Kérjük, kattintson ide, hogy segítsen. Dávid McMurrey fizetni a webtárhelyért:
Adományozz bármilyen kis összeget, amennyit csak tudsz!
Az online műszaki írás továbbra is ingyenes marad.
Ez a fejezet bemutatja azokat a lazán meghatározott jelentéstípusokat, amelyek átgondolt véleményt vagy ajánlást adnak; ha pedig műszaki írási kurzuson veszel részt, te magad is megírsz egyet.
Mindenképpen nézd meg a mintajelentések.
Néhány finom különbség...
Megvalósíthatósági jelentések, ajánlási jelentések, értékelési jelentések, felmérési jelentések és ki tudja még mi minden mind nagyjából ugyanazt csinálják—alaposan megfontolt véleményeket és néha ajánlásokat adnak.
- Megvalósíthatósági jelentés: Ez a típus tanulmányoz egy helyzetet (például egy problémát vagy lehetőséget) és egy tervet arra, hogy tegyenek valamit vele kapcsolatban, majd meghatározza, hogy a terv "megvalósítható"—gyakorlatias-e a jelenlegi technológia, a gazdasági viszonyok, a társadalmi igények és így tovább szempontjából. A megvalósíthatósági jelentés megválaszolja a kérdést "Megvalósítsuk az X tervet?" azzal, hogy kijelenti "igen," "nem," de gyakrabban "talán." Nemcsak ajánlást ad, hanem bemutatja az ajánlás mögötti adatokat és az azt alátámasztó érvelést is. Itt egy videó egy megvalósíthatósági tanulmányról, amely a Hyperloop Missouri-ban? Egy új tanulmány szerint kivitelezhető, de nem feltétlenül megfizethető. (külön böngészőablakban nyílik meg).
- Ajánlási jelentés: Ez a típus egy megfogalmazott igényből, választási lehetőségek sorából vagy mindkettőből indul ki, majd egyet, néhányat vagy egyiket sem javasol. Például egy vállalat vizsgálhatja a nyelvtani ellenőrző szoftvereket, és ajánlást szeretne arról, hogy melyik termék a legjobb. A javaslati jelentés megválaszolja a kérdést "Melyik lehetőséget válasszuk?
- Értékelési jelentés: Ez a típus véleményt vagy ítéletet ad, nem pedig igen–nem–talán típusú választ vagy ajánlást. Átgondolt véleményt nyújt a érték vagy érték valaminek összevetése egy követelményrendszerrel (vagy kritériumokkal). Például nemrég Austin városa az ingyenes buszközlekedést értékelte az utasszám növelésének és a forgalom csökkentésének eszközeként. Működött? Megérte?—Ezek azok a kérdések, amelyekre egy értékelési jelentés megpróbálna válaszolni.
A fejezet NotebookLM által generált infografikája
Tipikus tartalmak: Ajánlási és megvalósíthatósági jelentések
Bármilyen megvalósíthatósági, ajánlási vagy értékelési jelentést is ír, bárhogy is nevezik azt—a szakaszok többsége és ezeknek a szakaszoknak a felépítése nagyjából ugyanaz.
Az alapvető szerkezeti elv a következő: nemcsak az ajánlásodat, választásodat vagy ítéletedet adod meg, hanem az azt alátámasztó adatokat és a hozzá vezető következtetéseket is. Így az olvasók ellenőrizhetik a megállapításaidat, a logikádat és a következtetéseidet, és teljesen eltérő nézetre juthatnak.
Bevezetés. A bevezetésben jelezze, hogy a dokumentum célja a megvalósíthatóság meghatározása, javaslatok megfogalmazása vagy egy téma értékelése.
Műszaki háttér. Néhány ajánlási vagy megvalósíthatósági jelentéshez műszaki jellegű megbeszélésre lehet szükség ahhoz, hogy a jelentés többi része értelmes legyen. Az ilyen információval kapcsolatos dilemma az, hogy külön fejezetbe tegyük-e, vagy az összehasonlító szakaszokba illesszük-e, ahol releváns. Például a táblagépek teljesítményéről és sebességéről szóló vita megköveteli a RAM-ról, megahertzekről és processzorokról való némi megvitatást. Azt a részt egy olyan szakaszban kellene elhelyezni, amely a táblagépeket teljesítmény és sebesség szerint hasonlítja össze? Vagy tartsuk az összehasonlítást rendezettnek és tisztának, kizárólag az összehasonlításra és a következtetésre korlátozva? Talán az összes műszaki háttéranyagot egy külön fejezetben lehetne elhelyezni—vagy a jelentés elejére, vagy a mellékletbe.
Az ajánlási és megvalósíthatósági jelentések sémás vázlata. Ne feledje, hogy ez a tartalom és a szervezés tipikus vagy általános modellje.
A helyzet háttere. Sok ilyen jelentésnél szükséges megvitatni azt a problémát, igényt vagy lehetőséget, amely a jelentések elkészítését indokolta. Ha erről nincs sok mondanivaló, ez az információ a bevezetésben is elhelyezhető.
Követelmények és kritériumok. A megvalósíthatósági és ajánlási jelentések elengedhetetlen része azoknak a követelményeknek a tárgyalása, amelyeket a végső döntés vagy ajánlás meghozatalához fog használni. Íme néhány példa:
- Ha alkalmazottak számára szeretnél táblagépet ajánlani, a követelményeid valószínűleg a méretre, az árra, a merevlemez-tárhelyre, a kijelző minőségére, a tartósságra és az akkumulátor üzemidejére fognak vonatkozni.
- Ha azt vizsgálod, hogy kivitelezhető-e, hogy az Austin Community College minden hallgatójának legyen az ACC számítógépes hálózatán egy azonosítója, meg kellene határoznod egy ilyen program alapvető követelményeit—mit várnának el tőle, milyen problémákat kellene elkerülnie, és így tovább.
- Ha kiértékeled a közelmúltbeli austini ingyenes autóbusz-közlekedési programot, tudnod kellene, mit vártak el a programtól, és aztán össze kell hasonlítanod a tényleges eredményeket ezekkel a követelményekkel.
A követelményeket több alapvető módon lehet meghatározni:
- Numerikus értékek: Sok követelmény maximális vagy minimális számszerű értékként van megadva. Például lehet egy költségkövetelmény—a táblagép ára nem lehet több, mint 900 dollár.
- Igen/nem értékek: Néhány követelmény egyszerűen egy igen–nem kérdés. A táblagép Bluetooth-szal van felszerelve? Az autó hangfelismeréssel van felszerelve?
- Értékelési értékek: Bizonyos esetekben a kulcsfontosságú szempontok nem kezelhetők sem numerikus értékekkel, sem igen/nem értékekkel. Például előfordulhat, hogy az Ön szervezete olyan táblagépet szeretne, amelynek használhatósági értékelése egy országosan elfogadott minősítő csoport szerint legalább "jó". Vagy előfordulhat, hogy Önnek magának kell az értékeléseket hozzárendelnie.
A követelmények szakaszában arról is szó kell, hogy az egyes követelmények mennyire fontosak egymáshoz képest. Képzelje el a tipikus helyzetet, amikor egyik lehetőség sem a legjobb minden összehasonlítási kategóriában. Az egyik lehetőség olcsóbb; egy másik több funkcióval rendelkezik; egy harmadiknak jobb a használhatósági értékelése; egy negyedik pedig köztudottan tartósabb. Állítsa be a követelményeit úgy, hogy azok még olyan helyzetekben is "győztest" határozzanak meg, ahol nincs nyilvánvaló győztes.
Az opciók megvitatása. Bizonyos típusú megvalósíthatósági vagy ajánlási jelentésekben el kell magyaráznia, hogyan szűkítette le a választási lehetőségek körét azokra, amelyekre a jelentése összpontosít. Gyakran ez közvetlenül a követelményekről szóló vitát követi. Az alapvető követelményei valószínűleg maguk is leszűkítik a választási lehetőségek körét. De lehetnek egyéb szempontok is, amelyek kizárják a többi lehetőséget—magyarázza ezeket is.
Emellett előfordulhat, hogy rövid leírásokat kell adnia magukról az opciókról. Ne keverje össze ezt a következő szakaszban szereplő összehasonlítással. Ebben a leíró részben általános ismertetést nyújt az opciókról, hogy az olvasók némi tájékozottságot kapjanak róluk. A jelenlegi szintű tárgyalás nem összehasonlító jellegű; csupán általános tájékoztatás az opciókról. A táblagépes példában érdemes lehet rövid, általános műszaki adatokat megadni az egyes, összehasonlításra szánt modellekről.
Pontonkénti összehasonlítások. Egy megvalósíthatósági vagy ajánlási jelentés egyik legfontosabb része a lehetőségek összehasonlítása. Ne feledje, hogy ezt a részt azért tartalmazza, hogy az olvasók ellenőrizhessék az érvelését, és ha szeretnék, más következtetésekre juthassanak. Ezt összehasonlítási pontonként kell kezelni, nem lehetőségenként.
Sématikus ábra az egész–egész és a pontonkénti megközelítések összehasonlításának megszervezéséről. Hacsak nincs nagyon szokatlan témád, használd a pontról pontra haladó megközelítést.
Ha táblagépeket hasonlítanál össze, lenne egy rész, amely az áruk alapján hasonlítaná össze őket, egy másik rész, amely az akkumulátor üzemideje alapján hasonlítaná össze őket, és így tovább. Te nem lenne Legyen egy szakasz, amely az A lehetőséggel kapcsolatos összes dolgot tárgyalja, egy másik pedig a B lehetőséggel kapcsolatos összes dolgot, és így tovább. Ez egyáltalán nem lenne hatékony, mert az összehasonlításokat mégis valahol el kell végezni—valószínűleg a szerencsétlen olvasóra hárulna. (Lásd fent a két összehasonlítási megközelítés sématikus ábráját.)
Minden ilyen összehasonlító szakasznak a pontról pontra megközelítésnél úgy kell zárulnia, hogy egy következtetést tartalmazzon, amely megmondja, melyik opció a legjobb választás az adott összehasonlítási ponton. Természetesen nem mindig lesz könnyű egyértelmű győztest megnevezni—előfordulhat, hogy különféle módokon kell pontosítanod a következtetéseket, és többféle következtetést kell megfogalmaznod különböző feltételek esetén.
Megjegyzés: Mikor használnád valaha a teljes-összehasonlító megközelítést? Előfordulhat, hogy az összehasonlítások nem bonthatók logikusan pontokra—kategóriákra. Az összehasonlított lehetőségeknek különböző, egymással nem összehasonlítható előnyeik és hátrányaik lehetnek. Két összehasonlított termék eltérő, de átfedő funkciókészlettel rendelkezhet. Szóval melyiket részesíted előnyben—egy almát vagy egy narancsot?
Egyéni összehasonlító rész. Vegye észre, hogy ez a rész csak egy pontot hasonlít össze, és egyértelműen kimondott következtetéssel zárul arra az egy pontra vonatkozóan.
Ha értékelési jelentést készítenél, nyilvánvalóan nem a lehetőségeket hasonlítanád össze. Ehelyett a vizsgált dolgot az arra vonatkozó követelményekhez, az emberek vele szemben támasztott elvárásaihoz viszonyítanád. Például a Capital Metro-nak volt egy több mint egy évig tartó ingyenes buszközlekedési programja—. Mit vártak el attól a programtól? Teljesítette-e a program ezeket az elvárásokat?
Összefoglaló táblázat. Az egyes összehasonlítások után helyezzen el egy összefoglaló táblázatot, amely összegzi az összehasonlító szakasz következtetéseit. Néhány olvasó hajlamosabb arra, hogy a részletekre egy táblázatban figyeljen, mint a bekezdésekben. Ez nem mentesít a bekezdések megírása alól!
Összefoglaló táblázat. Egyes olvasók a táblázatos adatokat részesítik előnyben a bekezdésekben található adatokkal szemben.
Következtetések. A megvalósíthatósági vagy ajánlási jelentés következtetések szakasza részben összegzés vagy ismétlése azoknak a következtetéseknek, amelyeket már az összehasonlító részekben levont. Ebben a szakaszban ismételten megfogalmazza az egyes következtetéseket, például melyik modellnek volt a legjobb ára, melyiknek volt a legjobb akkumulátor-funkciója, és így tovább.
De ennek a szakasznak tovább kell haladnia. Fel kell oldania az összes ellentmondó következtetést, és valahogy el kell jutnia a végső következtetéshez, amely megállapítja, melyik a legjobb választás. Ezért a következtetés szakasz először felsorolja a fő következtetések—az egyszerű, egykategóriásakat. De akkor ki kell mondania másodlagos következtetések— amelyek kiegyensúlyozzák az ellentmondó elsődleges következtetéseket. Például, ha az egyik tablet a legolcsóbb, de rossz az akkumulátor üzemideje, míg egy másik a legdrágább és jó az akkumulátor üzemideje, melyiket választod, és miért? A másodlagos következtetés megadná a választ erre a dilemmára.
És természetesen a következtetések szakasza azzal zárul, hogy végső következtetés—az, amely meghatározza, melyik opció a legjobb választás.
Ajánlás vagy végső vélemény. A megvalósíthatósági és ajánlási jelentések záró része tartalmazza az ajánlást. Azt hinné az ember, hogy ennek már nyilvánvalónak kellene lennie. Általában így van, de ne feledd, hogy egyes olvasók rögtön az ajánlási részhez ugorhatnak, és megkerülhetik az összes kemény munkádat! Emellett lesznek olyan esetek is, amikor lehet, hogy van egy legjobb választás, de mégsem akarnád ajánlani. Korai időszakukban a laptopok nehezek és megbízhatatlanok—lehet, hogy volt egy modell, amely jobb volt a többi modellnél, de még megvásárolni sem érte meg.
A javaslati résznek vissza kell tükröznie a javaslathoz vezető legfontosabb következtetéseket, majd határozottan meg kell fogalmaznia maga a javaslatot. Általában előfordulhat, hogy különböző lehetőségek alapján több alternatívát kell ajánlania. Ezt, ahogy a példák is mutatják, felsorolásokkal (pontozott listákkal) lehet kezelni.
Elsődleges, másodlagos és végső következtetések. Észrevehető, hogy a 6. következtetésben két összehasonlítási kategóriát vetnek össze egymással, ahol a több lehetőség érvényesül az alacsonyabb költséggel szemben—egy másodlagos következtetés.
Egy értékelési jelentésben ez az utolsó rész egy végső véleményt vagy ítéletet tartalmazna. Íme néhány lehetőség:
- Igen, az ingyenes buszközlekedési program sikeres volt, vagy legalábbis a kezdeti várakozások alapján annak számított.
- Nem, ez egy siralmas bukás volt—ez egyáltalán nem váltotta be a minimális elvárásait.
- Vagy egyszerre volt siker és bukás—egyes elvárásainak megfelelt, de másoknak nem. De ebben az esetben még mindig te vagy a felelős—mi a végső értékelésed? Ismételten, ennek a megítélésnek az alapját valahol a követelmények részében fel kell tüntetni.
Szervezeti tervek megvalósíthatósági és javaslati jelentésekhez
Most jó alkalom megvitatni ennek a jelentéstípusnak a két alapvető szervezési tervét:
- Hagyományos terv: Ez megfelel annak a sorrendnek, amelyben a fejezetben a szakaszok éppen bemutatásra kerültek. Először a háttérrel és a követelményekkel kezd, majd az összehasonlításokra tér, és végül a következtetések és ajánlások következnek.
- Vezetői terv: Ez a változat a jelentés elejére helyezi a következtetéseket és az ajánlásokat, és a háttér, a követelmények és az összehasonlítások teljes tárgyalását a függelékekbe helyezi. Így az "elfoglalt vezető" azonnal látja a legfontosabb információkat, és csak akkor fordul a részletes tárgyaláshoz, ha kérdések merülnek fel.
Ugyanazon jelentés példavázlatai. Vegye észre, hogy a vezetői megközelítésnél az összes kulcsfontosságú tény, következtetés és ajánlás "elsőként" szerepel, így az olvasó gyorsan hozzájuk fér. Nagyobb jelentésekben minden melléklethez külön fül tartozik.
AI-promptok ajánlási jelentésekhez
Ellenőrzőlisták, amelyeket általában nem olvasnak el, némi módosítással felhasználhatók mesterséges intelligencia-promptok forrásaként. Másold ki a következőt, illeszd be egy olyan mesterséges intelligencia-rendszerbe, mint a Google Gemini, és nézd meg, mit hagyhattál ki.
Megjegyzés: Az adatjelentések tartalmára, formátumára, stílusára vagy azok összetevőire vonatkozó összes hivatkozás megtalálható a online műszaki írás tankönyv.
Amikor AI-t szeretnél használni egy írási projekt értékelésére, mutatkozz be, mondd el az AI-nak, ki vagy és mit szeretnél. Adj az AI-nak egy kiindulópontot az értékeléshez, például egy online tankönyvet. Ezután tedd közzé, hogy mit szeretnél, hogy az AI ellenőrizzen az értékelésében.
Módosítsd a bevezetőt, hogy illeszkedjen az identitásodhoz.
|
AI-promptok ajánlási jelentésekhez Helló, MI. David McMurrey vagyok, az Austin Community College (Austin, Texas) kiberbiztonsági hallgatója. Kérem, értékelje a következő ajánlási jelentést ezzel online tankönyv, a fejezet ...ről ajánlási jelentések, és a következő kérdések:
Kapcsolódó információk |
Értékelném a gondolatait, reakcióit és kritikáját ezzel a fejezettel kapcsolatban: a válaszod—David McMurrey.
