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O público de um documento técnico—ou de qualquer escrito, por assim dizer—é o leitor ou leitores pretendidos ou potenciais. Para a maioria dos escritores técnicos, isso é o mais importante consideração no planejamento, redação e revisão de um documento. Você "adapta" sua escrita para atender às necessidades, interesses e conhecimentos dos leitores que irão ler sua escrita.
O princípio parece absurdamente simples e óbvio. É muito parecido com dizer a alguém, "Fale para que a pessoa à sua frente possa entender o que você está dizendo." É como dizer, "Não fale de ciência espacial para seu filho de seis anos." Precisamos de um curso sobre isso? Não parece que sim. Mas, na verdade, a falta de análise e adaptação ao público é uma das causas raízes da maioria dos problemas que você encontra em documentos profissionais e técnicos—particularmente nas instruções, onde isso se revela de forma mais evidente.
Notas:
- Uma vez que você tenha lido a seção sobre públicos, tente usar o planejador de audiência. Você preenche os espaços em branco com respostas a perguntas detalhadas sobre seu público e, em seguida, envia por e-mail para si mesmo e, opcionalmente, para seu instrutor.
- Além disso, este capítulo inclui uma seção sobre situação. Tente usar o planejador de situações para desenvolver uma ideia da situação em que seu público se encontra.
Uma das primeiras coisas a fazer ao analisar um público é identificar seu tipo (ou tipos—raramente é apenas um tipo). A divisão comum de públicos em categorias é a seguinte:
- Especialistas: Estas são as pessoas que conhecem a teoria e o produto de cabo a rabo. Eles o projetaram, o testaram, sabem tudo sobre ele. Muitas vezes, têm diplomas avançados e atuam em ambientes acadêmicos ou nas áreas de pesquisa e desenvolvimento do governo e do mundo da tecnologia. O leitor não especialista é o menos provável de entender o que essas pessoas estão dizendo—mas também tem a menor razão para tentar. Mais frequentemente, o desafio de comunicação enfrentado pelo especialista é comunicar-se com o técnico e o executivo.
- Técnicos: Estas são as pessoas que constroem, operam, mantêm e repararam as coisas sobre as quais os especialistas projetam e teorizam. O conhecimento delas também é altamente técnico, mas de uma natureza mais prática.
- Executivos: Essas são as pessoas que tomam decisões de negócios, econômicas, administrativas, legais, governamentais e políticas sobre as questões com as quais os especialistas e técnicos trabalham. Se é um novo produto, eles decidem se devem produzi-lo e comercializá-lo. Se é uma nova tecnologia de energia, eles decidem se a cidade deve implementá-la. Os executivos provavelmente têm tão pouco conhecimento técnico sobre o assunto quanto os não especialistas.
- Nãospespecialistas: Esses leitores têm o menor conhecimento técnico de todos. Seu interesse pode ser tão prático quanto o dos técnicos, mas de uma maneira diferente. Eles querem entender a nova tecnologia de energia o suficiente para saber se devem votar a favor ou contra na próxima eleição de títulos. Ou, podem apenas estar curiosos sobre um assunto técnico específico e querer aprender sobre ele—mas sem uma razão prática específica.
Análise de Público
É importante determinar a qual das quatro categorias discutidas os potenciais leitores do seu documento pertencem, mas isso não é o fim. As audiências, independentemente da categoria, também devem ser analisadas em termos de características como as seguintes:
- Fundo__ENTIDADE_0__conhecimento, experiência, treinamento: Uma de suas preocupações mais importantes é o quanto de conhecimento, experiência ou treinamento você pode esperar de seus leitores. Se você espera que alguns de seus leitores faltem um certo background, você automaticamente fornece isso em seu documento? Considere um exemplo: imagine que você está escrevendo um guia para usar um produto de software que roda sob o Microsoft Windows. Quanto você pode esperar que seus leitores saibam sobre o Windows? Se alguns provavelmente souberem pouco sobre o Windows, você deve fornecer essas informações? Se você disser não, corre o risco de que os clientes fiquem frustrados com seu produto. Se você disser sim para adicionar informações de fundo sobre o Windows, aumentará seu esforço de trabalho e acrescentará ao número de páginas do documento (e, assim, ao custo). Obviamente, não há uma resposta fácil para essa pergunta—parte da resposta pode envolver o quão pequeno é um segmento do público que precisa dessas informações de fundo.
- Necessidades e interesses: Para planejar seu documento, você precisa saber o que seu público irá esperar desse documento. Imagine como os leitores vão querer usar seu documento; o que eles vão exigir dele. Por exemplo, imagine que você está escrevendo um manual sobre como usar um novo smartphone—o que seus leitores vão esperar encontrar nele? Imagine que você está sob contrato para escrever um relatório sobre aquecimento global para uma associação nacional de imóveis—o que eles querem ler sobre; e, igualmente importante, o que eles não O que você gostaria de ler?
- Culturas diferentes: Se você escreve para um público internacional, esteja ciente de que os formatos para indicar horários e datas, quantias monetárias e valores numéricos variam em todo o mundo. Também esteja ciente de que o humor e a linguagem figurativa (como em "acertar um home run") provavelmente não serão compreendidos fora da nossa própria cultura. A Texas A&M University disponibiliza Capítulo 6, "Escrevendo para Leitores Internacionais," de Relatando Informações Técnicas, Elizabeth Tebeaux, et al. Para padrões, veja Lista de guias de estilo da Wikipédia. (Agradecimentos ao convidado anônimo que contribuiu com essas ideias importantes.)
- Outras características demográficas: E, claro, há muitas outras características sobre seus leitores que poderia ter uma influência sobre como você deve projetar e escrever seu documento — por exemplo, grupos etários, tipo de residência, área de residência, gênero, preferências políticas, e assim por diante.
A análise de audiência pode ficar complicada por pelo menos dois outros fatores: tipos de audiência mista para um único documento, ampla variabilidade dentro da audiência e audiências desconhecidas.
- Mais de um público. É provável que você descubra que seu documento é destinado a mais de um público. Por exemplo, ele pode ser visto por pessoas técnicas (especialistas e técnicos) e pessoas administrativas (executivos). O que fazer? Você pode escrever todas as seções de forma que todos os públicos do seu documento possam entendê-las (boa sorte!). Ou você pode escrever cada seção estritamente para o público que estaria interessado nela, e então usar títulos e introduções de seção para alertar seu público sobre onde ir e o que evitar em seu documento.
- Grande variabilidade em um público. Você pode perceber que, embora tenha um público que se encaixa em apenas uma categoria, há uma ampla variabilidade em seu contexto. Este é um desafio—se você escrever para o menor denominador comum do leitor, é provável que acabe com algo volumoso e tedioso, como um livro, que desinteressará a maioria dos leitores. Mas se você não escrever para esse nível mais baixo, perderá esse segmento de seus leitores. O que fazer? A maioria dos escritores busca a maioria dos leitores e sacrifica a minoria que precisa de mais ajuda. Outros colocam as informações suplementares em apêndices ou inserem referências cruzadas para livros para iniciantes.
Exemplo de Análise de Público
Se você estiver fazendo um curso de redação técnica, pode ser esperado que você anexe uma descrição do público aos seus documentos técnicos. Aqui está um exemplo:
| Nota para o Instrutor: Estas instruções são destinadas a indivíduos que desejam agilizar seus cálculos usando Microsoft Excel, através de macros, para calcular seus dados de forma eficiente. Eles entendem como inserir dados no Microsoft Excel e têm conhecimento básico do Microsoft Office Suite. Eles estão confortáveis usando software Windows e têm habilidades aritméticas básicas para verificar seus cálculos e checar erros de lógica. |
Adaptação ao Público
Ok! Então você analisou seu público até conhecê-lo melhor do que se conhece. De que adianta isso? Como você usa essas informações? Como evitar escrever algo que ainda seja incompreensível ou inútil para seus leitores?
O negócio de escrever para seu público pode ter muito a ver com talento inato, intuição e até mesmo mistério. Mas há alguns controles que você pode usar para ter uma melhor chance de se conectar com seus leitores. Os seguintes "controles" têm principalmente a ver com tornar informações técnicas mais compreensíveis para públicos não especialistas:
- Adicione informações que os leitores precisam para entender seu documento. Verifique se certas informações-chave estão faltando—por exemplo, uma série crítica de etapas de um conjunto de instruções; informações importantes que ajudam os iniciantes a entender a discussão principal; definição de termos-chave. (Veja o capítulo sobre ideias sobre conteúdo para mais detalhes.)
- Omitir informações que seus leitores não precisam. Informações desnecessárias também podem confundir e frustrar os leitores—afinal, elas estão lá para que se sintam obrigados a lê-las. Por exemplo, você provavelmente pode cortar discussões teóricas das instruções básicas.
- Mude o nível da informação que você tem atualmente. Você pode ter a informação certa, mas ela pode estar "apresentada" em um nível técnico muito alto ou muito baixo. Pode estar direcionada ao tipo de público errado—, por exemplo, a um público de especialistas em vez de um público técnico. Isso acontece com mais frequência quando notas de design de produto são apresentadas como instruções.
- Adicione exemplos para ajudar os leitores a entender. Exemplos são uma das maneiras mais poderosas de se conectar com o público, particularmente em instruções. Mesmo em textos não instrucionais, por exemplo, quando você está tentando explicar um conceito técnico, exemplos são de grande ajuda—analogias, em particular.
- Mude o nível dos seus exemplos. Você pode estar usando exemplos, mas o conteúdo técnico ou o nível podem não ser apropriados para seus leitores. Exemplos caseiros podem não ser úteis para especialistas; exemplos altamente técnicos podem não atender seus leitores não especialistas.
- Mude a organização das suas informações. Às vezes, você pode ter todas as informações corretas, mas organizá-las da maneira errada. Por exemplo, pode haver muita informação de fundo no início (ou muito pouca), de modo que determinados leitores se percam. Às vezes, as informações de fundo precisam ser consolidadas nas informações principais—por exemplo, em instruções, às vezes é melhor fornecer pedaços de informações de fundo nos pontos em que são imediatamente necessárias. (Veja os capítulos sobre estrutura e organização de informações em um documento.)
- Fortalecer as transições. Pode ser difícil para os leitores, particularmente os não especialistas, perceberem as conexões entre as principais seções do seu documento, entre parágrafos individuais e, às vezes, até mesmo entre frases individuais. Você pode tornar essas conexões muito mais claras adicionando palavras de transição e ao ecoar palavras-chave de forma mais precisa. Palavras como "portanto," "por exemplo," "no entanto" são palavras de transição—elas indicam a lógica que conecta o pensamento anterior ao pensamento seguinte. Você também pode fortalecer as transições repetindo cuidadosamente as mesmas palavras-chave. Em prosa técnica, é não uma boa ideia variar a escolha de palavras—usar as mesmas palavras para que as pessoas não fiquem mais confusas do que já podem estar. (Veja o capítulo sobre transições.)
- Escreva introduções mais fortes—tanto para o documento inteiro quanto para seções principais. As pessoas parecem ler com mais confiança e compreensão quando têm a "visão geral"—de tudo que está por vir e como isso se relaciona com o que acabaram de ler. Portanto, assegure-se de ter uma introdução sólida ao documento inteiro—uma que deixe claro o tema, o propósito, o público e o conteúdo desse documento. E para cada seção principal dentro do seu documento, use mini-introduções que indiquem pelo menos o tema da seção e forneçam uma visão geral dos subtópicos que serão abordados nessa seção. (Veja o capítulo sobre apresentações tanto para relatórios inteiros quanto para seções dentro de relatórios.)
- Crie frases-tema para parágrafos e grupos de parágrafos. Pode ajudar imensamente os leitores a dar-lhes uma ideia do tópico e do propósito de uma seção (um grupo de parágrafos) e, em particular, a dar-lhes uma visão geral dos subtópicos que estão prestes a ser abordados. Mapas ajudam quando você está em um estado diferente! (Veja o capítulo sobre usando resumos e frases-tópico.)
- Alterar estilo e comprimento da frase. Como você escreve—no nível da frase individual—pode fazer uma grande diferença também. Em instruções, por exemplo, usar a voz imperativa e "você" é muito mais compreensível do que a voz passiva ou a formulação em terceira pessoa. Por algum motivo, personalizar seu estilo de escrita e torná-lo mais relaxado e informal pode torná-lo mais acessível e compreensível. A escrita passiva, sem pessoas, é mais difícil de ler—coloque pessoas e ação na sua escrita. Da mesma forma, opte por verbos ativos em vez de ser a formulação verbal. Tudo isso torna sua escrita mais direta e imediata—os leitores não precisam procurar por isso. (Veja o capítulo sobre problemas comuns de estilo de frase para mais detalhes.)
E, obviamente, o comprimento da frase também importa. Uma média entre 15 e 25 palavras por frase está certa; frases com mais de 30 palavras devem ser desconfiadas. - Trabalhe na clareza e na economia das frases. Isso está intimamente relacionado ao controle " anterior", mas merece seu próprio espaço. Muitas vezes, o estilo de escrita pode ser tão prolixo que é difícil ou frustrante de ler. Ao revisar seus rascunhos, faça uma dieta — passe por um rascunho linha por linha tentando reduzir o número total de palavras, páginas ou linhas em 20 por cento. Tente como um experimento e veja como você se sai. Você encontrará muitos detalhes excessivos e desnecessários e expressões inflacionadas que pode eliminar. (Veja o capítulo sobre problemas comuns de estilo de frase e clareza para mais detalhes.)
- Use mais gráficos ou gráficos diferentes. Para audiências não especializadas, você pode querer usar mais gráficos—e mais simples. Gráficos para especialistas são mais detalhados, mais técnicos. Em documentos técnicos para não especialistas, também tendem a haver mais "gráficos"decorativos—, que são atraentes, mas não servem a um propósito informativo ou persuasivo estrito. (Veja o capítulo sobre gráficos para detalhes.)
- Divida o texto em partes significativas e utilizáveis ou consolide o texto de forma a torná-lo mais claro. Para leitores não especialistas, pode ser necessário ter parágrafos mais curtos. Talvez um parágrafo de 6 a 8 linhas seja o máximo usual. Note como os parágrafos são muito mais longos em documentos técnicos escritos para especialistas.
- Adicione referências cruzadas a informações importantes. Em informações técnicas, você pode ajudar leitores não especialistas apontando-os para fontes de base. Se você não consegue explicar completamente um tópico na hora, aponte para uma seção ou capítulo onde isso está. (Veja o capítulo sobre referências cruzadas para detalhes.)
- Use cabeçalhos e listas. Os leitores podem se sentir intimidados por grandes parágrafos densos de texto, interrompidos apenas por uma linha em branco de vez em quando. Busque em seus rascunhos maneiras de incorporar títulos—procure mudanças de tópico ou subtópico. Procure em sua escrita por listas de coisas—essas podem ser transformadas em listas verticais. Procure por listas pareadas, como termos e suas definições—essas podem ser organizadas em listas de duas colunas. É claro, tenha cuidado para não forçar essa formatação especial—não exagere. (Veja os capítulos sobre títulos e listas para mais detalhes.)
- Use tipografia especial, e trabalhe com margens, comprimento de linha, espaçamento de linha, tamanho de fonte e estilo de fonte. Para leitores não especialistas, você pode fazer coisas como encurtar as linhas (reduzindo as margens), usar tamanhos de fonte maiores e outras táticas semelhantes. Certos estilos de fonte são considerados mais amigáveis e legíveis do que outros. (Tente encontrar alguém envolvido com publicação para obter algumas informações sobre fontes.)
Estes são os tipos de "controles" que escritores técnicos profissionais usam para aprimorar seu trabalho e torná-lo o mais compreensível possível. E, em contraste, é a acumulação de muitos problemas nessas áreas—mesmo os que parecem triviais—que resulta em um documento difícil de ler e entender. Não profissionais frequentemente questionam por que escritores e editores profissionais insistem em se preocupar com detalhes que parecem tão exigentes, triviais e mesquinhos na escrita—mas todos eles se somam! Isso me lembra do antigo método de execução chinês chamado "morte por mil cortes." No entanto, neste caso, seria "perplexidade por mil problemas menores."
Análise da Situação & Invenção
Não é suficiente apenas escolher um tópico e definir um público para um projeto de escrita técnica. Você precisa saber (ou inventar) o situação em que esse público opera—quais são seus objetivos: resolver um problema, possibilitar melhorias, apoiar a tomada de decisões? As situações para a escrita de documentos técnicos provavelmente são tão infinitas quanto as relações sociais humanas. Uma situação de documento técnico envolve um público que precisa ou solicita um certo tipo de documento técnico para suas necessidades e usos específicos. Para mais detalhes, veja Análise de Situação & Invenção
Informações Relacionadas
Usando Pesquisas Para Descobrir Insights do Público. BrightTalk
Público. Universidade da Carolina do Norte em Chapel Hill
Agradeceria suas opiniões, reações, críticas sobre este capítulo: sua resposta—David McMurrey
