A introdução é uma das seções mais importantes de um relatório—ou, para esse assunto, de qualquer documento—mas as introduções são frequentemente mal escritas. Uma razão pode ser que as pessoas não entendem o propósito das introduções. Uma introdução apresenta os leitores ao relatório e não necessariamente, ou apenas minimamente, ao assunto. "Introdução" não é igual a "contexto"; pode conter algum contexto, mas apenas minimamente.

Os leitores têm uma necessidade compreensível de conhecer algumas informações básicas sobre um relatório antes de começar a lê-lo: como do que se trata, por que foi escrito, para que serve, para quem é escrito e quais são seus principais conteúdos. Os leitores precisam de uma orientação básica sobre o tópico, o propósito, a situação e o conteúdo de um relatório—em outras palavras, uma introdução.

Imagine que, anos atrás, você estivesse escrevendo um relatório de recomendação sobre dispositivos de computador CD-ROM. Você poderia ser tentado a usar a introdução para discutir o histórico do desenvolvimento do disco compacto ou seu lado teórico. Isso poderia ser conteúdo bom para incluir no relatório, e provavelmente pertence ao relatório—mas não na introdução, ou pelo menos não em muitos detalhes ou extensão.

Para relatórios de 10 páginas, as introduções podem ter em média de meia a uma página inteira. Nessa uma página, você pode ter três parágrafos. Um desses parágrafos pode ser dedicado a informações de fundo—em outras palavras, a introdução do assunto. Mas os outros dois parágrafos devem cumprir a função de apresentar o relatório e orientar o leitor sobre o relatório, como discutido a seguir.

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Elementos Comuns de Introduções

Nota: Se você está escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, certifique-se de ler a seção a seguir sobre introduções a documentos breves.

Cada um dos elementos a seguir não é necessário em todas as introduções, e alguns elementos se combinam na mesma frase. Em vez de aplicar esses elementos de forma mecânica, escreva a introdução que parecer boa para você e depois volte e procure esses elementos nela.

Tópico. No início da introdução, indique o tópico específico do relatório. Algumas introduções parecem querer manter os leitores em suspense por um tempo antes de indicar o verdadeiro tópico—isso é uma aposta arriscada. Melhor é indicar o tópico cedo—de modo que você possa circular as palavras-chave nas primeiras três a quatro linhas.

Propósito e situação. Uma boa introdução precisa indicar por que foi escrita, para quem e com qual propósito. Se o relatório fornece recomendações sobre a implementação de um programa, a introdução deve indicar esse propósito. Você também pode considerar indicar algo sobre o escopo do relatório—o que é. não pretendia alcançar.

Público. Indique quem são os leitores apropriados ou pretendidos do relatório — por exemplo, " técnicos experientes treinados no HAL/6000." Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam ter para entender o relatório, se houver. Se não for necessário, diga isso. Se o relatório foi preparado para os membros do conselho da Cidade de Utopia, Texas, a introdução deve expressar isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do relatório. Você pode fazer isso com uma lista em uma frase, como os exemplos ilustram. Se você estiver preocupado com as expectativas exageradas dos leitores, indique sobre quais tópicos o relatório não trata. não capa.

Contexto sobre o tema. Este é o favorito de todo mundo! Um mínimo de contexto geralmente está em uma introdução—por exemplo, definições chave, contexto histórico, teoria, a importância do assunto. Informações como essas despertam o interesse dos leitores, motivando-os a ler e fundamentando-os em alguns conceitos básicos. Cuidado, porém—essa discussão pode fugir do seu controle e ocupar mais de uma página. Se isso acontecer, tudo bem—nem tudo está perdido. Mova para o corpo do relatório ou para um apêndice.

Contexto sobre a situação. Outro tipo de contexto também é um bom candidato para introduções—a situação que gerou a necessidade do relatório. Por exemplo, se houvesse muitos dados conflitantes sobre alguma nova tecnologia, que gerou a necessidade da pesquisa, esse contexto poderia ser resumido na introdução. Por exemplo, se uma empresa precisasse de algum tipo de equipamento ou se a empresa tivesse algum problema ou necessidade e alguns requisitos em relação a esse equipamento—a discussão sobre esses assuntos deveria ir na introdução.

Observe que na discussão desses elementos a palavra "indica" continua sendo usada. Isso ocorre porque você gostaria de evitar uma linguagem pesada, como "O tópico deste relatório é..." ou "Este relatório foi escrito para..." Observe como as introduções de exemplo geralmente evitam esse tipo de formulação.

Exemplo de introdução a um relatório extenso com elementos de contrato incluídos. (Abra como um popup; redimensione para uma melhor visualização.)

Exemplo de outra introdução de relatório extensa novamente, com elementos de contrato incluídos. (Abra como um popup; redimensione para melhor visualização.)

Agrupamento e Sequenciamento de Elementos em Introduções

Agrupamento. Um problema comum é espalhar informações de fundo em diferentes partes de uma introdução. Embora possam haver boas razões para dividir as informações de fundo em partes díspares de uma introdução, mantê-las todas em um só lugar geralmente é o melhor:

Desorganização em um parágrafo introdutório.

Observe que a frase destacada em vermelho é uma informação de fundo. No entanto, a informação de fundo ocorre no primeiro parágrafo. Mova-a para o primeiro parágrafo e reformule-a com "confiável" para fazer a transição.

Sequenciamento. Outra maneira de analisar introduções é considerar a sequência dos tipos de informação que ocorrem nelas. Com a frase fora de lugar movida para o primeiro parágrafo, uma sequência razoável de tipos de informação pode ser a seguinte:

Informações de fundo
Tópicos a serem abordados
Público-alvo
Escopo: o que não está coberto

Sequência comumente usada de tipos de informação em um parágrafo introdutório.

Introduções a Documentos Breves

Certifique-se de conferir os exemplos adicionais: introduções a instruções e relatórios.

Se você estiver escrevendo um documento breve de 1 a 2 páginas, não precisa de todos aqueles elementos comuns às introduções de relatórios discutidos na seção anterior. Aqui está o subconjunto do que você provavelmente precisará:

Tópico. Se você puder circundar as palavras-chave em algum lugar nas primeiras três a quatro linhas da introdução, você está bem.

Propósito e situação. Nas instruções, é suficiente informar os leitores que eles verão como fazer algo. Em um relatório de recomendação, basta mencionar que os leitores verão conclusões e recomendações.

Público. Indique qual nível de experiência ou conhecimento os leitores precisam para entender o documento. Se nenhum for necessário, diga isso.

Visão geral do conteúdo. Indique os principais conteúdos do documento. Uma lista simples em frase servirá.

Fundo. Sempre lembre-se de que uma introdução não é uma discussão de fundo; pode conter algo, mas apenas minimamente.


Exemplo de uma breve introdução com a maioria dos elementos-chave presentes.

Introduções em Estruturas

Quando você desenvolve um esboço para um documento de extensão de relatório, pode se ver usando aquela seção de número romano I para informações de fundo. Não é uma boa ideia. Lembre-se da diretriz: As introduções preparam os leitores para ler o documento.. Com isso em mente, esboçar a introdução de um documento longo é bem fácil. Aqui está um exemplo:

I. INTRODUÇÃO
A. Propósito
B. Escopo
C. Visão geral (lista breve do que será abordado)
D. Situação e audiência
II. CONTEXTO . . .

Você não precisa incluir todos esses elementos nem nesta ordem exata, e deve ser capaz de combinar habilidosamente alguns desses elementos na mesma frase.

Introduções das Seções

Normalmente, não pensamos que há mais de uma introdução em um relatório. No entanto, em relatórios com mais de 8 a 10 páginas ou mais, as seções individuais também precisam de algum tipo de introdução. Estas podem ser chamadas de introduções de seção porque eles preparam os leitores para ler uma seção de um relatório—eles orientam os leitores sobre seu conteúdo e propósito e mostram alguma conexão com a seção anterior.

Claro, uma introdução de seção não precisa conter todos os elementos de uma introdução de relatório. No entanto, ela possui vários que, se tratados adequadamente, podem fazer uma grande diferença na clareza e no fluxo de um relatório.

Introdução da seção de exemplo. Observe que esta introdução da seção não apenas menciona os tópicos precedentes e futuros, mas também mostra como eles estão relacionados. (De um relatório escrito em 1983.)

Indicação de tópico. Assim como na introdução do relatório, indique o tópico da próxima seção. Mas lembre-se—não precisa ser algo tedioso e pesado "O tópico desta próxima seção do relatório é..."

Visão geral do conteúdo. Assim como na introdução do relatório, é uma boa ideia listar os principais conteúdos. A lista no meio da frase atende bem a esse propósito.

Transição. Um elemento que é muito útil nas introduções de seção é a frase de transição que indica como a seção anterior se relaciona com a que está prestes a começar. Em relatórios de qualquer comprimento e complexidade, é uma boa técnica—isso orienta os leitores, mostrando como as partes do relatório se encaixam.

Lista de Verificação para Introduções

Ao revisar suas introduções, fique atento a problemas como os seguintes:

  • Evite escrever uma introdução que consistam apenas de informações de fundo; evite permitir que as informações de fundo sobrecarreguem os elementos principais da introdução.
  • Certifique-se de indicar o tópico cedo.
  • Certifique-se de indicar o público e a situação — o que os leitores devem esperar do relatório; qual conhecimento ou background eles precisam para entender o relatório; qual situação gerou a necessidade do relatório.
  • Certifique-se de que haja uma visão geral do conteúdo do relatório, além de informações sobre o escopo—o que o relatório não cobre.

Agradeço suas opiniões, reações e críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey.