Introduções

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Conteúdo desta Seção

Elementos Comuns de Introduções

Agrupamento e Sequenciamento de Elementos

Introduções a Documentos Resumidos

Introduções em Estruturas

Introduções das Seções

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Índice principal

A introdução é uma das seções mais importantes de um relatório—ou, para esse assunto, de qualquer documento—mas as introduções muitas vezes são mal escritas. Uma razão pode ser que as pessoas não compreendem o propósito das introduções. Uma introdução apresenta os leitores ao relatório e não necessariamente, ou apenas minimamente, ao assunto. "Introdução" não é igual a "contexto"; pode conter algum contexto, mas apenas minimamente.

Os leitores têm uma necessidade compreensível de saber algumas coisas básicas sobre um relatório antes de começarem a lê-lo: como o que é, por que foi escrito, para que serve, para quem é destinado e quais são seus principais conteúdos. Os leitores precisam de uma orientação básica sobre o tópico, o propósito, a situação e os conteúdos de um relatório—em outras palavras, uma introdução.

Imagine que, anos atrás, você estava escrevendo um relatório de recomendação sobre dispositivos de computador CD-ROM. Você poderia ser tentado a usar a introdução para discutir o histórico do desenvolvimento do disco compacto ou seu lado teórico. Isso poderia ser um bom conteúdo para incluir no relatório, e provavelmente pertence ao relatório—mas não na introdução, ou pelo menos não com muitos detalhes ou extensão.

Para relatórios de 10 páginas, as introduções podem ter em média de meia a uma página inteira. Nessa uma página, você pode ter três parágrafos. Um desses parágrafos pode ser dedicado a informações de contexto—ou seja, à introdução do assunto. Mas os outros dois parágrafos devem cumprir a função de introduzir o relatório e orientar o leitor sobre o relatório, conforme discutido a seguir.

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Nota: Se você estiver escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, certifique-se de ler a seção seguinte sobre introduções a documentos breves.

Cada um dos seguintes elementos não é necessário em todas as introduções, e alguns elementos se combinam na mesma frase. Em vez de aplicar esses elementos de forma mecânica, escreva a introdução que lhe parecer boa, e depois volte e procure por esses elementos nela.

Tópico. No início da introdução, indique o tópico específico do relatório. Algumas introduções parecem querer manter os leitores em suspense por um tempo antes de indicar o verdadeiro tópico—o que é uma aposta arriscada. Melhor é indicar o tópico logo—de forma que você possa circular as palavras-chave do tópico nas primeiras três a quatro linhas.

Propósito e situação. Uma boa introdução precisa indicar por que foi escrita, para quem e com qual propósito. Se o relatório fornece recomendações sobre a implementação de um programa, a introdução deve indicar esse propósito. Você também pode considerar indicar algo sobre o escopo do relatório—o que é. não pretendia realizar.

Audiência. Indique quem são os leitores apropriados ou pretendidos do relatório —, por exemplo, " técnicos experientes treinados no HAL/6000." Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam ter para entender o relatório, se houver. Se nenhum for necessário, diga isso. Se o relatório foi preparado para os membros do conselho da Cidade de Utopia, Texas, a introdução deve expressar isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do relatório. Você pode fazer isso com uma lista em uma única frase, como os exemplos ilustram. Se você estiver preocupado com as expectativas exageradas dos leitores, indique quais tópicos o relatório não aborda. não capa.

Contexto sobre o tópico. Este é o favorito de todos! Um mínimo de histórico geralmente está em uma introdução—por exemplo, definições-chave, histórico, teoria, a importância do assunto. Informações como estas despertam o interesse dos leitores, motivando-os a ler, fundamentando-os em alguns conceitos básicos. Cuidado, porém—essa discussão pode escapar de você e ocupar mais de uma página. Se isso acontecer, tudo bem—não está tudo perdido. Mova para o corpo do relatório ou para um apêndice.

Contexto sobre a situação. Outro tipo de contexto também é um bom candidato para introduções—a situação que gerou a necessidade do relatório. Por exemplo, se houvesse muitos dados conflitantes sobre alguma nova tecnologia, que gerou a necessidade da pesquisa, esse contexto poderia ser resumido na introdução. Por exemplo, se uma empresa precisasse de algum tipo de novo equipamento ou se a empresa tivesse algum problema ou necessidade e alguns requisitos em relação a esse equipamento—a discussão sobre esses assuntos deveria ir na introdução.

Observe na discussão destes elementos que a palavra "indica" continua sendo utilizada. Isso porque você gostaria de evitar uma linguagem excessiva como "O tema deste relatório é..." ou "Este relatório foi escrito para...". Observe como as introduções de exemplo geralmente evitam esse tipo de formulação.

Exemplo de introdução a um relatório extenso com elementos do contrato incluídos. (Abra como um popup; redimensione para melhor visualização.)

Exemplo de outra introdução de relatório extensa novamente, com elementos de contrato incluídos. (Abrir como um pop-up; redimensione para uma melhor visualização.)

Agrupamento. Um problema comum é dispersar informações de fundo em diferentes partes de uma introdução. Embora possa haver boas razões para dividir as informações de fundo em partes distintas de uma introdução, mantê-las todas em um só lugar geralmente é a melhor opção:

Desorganização em um parágrafo introdutório.

Note que a frase destacada em vermelho é uma informação de fundo. No entanto, a informação de fundo ocorre no primeiro parágrafo. Mova-a para o primeiro parágrafo e reformule-a com "reliable" para a transição.

Sequenciamento. Outra maneira de analisar introduções é considerar a sequência de tipos de informação que ocorrem dentro delas. Com a frase fora de lugar movida para o primeiro parágrafo, uma sequência razoável de tipos de informação poderia ser esta:

Sequência comumente utilizada de tipos de informação em um parágrafo introdutório.

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Se você está escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, não precisa de todos aqueles elementos comuns às introduções de relatórios discutidos na seção anterior. Aqui está o subconjunto do que você provavelmente vai precisar:

Tópico. Se você conseguir circular as palavras-chave em algum lugar nas três a quatro primeiras linhas da introdução, está tudo certo.

Propósito e situação. Nas instruções, é suficiente dizer aos leitores que eles vão ver como fazer algo. Em um relatório de recomendações, basta mencionar que os leitores vão ver conclusões e recomendações.

Público. Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam ter para entender o documento. Se nenhum for necessário, diga isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do documento. Uma lista simples em uma frase será suficiente.

Fundo. Lembre-se sempre de que uma introdução não é uma discussão de fundo; pode conter algumas, mas apenas minimamente.

Exemplo de uma breve introdução com a maioria dos elementos-chave presentes.

Quando você desenvolve um esboço para um documento longo, pode se ver usando a seção com o numeral romano I para informações de fundo. Não é uma boa ideia. Lembre-se da diretriz: As introduções preparam os leitores para ler o documento.. Tendo isso em mente, esboçar a introdução de um documento de relatório é bem fácil. Aqui está um exemplo:

I. INTRODUÇÃO
A. Propósito
B. Escopo
C. Visão Geral (lista breve do que será abordado)
D. Situação e público
II. CONTEXTO . . .

Você não precisa incluir todos esses elementos nem nesta ordem exata, e deve ser capaz de combinar alguns desses elementos na mesma frase de forma habilidosa.

Normalmente, não pensamos que haja mais de uma introdução em um relatório. No entanto, em relatórios com mais de 8 a 10 páginas ou mais, as seções individuais também precisam de algum tipo de introdução. Esses podem ser chamados de introduções de seção porque preparam os leitores para ler uma seção de um relatório—orientam os leitores quanto ao seu conteúdo e propósito e mostram alguma conexão com a seção anterior.

Claro, uma introdução de seção não precisa ter todos os elementos de uma introdução de relatório. No entanto, ela possui vários que, se bem trabalhados, podem fazer uma grande diferença na clareza e no fluxo de um relatório.

Introdução da seção de exemplo. Observe que esta introdução da seção não apenas menciona os tópicos anteriores e seguintes, mas também mostra como eles estão relacionados. (De um relatório escrito em 1983.)

Indicação de tópico. Assim como na introdução do relatório, indique o tema da próxima seção. Mas lembre-se—que não precisa ser algo maçante e enfadonho "O tema desta próxima seção do relatório é..."

Visão geral dos conteúdos. Assim como na introdução do relatório, é uma boa ideia listar os principais conteúdos. A lista dentro da frase atende bem a esse propósito.

Transição. Um elemento que é muito útil em introduções de seções é a redação de transição que indica como a seção anterior se relaciona com a que está prestes a começar. Em relatórios de qualquer comprimento e complexidade, é uma boa técnica—pois orienta os leitores, mostrando a eles como as partes do relatório se encaixam.

Ao revisar suas introduções, fique atento a problemas como os seguintes:

• Evite escrever uma introdução que consiste apenas em informações de fundo; evite permitir que informações de fundo dominem os elementos-chave da introdução.
• Certifique-se de indicar o tópico cedo.
• Certifique-se de indicar o público e a situação — o que os leitores devem esperar do relatório; que conhecimento ou background eles precisam para entender o relatório; que situação trouxe a necessidade do relatório.
• Certifique-se de que há uma visão geral do conteúdo do relatório, além de informações sobre o escopo—o que o relatório não abrange.

Agradeceria suas opiniões, reações e críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey.