Redação Técnica Online: Propostas

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Certifique-se de conferir o exemplos.

Notas:

Este capítulo, assim como o restante deste livro didático de Redação Técnica, foca em habilidades de escrita técnica. O conteúdo técnico aqui não é garantido como bem-sucedido, preciso ou atualizado.
Este capítulo foi traduzido com o Open AI ChatGPT. Por favor, reporte problemas de linguagem para admin@mcmassociates.io

Algumas Preliminares

Ao começar, certifique-se de entender a definição que estamos usando para propostas. Além disso, se você estiver fazendo um curso de redação técnica, tenha certeza de que entende a tarefa da proposta—não para escrever qualquer proposta, mas uma que, ao menos em parte, proponha escrever algo.

Propostas reais. Para começar a planejar uma proposta, lembre-se da definição básica: uma proposta é uma oferta ou lance para realizar um certo projeto para alguém. Propostas podem conter outros elementos—contexto técnico, recomendações, resultados de pesquisas, informações sobre viabilidade e assim por diante. Mas o que torna uma proposta uma proposta é que ela pede ao público para aprovar, financiar ou conceder permissão para realizar o projeto proposto.

Se você planeja ser um consultor ou administrar seu próprio negócio, propostas escritas podem ser uma das suas ferramentas mais importantes para atrair clientes. E, se você trabalha para uma agência governamental, organização sem fins lucrativos ou uma grande corporação, a proposta pode ser uma ferramenta valiosa para iniciar projetos que beneficiem a organização ou você, o proponente funcionário (e geralmente ambos).

Uma proposta deve conter informações que permitam ao público dessa proposta decidir se aprova o projeto, se aprova ou contrata você para fazer o trabalho, ou ambos. Para escrever uma proposta bem-sucedida, coloque-se no lugar do seu público—o destinatário da proposta—e pense sobre quais tipos de informações essa pessoa precisaria para se sentir confiante em ter você realizando o projeto.

NotebookLM-generated infographic of this chapter
Infográfico gerado pelo NotebookLM deste capítulo

Tipos de propostas. Considere as situações em que propostas ocorrem. Uma empresa pode enviar um anúncio público solicitando propostas para um projeto específico. Este anúncio público — chamado de solicitação de propostas (RFP) — pode ser emitido através de jornais, revistas especializadas, canais da Câmara de Comércio ou cartas individuais. Empresas ou indivíduos interessados no projeto, então, escreveriam propostas nas quais resumem suas qualificações, cronogramas e custos do projeto, e discutem sua abordagem para o projeto. O destinatário de todas essas propostas avaliaria então, selecionaria o melhor candidato e, em seguida, elaboraria um contrato.

Mas as propostas também surgem de maneira muito menos formal. Imagine que você está interessado em fazer um projeto no trabalho (por exemplo, investigar os méritos de trazer alguma nova tecnologia para aumentar a produtividade). Imagine que você conversou com seu supervisor e tentou convencê-la disso. Ela pode responder dizendo: "Escreva-me uma proposta e eu a apresentarei à gerência superior." Como você pode ver nestes exemplos, as propostas podem ser divididas em várias categorias:

Propostas internas, externas. Uma proposta a alguém dentro da sua organização (um negócio, uma agência governamental, etc.) é um interno proposta. Com propostas internas, você pode não precisar incluir certas seções (como qualificações) ou tantas informações nelas. Um externo Uma proposta é um documento escrito de uma organização ou indivíduo separado e independente para outra entidade desse tipo. O exemplo típico é o consultor independente propondo realizar um projeto para outra empresa.
Propostas solicitadas, não solicitadas. A solicitado uma proposta é aquela em que o destinatário solicitou a proposta. Normalmente, uma empresa envia pedidos de propostas (RFPs) pelo correio ou os publica em alguma fonte de notícias. Mas as propostas podem ser solicitadas em um nível muito local: por exemplo, você pode estar explicando ao seu chefe quão bom seria instalar uma nova tecnologia no escritório; seu chefe pode se interessar e pedir que você escreva uma proposta oferecendo fazer um estudo formal da ideia. Não solicitado propostas são aquelas em que o destinatário não solicitou propostas. Com propostas não solicitadas, você às vezes deve convencer o destinatário de que um problema ou necessidade existe antes de poder começar a parte principal da proposta.
"Ótima ideia" (não)propostas.

Imagine que você tem uma ideia incrível para instalar uma nova tecnologia no seu trabalho. Você escreve uma explicação de como funciona e por que é tão boa e, em seguida, termina pedindo à gerência que aprove a iniciativa. Isso é uma proposta? Não—não neste contexto. É mais como um relatório de viabilidade, que estuda os méritos de um projeto e, em seguida, recomenda a favor ou contra ele. Tudo o que seria necessário para transformar este documento em uma proposta seria adicionar elementos que solicitem a aprovação da gerência para que você possa prosseguir com o projeto.

Outras opções para a tarefa de proposta. Pode ser que você não consiga forçar seus planos de relatório-projeto no contexto da proposta. Outra opção é escrever uma proposta acadêmica—endereço-a ao seu instrutor e não fazer nenhuma pretensão de realismo. Veja um exemplo deste tipo de proposta.

Cenários Típicos para a Proposta

Fica um pouco complicado sonhar em um bom projeto de relatório técnico e, em seguida, um projeto de proposta que proponha, pelo menos em parte, escrever esse relatório. Aqui estão algumas ideias:

Imagine que uma organização sem fins lucrativos focada em uma questão específica deseja que um consultor especialista escreva um manual ou guia para seus membros. Este documento apresentará informações sobre a questão de uma maneira que os membros possam entender.
Imagine que uma empresa tem algum tipo de problema ou deseja fazer algum tipo de melhoria. Ela envia um pedido de propostas; você recebe um e responde com uma proposta. Você se oferece para entrar, investigar, entrevistar, fazer recomendações—e apresentar tudo na forma de um relatório.
Alguma organização quer um seminário na sua área de especialização. Você escreve uma proposta para ministrar o seminário—incluído no pacote está um guia ou manual que as pessoas que participam do seminário receberão.
Você quer escrever um prospecto comercial para o tipo de negócio que pretende iniciar. Imagine que você deseja um prospecto de alta qualidade e não tem tempo ou expertise para preparar um; portanto, você enviar solicitação de propostas a consultores profissionais. Você muda de chapéu e finge ser a Business Startup Consultants, Inc., e envia a si mesmo uma proposta para fazer o trabalho. Sua proposta aceita, você (como Business Startup Consultants, Inc.) escreve o prospecto.
Uma agência acaba de começar a usar um sofisticado sistema de editoração eletrônica, mas a documentação está causando dificuldades. Você recebe um pedido de propostas desta agência para escrever algum tipo de guia simplificado ou guia de início.

Considere usar este guia de planejamento para propostas orientadas a relatórios.

Pedidos de Propostas (RFP)

Considere as situações em que propostas ocorrem. Uma empresa pode enviar um anúncio público solicitando propostas para um projeto específico. Este anúncio público — chamado de solicitação de propostas (RFP) — pode ser divulgado através de jornais, revistas comerciais, canais de Câmaras de Comércio ou cartas individuais. Empresas ou indivíduos interessados no projeto então escreveriam propostas nas quais resumem suas qualificações, cronogramas de projeto e custos, e discutem sua abordagem para o projeto. O destinatário de todas essas propostas então as avaliaria, selecionaria o melhor candidato e, em seguida, elaboraria um contrato.

Proposal process: flowchart
Fonte: smartsheet.com

Mas propostas surgem de forma muito menos formal—e assim também fazem os RFPs. Imagine que você está interessado em fazer um projeto no trabalho (por exemplo, investigar as vantagens de trazer uma nova tecnologia para aumentar a produtividade). Imagine que você se reuniu com seu supervisor e tentou convencê-la disso. Ela poderia responder dizendo: "Escreva uma proposta e eu a apresentarei à alta administração." Ou seu supervisor poderia iniciar o projeto, sugerindo ou direcionando um RFP informal para você.

Explore os exemplos nos recursos abaixo para ver como os RFPs são organizados, a linguagem que usam para descrever seu produto e seu negócio, e as informações que buscam de potenciais licitantes:

Este link Banco de Dados de RFP lista solicitações de propostas, oportunidades de licitação e as últimas ofertas de projetos nos EUA, Canadá e na União Europeia. As categorias incluem serviços empresariais, construção, criativo, saúde e serviços humanos, serviços profissionais, pesquisa e desenvolvimento, suprimentos e tecnologia.
Organizações profissionais, como a Sociedade de Relações Públicas da América, liste RFPs relevantes para esse setor.
Este link Zona de RFP lista RFPs do setor público dos EUA, Canadá e do Reino Unido em um serviço de assinatura gratuito.
A maioria dos pedidos de propostas federais está listada no banco de dados de Oportunidades de Negócios Federais.
Este link FindRFP lista oportunidades de licitações e RFPs do governo federal, estadual e local.
E este link Onde dados de organizações sem fins lucrativos encontram tomadores de decisão. Serviço gratuito que publica RFPs para organizações sem fins lucrativos e fundações, candid.org

—Informação adaptada com permissão de smartsheet.com

Seções Comuns em Propostas

A seguir está uma revisão das seções que você comumente encontrará em propostas. Não assuma que cada uma delas precise estar na proposta real que você escreve, nem que elas precisam estar na ordem em que são apresentadas aqui—além disso, você pode descobrir que outros tipos de informações não mencionadas aqui devem ser incluídas em sua proposta específica.

À medida que você lê o seguinte sobre seções comuns em propostas, confira os exemplos de propostas listados no início deste capítulo. Nem todas as seções discutidas a seguir aparecerão nos exemplos, mas a maioria aparecerá.

Introdução. Planeje a introdução da sua proposta com cuidado. Certifique-se de que ela faça todas as seguintes coisas (mas não necessariamente nessa ordem) que se aplicam à sua proposta particular:

Indique que o documento a seguir é uma proposta.
Refira-se a algum contato anterior com o destinatário da proposta ou à sua fonte de informação sobre o projeto.
Descubra como este projeto pode transformar suas ideias em realidade e oferecer resultados extraordinários!
Dê uma visão geral do conteúdo da proposta.

Dê uma olhada nas introduções nas duas primeiras propostas de exemplo listadas no início deste capítulo e tente identificar esses elementos.

Contexto sobre o problema, oportunidade ou situação. Frequentemente ocorrendo logo após a introdução, a seção de antecedentes discute o que trouxe a necessidade do projeto—qual problema, qual oportunidade existe para melhorar as coisas, qual é a situação básica. Por exemplo, a gestão de uma rede de creches pode precisar garantir que todos os funcionários saibam RCP (talvez novas diretrizes estaduais tenham sido implementadas sobre a certificação de RCP). Um proprietário de terras de pinheiros no leste do Texas pode querer tornar as terras produtivas para madeira vendável sem destruir a ecologia.

É verdade que o público da proposta pode conhecer o problema muito bem, caso em que esta seção pode não ser necessária. Escrever a seção de antecedentes ainda pode ser útil, no entanto, para demonstrar sua visão particular do problema. E, se a proposta for não solicitada, uma seção de antecedentes é quase um requisito—você provavelmente precisará convencer o público de que o problema ou a oportunidade existe e que deve ser abordado.

Benefícios e viabilidade do projeto proposto. A maioria das propostas discute as vantagens ou benefícios de realizar o projeto proposto. Isso atua como um argumento a favor da aprovação do projeto. Além disso, algumas propostas discutem a probabilidade de sucesso do projeto. Na proposta florestal, o proponente recomenda que o proprietário faça um investimento; ao final da proposta, ele explora a questão do retorno potencial desse investimento. Na proposta não solicitada, esta seção é particularmente importante—pois você está tentando "convencer" o público sobre o projeto.

Schematic view of proposals
Visão esquemática das propostas

Schematic view of proposals--contined
Visão esquemática das propostas—continuação

Descrição do trabalho proposto (resultados do projeto). A maioria das propostas deve descrever o produto final do projeto proposto. Em um curso de escrita técnica, isso significa descrever o documento escrito que você propõe escrever, seu público e propósito; fornecer um esboço; e discutir coisas como seu comprimento, gráficos, encadernação, e assim por diante. No cenário que você define, pode haver outros trabalhos, como a realização de seminários de treinamento ou a prestação de um serviço contínuo. Adicione isso também.

Método, procedimento, teoria. Em algumas propostas, você vai querer explicar como pretende realizar o trabalho proposto. Isso atua como um elemento persuasivo adicional; mostra ao público que você tem uma abordagem sólida e bem pensada para o projeto. Além disso, serve como a outra forma de contexto que algumas propostas precisam. Lembre-se de que a seção de contexto (a que foi discutida acima) se concentra no problema ou necessidade que dá origem à proposta. No entanto, nesta seção, você discute o contexto técnico relacionado aos procedimentos ou tecnologia que pretende usar no trabalho proposto. Por exemplo, na proposta de silvicultura, o autor fornece um pouco de contexto sobre como a gestão de madeira é feita. Mais uma vez, isso dá ao escritor da proposta a chance de mostrar que você sabe do que está falando e de construir confiança no público.

Agenda. A maioria das propostas contém uma seção que mostra não apenas a data de conclusão projetada, mas também os principais marcos do projeto. Se você estiver realizando um grande projeto que se estende por vários meses, o cronograma também mostraria as datas nas quais você entregaria relatórios de progresso. E se você não puder citar datas específicas, cite quantidades de tempo para cada fase do projeto.

Qualificações. A maioria das propostas contém um resumo das qualificações do indivíduo ou da organização que está propondo o trabalho. É como um mini-currículo contido na proposta. O público da proposta usa isso para decidir se você é adequado para o projeto. Portanto, esta seção lista a experiência de trabalho, projetos semelhantes, referências, treinamento e educação que mostram familiaridade com o projeto.

Custos, recursos necessários. A maioria das propostas também contém uma seção detalhando os custos do projeto, sejam internos ou externos. Com projetos externos, você pode precisar listar suas tarifas horárias, horas projetadas, custos de equipamentos e suprimentos, e assim por diante, e então calcular o custo total do projeto completo. Projetos internos, é claro, não são gratuitos, mas você ainda deve listar os custos do projeto: por exemplo, as horas que você precisará para concluir o projeto, equipamentos e suprimentos que estará usando, assistência de outras pessoas na organização, e assim por diante.

Conclusões. O parágrafo ou seção final da proposta deve trazer os leitores de volta ao foco nos aspectos positivos do projeto (você acabou de mostrar os custos). Na seção final, você pode concluir instando-os a entrar em contato para elaborarem os detalhes do projeto, lembrá-los dos benefícios de realizar o projeto e talvez fazer uma última recomendação sobre você ou sua organização como a escolha certa para o projeto.

Seções específicas do projeto. Lembre-se de que as seções anteriores são típicas ou comuns em propostas escritas, não são requisitos absolutos. Sempre pergunte a si mesmo o que mais meu público pode precisar para entender o projeto, a necessidade dele, os benefícios decorrentes, meu papel nele e minhas qualificações para isso. O que mais meus leitores precisam para serem convencidos a me permitir realizar o projeto? O que mais eles precisam ver para aprovar o projeto e me aprovar para realizá-lo?

Organização de Propostas

Quanto à organização do conteúdo de uma proposta, lembre-se de que é essencialmente uma coisa de vendas ou promocional. Aqui estão os passos básicos que ela segue:

Você apresenta a proposta, informando aos leitores seu propósito e conteúdo.
Você apresenta o contexto—do problema, oportunidade ou situação que leva ao projeto proposto. Faça com que o leitor se preocupe com o problema, fique empolgado com a oportunidade ou se interesse pela situação.
Declare o que você propõe fazer sobre o problema, como você planeja ajudar os leitores a aproveitar a oportunidade, como você pretende ajudá-los com a situação.
Discuta os benefícios de realizar o projeto proposto, as vantagens que resultam de sua aprovação.
Descreva exatamente do que o projeto concluído consistiria, como ele pareceria, como funcionaria—descreva os resultados do projeto.
Discuta o método e a teoria ou abordagem por trás desse método—habilite os leitores a entenderem como você irá conduzir o trabalho proposto.
Forneça um cronograma, incluindo marcos ou pontos de verificação importantes no projeto.
Liste brevemente suas qualificações para o projeto; forneça um mini-currículo do histórico que você possui que o torna adequado para o projeto.
Agora (e somente agora), liste os custos do projeto, os recursos que você precisará para realizar o projeto.
Conclua com uma revisão dos benefícios de realizar o projeto (caso o choque da seção de custos tenha sido muito grande) e incentive o público a entrar em contato ou a aceitar a proposta.

Note a lógica geral do movimento através dessas seções: primeiro você os faz se preocupar com um problema ou se interessar por uma oportunidade, depois você os deixa animados sobre como resolverá o problema ou realizará o projeto, então você mostra quais boas qualificações você tem—então ataca com os custos, mas então volta imediatamente para os bons pontos do projeto.

Formato das Propostas

Você tem as seguintes opções para o formato e embalagem da sua proposta. Não importa qual você use, desde que utilize o formato de memorando para propostas internas e o formato de carta comercial para propostas externas.

Carta de apresentação ou memorando com proposta separada: Neste formato, você escreve uma breve "carta" de apresentação ou memorando e anexa a proposta propriamente dita após ele. A carta de apresentação ou memorando anuncia brevemente que uma proposta se segue e delineia seu conteúdo. Na verdade, o conteúdo da carta de apresentação ou memorando é praticamente o mesmo que a introdução (discutida na seção anterior). Observe, entretanto, que a introdução à proposta propriamente dita que se segue à carta de apresentação ou memorando repete muito do que foi mencionado anteriormente. Isso ocorre porque a carta ou memorando pode ser separado da proposta ou o destinatário pode nem se dar ao trabalho de olhar para a carta ou memorando e simplesmente mergulhar na proposta em si.
Proposta de carta ou memorando empresarial consolidado: Neste formato, você consolida toda a proposta com uma carta ou memorando comercial padrão. Você inclui cabeçalhos e outros elementos de formatação especial como se fosse um relatório. (Este formato de memorando consolidado é ilustrado na parte esquerda da ilustração a seguir.)

Consolidated memo format (left) separate (right)

Proposta que utiliza o formato de memorando consolidado (esquerda) e uma proposta que é separada de sua carta de apresentação (direita)

Requisitos de Tarefa Especial

Lembre-se de que, em um curso de escrita técnica, a tarefa de proposta serve a vários propósitos: (1) para lhe dar experiência em escrever uma proposta; (2) para ajudá-lo a começar a planejar seu documento técnico do semestre; (3) para dar ao seu instrutor a chance de trabalhar com você em seu projeto de relatório, para garantir que você tenha algo viável. Pelos segundo e terceiro motivos, você precisa incluir certos conteúdos específicos em (ou com) sua proposta, alguns dos quais podem não parecer apropriados em uma proposta do mundo real. Se não couber na proposta propriamente dita, coloque em um memorando para seu instrutor, como é feito no primeiro exemplo de proposta listado no início deste capítulo.

Aqui está uma lista de verificação do que incluir em alguma parte da proposta ou em um memorando anexo ao instrutor:

Público: Descreva o público do projeto e do relatório proposto (eles podem ser diferentes) em termos da organização em que trabalham, seus cargos e funções, seu histórico técnico, sua capacidade de entender o relatório que você propõe escrever.
Situação: Descreva o público-alvo da proposta: quem eles são, o que fazem, qual é o seu nível de conhecimento e formação sobre o tema da proposta. Descreva a situação em que a proposta é escrita e em que o projeto é necessário: quais problemas ou necessidades existem? quem os possui, onde estão localizados?
Tipo de relatório: Explique que tipo de relatório você pretende escrever: é um relatório de antecedentes técnicos? um relatório de viabilidade? Forneça explicações suficientes para que seu instrutor possa ver que você entende o tipo de relatório. Veja o capítulo sobre tipos de relatórios.
Fontes de informação: Liste fontes de informação; certifique-se de que há informações adequadas para o seu tópico; liste livros específicos, artigos, obras de referência e outros tipos de fontes que você acha que contribuirão para o seu relatório.
Gráficos: Liste os gráficos que você acha que seu relatório precisará de acordo com sua tipo e seus conteúdo. (Se você não consegue pensar em nada que seu relatório precisaria, você pode não ter um bom tópico — faça uma chuva de ideias com seu instrutor.)
Esboço: Inclua um esboço dos tópicos e subtópicos que você acha que vai cobrir em seu relatório.

Prompts de IA para Propostas

Listas de verificação, que geralmente ficam sem leitura, podem ser usadas como fonte para prompts de IA com algumas modificações. Copie o seguinte, cole-o em um sistema de IA como o Gemini do Google e veja o que você pode ter perdido.

Nota: Todas as referências ao conteúdo, formato, estilo dos techdocs ou seus componentes podem ser encontradas no livro didático de redação técnica online.

Quando você quiser usar a IA para avaliar um projeto de escrita, apresente-se, diga à IA quem você é, o que você deseja. Dê à IA um ponto de referência para fazer avaliações, como um livro didático online. Em seguida, poste o que você deseja que a IA verifique em sua avaliação. Aqui está um exemplo:

Modifique a introdução para se adequar à sua identidade.

Olá, IA. Eu sou David McMurrey, um estudante de cibersegurança no Austin Community College (Austin, Texas). Peço que você avalie a seguinte proposta usando isso. livro didático online, o capítulo sobre propostas, e as seguintes perguntas:

Esta proposta está formatada como uma carta comercial mesclada com a proposta ou como uma carta comercial com a proposta anexada?
Embora possa ser inteligente e brincalhona, o título desta proposta indica adequadamente seu assunto? Para mais detalhes, veja títulos de propostas.
A introdução indica adequadamente o tema, o propósito e o público-alvo desta proposta? Ela fornece uma lista de subtópicos a serem abordados e uma indicação do escopo (o que não está coberto)? Para detalhes, veja Introduções.
Esta proposta contém detalhes adequados, especificidades, exemplos — qualquer coisa que seja necessária para explicar o que está sendo proposto e justificar isso?
Considerando o tópico, o objetivo e o público, há algum conteúdo vital faltando nesta proposta? Há conteúdos desnecessários? Alguma informação nesta proposta está tecnicamente incorreta? Há alguma informação técnica crítica faltando?
Esta proposta contém uma declaração concisa do que está sendo proposto, benefícios de realizar o projeto proposto, processo para a execução do projeto, viabilidade do sucesso do projeto, cronograma para o projeto, detalhamento de custos do projeto e credenciais do proponente?
Como um persuasivo documento, esta proposta carece de algo que a tornaria mais persuasiva?
A proposta contém alguma informação obviamente emprestada que não está documentada de nenhuma forma?
As citações (referências aos itens na lista de fontes de informação) nesta proposta estão formatadas de acordo com o estilo APA, MLA ou IEEE modificado? Os itens na lista de fontes de informação estão formatados de acordo com o estilo APA, MLA ou IEEE modificado? Para detalhes, veja Documentação: fontes de informações emprestadas.
Todas as tabelas e figuras não decorativas incluem um título descritivo (legenda) e fonte (se necessário)? Para detalhes, veja Títulos de tabelas.
Todas as tabelas e figuras não decorativas devem ocorrer o mais próximo possível do seu texto relevante?
Ocorrência de referências cruzadas explicativas breves antes de tabelas e figuras não decorativas? Para detalhes, veja Referências cruzadas explicativas.
Um formato padrão de títulos e subtítulos é utilizado no corpo da proposta? Para mais detalhes, veja Títulos.
As listas verticais numeradas são usadas para itens em uma ordem necessária? As listas verticais com marcadores são usadas para itens em nenhuma ordem necessária? As introduções são usadas antes de todas as listas? Para mais detalhes, consulte Listas verticais.
As citações diretas são atribuídas e as atribuições estão corretamente pontuadas? Todas as citações diretas, resumos e paráfrases estão adequadamente citadas de acordo com os estilos APA, MLA ou IEEE modificado? Para mais detalhes, veja Citações e atribuições.
O texto da proposta está livre de erros de gramática, uso e pontuação? Para detalhes, consulte Problemas Comuns de Gramática, Uso e Ortografia.
O texto da proposta está livre de prolixidade e outros erros de estilo de frase? Para mais detalhes, veja Verborragia, outros problemas de estilo de frase.
Esta proposta pode ser compreendida pelo seu público-alvo (conforme indicado na mensagem de envio e na introdução)? Para mais detalhes, veja Análise de audiência, e veja Traduzindo o Técnico.
IA, para completar sua avaliação da minha proposta, atribua uma nota numérica de 100 a 55.