Introduções

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Conteúdo Desta Seção

Elementos Comuns de Introduções

Agrupamento e Sequenciamento de Elementos

Introduções a Documentos Breves

Introduções em Esboços

Introduções das Seções

Lista de Verificação para Revisão

Seus comentários sobre este capítulo

Índice principal

A introdução é uma das seções mais importantes de um relatório—ou, para o caso, de qualquer documento—mas as introduções são frequentemente mal escritas. Uma razão pode ser que as pessoas não compreendem o propósito das introduções. Uma introdução apresenta os leitores ao relatório e não necessariamente, ou apenas minimamente, ao assunto. "Introdução" não é igual a "contexto"; pode conter algum contexto, mas apenas minimamente.

Os leitores têm uma necessidade compreensível de conhecer algumas informações básicas sobre um relatório antes de começarem a lê-lo: como, do que se trata, por que foi escrito, para que serve, para quem é escrito e quais são seus principais conteúdos. Os leitores precisam de uma orientação básica sobre o tópico, propósito, situação e conteúdos de um relatório—em outras palavras, uma introdução.

Imagine que, anos atrás, você estava escrevendo um relatório de recomendação sobre dispositivos de computador CD-ROM. Você poderia ser tentado a usar a introdução para discutir o histórico do desenvolvimento do disco compacto ou seu lado teórico. Isso pode ser um bom conteúdo a incluir no relatório, e provavelmente pertence ao relatório—mas não na introdução, ou pelo menos não com muitos detalhes ou comprimento.

Para relatórios de 10 páginas, as introduções podem ter uma média de meia a uma página inteira. Nessa uma página, você pode ter três parágrafos. Um desses parágrafos pode ser dedicado a informações de fundo—ou seja, à introdução do assunto. Mas os outros dois parágrafos devem cumprir a função de introduzir o relatório e orientar o leitor sobre o relatório, como discutido a seguir.

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Nota: Se você estiver escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, certifique-se de ler a seção seguinte sobre introduções a documentos breves.

Cada um dos seguintes elementos não é necessário em todas as introduções, e alguns elementos se combinam na mesma frase. Em vez de aplicar mecanicamente esses elementos, escreva a introdução que parecer boa para você, e então volte e procure por esses elementos nela.

Tópico. No início da introdução, indique o tópico específico do relatório. Algumas introduções parecem querer manter os leitores em suspense por um tempo antes de indicar o verdadeiro tópico—o que é uma aposta. Melhor é indicar o tópico cedo—de forma que você possa circular as palavras do tópico nas primeiras três a quatro linhas.

Propósito e situação. Uma boa introdução precisa indicar por que foi escrita, para quem e com qual propósito. Se o relatório fornece recomendações sobre a implementação de um programa, a introdução precisa indicar esse propósito. Você também pode considerar indicar algo sobre o escopo do relatório—o que é. não destinado a realizar.

Público. Indique quem são os leitores apropriados ou pretendidos do relatório —, por exemplo, " técnicos experientes treinados no HAL/6000." Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam ter para entender o relatório, se houver. Se nenhum for necessário, diga isso. Se o relatório foi preparado para os membros do conselho da cidade de Utopia, Texas, a introdução precisa expressar isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do relatório. Você pode fazer isso com uma lista em frase, como os exemplos ilustram. Se você está preocupado com as expectativas exageradas dos leitores, indique quais tópicos o relatório não aborda. não capa.

Contexto sobre o tema. Este é o favorito de todos! Um pouco de contexto mínimo geralmente está em uma introdução—por exemplo, definições-chave, histórico, teoria, a importância do assunto. Informações como essas despertam o interesse dos leitores, motivando-os a ler, fundamentando-os em alguns conceitos básicos. Cuidado, porém—essa discussão pode sair do controle e ocupar mais de uma página. Se isso acontecer, tudo bem—não está tudo perdido. Mova para o corpo do relatório ou para um apêndice.

Contexto sobre a situação. Outro tipo de contexto também é um bom candidato para introduções—a situação que gerou a necessidade do relatório. Por exemplo, se houvesse muitos dados conflitantes sobre alguma nova tecnologia, que gerou a necessidade da pesquisa, esse contexto poderia ser resumido na introdução. Por exemplo, se uma empresa precisasse de um novo equipamento de algum tipo ou se a empresa tivesse algum problema ou necessidade e alguns requisitos em relação a esse equipamento—a discussão sobre essas questões deveria ir na introdução.

Observe na discussão destes elementos a palavra "indica" continua sendo usada. Isso porque você gostaria de evitar uma linguagem impositiva, como "O tópico deste relatório é..." ou "Este relatório foi escrito para...". Note como as introduções de exemplo geralmente evitam esse tipo de frase.

Exemplo de introdução a um extenso relatório com elementos do contrato incluídos. (Abre como um popup; redimensione para melhor visualização.)

Exemplo de outra introdução longa de relatório novamente, com elementos de contrato incluídos. (Abrir como um popup; redimensione para melhor visualização.)

Agrupamento. Um problema comum é dispersar informações de fundo em diferentes partes de uma introdução. Embora possa haver boas razões para dividir as informações de fundo em partes distintas de uma introdução, mantê-las todas em um só lugar é geralmente a melhor opção:

Desorganização em um parágrafo introdutório.

Observe que a frase destacada em vermelho é informação de contexto. No entanto, a informação de contexto ocorre no primeiro parágrafo. Mova-a para o primeiro parágrafo e reformule-a com "confiável" para fazer a transição.

Sequenciamento. Outra forma de analisar as introduções é considerar a sequência de tipos de informação que ocorrem nelas. Com a frase fora de lugar movida para o primeiro parágrafo, uma sequência razoável de tipos de informação pode ser esta:

Sequência comum de tipos de informações em um parágrafo introdutório.

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Se você estiver escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, não precisa de todos aqueles elementos comuns às introduções de relatórios discutidos na seção anterior. Aqui está o subconjunto do que você provavelmente precisará:

Tópico. Se você conseguir marcar as palavras-chave em algum lugar nas primeiras três a quatro linhas da introdução, você está bem.

Propósito e situação. Nas instruções, é suficiente informar os leitores que eles verão como fazer algo. Em um relatório de recomendações, basta mencionar que os leitores verão conclusões e recomendações.

Audiência. Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam para entender o documento. Se nenhum for necessário, diga isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do documento. Uma lista simples em frase será suficiente.

Fundo. Lembre-se sempre de que uma introdução não é uma discussão de fundo; pode conter algumas, mas apenas minimamente.

Exemplo de uma breve introdução com a maioria dos elementos chave presentes.

Quando você desenvolver um esboço para um documento de comprimento de relatório, pode descobrir que está usando a seção de numeral romano I para informações de fundo. Não é uma boa ideia. Lembre-se da diretriz: As introduções preparam os leitores para ler o documento.. Tendo isso em mente, esboçar a introdução de um documento de comprimento de relatório é bem fácil. Aqui está um exemplo:

I. INTRODUÇÃO
A. Propósito
B. Escopo
C. Visão Geral (lista breve do que será abordado)
D. Situação e público
II. CONTEXTO . . .

Você não precisa incluir todos esses elementos nem nessa ordem exata, e deve ser capaz de combinar habilmente alguns desses elementos na mesma frase.

Não costumamos pensar que há mais de uma introdução em um relatório. No entanto, em relatórios com mais de 8 a 10 ou mais páginas, as seções individuais também precisam de algum tipo de introdução. Essas podem ser chamadas de introduções de seção porque preparam os leitores para ler uma seção de um relatório—orientam os leitores quanto ao seu conteúdo e propósito e mostram alguma ligação com a seção anterior.

Claro, uma introdução de seção não precisa ter todos os elementos de uma introdução de relatório. No entanto, possui vários que, se bem tratados, podem fazer uma grande diferença na clareza e no fluxo de um relatório.

Exemplo de introdução de seção. Observe que a introdução desta seção não apenas menciona os tópicos anteriores e os próximos, mas também mostra como eles estão relacionados.

Indicação do tópico. Assim como na introdução do relatório, indique o tema da próxima seção. Mas lembre-se—que não precisa ser chato ou pesado "O tema da próxima seção do relatório é..."

Visão geral do conteúdo. Assim como na introdução do relatório, é uma boa ideia listar os principais conteúdos. A lista inserida na frase serve bem a esse propósito.

Transição. Um elemento que é muito útil nas introduções de seções é a formulação transitória que indica como a seção anterior se relaciona com a que está prestes a começar. Em relatórios de qualquer extensão e complexidade, é uma boa técnica — que orienta os leitores, mostrando-lhes como as partes do relatório se encaixam.

Ao revisar suas introduções, fique atento a problemas como os seguintes:

• Evite escrever uma introdução que consista apenas de informações de fundo; evite que as informações de fundo sobrecarreguem os elementos chave da introdução.
• Certifique-se de indicar o tema logo no início.
• Certifique-se de indicar o público e a situação—o que os leitores devem esperar do relatório; qual conhecimento ou experiência eles precisam para entender o relatório; qual situação gerou a necessidade do relatório.
• Certifique-se de que haja uma visão geral do conteúdo do relatório, além das informações sobre o escopo—o que o relatório não cobre.

Eu apreciaria seus pensamentos, reações, críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey.