Algumas Preliminares
À medida que você começa, certifique-se de entender a definição que estamos usando para propostas. Além disso, se você está fazendo um curso de escrita técnica, certifique-se de entender a tarefa de proposta—não para escrever apenas qualquer proposta, mas uma que, pelo menos em parte, proponha escrever algo.
Propostas reais. Para começar a planejar uma proposta, lembre-se da definição básica: uma proposta é uma oferta ou lance para realizar um determinado projeto para alguém. Propostas podem conter outros elementos—background técnico, recomendações, resultados de pesquisas, informações sobre viabilidade e assim por diante. Mas o que faz uma proposta ser uma proposta é que ela pede ao público para aprovar, financiar ou conceder permissão para realizar o projeto proposto.
Se você planeja ser um consultor ou administrar seu próprio negócio, propostas por escrito podem ser uma das suas ferramentas mais importantes para atrair negócios. E, se você trabalha para uma agência governamental, organização sem fins lucrativos ou uma grande corporação, a proposta pode ser uma ferramenta valiosa para iniciar projetos que beneficiem a organização ou você, o funcionário-proponente (e geralmente ambos).
Uma proposta deve conter informações que permitam ao público dessa proposta decidir se aprova o projeto, se aprova ou contrata você para realizar o trabalho, ou ambos. Para escrever uma proposta bem-sucedida, coloque-se no lugar do seu público—o destinatário da proposta—e pense sobre que tipo de informação essa pessoa precisaria para se sentir confiante em tê-lo realizando o projeto.
Infográfico gerado pelo NotebookLM deste capítulo
Tipos de propostas. Considere as situações em que propostas ocorrem. Uma empresa pode enviar um anúncio público solicitando propostas para um projeto específico. Este anúncio público —chamado de solicitação de propostas (RFP)—pode ser divulgado através de jornais, revistas especializadas, canais da Câmara de Comércio, ou cartas individuais. Empresas ou indivíduos interessados no projeto então escreveriam propostas nas quais resumem suas qualificações, cronogramas e custos do projeto, e discutem sua abordagem ao projeto. O destinatário de todas essas propostas então as avaliaria, selecionaria o melhor candidato, e, em seguida, elaboraria um contrato.
Mas as propostas também surgem de maneira muito menos formal. Imagine que você está interessado em fazer um projeto no trabalho (por exemplo, investigar os méritos de trazer uma nova tecnologia para aumentar a produtividade). Imagine que você conversou com seu supervisor e tentou convencê-la disso. Ela pode responder dizendo: "Escreva uma proposta e eu a apresentarei à alta gestão." Como você pode ver a partir desses exemplos, as propostas podem ser divididas em várias categorias:
- Propostas internas, externas. Uma proposta para alguém dentro da sua organização (um negócio, uma agência governamental, etc.) é um interno proposta. Com propostas internas, você pode não precisar incluir certas seções (como qualificações) ou tantas informações nelas. Um externo Uma proposta é um documento escrito de uma organização ou indivíduo separado e independente para outra entidade desse tipo. O exemplo típico é o consultor independente propondo realizar um projeto para outra empresa.
- Propostas solicitadas, não solicitadas. A solicitado uma proposta é aquela em que o destinatário solicitou a proposta. Normalmente, uma empresa enviará solicitações de propostas (RFPs) pelo correio ou as publicará em alguma fonte de notícias. Mas as propostas podem ser solicitadas em um nível muito local: por exemplo, você poderia estar explicando ao seu chefe como seria ótimo instalar uma nova tecnologia no escritório; seu chefe pode se interessar e pedir que você escreva uma proposta que ofereça fazer um estudo formal da ideia. Não solicitado Propostas são aquelas em que o destinatário não solicitou propostas. Com propostas não solicitadas, às vezes você deve convencer o destinatário de que um problema ou necessidade existe antes de poder começar a parte principal da proposta.
- "Ótima ideia" (não)propostas.
Imagine que você tem uma ideia incrível para instalar uma nova tecnologia no seu trabalho. Você escreve uma explicação de como funciona e por que é tão ótima e, em seguida, termina exortando a gestão a apostar nisso. É uma proposta? Não—não neste contexto. É mais como um relatório de viabilidade, que estuda os méritos de um projeto e, em seguida, recomenda a favor ou contra. Tudo o que seria necessário para transformar este documento em uma proposta seria adicionar elementos que solicitam a aprovação da gestão e que você siga em frente com o projeto.
Outras opções para a tarefa de proposta. Pode ser que você não consiga encaixar seus planos de relatório-projeto no contexto da proposta. Outra opção é escrever uma proposta acadêmica—dirigindo-a ao seu instrutor e não fazer nenhuma pretensão de realismo. Veja um exemplo desse tipo de proposta.
Cenários Típicos para a Proposta
Fica um pouco complicado sonhar com um bom projeto de relatório técnico e depois um projeto de proposta que propõe, pelo menos em parte, escrever esse relatório. Aqui estão algumas ideias:
- Imagine que uma organização sem fins lucrativos focada em uma questão específica deseja que um consultor especialista escreva um manual ou guia para seus membros. Este documento apresentará informações sobre a questão de uma forma que os membros possam entender.
- Imagine que uma empresa tem algum tipo de problema ou deseja fazer algum tipo de melhoria. Ela envia um pedido de propostas; você recebe um e responde com uma proposta. Você se oferece para vir, investigar, entrevistar, fazer recomendações—e apresentar tudo na forma de um relatório.
- Alguma organização deseja um seminário em sua área de especialização. Você escreve uma proposta para realizar o seminário—incluído no pacote está um guia ou manual que as pessoas que participarem do seminário receberão.
- Você quer escrever um prospecto comercial para o tipo de negócio que pretende iniciar. Imagine que você deseja um prospecto de alta qualidade e não tem tempo ou expertise para preparar um; portanto, você envie um pedido de propostas para consultores profissionais. Você troca de chapéu e finge ser a Business Startup Consultants, Inc., e envia a si mesmo uma proposta para fazer o trabalho. Aceitando sua proposta, você (como Business Startup Consultants, Inc.) escreve o prospecto.
- Uma agência acabou de começar a usar um sofisticado sistema de editoração eletrônica, mas a documentação está causando dificuldades às pessoas. Você recebe um pedido de propostas dessa agência para escrever algum tipo de guia simplificado ou guia de inicialização.
Considere usar este guia de planejamento para propostas orientadas a relatórios.
Solicitações de Propostas (RFP)
Considere as situações em que propostas ocorrem. Uma empresa pode enviar um anúncio público solicitando propostas para um projeto específico. Este anúncio público —chamado de solicitação de propostas (RFP)—pode ser divulgado através de jornais, revistas especializadas, canais de Câmaras de Comércio ou cartas individuais. As empresas ou indivíduos interessados no projeto então redigiriam propostas nas quais resumem suas qualificações, cronogramas e custos do projeto, e discutem sua abordagem ao projeto. O destinatário de todas essas propostas então as avaliaria, selecionaria o melhor candidato e elaboraria um contrato.
Fonte: smartsheet.com
Mas propostas surgem de maneira muito menos formal—e assim também os RFPs. Imagine que você está interessado em fazer um projeto no trabalho (por exemplo, investigar as vantagens de trazer uma nova tecnologia para aumentar a produtividade). Imagine que você se encontrou com seu supervisor e tentou convencê-la disso. Ela pode responder dizendo: "Escreva-me uma proposta e eu a apresentarei à alta administração." Ou seu supervisor pode iniciar o projeto, sugerindo ou direcionando um RFP informal para você.
Explore os exemplos nos recursos abaixo para ver como os RFPs são organizados, a linguagem que usam para descrever seus produtos e seus negócios, e as informações que buscam de potenciais licitantes:
- Este link Banco de Dados de RFP lista solicitações de propostas, oportunidades de licitação e as mais recentes ofertas de projetos nos EUA, Canadá e na União Europeia. As categorias incluem serviços empresariais, construção, criativos, saúde e serviços humanos, serviços profissionais, pesquisa e desenvolvimento, suprimentos e tecnologia.
- Organizações profissionais, como a Sociedade de Relações Públicas da América, liste RFPs relevantes para esse setor.
- Este link Zona de RFP lista pedidos de proposta do setor público dos EUA, Canadá e Reino Unido em um serviço de assinatura gratuita.
- A maioria dos pedidos de propostas federais está listada na base de dados de Oportunidades de Negócios Federais.
- Este link FindRFP lista oportunidades de licitação e RFPs do governo federal, estadual e municipal.
- E este link Onde os dados sem fins lucrativos encontram os tomadores de decisão. Serviço gratuito que publica RFPs para organizações sem fins lucrativos e fundações, candid.org
—Informação adaptada com permissão de smartsheet.com
Seções Comuns em Propostas
A seguir está uma revisão das seções que você comumente encontrará em propostas. Não assuma que cada uma delas deve estar na proposta real que você escreve, nem que elas devem estar na ordem em que são apresentadas aqui—além disso, você pode descobrir que outros tipos de informações não mencionadas aqui devem ser incluídas na sua proposta particular.
À medida que você lê o seguinte sobre seções comuns em propostas, confira os exemplos de propostas listados no início deste capítulo. Nem todas as seções discutidas a seguir aparecerão nos exemplos, mas a maioria delas aparecerá.
Introdução. Planeje a introdução da sua proposta com cuidado. Certifique-se de que ela faça todas as seguintes coisas (mas não necessariamente nesta ordem) que se aplicam à sua proposta particular:
- Indique que o documento a seguir é uma proposta.
- Refira-se a algum contato anterior com o destinatário da proposta ou à sua fonte de informação sobre o projeto.
- Descubra como este projeto pode transformar suas ideias em realidade e trazer resultados impactantes!
- Dê uma visão geral do conteúdo da proposta.
Dê uma olhada nas introduções das duas primeiras propostas de exemplo listadas no início deste capítulo e tente identificar esses elementos.
Contexto sobre o problema, oportunidade ou situação. Frequentemente ocorrendo logo após a introdução, a seção de contexto discute o que trouxe a necessidade do projeto—qual problema, que oportunidade existe para melhorar as coisas, qual é a situação básica. Por exemplo, a administração de uma rede de creches pode precisar garantir que todos os funcionários saibam RCP (talvez novas diretrizes estaduais tenham sido estabelecidas sobre a certificação de RCP). Um proprietário de terras de pinho no leste do Texas pode querer tornar a terra produtiva em madeira vendável sem destruir a ecologia.
É verdade que o público da proposta pode conhecer bem o problema, caso em que esta seção pode não ser necessária. Escrever a seção de antecedentes ainda pode ser útil, no entanto, para demonstrar sua particular visão do problema. E, se a proposta for não solicitada, uma seção de antecedentes é quase uma exigência—você provavelmente precisará convencer o público de que o problema ou a oportunidade existe e que deve ser abordado.
Benefícios e viabilidade do projeto proposto. A maioria das propostas discute as vantagens ou benefícios de realizar o projeto proposto. Isso serve como um argumento a favor da aprovação do projeto. Além disso, algumas propostas discutem a probabilidade de sucesso do projeto. Na proposta de silvicultura, o proponente recomenda que o proprietário faça um investimento; no final da proposta, ele explora a questão do retorno potencial desse investimento. Na proposta não solicitada, essa seção é particularmente importante—pois você está tentando "vender" o projeto para o público.
Visão esquemática das propostas
Visão esquemática das propostas—continuado
Descrição do trabalho proposto (resultados do projeto). A maioria das propostas deve descrever o produto final do projeto proposto. Em um curso de escrita técnica, isso significa descrever o documento escrito que você propõe redigir, seu público-alvo e propósito; fornecer um esboço; e discutir aspectos como seu comprimento, gráficos, encadernação, e assim por diante. No cenário que você define, pode haver outro trabalho, como a condução de seminários de treinamento ou a prestação de um serviço contínuo. Adicione isso também.
Método, procedimento, teoria. Em algumas propostas, você vai querer explicar como irá realizar o trabalho proposto. Isso atua como um elemento persuasivo adicional; mostra ao público que você tem uma abordagem sólida e bem pensada para o projeto. Além disso, serve como a outra forma de contexto que algumas propostas precisam. Lembre-se de que a seção de contexto (a discutida acima) se concentrou no problema ou necessidade que motiva a proposta. No entanto, nesta seção, você discute o contexto técnico relacionado aos procedimentos ou tecnologia que planeja usar no trabalho proposto. Por exemplo, na proposta florestal, o autor dá um pouco de contexto sobre como a gestão da madeira é feita. Mais uma vez, isso oferece ao escritor da proposta a chance de mostrar que sabe do que está falando e de construir confiança no público.
Agenda. A maioria das propostas contém uma seção que mostra não apenas a data de conclusão projetada, mas também marcos-chave para o projeto. Se você estiver realizando um grande projeto que se estende por vários meses, o cronograma também deve mostrar as datas em que você entregará relatórios de progresso. E se você não puder citar datas específicas, mencione a duração de cada fase do projeto.
Qualificações. A maioria das propostas contém um resumo das qualificações do indivíduo ou organização proponente para realizar o trabalho proposto. É como um mini-currículo contido na proposta. O público da proposta o utiliza para decidir se você é adequado para o projeto. Portanto, esta seção lista a experiência de trabalho, projetos semelhantes, referências, treinamentos e educação que mostram familiaridade com o projeto.
Custos, recursos necessários. A maioria das propostas também contém uma seção detalhando os custos do projeto, sejam internos ou externos. Com projetos externos, você pode precisar listar suas taxas horárias, horas projetadas, custos de equipamentos e suprimentos, e assim por diante, e então calcular o custo total do projeto completo. Projetos internos, é claro, não são gratuitos, mas você ainda deve listar os custos do projeto: por exemplo, horas que você precisará para concluir o projeto, equipamentos e suprimentos que você estará usando, assistência de outras pessoas na organização, e assim por diante.
Conclusões. O parágrafo ou seção final da proposta deve trazer os leitores de volta ao foco nos aspectos positivos do projeto (você acabou de mostrar os custos). Na seção final, você pode concluir incentivando-os a entrar em contato para trabalhar nos detalhes do projeto, lembrando-os dos benefícios de realizá-lo e, talvez, fazendo uma última defesa de você ou da sua organização como a escolha certa para o projeto.
Seções específicas do projeto. Lembre-se de que as seções anteriores são típicas ou comuns em propostas escritas, não requisitos absolutos. Sempre pergunte a si mesmo o que mais meu público pode precisar para entender o projeto, a necessidade dele, os benefícios que surgem a partir dele, meu papel nele, minhas qualificações para isso. O que mais meus leitores podem precisar para serem convencidos a me permitir realizar o projeto? O que mais eles precisam ver para aprovar o projeto e me aprovar para realizá-lo?
Organização de Propostas
Quanto à organização do conteúdo de uma proposta, lembre-se de que é essencialmente algo de venda ou promocional. Aqui estão os passos básicos que ela segue:
- Você apresenta a proposta, informando aos leitores seu propósito e conteúdos.
- Você apresenta o contexto–do problema, oportunidade ou situação que dá origem ao projeto proposto. Faça o leitor se preocupar com o problema, empolgar-se com a oportunidade ou interessar-se pela situação.
- Declare o que você propõe fazer sobre o problema, como planeja ajudar os leitores a aproveitar a oportunidade, como pretende ajudá-los com a situação.
- Discuta os benefícios de realizar o projeto proposto, as vantagens que vêm da sua aprovação.
- Descreva exatamente do que o projeto concluído consistiria, como seria, como funcionaria—descreva os resultados do projeto.
- Discuta o método e a teoria ou abordagem por trás desse método—habilitar os leitores a entender como você irá realizar o trabalho proposto.
- Forneça um cronograma, incluindo marcos ou pontos de verificação importantes no projeto.
- Liste brevemente suas qualificações para o projeto; forneça um mini-currículo do histórico que faz de você a pessoa certa para o projeto.
- Agora (e só agora), liste os custos do projeto, os recursos que você precisará para realizar o projeto.
- Conclua com uma revisão dos benefícios de realizar o projeto (caso o impacto da seção de custos tenha sido muito grande) e incentive o público a entrar em contato ou a aceitar a proposta.
Note a lógica geral do movimento através dessas seções: você os deixa preocupados com um problema ou interessados em uma oportunidade, então você os empolga sobre como resolverá o problema ou fará o projeto, em seguida, você mostra quais boas qualificações você tem—então atingi-los com os custos, mas então volte imediatamente aos pontos positivos sobre o projeto.
Formato das Propostas
Você tem as seguintes opções para o formato e embalagem de sua proposta. Não importa qual você use, desde que utilize o formato de memorando para propostas internas e o formato de carta comercial para propostas externas.
- Carta de apresentação ou memorando com proposta separada: Neste formato, você escreve uma breve –carta– de apresentação ou memorando e anexa a proposta propriamente dita logo em seguida. A carta de apresentação oumemorando anuncia brevemente que uma proposta se segue e delineia seu conteúdo. De fato, o conteúdo da carta de apresentação ou memorando é muito parecido com a introdução (discutida na seção anterior). Note, porém, que a introdução da proposta propriamente dita que segue a carta de apresentação ou memorando repete muito do que foi mencionado anteriormente. Isso ocorre porque a carta ou memorando pode ser destacado da proposta ou o destinatário pode nem se dar ao trabalho de olhar a carta ou memorando e simplesmente mergulhar na proposta em si.
- Proposta de carta ou memorando comercial consolidado: Neste formato, você consolida toda a proposta com uma carta ou memorando comercial padrão. Você inclui cabeçalhos e outros elementos de formatação especial como se fosse um relatório. (Esse formato de memorando consolidado é ilustrado na parte esquerda da ilustração a seguir.)
Proposta que utiliza o formato de memorando consolidado (esquerda) e uma proposta que é separada de sua carta de apresentação (direita)
Requisitos para Atribuições Especiais
Lembre-se de que, em um curso de escrita técnica, a tarefa de proposta serve a vários propósitos: (1) dar a você alguma experiência em escrever uma proposta; (2) ajudá-lo a começar a planejar seu documento técnico do semestre; (3) dar ao seu instrutor a chance de trabalhar com você em seu projeto de relatório, para garantir que você tenha algo viável. Por razões segunda e terceira, você precisa incluir certos conteúdos específicos em (ou com) sua proposta, alguns dos quais podem não parecer apropriados em uma proposta do mundo real. Se não couber na proposta propriamente dita, coloque em um memo para seu instrutor, como feito no primeiro exemplo de proposta listado no início deste capítulo.
Aqui está uma lista de verificação do que incluir em algum lugar na proposta ou em um memorando anexado ao instrutor:
- Público: Descreva o público da proposta e do relatório proposto (podem ser diferentes) em termos da organização para a qual trabalham, seus títulos e funções, seu histórico técnico, sua capacidade de entender o relatório que você propõe escrever.
- Situação: Descreva o público-alvo da proposta: quem eles são, o que fazem, qual é seu nível de conhecimento e formação sobre o tópico da proposta. Descreva a situação em que a proposta é escrita e na qual o projeto é necessário: quais problemas ou necessidades existem? quem os possui, onde estão localizados?
- Tipo de relatório: Explique que tipo de relatório você pretende escrever: é um relatório técnico? um relatório de viabilidade? Forneça explicações suficientes para que seu instrutor possa perceber que você entende o tipo de relatório. Consulte o capítulo sobre tipos de relatórios.
- Fontes de informação: Liste fontes de informação; certifique-se de que há informações adequadas para o seu tópico; liste livros específicos, artigos, trabalhos de referência e outros tipos de fontes que você acha que contribuirão para o seu relatório.
- Gráficos: Liste os gráficos que você acha que seu relatório vai precisar de acordo com suas tipo e seus conteúdo. (Se você não consegue pensar em nada que seu relatório precisaria, talvez você não tenha um bom tópico—faça uma sessão de brainstorming com seu instrutor.)
- Esboço: Inclua um esboço dos tópicos e subtópicos que você acha que irá abordar em seu relatório.
Solicitações de IA para Propostas
Listas de verificação, que normalmente ficam sem leitura, podem ser usadas como fonte para prompts de IA com algumas modificações. Copie o seguinte, cole-o em um sistema de IA como o Gemini do Google e veja o que você pode ter perdido.
Nota: Todas as referências ao conteúdo, formato, estilo dos techdocs ou seus componentes podem ser encontradas no livro didático de redação técnica online.
Quando você quiser usar a IA para avaliar um projeto de escrita, apresente-se, diga à IA quem você é, o que você deseja. Dê à IA um ponto de referência para fazer avaliações, como um livro didático online. Então, poste o que você quer que a IA verifique em sua avaliação. Aqui está um exemplo:
Modifique a introdução para se adequar à sua identidade.
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Olá, IA. Eu sou David McMurrey, um estudante de cibersegurança no Austin Community College (Austin, Texas). Solicito que você avalie a seguinte proposta usando isso. livro didático online, o capítulo sobre propostas, e as seguintes perguntas:
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Segredos para Escrever Propostas que Geram Resultados. clickhelp.com
Pedido de Propostas. Modelo, smartsheet.com
Como escrever uma proposta de negócios (A maneira moderna). Yauhen Zaremba, PandaDoc
Agradeceria seus pensamentos, reações e críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey.
