A introdução é uma das seções mais importantes de um relatório—ou, para fins de comparação, de qualquer documento—mas as introduções são frequentemente mal escritas. Uma razão pode ser que as pessoas não compreendem o propósito das introduções. Uma introdução apresenta os leitores ao relatório e não necessariamente, ou apenas minimamente, ao assunto em questão. "Introdução" não é igual a "contexto"; pode conter algum contexto, mas apenas minimamente.

Os leitores têm uma necessidade compreensível de conhecer algumas informações básicas sobre um relatório antes de começarem a lê-lo: como do que se trata, por que foi escrito, para que serve, para quem é escrito e quais são seus principais conteúdos. Os leitores precisam de uma orientação básica sobre o tema, o propósito, a situação e os conteúdos de um relatório—em outras palavras, uma introdução.

Imagine que, anos atrás, você estivesse escrevendo um relatório de recomendação sobre dispositivos de computador CD-ROM. Você poderia ser tentado a usar a introdução para discutir o histórico do desenvolvimento do disco compacto ou seu lado teórico. Isso poderia ser um bom conteúdo para incluir no relatório, e provavelmente pertence ao relatório—mas não na introdução, ou pelo menos não com muitos detalhes ou extensões.

Para relatórios de 10 páginas, as introduções podem ter uma média de meia página a uma página inteira. Nessa uma página, você pode ter três parágrafos. Um desses parágrafos pode ser dedicado a informações de fundo—ou seja, à introdução do assunto. Mas os outros dois parágrafos devem fazer o trabalho de introduzir o relatório e orientar o leitor em relação ao relatório, conforme discutido a seguir.

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Elementos Comuns de Introduções

Nota: Se você estiver escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, certifique-se de ler a seção seguinte sobre introduções a documentos breves.

Cada um dos seguintes elementos não é necessário em todas as introduções, e alguns elementos se combinam na mesma frase. Em vez de aplicar esses elementos de forma mecânica, escreva a introdução que parecer boa para você e, em seguida, volte e procure esses elementos nela.

Tópico. No início da introdução, indique o tópico específico do relatório. Algumas introduções parecem querer manter os leitores em suspense por um tempo antes de indicar o verdadeiro tópico—isso é um risco. Melhor é indicar o tópico cedo—de forma que você possa circular as palavras-chave do tópico nas primeiras três a quatro linhas.

Propósito e situação. Uma boa introdução precisa indicar por que foi escrita, para quem e com qual propósito. Se o relatório fornece recomendações sobre a implementação de um programa, a introdução precisa indicar esse propósito. Você também pode considerar indicar algo sobre o escopo do relatório—o que é. não intencionava realizar.

Público. Indique quem são os leitores apropriados ou pretendidos do relatório—, por exemplo, "técnicos experientes treinados no HAL/6000." Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam ter para entender o relatório, se houver. Se nenhum for necessário, diga isso. Se o relatório foi preparado para os membros do conselho da Cidade de Utopia, Texas, a introdução deve expressar isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do relatório. Você pode fazer isso com uma lista em frase, como os exemplos ilustram. Se você está preocupado com as expectativas exageradas dos leitores, indique quais tópicos o relatório não abrange. não capa.

Contexto sobre o assunto. Este é o favorito de todos! Um mínimo de contexto geralmente está em uma introdução—por exemplo, definições-chave, contexto histórico, teoria, a importância do assunto. Informações assim despertam o interesse dos leitores, motivam a leitura e os fundamentam em conceitos básicos. Cuidado, porém—essa discussão pode te escapar e preencher mais de uma página. Se isso acontecer, tudo bem—não está tudo perdido. Mova-o para o corpo do relatório ou para um apêndice.

Contexto sobre a situação. Outro tipo de contexto também é um bom candidato para as introduções—a situação que gerou a necessidade do relatório. Por exemplo, se houvesse muitos dados conflitantes sobre alguma nova tecnologia, que gerou a necessidade da pesquisa, esse contexto poderia ser resumido na introdução. Por exemplo, se uma empresa precisasse de algum tipo de novo equipamento ou se a empresa tivesse algum problema ou necessidade e algumas exigências em relação a esse equipamento—a discussão sobre essas questões deve ir na introdução.

Observe na discussão desses elementos que a palavra "indica" continua sendo usada. Isso porque você gostaria de evitar uma linguagem autoritária, como "O tema deste relatório é..." ou "Este relatório foi escrito para...". Note como as introduções de exemplo geralmente evitam esse tipo de frase.

Exemplo de introdução a um relatório extenso com elementos de contrato incluídos. (Abrir como um pop-up; redimensionar para melhor visualização.)

Exemplo de outra introdução de relatório extensa novamente, com elementos de contrato incluídos. (Abre como um popup; redimensione para melhor visualização.)

Agrupamento e Sequenciamento de Elementos nas Introduções

Agrupamento. Um problema comum é espalhar informações de fundo em diferentes partes de uma introdução. Embora possa haver boas razões para dividir as informações de fundo em partes díspares de uma introdução, mantê-las todas em um só lugar geralmente é o melhor:

Desorganização em um parágrafo introdutório.

Observe que a frase destacada em vermelho é uma informação de fundo. No entanto, a informação de fundo ocorre no primeiro parágrafo. Mova-a para o primeiro parágrafo e reformule-a com "confiável" para a transição.

Sequenciamento. Outra maneira de analisar introduções é considerar a sequência de tipos de informação que ocorrem nelas. Com a frase fora de lugar movida para o primeiro parágrafo, uma sequência razoável de tipos de informação pode ser esta:

Informações de fundo
Tópicos a serem abordados
Público-alvo
Escopo: o que não está coberto

Sequência comum de tipos de informação em um parágrafo introdutório.

Introduções a Documentos Breves

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Se você está escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, não precisa de todos aqueles elementos comuns às introduções de relatórios discutidos na seção anterior. Aqui está o subconjunto do que você provavelmente precisará:

Tópico. Se você conseguir circular as palavras-chave do tópico em algum lugar nas três a quatro primeiras linhas da introdução, você está bem.

Propósito e situação. Nas instruções, é suficiente dizer aos leitores que eles verão como fazer algo. Em um relatório de recomendações, basta mencionar que os leitores verão conclusões e recomendações.

Público. Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam para entender o documento. Se nenhum for necessário, diga isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do documento. Uma lista simples em forma de frase serve.

Fundo. Sempre lembre-se de que uma introdução não é uma discussão de fundo; pode conter algumas, mas apenas minimamente.


Exemplo de uma breve introdução com a maioria dos elementos-chave presentes.

Introduções em Esboços

Quando você desenvolve um esboço para um documento de comprimento de relatório, pode se ver usando aquela seção de número romano I para informações de fundo. Não é uma boa ideia. Lembre-se da diretriz: As introduções preparam os leitores para ler o documento.. Tendo isso em mente, delinear a introdução de um documento extenso é bem fácil. Aqui está um exemplo:

I. INTRODUÇÃO
A. Propósito
B. Escopo
C. Visão Geral (breve lista do que será abordado)
D. Situação e público
II. CONTEXTO . . .

Você não precisa incluir todos esses elementos, nem nesta ordem exata, e deve ser capaz de combinar alguns desses elementos na mesma frase de forma habilidosa.

Introduções das Seções

Normalmente, não pensamos que há mais de uma introdução em um relatório. No entanto, em relatórios com mais de 8 a 10 páginas ou mais, as seções individuais também precisam de algum tipo de introdução. Essas podem ser chamadas de introduções de seção porque eles preparam os leitores para ler uma seção de um relatório—eles orientam os leitores sobre seu conteúdo e propósito e mostram alguma conexão com a seção anterior.

Claro, uma introdução de seção não precisa ter todos os elementos de uma introdução de relatório. No entanto, ela possui vários que, se tratados bem, podem fazer uma grande diferença na clareza e fluidez de um relatório.

Introdução da seção de exemplo. Observe que esta introdução da seção não apenas menciona os tópicos anteriores e futuros, mas também mostra como eles estão relacionados. (De um relatório escrito em 1983.)

Indicação de tópico. Assim como na introdução do relatório, indique o tópico da próxima seção. Mas lembre-se— que não precisa ser o pesado e rígido " O tópico da próxima seção do relatório é..."

Visão geral do conteúdo. Assim como na introdução do relatório, é uma boa ideia listar os principais conteúdos. A lista dentro da frase atende bem a esse propósito.

Transição. Um elemento que é muito útil nas introduções de seção é a frase de transição que indica como a seção anterior se relaciona com a que está prestes a começar. Em relatórios de qualquer extensão e complexidade, é uma boa técnica — que orienta os leitores, mostrando como as partes do relatório se encaixam.

Lista de Verificação para Introduções

Ao revisar suas introduções, fique atento a problemas como os seguintes:

  • Evite escrever uma introdução que consistam apenas de informações de fundo; evite permitir que informações de fundo sobrecarreguem os elementos chave da introdução.
  • Certifique-se de indicar o tema logo no início.
  • Certifique-se de indicar o público e a situação—o que os leitores devem esperar do relatório; que conhecimento ou contexto eles precisam para entender o relatório; qual situação trouxe a necessidade do relatório.
  • Certifique-se de que haja uma visão geral do conteúdo do relatório, além de informações sobre o escopo—o que o relatório não cobre.

Agradeceria seus pensamentos, reações e críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey.