge enthalten auch einen Abschnitt, der die Kosten des Projekts detailliert, sei es intern oder extern. Bei externen Projekten müssen Sie möglicherweise Ihre Stundensätze, die voraussichtlichen Stunden, die Kosten für Ausrüstung und Materialien usw. auflisten und dann die Gesamtkosten des gesamten Projekts berechnen. Interne Projekte sind natürlich nicht kostenlos, aber Sie sollten dennoch die Projektkosten auflisten: zum Beispiel die Stunden, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen, die Ausrüstung und Materialien, die Sie verwenden werden, Unterstützung von anderen Personen in der Organisation usw.
Schlussfolgerungen. Der abschließende Absatz oder Abschnitt des Vorschlags sollte die Leser wieder auf die positiven Aspekte des Projekts konzentrieren (Sie haben ihnen gerade die Kosten gezeigt). Im letzten Abschnitt können Sie enden, indem Sie sie auffordern, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um die Details des Projekts zu klären, sie an die Vorteile des Projekts zu erinnern und vielleicht ein letztes Plädoyer für Sie oder Ihre Organisation als die richtige Wahl für das Projekt einzufügen.
Spezielle abschnittsbezogene Projekte. Denke daran, dass die vorhergehenden Abschnitte in schriftlichen Vorschlägen typisch oder allgemein sind, keine absoluten Anforderungen darstellen. Frage dich immer, was mein Publikum sonst noch braucht, um das Projekt, die Notwendigkeit dafür, die sich daraus ergebenden Vorteile, meine Rolle dabei und meine Qualifikationen dafür zu verstehen. Was könnten meine Leser sonst noch benötigen, um überzeugt zu sein, mir das Projekt zu erlauben? Was müssen sie sehen, um das Projekt zu genehmigen und mich zu genehmigen, das Projekt durchzuführen?
Organisation von Vorschlägen
Was die Organisation des Inhalts eines Vorschlags betrifft, denken Sie daran, dass es sich im Wesentlichen um eine Verkaufs- oder Werbeangelegenheit handelt. Hier sind die grundlegenden Schritte, die er durchläuft:
- Sie stellen den Vorschlag vor und erläutern den Lesern dessen Zweck und Inhalt.
- Sie präsentieren den Hintergrund—das Problem, die Gelegenheit oder die Situation, die das vorgeschlagene Projekt hervorbringt. Wecken Sie das Interesse des Lesers für das Problem, die Aufregung über die Gelegenheit oder das Interesse an der Situation.
- Nennen Sie, was Sie über das Problem vorschlagen, wie Sie planen, den Lesern zu helfen, die Gelegenheit zu nutzen, und wie Sie beabsichtigen, ihnen mit der Situation zu helfen.
- Diskutieren Sie die Vorteile der Durchführung des vorgeschlagenen Projekts, die Vorteile, die sich aus seiner Genehmigung ergeben.
- Beschreiben Sie genau, woraus das abgeschlossene Projekt bestehen würde, wie es aussehen würde, wie es funktionieren würde—beschreiben Sie die Ergebnisse des Projekts.
- Diskutieren Sie die Methode sowie die Theorie oder den Ansatz hinter dieser Methode—, um den Lesern zu ermöglichen, zu verstehen, wie Sie die vorgeschlagene Arbeit angehen werden.
- Stellen Sie einen Zeitplan zur Verfügung, der wichtige Meilensteine oder Kontrollpunkte im Projekt umfasst.
- Listen Sie kurz Ihre Qualifikationen für das Projekt auf; geben Sie einen Mini-Lebenslauf Ihres Hintergrunds an, der Sie für das Projekt geeignet macht.
- Jetzt (und nur jetzt) liste die Kosten des Projekts sowie die Ressourcen auf, die du benötigst, um das Projekt durchzuführen.
- Schließen Sie mit einer Übersicht über die Vorteile des Projekts ab (für den Fall, dass der Schock aus dem Kostenbereich zu groß war) und fordern Sie das Publikum auf, sich zu melden oder den Vorschlag anzunehmen.
Beachten Sie die allgemeine Logik der Bewegung durch diese Abschnitte: Sie machen sie besorgt über ein Problem oder interessiert an einer Gelegenheit, dann begeistern Sie sie dafür, wie Sie das Problem lösen oder das Projekt durchführen werden, dann zeigen Sie ihnen, welche guten Qualifikationen Sie haben.dann Setz sie mit den Kosten unter Druck, aber komm dann gleich wieder zu den positiven Aspekten des Projekts zurück.
Format von Vorschlägen
Sie haben die folgenden Optionen für das Format und die Verpackung Ihres Vorschlags. Es spielt keine Rolle, welches Sie verwenden, solange Sie das Memorandum-Format für interne Vorschläge und das Geschäftsbrief-Format für externe Vorschläge verwenden.
- Anschreiben oder Notiz mit separatem Vorschlag: In diesem Format schreiben Sie ein kurzes "Anschreiben" oder Memo und fügen das eigentliche Proposal anschließend bei. Das Anschreiben oder Memo kündigt kurz an, dass ein Proposal folgt, und umreißt dessen Inhalte. Tatsächlich sind die Inhalte des Anschreibens oder Memos ziemlich ähnlich wie die Einleitung (in dem vorherigen Abschnitt besprochen). Beachten Sie jedoch, dass die Einleitung des eigentlichen Proposals, das auf das Anschreiben oder Memo folgt, vieles wiederholt, was zuvor gesagt wurde. Dies liegt daran, dass das Schreiben oder Memo von dem Proposal losgelöst werden kann oder der Empfänger sich möglicherweise nicht die Mühe macht, das Schreiben oder Memo zu lesen, und direkt in das Proposal eintaucht.
- Konsolidierter Vorschlag für ein Geschäftsanschreiben oder Memo: In diesem Format fassen Sie den gesamten Vorschlag in einem standardisierten Geschäftsschreiben oder Memo zusammen. Sie fügen Überschriften und andere spezielle Formatierungselemente hinzu, als ob es sich um einen Bericht handeln würde. (Dieses konsolidierte Memo-Format ist im linken Teil der folgenden Abbildung dargestellt.)
Vorschlag, der das konsolidierte Memo-Format verwendet (links) und einen Vorschlag, der von seinem Begleitschreiben getrennt ist (rechts)
Besondere Aufgabenanforderungen
Denke daran, dass im Rahmen eines technischen Schreibkurses die Vorschlagsaufgabe mehreren Zwecken dient: (1) um dir Erfahrung im Schreiben eines Vorschlags zu geben; (2) um dir den Einstieg in die Planung deines technischen Dokuments für das Semester zu erleichtern; (3) um deinem Dozenten die Möglichkeit zu geben, mit dir an deinem Berichtsprojekt zu arbeiten, um sicherzustellen, dass du etwas Umsetzbares hast. Aus den Gründen zwei und drei musst du bestimmte spezifische Inhalte in (oder mit) deinem Vorschlag einfügen, von denen einige in einem realen Vorschlag möglicherweise nicht angemessen erscheinen. Wenn es nicht in den eigentlichen Vorschlag passt, füge es in ein Memo an deinen Dozenten ein, wie es im ersten Beispielvorschlag zu Beginn dieses Kapitels gemacht wurde.
Hier ist eine Checkliste, was irgendwo im Vorschlag oder in einer angehängten Notiz an den Dozenten enthalten sein sollte:
- Zielgruppe: Beschreiben Sie das Publikum des Vorschlags und des vorgeschlagenen Berichts (sie könnten unterschiedlich sein) hinsichtlich der Organisation, für die sie arbeiten, ihrer Titel und Jobs, ihrem technischen Hintergrund und ihrer Fähigkeit, den Bericht, den Sie vorschlagen zu schreiben, zu verstehen.
- Situation: Beschreiben Sie das beabsichtigte Publikum des Vorschlags: wer sie sind, was sie tun, welches Wissen und welche Hintergründe sie zum Thema des Vorschlags haben. Beschreiben Sie die Situation, in der der Vorschlag verfasst wurde und in der das Projekt benötigt wird: welche Probleme oder Bedürfnisse gibt es? Wer hat sie, wo befinden sie sich?
- Berichtstyp: Erläutern Sie, welche Art von Bericht Sie schreiben möchten: Ist es ein technischer Hintergrundbericht? Ein Machbarkeitsbericht? Geben Sie genügend Erläuterungen, damit Ihr Dozent erkennen kann, dass Sie die Art des Berichts verstehen. Siehe das Kapitel über Arten von Berichten.
- Informationsquellen: Liste Informationsquellen; stelle sicher, dass ausreichende Informationen zu deinem Thema vorhanden sind; liste spezifische Bücher, Artikel, Nachschlagewerke und andere Arten von Quellen auf, die deiner Meinung nach zu deinem Bericht beitragen werden.
- Grafiken: Listen Sie die Grafiken auf, die Ihrer Meinung nach für Ihren Bericht erforderlich sind, entsprechend ihrer Typ und ihre Inhalt. (Wenn Ihnen nichts einfällt, was Ihr Bericht benötigen würde, haben Sie vielleicht kein gutes Thema—machen Sie etwas Brainstorming mit Ihrem Dozenten.)
- Umriss: Fügen Sie eine Gliederung der Themen und Unterthemen hinzu, die Sie in Ihrem Bericht behandeln möchten.
KI-Anregungen für Vorschläge
Checklisten, die typischerweise ungelesen bleiben, können mit einigen Anpassungen als Quelle für KI-Aufforderungen verwendet werden. Kopieren Sie das Folgende, fügen Sie es in ein KI-System wie Googles Gemini ein und sehen Sie, was Sie möglicherweise übersehen haben.
Hinweis: Alle Verweise auf den Inhalt, das Format, den Stil von Techdocs oder dessen Komponenten sind in der online Fachbuch über technisches Schreiben.
Wenn Sie KI verwenden möchten, um ein Schreibprojekt zu bewerten, stellen Sie sich vor, sagen Sie der KI, wer Sie sind und was Sie möchten. Geben Sie der KI einen Bezugspunkt für Bewertungen, wie ein Online-Lehrbuch. Posten Sie dann, was Sie möchten, dass die KI in ihrer Bewertung überprüft. Hier ist ein Beispiel:
Ändern Sie die Einführung, um Ihrer Identität gerecht zu werden.
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Hallo, KI. Ich bin David McMurrey, ein Cybersicherheitsstudent am Austin Community College (Austin, Texas). Ich bitte dich, den folgenden Vorschlag anhand dieser Kriterien zu bewerten. Online-Lehrbuch, das Kapitel über Vorschläge, und die folgenden Fragen:
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Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritiken zu diesem Kapitel schätzen: Ihre Antwort—David McMurrey.
