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O público de um documento técnico—ou qualquer peça de escrita, a propósito—é o leitor ou leitores pretendidos ou potenciais. Para a maioria dos escritores técnicos, isso é o mais importante consideração no planejamento, redação e revisão de um documento. Você "adapta" sua escrita para atender às necessidades, interesses e histórico dos leitores que irão ler sua escrita.
O princípio parece absurdamente simples e óbvio. É muito semelhante a dizer a alguém, "Fale de modo que a pessoa à sua frente possa entender o que você está dizendo." É como dizer, "Não fale de ciência de foguetes com seu filho de seis anos." Precisamos de um curso sobre isso? Não parece ser o caso. Mas, na verdade, a falta de análise e adaptação do público é uma das causas raiz da maioria dos problemas que você encontra em documentos profissionais e técnicos—particularmente nas instruções, onde isso se manifesta de forma mais evidente.
Notas:
- Uma vez que você tenha lido a seção sobre públicos, tente usar o planejador de público. Você preenche os espaços em branco com respostas a perguntas detalhadas sobre o seu público e, em seguida, envia por e-mail para si mesmo e, opcionalmente, para o seu instrutor.
- Além disso, este capítulo inclui uma seção sobre situação. Tente usar o planejador de situação desenvolver uma ideia da situação em que seu público se encontra.
Uma das primeiras coisas a fazer ao analisar um público é identificar seu tipo (ou tipos—raramente é apenas um tipo). A divisão comum de públicos em categorias é a seguinte:
- Especialistas: Estes são os pessoas que conhecem a teoria e o produto de cabo a rabo. Eles o projetaram, o testaram, e sabem tudo sobre ele. Muitas vezes, possuem graus avançados e atuam em ambientes acadêmicos ou nas áreas de pesquisa e desenvolvimento dos mundos governamental e tecnológico. O leitor não especializado é o menos provável de entender o que essas pessoas estão dizendo—mas também tem a menor razão para tentar. Mais frequentemente, o desafio de comunicação enfrentado pelo especialista é se comunicar com o técnico e o executivo.
- Técnicos: Essas são as pessoas que constroem, operam, mantêm e repararam as coisas sobre as quais os especialistas projetam e teorizam. O conhecimento delas também é altamente técnico, mas de uma natureza mais prática.
- Executivos: Estas são as pessoas que tomam decisões comerciais, econômicas, administrativas, legais, governamentais e políticas sobre o que os especialistas e técnicos trabalham. Se é um novo produto, eles decidem se devem produzi-lo e comercializá-lo. Se é uma nova tecnologia de energia, eles decidem se a cidade deve implementá-la. Os executivos provavelmente têm tão pouco conhecimento técnico sobre o assunto quanto os não especialistas.
- Não especialistas: Esses leitores têm o menor conhecimento técnico de todos. Seu interesse pode ser tão prático quanto o dos técnicos, mas de uma maneira diferente. Eles querem entender a nova tecnologia de energia o suficiente para saber se devem votar a favor ou contra na próxima eleição de título. Ou, podem apenas estar curiosos sobre um assunto técnico específico e querer aprender sobre isso—mas sem um motivo prático específico.
Análise de Público
É importante determinar a qual das quatro categorias discutidas anteriormente pertencem os potenciais leitores do seu documento, mas isso não é o fim. As audiências, independentemente da categoria, também devem ser analisadas em termos de características, como as seguintes:
- Histórico__ENTIDADE_0__conhecimento, experiência, treinamento: Uma de suas preocupações mais importantes é quanta conhecimento, experiência ou treinamento você pode esperar de seus leitores. Se você espera que alguns de seus leitores não tenham certos conhecimentos prévios, você automaticamente fornece isso em seu documento? Considere um exemplo: imagine que você está escrevendo um guia para usar um produto de software que roda no Microsoft Windows. Quanto você pode esperar que seus leitores saibam sobre o Windows? Se alguns provavelmente sabem pouco sobre o Windows, você deve fornecer essa informação? Se você disser que não, corre o risco de os clientes ficarem frustrados com seu produto. Se você disser sim para adicionar informações básicas sobre o Windows, você aumenta seu esforço de trabalho e acrescenta à contagem de páginas do documento (e, portanto, ao custo). Obviamente, não há uma resposta fácil para essa pergunta—parte da resposta pode envolver apenas quão pequeno é o segmento do público que precisa dessa informação de fundo.
- Necessidades e interesses: Para planejar seu documento, você precisa saber o que seu público vai esperar desse documento. Imagine como os leitores vão querer usar seu documento; o que eles vão exigir dele. Por exemplo, imagine que você está escrevendo um manual sobre como usar um novo smartphone—o que seus leitores vão esperar encontrar nele? Imagine que você está sob contrato para escrever um relatório de fundo sobre o aquecimento global para uma associação nacional de imóveis—o que eles querem ler sobre; e, igualmente importante, o que eles não Quer ler sobre o que?
- Culturas diferentes: Se você escreve para um público internacional, esteja ciente de que os formatos para indicar horários e datas, quantias monetárias e quantias numéricas variam em todo o mundo. Também esteja ciente de que o humor e a linguagem figurativa (como em "dar um home run") provavelmente não serão compreendidos fora de nossa própria cultura. A Texas A&M University disponibiliza Capítulo 6, "Escrevendo para Leitores Internacionais," de Relatando Informações Técnicas, Elizabeth Tebeaux, et al. Para padrões, veja Lista de guias de estilo do Wikipedia. (Obrigado ao convidado anônimo que contribuiu com essas ideias importantes.)
- Outras características demográficas: E, claro, há muitas outras características sobre seus leitores que poderia tenha uma influência sobre como você deve projetar e escrever seu documento—por exemplo, grupos etários, tipo de residência, área de residência, gênero, preferências políticas, e assim por diante.
A análise da audiência pode se complicar por pelo menos dois outros fatores: tipos de audiência mista para um documento, ampla variabilidade dentro da audiência e audiências desconhecidas.
- Mais de um público. É provável que você descubra que seu documento é para mais de um público. Por exemplo, ele pode ser visto por pessoas técnicas (especialistas e técnicos) e pessoas administrativas (executivos). O que fazer? Você pode escrever todas as seções de modo que todos os públicos do seu documento possam entendê-las (boa sorte!). Ou você pode escrever cada seção estritamente para o público que estaria interessado nela, e então usar títulos e introduções de seção para alertar seu público sobre onde ir e o que evitar no seu documento.
- Grande variabilidade em uma audiência. Você pode perceber que, embora tenha um público que se encaixa em apenas uma categoria, há uma grande variabilidade em sua origem. Essa é uma questão difícil—se você escrever para o menor denominador comum de leitores, é provável que acabe com algo como um livro incômodo e tedioso que desestimulará a maioria dos leitores. Mas se você não escrever nesse nível mais baixo, perderá esse segmento de seus leitores. O que fazer? A maioria dos escritores opta pela maioria dos leitores e sacrifica aquela minoria que precisa de mais ajuda. Outros colocam as informações suplementares em apêndices ou inserem referências cruzadas para livros de iniciantes.
Exemplo de Análise de Público
Se você está fazendo um curso de escrita técnica, pode ser esperado que você adicione uma descrição do público aos seus documentos técnicos. Aqui está um exemplo:
| Nota ao Instrutor: Estas instruções são destinadas a indivíduos que desejam otimizar seus cálculos usando o Microsoft Excel com macros para calcular seus dados de forma eficiente. Eles entendem como inserir dados no Microsoft Excel e têm conhecimentos básicos do Microsoft Office Suite. Eles estão confortáveis usando software Windows e possuem habilidades aritméticas básicas para verificar seus cálculos e checar por erros de lógica nos cálculos. |
Adaptação do Público
Certo! Então você analisou seu público até conhecê-lo melhor do que a si mesmo. De que adianta isso? Como você usa essas informações? Como você evita escrever algo que ainda será incompreensível ou inútil para seus leitores?
O negócio de escrever para seu público pode ter muito a ver com talento inato, intuição e até mesmo mistério. Mas há alguns controles que você pode usar para ter uma melhor chance de se conectar com seus leitores. Os seguintes "controles" têm a ver principalmente com a torna informações técnicas mais compreensíveis para audiências não especializadas:
- Adicione informações que os leitores precisam para entender seu documento. Verifique se algumas informações chave estão faltando—por exemplo, uma série crítica de etapas de um conjunto de instruções; informações importantes que ajudam os iniciantes a entender a discussão principal; definição de termos chave. (Veja o capítulo sobre ideias sobre conteúdo para detalhes.)
- Omitir informações que seus leitores não precisam. Informações desnecessárias também podem confundir e frustrar os leitores—, afinal, elas estão lá para que se sintam obrigados a lê-las. Por exemplo, você pode provavelmente cortar discussões teóricas das instruções básicas.
- Altere o nível das informações que você possui atualmente. Você pode ter a informação certa, mas pode estar "apresentada" em um nível técnico muito alto ou muito baixo. Pode estar voltada para o tipo errado de público—, por exemplo, para um público de especialistas em vez de um público de técnicos. Isso acontece com mais frequência quando notas de design de produto são apresentadas como instruções.
- Adicione exemplos para ajudar os leitores a entenderem. Exemplos são uma das maneiras mais poderosas de se conectar com o público, especialmente em instruções. Mesmo em textos não instrucionais, por exemplo, quando você está tentando explicar um conceito técnico, os exemplos são uma grande ajuda—analogias em particular.
- Altere o nível dos seus exemplos. Você pode estar utilizando exemplos, mas o conteúdo ou nível técnico pode não ser apropriado para seus leitores. Exemplos caseiros podem não ser úteis para especialistas; aqueles altamente técnicos podem não atingir seus leitores não especializados.
- Mude a organização das suas informações. Às vezes, você pode ter todas as informações corretas, mas organizá-las da maneira errada. Por exemplo, pode haver informações de contexto demais no início (ou de menos), fazendo com que certos leitores fiquem perdidos. Às vezes, as informações de contexto precisam ser consolidadas nas informações principais — por exemplo, em instruções, às vezes é melhor fornecer pedaços de contexto nos pontos em que são imediatamente necessários. (Veja os capítulos sobre estrutura e organização de informações em um documento.)
- Fortalecer transições. Pode ser difícil para os leitores, especialmente os não especialistas, ver as conexões entre as principais seções do seu documento, entre parágrafos individuais e, às vezes, até mesmo entre frases individuais. Você pode tornar essas conexões muito mais claras ao adicionar palavras de transição e ao ecoar palavras-chave mais precisamente. Palavras como "portanto," "por exemplo," "no entanto" são palavras de transição—elas indicam a lógica que conecta o pensamento anterior ao pensamento seguinte. Você também pode fortalecer as transições ao ecoar cuidadosamente as mesmas palavras-chave. Em prosa técnica, é não é uma boa ideia variar a escolha de palavras—usar as mesmas palavras para que as pessoas não fiquem mais confusas do que já podem estar. (Veja o capítulo sobre transições.)
- Escreva introduções mais fortes—tanto para o documento inteiro quanto para as principais seções. As pessoas parecem ler com mais confiança e compreensão quando têm a "visão geral"—uma perspectiva do que está por vir e como isso se relaciona com o que acabaram de ler. Portanto, certifique-se de ter uma introdução forte para o documento inteiro—uma que deixe claro o tópico, o propósito, o público e o conteúdo desse documento. E para cada seção principal dentro do seu documento, utilize mini-introduções que indiquem pelo menos o tópico da seção e forneçam uma visão geral dos subtemas a serem abordados nessa seção. (Veja o capítulo sobre introduções tanto para relatórios inteiros quanto para seções dentro dos relatórios.)
- Crie frases tópicas para parágrafos e grupos de parágrafos. Pode ajudar imensamente os leitores a dar-lhes uma ideia do tópico e do propósito de uma seção (um grupo de parágrafos) e, em particular, a fornecer uma visão geral dos subtópicos que serão abordados. Mapas ajudam quando você está em um estado diferente! (Veja o capítulo sobre usando resumos e frases tópicas.)
- Mude o estilo e o comprimento da frase. Como você escreve—em nível de frase individual—pode fazer uma grande diferença também. Em instruções, por exemplo, usar a voz imperativa e "você"a redação é muito mais compreensível do que a voz passiva ou a redação em terceira pessoa. Por algum motivo, personalizar seu estilo de escrita e torná-lo mais relaxado e informal pode torná-lo mais acessível e compreensível. A escrita passiva, sem pessoas, é mais difícil de ler—coloque pessoas e ação na sua escrita. Da mesma forma, opte por verbos ativos em vez de ser frase verbal. Tudo isso torna sua escrita mais direta e immediate—os leitores não precisam procurar por isso. (Veja o capítulo sobre problemas comuns de estilo de frase para mais detalhes.)
E, obviamente, o comprimento das frases também importa. Uma média de cerca de 15 a 25 palavras por frase está certa; frases com mais de 30 palavras devem ser desconfiadas. - Trabalhe na clareza e economia das frases. Isso está intimamente relacionado ao "controle" anterior, mas merece seu próprio espaço. Muitas vezes, o estilo de escrita pode ser tão prolixo que se torna difícil ou frustrante de ler. Ao revisar seus rascunhos, coloque-os em uma dieta— vá através de um rascunho linha por linha tentando reduzir o total de palavras, páginas ou linhas em 20 por cento. Tente como um experimento e veja como você se sai. Você encontrará muitos detalhes excessivos e desnecessários e frases inflacionadas que pode eliminar. (Veja o capítulo sobre problemas comuns de estilo de frase e clareza para detalhes.)
- Use mais ou diferentes gráficos. Para públicos não especialistas, você pode querer usar mais gráficos—e mais simples. Gráficos para especialistas são mais detalhados, mais técnicos. Em documentos técnicos para não especialistas, também tendem a haver mais "decorativos" gráficos—aqueles que são atraentes, mas não servem a nenhum propósito informativo ou persuasivo rigoroso. (Veja o capítulo sobre gráficos para mais detalhes.)
- Quebre o texto em partes significativas e utilizáveis ou consolide o texto. Para leitores não especialistas, você pode precisar ter parágrafos mais curtos. Talvez um parágrafo de 6 a 8 linhas seja o máximo usual. Note como os parágrafos são muito mais longos em documentos técnicos escritos para especialistas.
- Adicione referências cruzadas a informações importantes. Em informações técnicas, você pode ajudar leitores não especialistas apontando para fontes de base. Se você não puder explicar completamente um tópico de imediato, indique uma seção ou capítulo onde isso está. (Veja o capítulo sobre referências cruzadas para detalhes.)
- Use títulos e listas. Os leitores podem se sentir intimidados por grandes parágrafos densos de escrita, cortados apenas por uma linha em branco de vez em quando. Procure em seus rascunhos maneiras de incorporar títulos—procure por mudanças de tópico ou subtópico. Pesquise sua escrita em busca de listas de coisas—essas podem ser transformadas em listas verticais. Procure por listas em pares, como termos e suas definições—essas podem ser organizadas em listas de duas colunas. Claro, tenha cuidado para não forçar essa formatação especial—não exagere. (Veja os capítulos sobre títulos e listas para detalhes.)
- Use tipografia especial, e trabalhe com margens, comprimento de linha, espaçamento entre linhas, tamanho da fonte e estilo da fonte. Para leitores não especializados, você pode fazer coisas como encurtar as linhas (aproximando as margens), usar tamanhos de fonte maiores e outras táticas semelhantes. Certos estilos de fonte são considerados mais amigáveis e legíveis do que outros. (Tente encontrar alguém envolvido com publicação para obter algumas informações sobre fontes.)
Esses são os tipos de "controles" que escritores técnicos profissionais usam para aprimorar seu trabalho e torná-lo o mais compreensível possível. E, em contraste, é a acumulação de muitos problemas nessas áreas — mesmo os aparentemente triviais — que se somam para que um documento seja difícil de ler e entender. Não profissionais muitas vezes questionam por que escritores e editores profissionais insistem em se preocupar com detalhes tão aparentemente exigentes, triviais e mesquinhos na escrita — mas todos eles se acumulam! Isso me lembra do antigo método de execução chinês chamado " morte por mil cortes." No entanto, neste caso, seria " perplexidade por mil problemas menores."
Análise da Situação e Invenção
Não é suficiente apenas escolher um tópico e definir um público para um projeto de escrita técnica. Você precisa conhecer (ou inventar) o situação em que este público opera—quais são seus objetivos: resolver um problema, permitir melhorias, apoiar a tomada de decisões? As situações para a escrita de documentação técnica provavelmente são tão infinitas quanto as relações sociais humanas. Uma situação de documentação técnica envolve um público que necessita ou solicita um determinado tipo de documentação técnica para suas necessidades e usos específicos. Para mais detalhes, veja Análise da Situação & Invenção
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Usando Pesquisas Para Descobrir Insights do Público. BrightTalk
Público. Universidade da Carolina do Norte em Chapel Hill
Eu apreciaria seus pensamentos, reações, críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey
