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Das Publikum eines technischen Dokuments—oder eines beliebigen Schriftstücks—ist der beabsichtigte oder potenzielle Leser oder die Leser. Für die meisten technischen Autoren ist dies das Wichtigste Berücksichtigung bei der Planung, dem Schreiben und der Überprüfung eines Dokuments. Sie "passen" Ihr Schreiben an die Bedürfnisse, Interessen und den Hintergrund der Leser an, die Ihre Texte lesen werden.
Das Prinzip scheint absurd einfach und offensichtlich zu sein. Es ist ähnlich wie zu sagen, "Sprich so, dass die Person vor dir versteht, was du sagst." Es ist wie zu sagen, "Sprich nicht wie ein Raketenwissenschaftler mit deinem sechsjährigen Kind." Brauchen wir dafür einen Kurs? Das scheint nicht so. Aber in Wirklichkeit ist das Fehlen von Zielgruppenanalyse und Anpassung eine der Hauptursachen für die meisten Probleme, die man in professionellen, technischen Dokumenten findet—besonders in Anleitungen, wo es am deutlichsten zutage tritt.
Notizen:
- Sobald Sie den Abschnitt über Zielgruppen gelesen haben, versuchen Sie, die Zielgruppenplaner. Sie füllen die Lücken mit Antworten auf detaillierte Fragen zu Ihrem Publikum aus und senden es dann per E-Mail an sich selbst und optional an Ihren Dozenten.
- Außerdem enthält dieses Kapitel einen Abschnitt über Situation. Versuchen Sie, die Situationsplaner um ein Gefühl für die Situation zu entwickeln, in der sich Ihr Publikum befindet.
Eine der ersten Dinge, die man tut, wenn man ein Publikum analysiert, ist, seinen Typ (oder die Typen— es ist selten nur ein Typ) zu identifizieren. Die gängige Einteilung von Publikumsgruppen in Kategorien sieht wie folgt aus:
- Experten: Dies sind die Menschen, die die Theorie und das Produkt in- und auswendig kennen. Sie haben es entworfen, sie haben es getestet, sie wissen alles darüber. Oft haben sie fortgeschrittene Abschlüsse und arbeiten in akademischen Einrichtungen oder in den Forschungs- und Entwicklungsbereichen der Regierung und der Technologiebranche. Der Nicht-Spezialist hat die geringste Wahrscheinlichkeit, zu verstehen, was diese Leute sagen—hat aber auch die wenigsten Gründe, es zu versuchen. Häufig besteht die Kommunikationsherausforderung, mit der der Experte konfrontiert ist, darin, mit dem Techniker und dem Geschäftsführer zu kommunizieren.
- Techniker: Das sind die Menschen, die das bauen, betreiben, warten und reparieren, worüber die Experten entwerfen und theorisieren. Ihr Wissen ist ebenfalls hochgradig technisch, aber praktischerer Natur.
- Führungskräfte: Das sind die Personen, die Geschäfts-, Wirtschafts-, Verwaltungs-, Rechts-, Regierungs- und politische Entscheidungen über die Dinge treffen, mit denen die Experten und Techniker arbeiten. Wenn es sich um ein neues Produkt handelt, entscheiden sie, ob es produziert und vermarktet werden soll. Wenn es sich um eine neue Energietechnologie handelt, entscheiden sie, ob die Stadt sie umsetzen soll. Führungskräfte haben wahrscheinlich genauso wenig technisches Wissen über das Thema wie Nicht-Spezialisten.
- Nichtspezialisten: Diese Leser haben das geringste technische Wissen von allen. Ihr Interesse kann so praktisch sein wie das der Techniker, jedoch auf eine andere Weise. Sie möchten die neue Energie-Technologie so gut verstehen, dass sie wissen, ob sie bei der bevorstehenden Anleihewahl dafür oder dagegen stimmen sollen. Oder sie sind einfach nur neugierig auf ein spezifisches technisches Thema und möchten darüber lernen—aber aus keinem spezifischen, praktischen Grund.
Zielgruppenanalyse
Es ist wichtig zu bestimmen, zu welcher der vier gerade besprochenen Kategorien die potenziellen Leser Ihres Dokuments gehören, aber das ist noch nicht alles. Die Zielgruppen, unabhängig von der Kategorie, müssen auch hinsichtlich von Merkmalen wie den folgenden analysiert werden:
- Hintergrund—Wissen, Erfahrung, Ausbildung: Eine Ihrer wichtigsten Überlegungen ist, wie viel Wissen, Erfahrung oder Ausbildung Sie von Ihren Lesern erwarten können. Wenn Sie erwarten, dass einige Ihrer Leser bestimmte Vorkenntnisse nicht haben, stellen Sie diese Informationen automatisch in Ihrem Dokument zur Verfügung? Betrachten Sie ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie schreiben einen Leitfaden zur Verwendung eines Softwareprodukts, das unter Microsoft Windows läuft. Wie viel können Sie von Ihren Lesern über Windows erwarten? Wenn einige wahrscheinlich wenig über Windows wissen, sollten Sie diese Informationen bereitstellen? Wenn Sie nein sagen, laufen Sie Gefahr, dass Kunden mit Ihrem Produkt frustriert sind. Wenn Sie ja sagen, um Hintergrundinformationen zu Windows hinzuzufügen, erhöhen Sie Ihren Arbeitsaufwand und steigern die Seitenanzahl des Dokuments (und damit die Kosten). Offensichtlich gibt es keine einfache Antwort auf diese Frage—ein Teil der Antwort könnte darin bestehen, wie klein ein Segment des Publikums diese Hintergrundinformationen benötigt.
- Bedürfnisse und Interessen: Um Ihr Dokument zu planen, müssen Sie wissen, was Ihr Publikum von diesem Dokument erwartet. Stellen Sie sich vor, wie die Leser Ihr Dokument verwenden möchten; was werden sie von ihm verlangen. Zum Beispiel, stellen Sie sich vor, Sie schreiben ein Handbuch darüber, wie man ein neues Smartphone benutzt—was werden Ihre Leser darin erwarten? Stellen Sie sich vor, Sie sind beauftragt, einen Hintergrundbericht über globale Erwärmung für einen nationalen Immobilienverband—zu schreiben, was möchten sie lesen; und, ebenso wichtig, was möchten sie nicht Was möchten Sie lesen?
- Verschiedene Kulturen: Wenn Sie für ein internationales Publikum schreiben, beachten Sie, dass die Formate zur Angabe von Zeit und Daten, Geldbeträgen und Zahlen weltweit variieren. Seien Sie sich auch bewusst, dass Humor und bildliche Sprache (wie in "ein Home Run schlagen") außerhalb unserer eigenen Kultur wahrscheinlich nicht verstanden werden. Die Texas A&M University stellt zur Verfügung Kapitel 6„Schreiben für internationale Leser,“ von Berichterstattung über technische Informationen, Elizabeth Tebeaux, et al. Für Standards siehe Liste der Stilrichtlinien von Wikipedia. (Danke an den anonymen Gast, der diese wichtigen Ideen beigetragen hat.)
- Andere demografische Merkmale: Und natürlich gibt es viele andere Merkmale über Ihre Leser, die könnte haben Einfluss darauf, wie Sie Ihr Dokument—gestalten und schreiben sollten, zum Beispiel Altersgruppen, Art des Wohnsitzes, Wohngebiet, Geschlecht, politische Präferenzen usw.
Die Analyse des Publikums kann durch mindestens zwei weitere Faktoren kompliziert werden: gemischte Publikumstypen für ein Dokument, große Variabilität innerhalb des Publikums und unbekannte Zielgruppen.
- Mehr als ein Publikum. Es ist wahrscheinlich, dass Sie feststellen werden, dass Ihr Dokument für mehr als nur ein Publikum gedacht ist. Zum Beispiel könnte es von technischen Personen (Experten und Technikern) und administrativen Personen (Führungskräften) gelesen werden. Was tun? Sie können entweder alle Abschnitte so schreiben, dass alle Zielgruppen Ihres Dokuments sie verstehen können (viel Glück!). Oder Sie können jeden Abschnitt strikt für das Publikum schreiben, das daran interessiert ist, und dann Überschriften und Abschnittseinführungen verwenden, um Ihr Publikum darüber zu informieren, wo es hinlesen und was es in Ihrem Dokument vermeiden sollte.
- Große Variabilität im Publikum. Sie werden vielleicht feststellen, dass, obwohl Sie ein Publikum haben, das nur in eine Kategorie passt, eine große Variabilität in dessen Hintergrund besteht. Das ist eine schwierige Situation—wenn Sie für den niedrigsten gemeinsamen Nenner des Lesers schreiben, enden Sie wahrscheinlich mit einem schwerfälligen, langatmigen Buchähnlichen Ding, das die Mehrheit der Leser abschreckt. Aber wenn Sie nicht auf diesem niedrigsten Niveau schreiben, verlieren Sie dieses Segment Ihrer Leser. Was tun? Die meisten Schriftsteller richten sich nach der Mehrheit der Leser und opfern die Minderheit, die mehr Hilfe benötigt. Andere fügen ergänzende Informationen in Anhänge ein oder setzen Querverweise zu Anfängerbüchern.
Beispiel für die Zielgruppenanalyse
Wenn Sie an einem Kurs für technische Dokumentation teilnehmen, wird möglicherweise erwartet, dass Sie eine Zielgruppenbeschreibung an Ihre technischen Dokumente anhängen. Hier ist ein Beispiel:
| Hinweis an den Dozenten: Diese Anweisungen sind für Personen gedacht, die ihre Berechnungen mit Microsoft Excel optimieren möchten, indem sie Makros verwenden, um ihre Daten effizient zu berechnen. Sie verstehen, wie man Daten in Microsoft Excel eingibt, und haben grundlegende Kenntnisse der Microsoft Office Suite. Sie sind vertraut mit Windows-Software und haben ein gutes Grundverständnis von Arithmetik, um ihre Berechnungen zu überprüfen und logische Fehler in der Berechnung zu erkennen. |
Publikumsanpassung
Okay! Also, du hast dein Publikum so analysiert, dass du es besser kennst als dich selbst. Was nützt das? Wie nutzt du diese Informationen? Wie verhinderst du, etwas zu schreiben, das für deine Leser trotzdem unverständlich oder nutzlos ist?
Das Geschäft des Schreibens zu Ihr Publikum kann viel mit angeborenem Talent, Intuition und sogar Geheimnis zu tun haben. Aber es gibt einige Kontrollen, die Sie verwenden können, um eine bessere Chance zu haben, sich mit Ihren Lesern zu verbinden. Die folgenden "Kontrollen" haben hauptsächlich damit zu tun, technische Informationen für nicht spezialisierte Audienzen verständlicher zu machen:
- Fügen Sie Informationen hinzu, die die Leser benötigen, um Ihr Dokument zu verstehen. Überprüfen Sie, ob bestimmte Schlüsselinformationen fehlen—, zum Beispiel eine kritische Reihe von Schritten aus einer Anleitung; wichtige Hintergründe, die Anfängern helfen, die Hauptdiskussion zu verstehen; Definitionen von Schlüsselbegriffen. (Siehe das Kapitel über Ideen für Inhalte für Einzelheiten.)
- Lassen Sie Informationen weg, die Ihre Leser nicht benötigen. Unnötige Informationen können Leser verwirren und frustrieren—, schließlich sind sie da, damit sie sich verpflichtet fühlen, sie zu lesen. Zum Beispiel kannst du wahrscheinlich theoretische Diskussionen aus grundlegenden Anweisungen entfernen.
- Ändern Sie das Niveau der Informationen, die Sie derzeit haben. Sie haben möglicherweise die richtigen Informationen, aber diese könnten "zu hoch" oder zu niedrig technisch angesetzt sein. Sie könnten auf die falsche Art von Publikum —gerichtet sein, beispielsweise auf ein Fachpublikum anstelle eines Technikerpublikums. Dies passiert am häufigsten, wenn Produktdesignnotizen als Anweisungen ausgegeben werden.
- Fügen Sie Beispiele hinzu, um den Lesern das Verständnis zu erleichtern. Beispiele sind eine der kraftvollsten Methoden, um mit Zielgruppen zu kommunizieren, insbesondere in Anleitungen. Sogar in nicht-instruktivem Text, zum Beispiel, wenn Sie ein technisches Konzept erklären wollen, sind Beispiele eine große Hilfe, insbesondere Analogien.
- Ändern Sie die Ebene Ihrer Beispiele. Sie verwenden vielleicht Beispiele, aber der technische Inhalt oder das Niveau ist möglicherweise nicht für Ihre Leser geeignet. Einfache Beispiele sind für Experten möglicherweise nicht nützlich; hoch technische hingegen könnten völlig an Ihren nicht spezialisierten Lesern vorbeigehen.
- Ändern Sie die Organisation Ihrer Informationen. Manchmal kann man alle richtigen Informationen haben, sie aber in der falschen Weise anordnen. Zum Beispiel kann es zu viele Hintergrundinformationen zu Beginn geben (oder zu wenig), sodass bestimmte Leser den Faden verlieren. Manchmal müssen Hintergrundinformationen in die Hauptinformationen konsolidiert werden—, zum Beispiel ist es in Anleitungen manchmal besser, Hintergrundinformationen in Stücken an den Stellen bereitzustellen, wo sie sofort benötigt werden. (Siehe die Kapitel über Struktur und Organisation von Informationen in einem Dokument.)
- Übergänge stärken. Es kann für Leser, insbesondere für Nichtspezialisten, schwierig sein, die Verbindungen zwischen den Hauptabschnitten Ihres Dokuments, zwischen einzelnen Absätzen und manchmal sogar zwischen einzelnen Sätzen zu erkennen. Sie können diese Verbindungen viel klarer gestalten, indem Sie Übergangswörter und indem ich es widerhole Schlüsselwörter genauer. Wörter wie "daher," "zum Beispiel," "jedoch" sind Übergangswörter—sie zeigen die Logik, die den vorhergehenden Gedanken mit dem kommenden Gedanken verbindet. Sie können Übergänge auch verstärken, indem Sie sorgfältig dieselben Schlüsselwörter wiederholen. In technischem Prosa ist es nicht eine gute Idee, die Wortwahl zu variieren—die gleichen Wörter zu verwenden, damit die Menschen nicht noch verwirrter werden, als sie es vielleicht schon sind. (Siehe das Kapitel über Übergänge.)
- Stärken Sie die Einführungen—sowohl für das gesamte Dokument als auch für die wichtigen Abschnitte. Menschen scheinen mit mehr Zuversicht und Verständnis zu lesen, wenn sie das "große Ganze"—eine Vorstellung davon haben, was kommt, und wie es sich auf das bezieht, was sie gerade gelesen haben. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine starke Einleitung für das gesamte Dokument haben—eine, die das Thema, den Zweck, das Publikum und den Inhalt dieses Dokuments klar macht. Und für jeden größeren Abschnitt innerhalb Ihres Dokuments verwenden Sie Mini-Einführungen, die zumindest das Thema des Abschnitts angeben und einen Überblick über die zu behandelnden Unterthemen in diesem Abschnitt geben. (Siehe das Kapitel über Einführungen sowohl für vollständige Berichte als auch für Abschnitte innerhalb von Berichten.)
- Erstellen Sie thematische Sätze für Absätze und Absatzgruppen. Es kann den Lesern immens helfen, ihnen eine Vorstellung vom Thema und Zweck eines Abschnitts (einer Gruppe von Absätzen) zu geben und insbesondere einen Überblick über die bevorstehenden Unterthemen zu bieten. Fahrpläne sind hilfreich, wenn man sich in einem anderen Zustand befindet! (Siehe das Kapitel über Überblicke und Thema-Sätze verwenden.)
- Ändere den Satzstil und die Länge. Wie Sie — auf der individuellen Satzebene — schreiben, kann ebenfalls einen großen Unterschied machen. In Anleitungen ist es beispielsweise viel verständlicher, die imperative Form und " Sie " zu verwenden als die passive Stimme oder die Drittperson. Aus irgendeinem Grund kann die Personalisierung Ihres Schreibstils und das Schaffen einer entspannteren, informellen Atmosphäre es zugänglicher und verständlicher machen. Passive, personenlose Schreibweise ist schwerer zu lesen — bringen Sie Menschen und Handlung in Ihr Schreiben. Ebenso sollten Sie aktive Verben anstelle von sei Verbalformulierung. All dies macht dein Schreiben direkter und unmittelbarer—die Leser müssen nicht danach suchen. (Siehe das Kapitel über häufige Probleme im Satzbau für Details.)
Und offensichtlich spielt auch die Satzlänge eine Rolle. Ein Durchschnitt von irgendwo zwischen 15 und 25 Wörtern pro Satz ist ungefähr richtig; Sätze mit über 30 Wörtern sind mistrauisch zu behandeln. - Arbeiten Sie an der Klarheit und Wirtschaftlichkeit von Sätzen. Dies steht in engem Zusammenhang mit der vorherigen "Kontrolle", verdient jedoch einen eigenen Platz. Oft kann der Schreibstil so wortreich sein, dass es schwierig oder frustrierend ist, zu lesen. Wenn Sie Ihre Entwürfe überarbeiten, setzen Sie sie auf eine Diät—gehen Sie Zeile für Zeile durch einen Entwurf und versuchen Sie, die Gesamtzahl der Wörter, Seiten oder Zeilen um 20 Prozent zu reduzieren. Probieren Sie es als Experiment aus und sehen Sie, wie es Ihnen gelingt. Sie werden viele unnötige Details und aufgeblähte Formulierungen finden, die Sie herausstreichen können. (Siehe das Kapitel über häufige Probleme mit Satzstruktur und Klarheit für Details.)
- Verwenden Sie mehr oder andere Grafiken. Für nicht-spezialistische Publikum sollten Sie möglicherweise mehr Grafiken—und einfachere verwenden. Grafiken für Spezialisten sind detaillierter und technischer. In technischen Dokumenten für Nicht-Spezialisten gibt es tendenziell mehr "dekorative"Grafiken—die ansprechend sind, aber keinen strengen informativen oder überzeugenden Zweck erfüllen. (Siehe das Kapitel über Grafiken für Details.)
- Text in sinnvolle, verwendbare Abschnitte aufteilen oder zusammenfassen. Für nicht fachspezifische Leser sollten Sie kürzere Absätze verwenden. Vielleicht ist ein Absatz von 6 bis 8 Zeilen das übliche Maximum. Beachten Sie, wie viel länger Absätze in technischen Dokumenten sind, die für Fachleute geschrieben wurden.
- Fügen Sie Querverweise zu wichtigen Informationen hinzu. In technischen Informationen können Sie nicht spezialisierten Lesern helfen, indem Sie sie auf Hintergrundquellen verweisen. Wenn Sie ein Thema nicht sofort vollständig erklären können, verweisen Sie auf einen Abschnitt oder ein Kapitel, in dem es das gibt. (Siehe das Kapitel über Querverweise für Details.)
- Verwenden Sie Überschriften und Listen. Leser können von großen, dichten Textabschnitten eingeschüchtert werden, die nur gelegentlich durch eine Leerzeile unterbrochen werden. Durchsuchen Sie Ihre Rohentwürfe nach Möglichkeiten, Überschriften einzufügen—suchen Sie nach Themen- oder Unterthemenwechseln. Durchsuchen Sie Ihr Schreiben nach Auflistungen von Dingen—diese können in vertikale Listen umgewandelt werden. Achten Sie auf gepaarte Auflistungen wie Begriffe und deren Definitionen—diese können in zweispaltige Listen umgewandelt werden. Seien Sie natürlich vorsichtig, diese spezielle Formatierung nicht zu erzwingen—übertreiben Sie es nicht. (Siehe die Kapitel über Überschriften und Listen für Details.)
- Verwenden Sie spezielle Typografie und arbeiten Sie mit Rändern, Zeilenlängen, Zeilenabständen, Schriftgröße und Schriftstil. Für nicht spezialisierte Leser können Sie Dinge tun wie die Zeilen kürzer zu machen (die Ränder zu verringern), größere Schriftgrößen zu verwenden und andere solche Taktiken. Bestimmte Schriftstile gelten als freundlicher und leserlicher als andere. (Versuchen Sie, jemanden aus der Verlagsbranche zu finden, um Einblicke in Schriftarten zu erhalten.)
Dies sind die Arten von "Kontrollen", die professionelle technische Schriftsteller verwenden, um ihre Arbeit zu verfeinern und sie so verständlich wie möglich zu machen. Im Gegensatz dazu ist es die Ansammlung von vielen Problemen in diesen Bereichen—, selbst scheinbar triviale—, die dazu führen, dass ein Dokument schwer zu lesen und zu verstehen ist. Nichtprofessionelle hinterfragen oft, warum professionelle Schriftsteller und Redakteure so auf scheinbar pedantische, triviale, kleine Details im Schreiben bestehen—, aber sie summieren sich alle! Es erinnert mich an die alte chinesische Hinrichtungsmethode namens "Tod durch tausend Schnitte." In diesem Fall wäre es jedoch "Verwirrung durch tausend kleine Probleme."
Situationsanalyse & Erfindung
Es reicht nicht aus, einfach ein Thema auszuwählen und ein Publikum für ein technisches Schreibprojekt zu definieren. Sie müssen wissen (oder erfinden), das Situation in dem diese Zielgruppe agiert—was ihre Ziele sind: ein Problem lösen, Verbesserungen ermöglichen, Entscheidungen unterstützen? Die Situationen für das Schreiben von technischen Dokumentationen sind wahrscheinlich so unendlich wie menschliche soziale Beziehungen. Eine technische Dokumentationssituation umfasst ein Publikum, das eine bestimmte Art von technischer Dokumentation für seine speziellen Bedürfnisse und Anwendungen benötigt oder anfragt. Für Details siehe Situationsanalyse & Erfindung
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ZielgruppeUniversität von North Carolina in Chapel Hill
Ich würde Ihre Gedanken, Reaktionen und Kritik zu diesem Kapitel sehr schätzen: Ihre Antwort—David McMurrey
