Redação Técnica Online: Propostas

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Não deixe de conferir o exemplos.

Nota: Este capítulo, assim como o restante deste livro didático de redação técnica, concentra-se em habilidades de redação técnica. O conteúdo técnico aqui não tem garantia de ser bem-sucedido, preciso ou atualizado—nem se espera que seja.

Algumas Preliminares

Ao começar, certifique-se de entender a definição que estamos usando para propostas. Além disso, se você está fazendo um curso de redação técnica, certifique-se de entender a tarefa de proposta—não se trata de escrever qualquer proposta, mas sim de uma que, pelo menos em parte, proponha escrever algo.

Propostas reais. Para começar a planejar uma proposta, lembre-se da definição básica: uma proposta é uma oferta ou um lance para executar um determinado projeto para alguém. As propostas podem conter outros elementos—antecedentes técnicos, recomendações, resultados de pesquisas, informações sobre viabilidade, e assim por diante. Mas o que faz de uma proposta uma proposta é que ela pede ao público que aprove, financie ou conceda permissão para realizar o projeto proposto.

Se você planeja ser consultor ou administrar seu próprio negócio, propostas por escrito podem ser uma das suas ferramentas mais importantes para atrair clientes. E, se você trabalha para um órgão governamental, uma organização sem fins lucrativos ou uma grande corporação, a proposta pode ser uma ferramenta valiosa para iniciar projetos que beneficiem a organização ou você o empregado-proponente (e geralmente ambos).

Uma proposta deve conter informações que permitam ao público dessa proposta decidir se aprova o projeto, se aprova ou contrata você para realizar o trabalho, ou ambos. Para escrever uma proposta bem-sucedida, coloque-se no lugar do seu público—o destinatário da proposta—e pense que tipos de informação essa pessoa precisaria para se sentir confiante em contratar você para realizar o projeto.

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Infográfico gerado pelo NotebookLM deste capítulo

Tipos de propostas. Considere as situações em que propostas ocorrem. Uma empresa pode enviar um anúncio público solicitando propostas para um projeto específico. Este anúncio público—chamado de um pedido de propostas (RFP)—poderia ser emitido por meio de jornais, revistas do setor, canais da Câmara de Comércio ou cartas individuais. Empresas ou indivíduos interessados no projeto então redigiriam propostas nas quais resumem suas qualificações, cronogramas e custos do projeto, e discutem sua abordagem ao projeto. O destinatário de todas essas propostas então as avaliaria, selecionaria o melhor candidato e então elaboraria um contrato.

Mas propostas também surgem de forma muito menos formal. Imagine que você tem interesse em realizar um projeto no trabalho (por exemplo, investigar as vantagens de introduzir alguma nova tecnologia para aumentar a produtividade). Imagine que você se encontrou com sua supervisora e tentou convencê-la disso. Ela poderia responder dizendo, "Escreva-me uma proposta e eu a apresentarei à alta direção." Como você pode ver por esses exemplos, propostas podem ser divididas em várias categorias:

Propostas internas e externas. Uma proposta para alguém dentro da sua organização (uma empresa, uma agência governamental, etc.) é uma interno proposta. Com propostas internas, você pode não precisar incluir certas seções (como qualificações) ou tanta informação nelas. Um externo proposta é aquela redigida por uma organização ou indivíduo separado e independente para outra entidade semelhante. O exemplo típico é o de um consultor independente propondo realizar um projeto para outra empresa.
Propostas solicitadas, não solicitadas. Um solicitado Uma proposta é aquela que o destinatário solicitou. Normalmente, uma empresa envia solicitações de propostas (RFPs) pelo correio ou as publica em algum veículo de notícias. Mas as propostas podem ser solicitadas em um nível muito local: por exemplo, você poderia estar explicando ao seu chefe o quão bom seria instalar uma nova tecnologia no escritório; seu chefe poderia se interessar e pedir que você redigisse uma proposta oferecendo realizar um estudo formal da ideia. Não solicitado propostas são aquelas em que o destinatário não solicitou propostas. Com propostas não solicitadas, às vezes você precisa convencer o destinatário de que existe um problema ou uma necessidade antes de poder começar a parte principal da proposta.
"Ótima ideia" (não)propostas. Imagine que você tem uma ideia fantástica para instalar uma nova tecnologia no seu trabalho. Você escreve uma explicação de como ela funciona e por que é tão ótima e então termina instando a gerência a adotá-la. Isso é uma proposta? Não—não neste contexto. "É mais parecido com um relatório de viabilidade, que estuda os méritos de um projeto e então recomenda a favor ou contra. Tudo o que seria necessário para transformar este documento em uma proposta seria acrescentar elementos que peçam à gerência aprovação e que autorizem você a prosseguir com o projeto."

Outras opções para a tarefa da proposta. Pode ser que você não consiga forçar seus planos de relatório-projeto no contexto da proposta. Outra opção é escrever uma proposta acadêmica—você a endereça ao seu instrutor e não faz nenhuma pretensão de realismo. Veja um exemplo deste tipo de proposta.

Cenários Típicos para a Proposta

Fica um pouco complicado conceber um bom projeto de relatório técnico e depois um projeto de proposta que proponha, pelo menos em parte, escrever esse relatório. Aqui estão algumas ideias:

Imagine que uma organização sem fins lucrativos voltada para uma questão específica queira que um consultor especialista escreva um manual ou guia para seus membros. Este documento apresentará informações sobre a questão de maneira que os membros possam entender.
Imagine que uma empresa tem algum tipo de problema ou quer fazer algum tipo de melhoria. Ela envia um pedido de propostas; você recebe um e responde com uma proposta. Você se oferece para ir ao local, investigar, entrevistar, fazer recomendações—e apresentar tudo na forma de um relatório.
Alguma organização quer um seminário na sua área de especialização. Você escreve uma proposta para ministrar o seminário—incluído no pacote está um guia ou manual que as pessoas que participarem do seminário receberão.
Você quer redigir um prospecto empresarial para o tipo de negócio que pretende iniciar. Imagine que deseja um prospecto de alta qualidade e não tem tempo nem a expertise para prepará-lo; portanto, você envie um pedido de propostas a consultores profissionais. Você troca de chapéu e finge que é a Business Startup Consultants, Inc., e envia ao seu outro eu uma proposta para fazer o trabalho. Sua proposta é aceita, você (como Business Startup Consultants, Inc.) escreve o prospecto.
Uma agência acabou de começar a usar um sofisticado sistema de editoração eletrônica, mas a documentação está dando dor de cabeça às pessoas. Você recebe um pedido de propostas dessa agência para escrever algum tipo de guia simplificado ou guia de início rápido.

Considere usar este guia de planejamento para propostas orientadas a relatórios.

Solicitações de Propostas (RFP)

Considere as situações em que propostas ocorrem. Uma empresa pode enviar um anúncio público solicitando propostas para um projeto específico. Este anúncio público—chamado de solicitação de propostas (RFP)—poderia ser divulgado por jornais, revistas do setor, canais da Câmara de Comércio, ou por cartas individuais. Empresas ou indivíduos interessados no projeto então escreveriam propostas nas quais resumem suas qualificações, cronogramas e custos do projeto, e discutem sua abordagem ao projeto. O destinatário de todas essas propostas então as avaliaria, selecionaria o melhor candidato e, em seguida, elaboraria um contrato.

Por favor, forneça o texto em inglês a ser traduzido. smartsheet.com

Mas propostas surgem de forma muito menos formal—e o mesmo acontece com RFPs. Imagine que você está interessado em fazer um projeto no trabalho (por exemplo, investigar os méritos de introduzir alguma nova tecnologia para aumentar a produtividade). Imagine que você conversou com sua supervisora e tentou convencê-la disso. Ela poderia responder dizendo: "Escreva uma proposta e eu a apresentarei à alta administração." Ou sua supervisora poderia iniciar o projeto, sugerindo ou direcionando uma RFP informal a você.

Explore os exemplos nos recursos abaixo para ver como os RFPs são organizados, a linguagem que usam para descrever seu produto e seu negócio, e as informações que solicitam aos potenciais licitantes:

Banco de Dados de RFP lista solicitações de propostas, oportunidades de licitação e as ofertas de projetos mais recentes nos EUA, no Canadá e na União Europeia. Categorias incluem serviços empresariais, construção, serviços criativos, saúde e serviços humanos, serviços profissionais, pesquisa e desenvolvimento, suprimentos e tecnologia.
Organizações profissionais, tais como a Sociedade de Relações Públicas da América, liste RFPs relevantes para esse setor.
Zona de Solicitações de Propostas lista RFPs do setor público dos EUA, Canadá e Reino Unido em um serviço de assinatura gratuito.
A maioria das solicitações federais de propostas está listada no banco de dados Federal Business Opportunities.
Encontrar Solicitações de Propostas lista RFPs e oportunidades de licitação do governo federal, estadual e local.
Onde os dados de organizações sem fins lucrativos encontram os tomadores de decisão. Serviço gratuito que publica pedidos de propostas (RFPs) para organizações sem fins lucrativos e fundações, candid.org

—Informação adaptada com permissão de smartsheet.com

Seções Comuns em Propostas

O seguinte é uma revisão das seções que você normalmente encontrará em propostas. Não presuma que cada uma delas precise constar na proposta que você efetivamente escrever, nem que tenham de estar na ordem em que são apresentadas aqui—plus você pode descobrir que outros tipos de informação não mencionados aqui devem ser incluídos na sua proposta em particular.

Enquanto você lê o seguinte sobre as seções comuns em propostas, consulte as propostas de exemplo listadas no início deste capítulo. Nem todas as seções discutidas a seguir aparecerão nos exemplos, mas a maioria aparecerá.

Introdução. Planeje cuidadosamente a introdução da sua proposta. Certifique-se de que ela faça todas as seguintes coisas (mas não necessariamente nesta ordem) que se apliquem à sua proposta específica:

Indique que o documento a seguir é uma proposta.
Refira-se a algum contato anterior com o destinatário da proposta ou à sua fonte de informação sobre o projeto.
Encontre uma breve afirmação motivadora que encoraje o destinatário a continuar lendo e a considerar realizar o projeto (se for uma proposta não solicitada ou competitiva) e que incentive você a realizar o projeto.
Dê uma visão geral do conteúdo da proposta.

Dê uma olhada nas introduções das duas primeiras propostas de exemplo listadas no início deste capítulo, e tente identificar esses elementos.

Contexto sobre o problema, a oportunidade ou a situação. Frequentemente ocorrendo logo após a introdução, a seção de antecedentes discute o que provocou a necessidade do projeto—qual problema, que oportunidade existe para melhorar as coisas, qual é a situação básica. Por exemplo, a administração de uma rede de creches pode precisar garantir que todos os funcionários saibam RCP (talvez novas diretrizes estaduais tenham sido promulgadas sobre a certificação em RCP). Um proprietário de terras de pinheiro no leste do Texas pode querer fazer com que a terra produza madeira comercializável sem destruir o ecossistema.

É verdade que o público da proposta pode conhecer muito bem o problema, caso em que esta seção talvez não seja necessária. Ainda assim, escrever a seção de antecedentes pode ser útil para demonstrar a sua visão particular do problema. E, se a proposta for não solicitada, uma seção de antecedentes é quase uma exigência—você provavelmente precisará convencer o público de que o problema ou a oportunidade existe e que deve ser tratada.

Benefícios e viabilidade do projeto proposto. A maioria das propostas discute as vantagens ou benefícios de executar o projeto proposto. Isso atua como um argumento a favor da aprovação do projeto. Além disso, algumas propostas discutem a probabilidade de sucesso do projeto. Na proposta florestal, o proponente recomenda que o proprietário da terra faça um investimento; ao final da proposta, ele explora a questão do retorno potencial desse investimento. Na proposta não solicitada, esta seção é particularmente importante—você está tentando "sell" o público sobre o projeto.

Visão esquemática das propostas

Visão esquemática das propostas—continuadas

Descrição do trabalho proposto (resultados do projeto). A maioria das propostas deve descrever o produto final do projeto proposto. Em um curso de redação técnica, isso significa descrever o documento escrito que você propõe escrever, seu público e seu objetivo; fornecer um esboço; e discutir aspectos como sua extensão, elementos gráficos, encadernação e assim por diante. No cenário que você definir, pode haver outros trabalhos, como a realização de seminários de treinamento ou a prestação de um serviço contínuo. Inclua isso também.

Método, procedimento, teoria. Em algumas propostas, você vai querer explicar como pretende realizar o trabalho proposto. Isso atua como um elemento persuasivo adicional; mostra ao público que você tem uma abordagem sólida e bem pensada para o projeto. Além disso, serve como a outra forma de contexto que algumas propostas precisam. Lembre-se de que a seção de contexto (aquela discutida acima) concentrou-se no problema ou na necessidade que motivou a proposta. No entanto, nesta seção, você discute o contexto técnico relacionado aos procedimentos ou à tecnologia que planeja usar no trabalho proposto. Por exemplo, na proposta florestal, o autor apresenta um pouco de contexto sobre como é feito o manejo de madeira. Mais uma vez, isso dá a você, como autor da proposta, a chance de mostrar que sabe do que está falando e de gerar confiança no público.

Agenda. A maioria das propostas contém uma seção que mostra não apenas a data prevista de conclusão, mas também os marcos importantes do projeto. Se você estiver realizando um grande projeto que se estende por muitos meses, o cronograma também mostraria as datas em que você entregaria relatórios de progresso. E se você não puder citar datas específicas, indique períodos de tempo para cada fase do projeto.

Qualificações. A maioria das propostas contém um resumo das qualificações do indivíduo ou da organização proponente para realizar o trabalho proposto. É como um mini-currículo contido na proposta. O público da proposta usa esse resumo para decidir se você é adequado para o projeto. Portanto, esta seção lista experiência de trabalho, projetos similares, referências, treinamentos e educação que demonstrem familiaridade com o projeto.

Custos, recursos necessários. A maioria das propostas também contém uma seção detalhando os custos do projeto, sejam eles internos ou externos. Em projetos externos, pode ser necessário listar suas taxas horárias, horas previstas, custos de equipamentos e suprimentos, e assim por diante, e então calcular o custo total do projeto completo. Projetos internos, é claro, não são gratuitos, mas você ainda deve listar os custos do projeto: por exemplo, as horas que você precisará para concluir o projeto, equipamentos e suprimentos que usará, assistência de outras pessoas na organização, e assim por diante.

Conclusões. O parágrafo ou seção final da proposta deve trazer os leitores de volta a um foco nos aspectos positivos do projeto (você acabou de lhes mostrar os custos). Na seção final, você pode terminar incentivando-os a entrar em contato para acertar os detalhes do projeto, lembrando-os dos benefícios de realizar o projeto, e talvez fazendo uma última recomendação a seu favor ou da sua organização como a escolha certa para o projeto.

Seções específicas do projeto. Lembre-se de que as seções anteriores são típicas ou comuns em propostas escritas, não exigências absolutas. Pergunte-se sempre o que mais o meu público pode precisar para entender o projeto, a necessidade dele, os benefícios decorrentes dele, o meu papel nele, as minhas qualificações para ele. O que mais os meus leitores podem precisar para ficar convencidos a me permitir realizar o projeto? O que mais eles precisam ver para aprovar o projeto e para aprovar-me para realizá-lo?

Organização de Propostas

Quanto à organização do conteúdo de uma proposta, lembre-se de que é, essencialmente, uma espécie de material de vendas ou promocional. Aqui estão os passos básicos pelos quais ela passa:

Você apresenta a proposta, informando aos leitores seu propósito e conteúdo.
Você apresenta o contexto—o problema, oportunidade, ou situação que dá origem ao projeto proposto. Faça com que o leitor se preocupe com o problema, se entusiasme com a oportunidade, ou se interesse pela situação.
Indique o que você propõe fazer sobre o problema, como planeja ajudar os leitores a aproveitar a oportunidade, como pretende ajudá‑los com a situação.
Discuta os benefícios de realizar o projeto proposto, as vantagens que surgem com a sua aprovação.
Descreva exatamente do que consistiria o projeto concluído, como ele seria, como funcionaria—descreva os resultados do projeto.
Discuta o método e a teoria ou abordagem por trás desse método—para que os leitores entendam como você irá realizar o trabalho proposto.
Forneça um cronograma, incluindo marcos principais ou pontos de verificação no projeto.
Liste brevemente suas qualificações para o projeto; forneça um mini-currículo com o histórico que o torna a pessoa certa para o projeto.
Agora (e somente agora), liste os custos do projeto, os recursos de que você precisará para realizar o projeto.
Conclua com uma revisão dos benefícios de realizar o projeto (caso o choque causado pela seção de custos tenha sido grande demais), e incentive o público a entrar em contato ou a aceitar a proposta.

Observe a lógica geral do movimento através destas seções: você faz com que se preocupem com um problema ou se interessem por uma oportunidade, então você os empolga com a maneira como vai resolver o problema ou executar o projeto, então mostra que tem boas qualificações—então mostre-lhes os custos, mas depois volte logo aos pontos positivos do projeto.

Formato das Propostas

Você tem as seguintes opções para o formato e a apresentação da sua proposta. Não importa qual você use, desde que utilize o formato de memorando para propostas internas e o formato de carta comercial para propostas externas.

Carta de apresentação ou memorando com proposta separada: In this format, você escreve uma breve "cover" carta ou memorando e anexa a própria proposta em seguida. A carta ou o memorando anuncia brevemente que uma proposta se segue e descreve seu conteúdo. De fato, o conteúdo da carta ou do memorando é praticamente o mesmo da introdução (discutida na seção anterior). Observe, contudo, que a introdução da própria proposta, que segue a carta ou o memorando, repete grande parte do que foi dito anteriormente. Isso ocorre porque a carta ou o memorando pode se soltar da proposta ou o destinatário pode nem se dar ao trabalho de olhar para a carta ou o memorando e simplesmente mergulhar na própria proposta.
Proposta consolidada de carta comercial ou memorando: Neste formato, você consolida toda a proposta em uma carta comercial padrão ou memorando. Você inclui cabeçalhos e outros elementos de formatação especiais como se fosse um relatório. (Este formato consolidado de memorando é ilustrado na parte esquerda da ilustração a seguir.)

Proposta que usa o formato de memorando consolidado (à esquerda) e uma proposta que está separada da sua carta de apresentação (à direita)

Requisitos de Atribuição Especial

Lembre-se de que, em um curso de redação técnica, a tarefa da proposta serve a vários propósitos: (1) dar a você alguma experiência em escrever uma proposta; (2) fazê-lo começar a planejar seu relatório do semestre; (3) dar ao seu instrutor a chance de trabalhar com você no projeto do seu relatório, para garantir que você tenha algo viável. Pelas razões segunda e terceira, você precisa incluir certos conteúdos específicos na (ou com) sua proposta, alguns dos quais podem não parecer apropriados em uma proposta do mundo real. Se não couber na proposta propriamente dita, coloque-o em um memorando para seu instrutor, como é feito no primeiro exemplo de proposta listado no início deste capítulo.

Aqui está uma lista de verificação do que incluir em algum lugar na proposta ou em um memorando anexado ao instrutor:

Público: Descreva o público-alvo da proposta e do relatório proposto (podem ser diferentes) em termos da organização para a qual trabalham, seus cargos e funções, sua formação técnica e sua capacidade de compreender o relatório que você propõe escrever.
Situação: Descreva o público-alvo pretendido da proposta: quem eles são, o que fazem, qual é o seu nível de conhecimento e formação sobre o tema da proposta. Descreva a situação em que a proposta é redigida e em que o projeto é necessário: que problemas ou necessidades existem? quem os tem, onde estão localizados?
Tipo de relatório: Explique que tipo de relatório você pretende escrever: é um relatório de fundamentação técnica? um relatório de viabilidade? Forneça explicações suficientes para que seu instrutor possa ver que você entende o tipo de relatório. Veja o capítulo sobre tipos de relatórios.
Fontes de informação: Liste fontes de informação; certifique-se de que existe informação suficiente sobre o seu tópico; liste livros específicos, artigos, obras de referência e outros tipos de fontes que você acha que contribuirão para o seu relatório.
Gráficos: Liste os gráficos que você acha que seu relatório precisará de acordo com seus tipo e seus conteúdo. (Se você não consegue pensar em nenhum que seu relatório precise, talvez você não tenha um bom tópico—faça uma sessão de brainstorming com seu instrutor.)
Esboço: Inclua um esboço dos tópicos e subtópicos que você acha que cobrirá em seu relatório.

Prompts de IA para Propostas

Listas de verificação, que normalmente não são lidas, podem ser usadas como fonte para prompts de IA com algumas modificações. Copie o seguinte, cole-o em um sistema de IA como o Gemini do Google, e veja o que você pode ter perdido.

Nota: Todas as referências ao conteúdo, formato e estilo do techdocs ou de seus componentes podem ser encontradas no online redação-técnica livro-texto.

Quando quiser usar IA para avaliar um projeto de escrita, apresente-se, diga à IA quem você é, o que você quer. Dê à IA um ponto de referência para fazer avaliações, como um livro didático online. Então publique o que você quer que a IA verifique em sua avaliação. Aqui está um exemplo:

Modifique a introdução para se adequar à sua identidade.

Olá, IA. Sou David McMurrey, um estudante de cibersegurança no Austin Community College (Austin, Texas). Solicito que você avalie a seguinte proposta usando isto livro didático online, o capítulo sobre propostas, e as seguintes perguntas:

Esta proposta está formatada como uma carta comercial integrada à própria proposta ou como uma carta comercial com a proposta anexada?
Embora possa ser engenhoso e lúdico, o título desta proposta indica adequadamente o seu assunto? Para detalhes, veja títulos de propostas.
A introdução indica adequadamente o tópico, o objetivo e o público-alvo desta proposta? Ela fornece uma lista de subtópicos a serem abordados e uma indicação do escopo (o que não está coberto)? Para detalhes, veja Introduções.
Esta proposta contém detalhes adequados, especificidades, exemplos—o que for necessário para explicar o que está sendo proposto e argumentar a seu favor?
Considerando o tema, o objetivo e o público, faltam conteúdos vitais nesta proposta? Há conteúdos desnecessários? Há alguma informação nesta proposta tecnicamente incorreta? Falta alguma informação técnica crítica?
Esta proposta contém uma declaração concisa sobre o que está sendo proposto, os benefícios de realizar o projeto proposto, o processo para executar o projeto, a viabilidade do sucesso do projeto, o cronograma do projeto, a discriminação dos custos do projeto, as credenciais do proponente?
Como persuasivo documento, falta algo nesta proposta que a tornaria mais persuasiva?
A proposta contém alguma informação obviamente emprestada que não esteja documentada de forma alguma?
As citações (referências a itens na lista de fontes de informação) nesta proposta estão formatadas de acordo com o estilo APA, MLA ou IEEE modificado? Os itens na lista de fontes de informação estão formatados de acordo com o estilo APA, MLA ou IEEE modificado? Para detalhes, veja Documentação: fontes de informação emprestadas.
Todas as tabelas e figuras não decorativas incluem um título descritivo (legenda) e a fonte (se necessário)? Para detalhes, veja Títulos da tabela.
Todas as tabelas e figuras não decorativas aparecem o mais próximo possível do texto relevante?
As referências cruzadas breves e explicativas ocorrem antes de tabelas e de figuras não decorativas? Para detalhes, veja Referências cruzadas explicativas.
É utilizado um formato padrão de títulos e subtítulos no corpo da proposta? Para detalhes, veja Títulos.
São usadas listas verticais numeradas para itens de lista cuja ordem é obrigatória? São usadas listas verticais com marcadores para itens de lista sem ordem obrigatória? São usadas frases introdutórias antes de todas as listas? Para detalhes, veja Listas verticais.
As citações diretas estão atribuídas, e as atribuições estão pontuadas corretamente? Todas as citações diretas, resumos e paráfrases estão devidamente citadas de acordo com o estilo APA, MLA ou IEEE modificado? Para detalhes, veja Citações & atribuições.
O texto da proposta está livre de erros de gramática, uso e pontuação? Para detalhes, veja Problemas comuns de gramática, uso e ortografia.
O texto da proposta está livre de prolixidade e de outros erros de estilo de frase? Para detalhes, veja Prolixidade, outros problemas de estilo frasal.
Esta proposta pode ser compreendida pelo público-alvo (conforme indicado na mensagem de encaminhamento e na introdução)? Para detalhes, consulte Análise do público, e veja Traduzindo o Técnico.
IA, para completar sua avaliação da minha proposta, atribua uma nota numérica de 100 a 55).