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O público de um documento técnico—ou qualquer peça de escrita, para esse assunto—é o leitor ou os leitores pretendidos ou potenciais. Para a maioria dos escritores técnicos, isso é o mais importante consideração na planejamento, escrita e revisão de um documento. Você "adapta" sua escrita para atender às necessidades, interesses e histórico dos leitores que irão ler sua escrita.
O princípio parece absurdamente simples e óbvio. É muito parecido com dizer a alguém, "Fale de maneira que a pessoa à sua frente possa entender o que você está dizendo." É como dizer, "Não fale de ciência das foguetes com seu filho de seis anos." Precisamos de um curso sobre isso? Não parece. Mas, de fato, a falta de análise do público e adaptação é uma das causas raízes da maioria dos problemas que você encontra em documentos profissionais e técnicos—particularmente instruções, onde isso se manifesta de forma mais evidente.
Notas:
- Uma vez que você tenha lido a seção sobre públicos, tente usar o planejador de audiência. Você preenche os espaços em branco com respostas a perguntas detalhadas sobre seu público e, em seguida, envia por e-mail para si mesmo e, opcionalmente, para seu instrutor.
- Além disso, este capítulo inclui uma seção sobre situação. Tente usar o planejador de situações para desenvolver uma ideia da situação em que seu público se encontra.
Uma das primeiras coisas a fazer ao analisar um público é identificar seu tipo (ou tipos—raramente é apenas um tipo). A divisão comum de públicos em categorias é a seguinte:
- Especialistas: Estas são as pessoas que conhecem a teoria e o produto a fundo. Elas o projetaram, o testaram, sabem tudo sobre ele. Muitas vezes, têm diplomas avançados e atuam em ambientes acadêmicos ou em áreas de pesquisa e desenvolvimento do governo e dos mundos da tecnologia. O leitor não especialista é o que menos provavelmente entenderá o que essas pessoas estão dizendo, mas também tem menos razão para tentar. Mais frequentemente, o desafio de comunicação enfrentado pelo especialista é comunicar-se com o técnico e o executivo.
- Técnicos: Essas são as pessoas que constroem, operam, mantêm e repararam o que os especialistas projetam e teorizam. O conhecimento delas também é altamente técnico, mas de uma natureza mais prática.
- Executivos: Estas são as pessoas que tomam decisões empresariais, econômicas, administrativas, legais, governamentais e políticas sobre as questões com as quais os especialistas e técnicos trabalham. Se é um novo produto, elas decidem se devem produzi-lo e comercializá-lo. Se é uma nova tecnologia de energia, decidem se a cidade deve implementá-la. Executivos tendem a ter tão pouco conhecimento técnico sobre o assunto quanto os não especialistas.
- Não especialistas: Esses leitores têm o menor conhecimento técnico de todos. Seu interesse pode ser tão prático quanto o dos técnicos, mas de uma maneira diferente. Eles querem entender a nova tecnologia de energia o suficiente para saber se devem votar a favor ou contra na próxima eleição para o financiamento. Ou, podem estar apenas curiosos sobre um assunto técnico específico e querer aprender sobre isso—mas sem um motivo prático específico.
Análise de Público
É importante determinar a qual das quatro categorias discutidas os potenciais leitores do seu documento pertencem, mas isso não é o fim. As audiências, independentemente da categoria, também devem ser analisadas em termos de características como as seguintes:
- Antecedentes__ENTIDADE_0__conhecimento, experiência, treinamento: Uma das suas preocupações mais importantes é quanta conhecimento, experiência ou treinamento você pode esperar de seus leitores. Se você espera que alguns de seus leitores não tenham certos conhecimentos básicos, você os fornece automaticamente em seu documento? Considere um exemplo: imagine que você está escrevendo um guia sobre como usar um produto de software que roda no Microsoft Windows. Quanto você pode esperar que seus leitores saibam sobre o Windows? Se alguns provavelmente sabem pouco sobre o Windows, você deveria fornecer essa informação? Se você disser não, correrá o risco de os clientes ficarem frustrados com seu produto. Se você disser sim a adicionar informações básicas sobre o Windows, você aumentará seu esforço de trabalho e adicionará à contagem de páginas do documento (e, assim, ao custo). Obviamente, não há uma resposta fácil para essa pergunta—parte da resposta pode envolver quão pequeno é um segmento do público que precisa dessa informação básica.
- Necessidades e interesses: Para planejar seu documento, você precisa saber o que seu público espera desse documento. Imagine como os leitores irão querer usar seu documento; o que eles exigirão dele. Por exemplo, imagine que você está escrevendo um manual sobre como usar um novo smartphone—o que seus leitores vão esperar encontrar nele? Imagine que você está sob contrato para escrever um relatório de antecedentes sobre o aquecimento global para uma associação nacional de imóveis—o que eles querem ler sobre; e, igualmente importante, o que eles não sobre o que você quer ler?
- Diferentes culturas: Se você escreve para um público internacional, esteja ciente de que os formatos para indicar horas e datas, quantias monetárias e valores numéricos variam pelo mundo. Também esteja ciente de que o humor e a linguagem figurativa (como em "fazer uma grande jogada") provavelmente não serão compreendidos fora da nossa própria cultura. A Texas A&M University disponibiliza Capítulo 6, "Escrevendo para Leitores Internacionais," de Relatórios de Informações Técnicas, Elizabeth Tebeaux, et al. Para normas, veja Lista de guias de estilo do Wikipedia. (Obrigado ao visitante anônimo que contribuiu com essas ideias importantes.)
- Outras características demográficas: E, claro, há muitas outras características sobre seus leitores que pode tenha uma influência sobre como você deve projetar e escrever seu documento—por exemplo, faixas etárias, tipo de residência, área de residência, gênero, preferências políticas, e assim por diante.
A análise de público pode se complicar por pelo menos dois outros fatores: tipos de público mistos para um único documento, grande variabilidade dentro do público e públicos desconhecidos.
- Mais de um público. É provável que você descubra que seu documento é para mais de uma audiência. Por exemplo, ele pode ser visto por pessoas técnicas (especialistas e técnicos) e pessoas administrativas (executivos). O que fazer? Você pode escrever todas as seções de forma que todas as audiências do seu documento possam entendê-las (boa sorte!). Ou você pode escrever cada seção estritamente para a audiência que estaria interessada nela, usando títulos e introduções de seção para alertar seu público sobre onde ir e o que evitar em seu documento.
- Grande variabilidade em um público. Você pode perceber que, embora tenha um público que se encaixe em apenas uma categoria, há uma grande variabilidade em seu histórico. Esta é uma questão difícil—se você escrever para o denominador comum mais baixo do leitor, é provável que termine com uma coisa pesada e tediosa, semelhante a um livro, que afastará a maioria dos leitores. Mas se você não escrever para esse nível mais baixo, perderá esse segmento dos seus leitores. O que fazer? A maioria dos escritores opta pela maioria dos leitores e sacrifica aquela minoria que precisa de mais ajuda. Outros colocam as informações suplementares em apêndices ou inserem referências cruzadas para livros para iniciantes.
Exemplo de Análise de Público
Se você estiver fazendo um curso de escrita técnica, pode ser esperado que você anexe uma descrição do público aos seus documentos técnicos. Aqui está um exemplo:
| Nota ao Instrutor: Essas instruções são destinadas a indivíduos que desejam simplificar seus cálculos usando o Microsoft Excel, utilizando macros para calcular seus dados de forma eficiente. Eles sabem como inserir dados no Microsoft Excel e têm conhecimento básico do Microsoft Office Suite. Eles estão confortáveis usando software do Windows e possuem habilidades aritméticas básicas para verificar seus cálculos e checar erros de lógica nos cálculos. |
Adaptação do Público
Certo! Então você analisou seu público até conhecê-lo melhor do que se conhece a si mesmo. De que adianta isso? Como você usa essa informação? Como evitar escrever algo que ainda seja incompreensível ou inútil para seus leitores?
O negócio de escrever para seu público pode ter muito a ver com talento inato, intuição e até mesmo mistério. Mas existem alguns controles que você pode usar para ter uma melhor chance de se conectar com seus leitores. Os seguintes "controles" têm principalmente a ver com tornar informações técnicas mais compreensíveis para públicos não especializados:
- Adicione informações que os leitores precisam para entender seu documento. Verifique se certas informações-chave estão ausentes—por exemplo, uma série crítica de etapas de um conjunto de instruções; informações importantes que ajudam os iniciantes a entender a discussão principal; definição de termos-chave. (Consulte o capítulo sobre ideias sobre conteúdo para detalhes.)
- Omite informações que seus leitores não precisam. Informações desnecessárias também podem confundir e frustrar os leitores—afinal, estão lá para que se sintam obrigados a lê-las. Por exemplo, você provavelmente pode eliminar discussões teóricas das instruções básicas.
- Mude o nível da informação que você possui atualmente. Você pode ter a informação correta, mas ela pode estar "apresentada" em um nível técnico muito alto ou muito baixo. Pode estar direcionada ao tipo de público errado—por exemplo, a um público de especialistas em vez de um público de técnicos. Isso acontece com mais frequência quando notas de design de produto são apresentadas como instruções.
- Adicione exemplos para ajudar os leitores a entenderem. Exemplos são uma das maneiras mais poderosas de se conectar com o público, particularmente em instruções. Mesmo em textos não instrucionais, por exemplo, quando você está tentando explicar um conceito técnico, exemplos são uma grande ajuda — analogias em particular.
- Altere o nível dos seus exemplos. Você pode estar usando exemplos, mas o conteúdo ou nível técnico pode não ser apropriado para seus leitores. Exemplos caseiros podem não ser úteis para especialistas; exemplos altamente técnicos podem passar totalmente despercebidos para seus leitores não especialistas.
- Mude a organização das suas informações. Às vezes, você pode ter todas as informações corretas, mas organizá-las da maneira errada. Por exemplo, pode haver informação de fundo demais no início (ou de menos) a ponto de certos leitores se perderem. Às vezes, a informação de fundo precisa ser consolidada na informação principal—por exemplo, em instruções, às vezes é melhor fornecer partes da informação de fundo nos pontos onde são imediatamente necessárias. (Veja os capítulos sobre estrutura e organização de informações em um documento.)
- Fortalecer transições. Pode ser difícil para os leitores, especialmente para os não especialistas, ver as conexões entre as principais seções do seu documento, entre os parágrafos individuais e, às vezes, até mesmo entre sentenças individuais. Você pode tornar essas conexões muito mais claras ao adicionar palavras de transição e ao ecoar palavras-chave mais precisamente. Palavras como "portanto," "por exemplo," "no entanto" são palavras de transição—elas indicam a lógica que conecta o pensamento anterior ao pensamento seguinte. Você também pode fortalecer as transições por meio da repetição cuidadosa das mesmas palavras-chave. Em prosa técnica, é não uma boa ideia variar a escolha das palavras—usar as mesmas palavras para que as pessoas não fiquem mais confusas do que já podem estar. (Veja o capítulo sobre transições.)
- Escreva introduções mais fortes—tanto para o documento inteiro quanto para as principais seções. As pessoas parecem ler com mais confiança e compreensão quando têm a "visão geral"—de como as coisas se relacionam com o que acabaram de ler. Portanto, certifique-se de ter uma introdução forte para todo o documento— que deixe claro o tema, propósito, público e conteúdos desse documento. E para cada seção principal dentro do seu documento, use mini-introduções que indiquem pelo menos o tema da seção e forneçam uma visão geral dos subtópicos que serão abordados nessa seção. (Veja o capítulo sobre apresentações tanto para relatórios completos quanto para seções dentro dos relatórios.)
- Crie frases tópicas para parágrafos e grupos de parágrafos. Pode ajudar imensamente os leitores a dar-lhes uma ideia do tópico e do propósito de uma seção (um grupo deparágrafos) e, em particular, a dar-lhes uma visão geral dos subtópicos que serão abordados. Mapas de estrada ajudam quando você está em um estado diferente! (Veja o capítulo sobre usando resumos e frases tópicas.)
- Altere o estilo e o comprimento da frase. Como você escreve—a nível de frase individual—pode fazer uma grande diferença também. Nas instruções, por exemplo, usar a voz imperativa e "você" é muito mais compreensível do que a voz passiva ou a formulação na terceira pessoa. Por algum motivo, personalizar seu estilo de escrita e torná-lo mais descontraído e informal pode torná-lo mais acessível e compreensível. A escrita passiva, sem pessoas, é mais difícil de ler—coloque pessoas e ação em sua escrita. Da mesma forma, opte por verbos ativos em vez de ser frase verbal. Tudo isso torna sua escrita mais direta e imediata—os leitores não precisam procurar por isso. (Veja o capítulo sobre problemas comuns de estilo de frase para detalhes.)
E, obviamente, o comprimento das frases também importa. Uma média de algo entre 15 e 25 palavras por frase está adequada; frases com mais de 30 palavras devem ser desconfiadas. - Trabalhe na clareza e na economia das frases. Isto está intimamente relacionado ao controle anterior "control", mas merece seu próprio espaço. Muitas vezes, o estilo de escrita pode ser tão prolixo que se torna difícil ou frustrante de ler. Ao revisar seus rascunhos, ponha-os em uma dieta — passe por um rascunho linha por linha tentando reduzir o total de palavras, páginas ou linhas em 20 por cento. Tente como um experimento e veja como você se sai. Você encontrará muitos detalhes excessivos e desnecessários e frases exageradas que pode cortar. (Veja o capítulo sobre problemas comuns de estilo de frases e clareza para detalhes.)
- Use mais ou diferentes gráficos. Para públicos não especialistas, você pode querer usar mais gráficos—e mais simples. Gráficos para especialistas são mais detalhados, mais técnicos. Em documentos técnicos para não especialistas, tendem a haver mais gráficos "decorativos"gráficos—que são atraentes, mas não servem a nenhum propósito informativo ou persuasivo estrito. (Veja o capítulo sobre gráficos para detalhes.)
- Divida o texto em partes significativas e utilizáveis ou consolide-o. Para leitores não especializados, pode ser necessário ter parágrafos mais curtos. Talvez um parágrafo de 6 a 8 linhas seja o máximo usual. Note como os parágrafos são muito mais longos em documentos técnicos escritos para especialistas.
- Adicione referências cruzadas a informações importantes. Em informações técnicas, você pode ajudar leitores não especialistas apontando-os para fontes de referência. Se você não conseguir explicar completamente um tópico na hora, indique uma seção ou capítulo onde isso é abordado. (Veja o capítulo sobre referências cruzadas para detalhes.)
- Use cabeçalhos e listas. Os leitores podem se sentir intimidados por grandes parágrafos densos de escrita, cortados apenas por uma linha em branco de vez em quando. Procure em seus rascunhos maneiras de incorporar títulos—procure mudanças de tópico ou subtópico. Procure em sua escrita listagens de coisas—essas podem ser transformadas em listas verticais. Procure listagens pareadas, como termos e suas definições—essas podem ser transformadas em listas de duas colunas. Claro, tenha cuidado para não forçar esse formato especial—não exagere. (Veja os capítulos sobre títulos e listas para detalhes.)
- Use tipografia especial e trabalhe com margens, comprimento de linha, espaçamento de linha, tamanho da fonte e estilo da fonte. Para leitores não especialistas, você pode fazer coisas como encurtar as linhas (aproximando as margens), usar tamanhos de fonte maiores e outras táticas semelhantes. Certos estilos de fonte são considerados mais amigáveis e legíveis do que outros. (Tente encontrar alguém envolvido com publicação para obter algumas ideias sobre fontes.)
Estes são os tipos de "controles" que escritores técnicos profissionais usam para aprimorar seu trabalho e torná-lo o mais compreensível possível. E, em contraste, é a acumulação de muitos problemas nessas áreas—mesmo os aparentemente triviais— que fazem com que um documento seja difícil de ler e entender. Os não profissionais muitas vezes questionam por que escritores e editores profissionais insistem em se preocupar com detalhes tão aparentemente exigentes, triviais e mesquinhos na escrita—mas todos eles se somam! Isso me lembra o antigo método de execução chinês chamado "morte por mil cortes." No entanto, neste caso, seria "perplexidade por mil pequenos problemas."
Análise de Situação & Invenção
Não é suficiente apenas escolher um tópico e definir um público para um projeto de redação técnica. Você precisa saber (ou inventar) o situação em que essa audiência opera—quais são seus objetivos: resolver um problema, possibilitar melhorias, apoiar a tomada de decisões? As situações para a redação de documentos técnicos são provavelmente tão infinitas quanto as relações sociais humanas. Uma situação de documento técnico envolve uma audiência necessitando ou solicitando um certo tipo de documento técnico para suas necessidades e usos específicos. Para mais detalhes, consulte Análise de Situação & Invenção
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Público. Universidade da Carolina do Norte em Chapel Hill
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