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Das Publikum eines technischen Dokuments—oder eines beliebigen schriftlichen Werkes—ist der beabsichtigte oder potenzielle Leser oder die Leser. Für die meisten technischen Autoren ist dies das Wichtigste Berücksichtigung bei der Planung, dem Schreiben und der Überprüfung eines Dokuments. Sie "passen" Ihr Schreiben an, um den Bedürfnissen, Interessen und dem Hintergrund der Leser gerecht zu werden, die Ihr Schreiben lesen werden.
Das Prinzip erscheint absurd einfach und offensichtlich. Es ist ähnlich wie zu sagen, "Sprich so, dass die Person vor dir versteht, was du sagst." Es ist wie zu sagen, "Sprich kein Raketenwissenschaften mit deinem sechsjährigen Kind." Brauchen wir dafür einen Kurs? Das scheint nicht der Fall zu sein. Aber tatsächlich ist der Mangel an Publikumsanalyse und Anpassung eine der Hauptursachen für die meisten Probleme, die man in professionellen, technischen Dokumenten findet—insbesondere bei Anleitungen, wo es am offensichtlichsten zum Vorschein kommt.
Notizen:
- Sobald Sie den Abschnitt über Zielgruppen gelesen haben, versuchen Sie, die Zielgruppenplaner. Sie füllen die Lücken mit Antworten auf detaillierte Fragen zu Ihrem Publikum aus und senden es dann per E-Mail an sich selbst und optional an Ihren Dozenten.
- Außerdem enthält dieses Kapitel einen Abschnitt über Situation. Versuchen Sie, die Situationsplaner um sich ein Bild von der Situation zu machen, in der sich Ihr Publikum befindet.
Eine der ersten Aufgaben bei der Analyse eines Publikums besteht darin, seinen Typ (oder Typen— es ist selten nur ein Typ) zu identifizieren. Die gängige Einteilung von Publikum in Kategorien ist wie folgt:
- Experten: Das sind die Menschen, die die Theorie und das Produkt in- und auswendig kennen. Sie haben es entworfen, sie haben es getestet, sie wissen alles darüber. Oft haben sie höhere Abschlüsse und arbeiten in akademischen Einrichtungen oder in Forschungs- und Entwicklungsbereichen der Regierung und der Technologiewelten. Der nicht spezialiserte Leser versteht am wenigsten, was diese Leute sagen, hat aber auch am wenigsten Grund, es zu versuchen. Häufig besteht die Kommunikationsherausforderung für den Experten darin, mit dem Techniker und dem Geschäftsführer zu kommunizieren.
- Techniker: Das sind die Menschen, die die Dinge bauen, betreiben, warten und reparieren, über die die Experten entwerfen und theoretisieren. Ihr Wissen ist ebenfalls hochtechnisch, aber praktischer Natur.
- Führungskräfte: Dies sind die Personen, die geschäftliche, wirtschaftliche, administrative, rechtliche, staatliche und politische Entscheidungen über die Dinge treffen, mit denen die Experten und Techniker arbeiten. Wenn es sich um ein neues Produkt handelt, entscheiden sie, ob es produziert und vermarktet werden soll. Wenn es sich um eine neue Energietechnologie handelt, entscheiden sie, ob die Stadt diese umsetzen soll. Führungskräfte haben wahrscheinlich ebenso wenig technisches Wissen über das Thema wie Nicht-Spezialisten.
- Nicht-Spezialisten: Diese Leser haben das geringste technische Wissen von allen. Ihr Interesse kann so praktisch sein wie das der Techniker, aber auf eine andere Weise. Sie wollen die neue Energietechnologie so gut verstehen, dass sie wissen, ob sie bei der kommenden Anleihenwahl dafür oder dagegen stimmen sollen. Oder sie sind einfach neugierig auf ein bestimmtes technisches Thema und möchten darüber lernen—aber aus keinem spezifischen, praktischen Grund.
Zielgruppenanalyse
Es ist wichtig zu bestimmen, zu welcher der vier gerade besprochenen Kategorien die potenziellen Leser Ihres Dokuments gehören, aber damit ist es nicht getan. Die Zielgruppen, unabhängig von der Kategorie, müssen auch hinsichtlich charakteristischer Merkmale wie die folgenden analysiert werden:
- Hintergrund—Wissen, Erfahrung, Ausbildung: Eines Ihrer wichtigsten Anliegen ist, wie viel Wissen, Erfahrung oder Ausbildung Sie von Ihren Lesern erwarten können. Wenn Sie erwarten, dass einige Ihrer Leser über bestimmte Hintergrundinformationen nicht verfügen, stellen Sie diese automatisch in Ihrem Dokument zur Verfügung? Betrachten Sie folgendes Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie schreiben einen Leitfaden zur Verwendung eines Softwareprodukts, das unter Microsoft Windows läuft. Wie viel Wissen können Sie von Ihren Lesern über Windows erwarten? Wenn einige wahrscheinlich wenig über Windows wissen, sollten Sie diese Informationen bereitstellen? Wenn Sie nein sagen, laufen Sie Gefahr, dass Kunden frustriert von Ihrem Produkt sind. Wenn Sie ja sagen und Hintergrundinformationen zu Windows hinzufügen, erhöhen Sie Ihren Arbeitsaufwand und die Seitenanzahl des Dokuments (und damit die Kosten). Offensichtlich gibt es keine einfache Antwort auf diese Frage – ein Teil der Antwort könnte darin bestehen, wie klein das Segment des Publikums ist, das diese Hintergrundinformationen benötigt.
- Bedürfnisse und Interessen: Um Ihr Dokument zu planen, müssen Sie wissen, was Ihr Publikum von diesem Dokument erwartet. Stellen Sie sich vor, wie Leser Ihr Dokument nutzen möchten; was werden sie von ihm verlangen. Zum Beispiel, stellen Sie sich vor, Sie schreiben ein Handbuch darüber, wie man ein neues Smartphone— benutzt—was werden Ihre Leser erwarten, darin zu finden? Stellen Sie sich vor, Sie sind unter Vertrag, um einen Hintergrundbericht über globale Erwärmung für einen nationalen Immobilienverband—zu schreiben—was möchten sie darüber lesen; und, ebenso wichtig, was möchten sie nicht Worüber möchtest du lesen?
- Verschiedene Kulturen: Wenn Sie für ein internationales Publikum schreiben, beachten Sie, dass die Formate zur Angabe von Uhrzeiten und Daten, Geldbeträgen und Zahlen weltweit variieren. Seien Sie sich auch bewusst, dass Humor und bildliche Sprache (wie in "einen Heimlauf schlagen") außerhalb unserer eigenen Kultur wahrscheinlich nicht verstanden werden. Die Texas A&M University stellt zur Verfügung Kapitel 6, "Schreiben für internationale Leser," von Technische Informationen berichten, Elizabeth Tebeaux, et al. Für Standards siehe Liste der Stilrichtlinien von Wikipedia. (Danke an den anonymen Gast, der diese wichtigen Ideen beigetragen hat.)
- Andere demografische Merkmale: Und natürlich gibt es viele andere Eigenschaften Ihrer Leser, die könnte haben Einfluss darauf, wie Sie Ihr Dokument—gestalten und schreiben sollten, zum Beispiel Altersgruppen, Wohnart, Wohngebiet, Geschlecht, politische Präferenzen usw.
Die Zielgruppenanalyse kann durch mindestens zwei weitere Faktoren kompliziert werden: gemischte Zielgruppentypen für ein Dokument, große Variabilität innerhalb der Zielgruppe und unbekannte Zielgruppen.
- Mehr als ein Publikum. Es ist wahrscheinlich, dass Ihr Dokument für mehr als ein Publikum gedacht ist. Zum Beispiel kann es von technischen Personen (Experten und Technikern) sowie von administrativen Personen (Führungskräften) gelesen werden. Was tun? Sie können entweder alle Abschnitte so schreiben, dass alle Zielgruppen Ihres Dokuments sie verstehen können (viel Glück!). Oder Sie können jeden Abschnitt strikt für das Publikum schreiben, das daran interessiert ist, und dann Überschriften und Abschnittseinführungen verwenden, um Ihr Publikum darauf hinzuweisen, wo es hingehen und was es in Ihrem Dokument vermeiden sollte.
- Große Variabilität in einem Publikum. Sie werden möglicherweise feststellen, dass, obwohl Ihr Publikum in nur eine Kategorie passt, eine große Variabilität in dessen Hintergrund besteht. Das ist eine schwierige Situation—. Wenn Sie für den niedrigsten gemeinsamen Nenner der Leser schreiben, laufen Sie Gefahr, ein schwerfälliges, langweiliges Buch-ähnliches Ding zu erstellen, das die Mehrheit der Leser abschreckt. Wenn Sie jedoch nicht auf diesem niedrigsten Niveau schreiben, verlieren Sie dieses Segment Ihrer Leser. Was tun? Die meisten Schriftsteller zielen auf die Mehrheit der Leser ab und opfern die Minderheit, die mehr Unterstützung benötigt. Andere fügen die ergänzenden Informationen in Anhängen hinzu oder setzen Querverweise zu Anfängerbüchern ein.
Zielgruppenanalyse Beispiel
Wenn Sie einen Kurs in technischer Dokumentation belegen, wird möglicherweise erwartet, dass Sie eine Zielgruppenerklärung an Ihre technischen Dokumente anhängen. Hier ist ein Beispiel:
| Hinweis an den Dozenten: Diese Anweisungen richten sich an Personen, die ihre Berechnungen mit Microsoft Excel optimieren möchten, indem sie Makros verwenden, um ihre Daten effizient zu berechnen. Sie wissen, wie man Daten in Microsoft Excel eingibt und haben Grundkenntnisse der Microsoft Office Suite. Sie sind mit der Verwendung von Windows-Software vertraut und verfügen über grundlegende arithmetische Fähigkeiten, um ihre Berechnungen zu überprüfen und logische Fehler bei der Berechnung zu erkennen. |
Zielgruppenanpassung
Okay! Also hast du dein Publikum so analysiert, dass du es besser kennst als dich selbst. Was nützt das? Wie nutzt du diese Informationen? Wie verhinderst du, dass du etwas schreibst, das für deine Leser immer noch unverständlich oder nutzlos ist?
Das Geschäft des Schreibens zu Ihr Publikum kann viel mit angeborenem Talent, Intuition und sogar mit Geheimnissen zu tun haben. Aber es gibt einige Mittel, die Sie nutzen können, um eine bessere Chance zu haben, sich mit Ihren Lesern zu verbinden. Die folgenden "Kontrollen" beziehen sich hauptsächlich darauf, technische Informationen für nicht-spezialisierte Zielgruppen verständlicher zu machen:
- Fügen Sie Informationen hinzu, die die Leser benötigen, um Ihr Dokument zu verstehen. Überprüfen Sie, ob bestimmte wichtige Informationen fehlen—, zum Beispiel eine entscheidende Reihe von Schritten aus einem Set von Anweisungen; wichtige Hintergründe, die Anfängern helfen, die Hauptdiskussion zu verstehen; Definition wichtiger Begriffe. (Siehe das Kapitel über Ideen für Inhalte für Details.)
- Lassen Sie Informationen weg, die Ihre Leser nicht benötigen. Unnötige Informationen können Leser auch verwirren und frustrieren—schließlich sind sie da, damit sich die Leser verpflichtet fühlen, sie zu lesen. Zum Beispiel können Sie theoretische Diskussionen wahrscheinlich aus den grundlegenden Anweisungen entfernen.
- Ändern Sie das Niveau der Informationen, die Sie derzeit haben. Sie haben möglicherweise die richtigen Informationen, aber sie könnten "zu hoch" oder zu niedrig angesiedelt sein. Sie könnten sich an die falsche Art von Publikum —richten, zum Beispiel an ein Expertenpublikum statt an ein Technikerpublikum. Dies passiert am häufigsten, wenn Produktdesignnotizen als Anweisungen ausgegeben werden.
- Fügen Sie Beispiele hinzu, um den Lesern zu helfen, es zu verstehen. Beispiele sind eine der mächtigsten Möglichkeiten, um mit dem Publikum zu verbinden, insbesondere in Anleitungen. Sogar in nicht-anleitenden Texten, zum Beispiel wenn Sie versuchen, ein technisches Konzept zu erklären, sind Beispiele eine große Hilfe—insbesondere Analogien.
- Ändern Sie das Niveau Ihrer Beispiele. Sie verwenden möglicherweise Beispiele, aber der technische Inhalt oder das Niveau sind möglicherweise nicht angemessen für Ihre Leser. Selbstgemachte Beispiele sind für Experten möglicherweise nicht nützlich; hochgradig technische könnten Ihre nicht spezialisierten Leser völlig verwirren.
- Ändern Sie die Organisation Ihrer Informationen. Manchmal hat man alle richtigen Informationen, ordnet sie aber auf die falsche Weise an. Zum Beispiel kann es zu viele Hintergrundinformationen am Anfang geben (oder zu wenig), sodass bestimmte Leser den Überblick verlieren. Manchmal müssen Hintergrundinformationen in die Hauptinformationen—konsolidiert werden; zum Beispiel ist es in Anleitungen manchmal besser, Hintergrundinformationen in Portionen an den Stellen einzuführen, an denen sie sofort benötigt werden. (Siehe die Kapitel über struktur und Organisation von Informationen in einem Dokument.)
- Stärken Sie die Übergänge. Es kann für die Leser, insbesondere für Nicht-Spezialisten, schwierig sein, die Zusammenhänge zwischen den Hauptabschnitten Ihres Dokuments, zwischen einzelnen Absätzen und manchmal sogar zwischen einzelnen Sätzen zu erkennen. Sie können diese Verbindungen viel klarer machen, indem Sie Übergangswörter und durch Echoing Schlüsselwörter genauer. Wörter wie "daher," "zum Beispiel," "jedoch" sind Übergangswörter—sie weisen auf die Logik hin, die den vorherigen Gedanken mit dem kommenden Gedanken verbindet. Sie können Übergänge auch verstärken, indem Sie sorgfältig die gleichen Schlüsselwörter wiederholen. In technischer Prosa ist es nicht eine gute Idee, die Wortwahl zu variieren—die gleichen Wörter zu verwenden, damit die Leute nicht noch verwirrter werden, als sie es möglicherweise bereits sind. (Siehe das Kapitel über Übergänge.)
- Stärken Sie die Einleitungen—sowohl für das gesamte Dokument als auch für die Hauptabschnitte. Menschen scheinen mit mehr Selbstvertrauen und Verständnis zu lesen, wenn sie das "große Ganze"—eine Vorstellung davon haben, was kommt und wie es sich auf das bezieht, was sie gerade gelesen haben. Daher stellen Sie sicher, dass Sie eine starke Einführung in das gesamte Dokument—haben, die klar das Thema, den Zweck, das Publikum und den Inhalt dieses Dokuments darlegt. Und für jeden Hauptabschnitt innerhalb Ihres Dokuments verwenden Sie Mini-Einführungen, die mindestens das Thema des Abschnitts angeben und einen Überblick über die Unterthemen geben, die in diesem Abschnitt behandelt werden. (Siehe das Kapitel über Einleitungen sowohl für vollständige Berichte als auch für Abschnitte innerhalb von Berichten.)
- Erstellen Sie Themenüberschriften für Absätze und Absatzgruppen. Es kann den Lesern immens helfen, ihnen eine Vorstellung vom Thema und Zweck eines Abschnitts (einer Gruppe von Absätzen) zu geben und insbesondere einen Überblick über die bevorstehenden Unterthemen zu bieten. Landkarten helfen, wenn man in einem anderen Zustand ist! (Siehe das Kapitel über Übersichten und Themen-Sätze verwenden.)
- Ändere den Satzstil und die Länge. Wie Sie — auf Satzebene— niederschreiben, kann ebenfalls einen großen Unterschied machen. In Anweisungen ist zum Beispiel die Verwendung der Imperativform und "Sie" Formulierung viel verständlicher als die Passive oder die dritte Person. Aus irgendeinem Grund kann das Personalisieren Ihres Schreibstils und das Entspannen und Informalisieren Ihr Schreiben zugänglicher und verständlicher machen. Passives, personenloses Schreiben ist schwerer zu lesen—setzen Sie Menschen und Aktionen in Ihr Schreiben. Ebenso sollten Sie aktive Verben statt sein Verbformulierung. All dies macht dein Schreiben direkter und unmittelbarer—die Leser müssen nicht danach suchen. (Siehe das Kapitel über häufige Probleme im Satzbau für Details.)
Und offensichtlich spielt auch die Satzlänge eine Rolle. Ein Durchschnitt von irgendwo zwischen 15 und 25 Wörtern pro Satz ist angemessen; Sätze über 30 Worte sollten mit Misstrauen betrachtet werden. - Arbeiten Sie an der Klarheit und Kürze der Sätze. Dies steht in engem Zusammenhang mit der vorherigen "Kontrolle", verdient jedoch einen eigenen Platz. Oft kann der Schreibstil so wortreich sein, dass es schwer oder frustrierend ist, zu lesen. Wenn Sie Ihre Rohentwürfe überarbeiten, setzen Sie sie auf eine Diät—gehen Sie Zeile für Zeile durch einen Entwurf und versuchen Sie, die Gesamtzahl der Wörter, Seiten oder Zeilen um 20 Prozent zu reduzieren. Probieren Sie es als Experiment aus und sehen Sie, wie Sie dabei abschneiden. Sie werden viele überflüssige, unnötige Details und aufgeblähte Formulierungen finden, die Sie rausschneiden können. (Siehe das Kapitel über Häufige Probleme mit Satzstruktur und Klarheit für weitere Einzelheiten.)
- Verwenden Sie mehr oder andere Grafiken. Für nicht-spezialistische Zielgruppen sollten Sie möglicherweise mehr Grafiken—und einfachere verwenden. Grafiken für Spezialisten sind detaillierter und technischer. In technischen Dokumenten für Nicht-Spezialisten gibt es auch tendenziell mehr "dekorative"Grafiken—, die ansprechend sind, aber keinen strengen informativen oder überzeugenden Zweck erfüllen. (Siehe das Kapitel über Grafiken für Details.)
- Text aufteilen oder in sinnvolle, verwendbare Abschnitte zusammenfassen. Für nicht-fachliche Leser sollten die Absätze kürzer sein. Vielleicht ist ein Absatz mit 6 bis 8 Zeilen das übliche Maximum. Beachten Sie, wie viel länger die Absätze in technischen Dokumenten sind, die für Fachleute geschrieben wurden.
- Fügen Sie Querverweise zu wichtigen Informationen hinzu. In technischen Informationen können Sie nicht fachkundige Leser unterstützen, indem Sie auf Hintergrundquellen hinweisen. Wenn Sie ein Thema nicht sofort vollständig erklären können, verweisen Sie auf einen Abschnitt oder ein Kapitel, in dem es behandelt wird. (Siehe das Kapitel über Querverweise für Details.)
- Verwenden Sie Überschriften und Listen. Leser können von großen, dichten Absatztexten eingeschüchtert werden, die nur ab und zu durch eine Leerzeile unterbrochen werden. Durchsuchen Sie Ihre Entwürfe nach Möglichkeiten, Überschriften einzufügen—suchen Sie nach Themen- oder Unterthemenwechseln. Suchen Sie in Ihrem Schreiben nach Auflistungen von Dingen—diese können in vertikale Listen umgewandelt werden. Achten Sie auf gepaarte Auflistungen wie Begriffe und deren Definitionen—diese können in zweispaltige Listen umgewandelt werden. Natürlich sollten Sie darauf achten, dieses spezielle Formatierungsformat nicht zu forcieren—übertreiben Sie es nicht. (Siehe die Kapitel über Überschriften und Listen für Einzelheiten.)
- Verwenden Sie spezielle Typografie und arbeiten Sie mit Rändern, Zeilenlängen, Zeilenabständen, Schriftgröße und Schriftstil. Für nicht-spezialistische Leser können Sie Dinge tun wie die Zeilen kürzer machen (die Ränder reduzieren), größere Schriftgrößen verwenden und solche Taktiken. Bestimmte Schriftstile gelten als freundlicher und lesbarer als andere. (Versuchen Sie, jemanden aus der Verlagsbranche zu finden, um einige Einblicke zu Schriftarten zu bekommen.)
Dies sind die Arten von "Kontrollen", die professionelle technische Autoren nutzen, um ihre Arbeit zu verfeinern und sie so verständlich wie möglich zu machen. Und im Gegensatz dazu ist es die Ansammlung von vielen Problemen in diesen Bereichen—, sogar scheinbar trivialen—, die dazu führen, dass ein Dokument schwer zu lesen und zu verstehen ist. Laien fragen oft, warum professionelle Autoren und Redakteure es für notwendig erachten, sich mit so scheinbar pingeligen, trivialen, kleinigkeitshaften Details im Schreiben—zu beschäftigen", aber sie summieren sich alle! Es erinnert mich an die alte chinesische Hinrichtungsmethode namens "Tod durch tausend Schnitte." In diesem Fall wäre es jedoch "Verwirrung durch tausend kleine Probleme."
Situationsanalyse & Erfindung
Es reicht nicht aus, einfach ein Thema auszuwählen und ein Publikum für ein technisches Schreibprojekt zu definieren. Sie müssen wissen (oder erfinden), das Situation in dem dieses Publikum arbeitet — was seine Ziele sind: ein Problem lösen, Verbesserungen ermöglichen, Entscheidungsfindung unterstützen? Situationen für das Schreiben von Technischen Dokumenten sind wahrscheinlich so unendlich wie menschliche soziale Beziehungen. Eine Technische Dokumentationssituation umfasst ein Publikum, das eine bestimmte Art von Technischen Dokumenten für seine spezifischen Bedürfnisse und Anwendungen benötigt oder anfordert. Für Details siehe Situationsanalyse & Erfindung
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Publikum. Universität von North Carolina in Chapel Hill
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