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Rédigez un rapport d'avancement pour informer un superviseur, un associé ou un client des progrès réalisés sur un projet pendant une certaine période. Le projet peut concerner la conception, la construction ou la réparation de quelque chose, l'étude ou la recherche d'un problème ou d'une question, ou la collecte d'informations sur un sujet technique. Vous rédigez des rapports d'avancement lorsque la réalisation d'un projet prend plus de trois ou quatre mois.
Fonctions et Contenus des Rapports de Progrès
Dans le rapport d'avancement, vous expliquez l'un ou plusieurs des éléments suivants :
- Quelle est la part du travail qui est terminée ?
- Quelle partie du travail est actuellement en cours ?
- Quels travaux restent à faire
- Quels problèmes ou imprévus, le cas échéant, sont survenus ?
- Comment le projet se déroule en général.
Les rapports d'avancement ont plusieurs fonctions importantes :
- Rassurez les destinataires en leur disant que vous progressez, que le projet se déroule sans encombre et qu'il sera terminé à la date prévue.
- Fournir aux destinataires un aperçu des résultats ou des travaux du projet.
- Donnez aux destinataires la possibilité d'évaluer votre travail sur le projet et de demander des modifications.
- Donnez-vous une chance de discuter des problèmes dans le projet et ainsi de prévenir les destinataires.
- Vous oblige à établir un emploi du temps pour que vous complétiez le projet à temps.
- Projetez un sens du professionnalisme dans votre travail et votre organisation.
Assurez-vous de vérifier le exemples de rapports.
Infographie générée par NotebookLM de ce chapitre
Calendrier et format des rapports de progrès
Dans un projet d'un an, il y a généralement trois rapports d'avancement, un après trois, six et neuf mois. En fonction de la taille du rapport d'avancement, de la durée et de l'importance du projet, ainsi que du destinataire, le rapport d'avancement peut prendre les formes suivantes :
- Mémo—Un rapport court et informel à quelqu'un dans votre organisation
- LettreUn rapport court et informel envoyé à quelqu'un en dehors de votre organisation.
- Rapport formel—Un rapport formel envoyé à quelqu'un en dehors de votre organisation
Jetez un œil à la discussion dans Format des propositions. Vous pouvez utiliser le même format pour les rapports d'avancement que pour les propositions : mémo, lettre, rapport séparé.
Modèles organisationnels pour les rapports d'avancement
Le destinataire d'un rapport d'avancement souhaite voir ce que vous avez accompli sur le projet, sur quoi vous travaillez actuellement, ce que vous prévoyez de faire ensuite, et comment le projet se déroule en général. Pour communiquer ces informations, vous combinez deux de ces stratégies organisationnelles : périodes de temps, tâches du projet ou thèmes du rapport.
Périodes de temps. Un rapport d'avancement résume généralement le travail dans chacun des éléments suivants :
- Travail accompli dans la ou les périodes précédentes
- Travail actuellement en cours
- Travail prévu pour la(s) prochaine(s) période(s)
Tâches du projet. Pratiquement chaque projet se décompose en tâches individuelles :
| Projet | Tâches individuelles |
| Construire des terrains de balle municipaux sur des terres appartenant à la ville | Mesurer l'intérêt de la communauté Localisation d'un bien immobilier approprié Dégager la propriété Conception des gradins, clôtures, etc. |
| Rédaction d'un rapport | Étudier le devoir Choisir un sujet Identifier le public du rapport Réduire le sujet Développer un plan sommaire Collecte d'informations Écrire une ou plusieurs ébauches Documenter le rapport Révision et correction de l'ébauche du rapport Taper et relire le rapport Mise en forme finale du rapport |
Tâches du projet. Une approche organisationnelle pour les rapports d'avancement.
Sujets de rapport. Vous pouvez également organiser votre rapport d'avancement en fonction du travail réalisé sur les sections du rapport final. Dans un projet de rapport sur la co-combustion des déchets solides municipaux, vous auriez besoin d'informations sur ces sujets :
| Sujets à aborder dans le rapport final |
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Sujets à aborder dans un rapport final. Une approche organisationnelle pour un rapport d'avancement sur les progrès d'un rapport.
Pour chacun de ces sujets, vous devriez expliquer le travail que vous avez accompli, le travail que vous faites actuellement et le travail que vous avez prévu.
Un rapport d'avancement est en réalité une combinaison de deux de ces stratégies organisationnelles. Les extraits d'orientation suivants vous donnent une idée de la manière dont elles peuvent se combiner :
| Rapport de progrès A | Rapport de progression B | Rapport d'avancement C |
| Tâche 1 | Travail terminé | Sujet 1 |
| Travail terminé | Tâche 1 | Travail terminé |
| Travail actuel | Tâche 2 | Travail actuel |
| Travail prévu | Tâche 3 | Travail prévu |
| Tâche 2 | Travail Actuel | Sujet 2 |
| Travail terminé | Tâche 1 | Travail terminé |
| Travail actuel | Tâche 2 | Travail actuel |
| Travail prévu | Tâche 3 | Travail prévu |
| Tâche 3 | Travail futur | Sujet 3 |
| Travail terminé | Tâche 1 | Travail terminé |
| Travail actuel | Tâche 2 | Travail actuel |
| Travail prévu | Tâche 3 | Travail prévu |
Combinaison de stratégies organisationnelles pour les rapports d'avancement
L'illustration suivante montre un exemple de l'approche projet-tâches avec des sous-titres pour les périodes de temps :
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Modifications du tube de drainage de saumure
Pendant cette période, nous avons continué à travailler sur les problèmes associés aux tubes de drainage de saumure. Période précédente. Après des ajustements mineurs au cours d'un mois d'opération, les tubes de drainage et le contre-lavage ont mieux fonctionné mais ne sont toujours pas totalement satisfaisants. Les sections de grille de ces tubes, comme vous le savez, sont situées à des distances variables le long de la hauteur du laveur. Période actuelle. La portion écran des tubes de drainage de saumure a été déplacée à moins de 5 pieds du sommet du paquet. Jusqu'à présent, aucun changement dans la performance du contre-laveur n'a été observé. Les statistiques de production à la fin de ce mois (février) devraient nous donner une idée plus claire de l'effet de cette modification. Prochaine période. Selon la performance continue de l'écran dans sa position actuelle par rapport au haut du paquet, nous pourrions déplacer l'écran à moins de 3 pieds du haut du paquet lors de la prochaine période de test. Bien que le rapport de lavage ait été plus élevé avec une hauteur d'écran plus grande, l'efficacité de lavage semble rester relativement constante ; les données de production par rapport aux KW du compresseur pour tous les emplacements d'écran jusqu'à présent semblent suivre la même courbe linéaire. |
Exemples de rapports d'avancement organisés par périodes de temps
Ces deux plans montrent des rapports de progression organisés par tâches de projet :
À ce jour, j'ai presque terminé tout le travail de recherche et je suis en train de rassembler les sections du rapport final. Voici un aperçu du travail que j'ai accompli jusqu'à présent. Développement de la bouteille Dans la section développement de mon rapport, j'ai rédigé une description technique d'une bouteille de soda en PET typique. Elle est complète et donne au lecteur une bonne idée de ce à quoi le produit devrait ressembler et de ce qu'il doit être capable d'accomplir. Propriétés Favorables La section du rapport décrivant les propriétés du PET est terminée. J'ai choisi quatre propriétés physiques pour lesquelles de nombreux conteneurs de matières premières sont testés, et j'ai montré comment le PET résiste à ces tests. Processus de fabrication Pour la section sur les processus de fabrication, j'ai effectué des recherches pour m'aider à recommander une méthode de production particulière pour les bouteilles en PET. Ici, j'ai décrit cette méthode choisie et expliqué exactement comment une bouteille en plastique est produite sur une chaîne d'assemblage. Économie J'ai terminé le travail sur la moitié de la section économique de ce rapport. Jusqu'à présent, j'ai rédigé une comparaison économique de l'utilisation des bouteilles en plastique et en verre. |
En ce moment, je suis principalement impliqué dans la détermination des domaines de mon rapport qui manquent d'informations. De plus, je poursuis mon travail pour localiser des informations financières sur les bouteilles en PET. Processus de Fabrication Dans la section de fabrication, je suis actuellement . . . |
Exemples de rapports d'avancement organisés par tâches de projet
Autres Parties des Rapports de Progrès
Dans votre rapport d'avancement, vous devez également inclure (a) une introduction qui examine l'objectif et la portée du projet, (b) une description détaillée de votre projet et de son histoire, et (c) une évaluation générale du projet à ce jour, qui sert généralement de conclusion.
Introduction. Passez en revue les détails de l'objectif, du champ d'application et des activités de votre projet. Cela aidera les destinataires qui ne connaissent pas le projet, qui ne se souviennent pas de certains détails ou qui souhaitent vérifier votre approche du projet. L'introduction peut contenir les éléments suivants :
- Objectif du projet
- Objectifs spécifiques du projet
- Portée, ou limites, du projet
- Date de début du projet ; date à laquelle le projet devrait être achevé
- Personnes ou organisations travaillant sur le projet
- Personnes ou organisations pour lesquelles le projet est réalisé
- Aperçu du contenu du rapport d'avancement
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Je vous soumets maintenant un rapport sur les progrès que j'ai réalisés dans ma recherche pour votre entreprise, Ginseng Cola. Immédiatement après l'acceptation de l'offre de mon entreprise le 15 janvier pour étudier les avantages de l'embouteillage de votre produit de soda dans des bouteilles en plastique, j'ai commencé à enquêter sur tous les aspects du projet.
Dans les sections suivantes de ce rapport d'avancement, vous serez informé des travaux que j'ai déjà accomplis, des travaux auxquels je participe actuellement, des travaux qu'il reste à faire, et enfin une évaluation générale de l'avancement du projet. |
Exemple d'introduction à un rapport de progression
Description du projet. Dans la plupart des rapports d'avancement, incluez une description du projet pour passer en revue les détails de votre projet pour les destinataires :
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DESCRIPTION DU PROJET
Voici un aperçu de l'objectif et de la portée de ce projet. Objectif. Le plan d'investissement original de cette société incluait uniquement des investissements à long terme et à faible risque dans des obligations d'entreprise et des valeurs mobilières américaines. Ce projet a été conçu pour répondre à des questions sur le potentiel des investissements à court terme et à forte valeur, en particulier ceux adaptés à l'expansion future du plan d'investissement de cette entreprise. Portée. Le rapport couvrira les définitions de base des actions et des options ainsi que les raisons pour et contre ces deux stratégies d'investissement. Le rapport sera divisé en quatre domaines :
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Description de projet exemple d'un rapport
Conclusion. Le dernier paragraphe ou la dernière section rassure généralement les audiences que tout se déroule bien et comme prévu. Il peut également alerter les destinataires sur des changements ou des problèmes inattendus dans le projet.
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ÉVALUATION GLOBALE
Le projet de recommandation pour la production de PET avance bien. Je n'ai rencontré aucun problème majeur et j'ai trouvé beaucoup de matériel sur ce sujet. Cependant, je n'ai pas eu de nouvelles de M. Simon Juarez de PET Mfg., qui envoie des informations sur les méthodes de production de PET utilisées dans plusieurs usines du Sud-Ouest. Je ne prévois aucun problème majeur qui m'empêcherait de vous soumettre mon rapport à la date prévue du contrat. En fait, je pourrais être en mesure de vous l'envoyer quelques jours plus tôt que prévu. En général, je constate que la bouteille PET est une idée d'emballage encore plus attrayante que ce qui avait été discuté précédemment. Tous les détails à ce sujet apparaîtront cependant dans le rapport final. Sincèrement, Steven C. Crosswell Ingénieur Processus C & S Ingénierie |
Évaluation globale utilisée comme conclusion d'un rapport d'avancement
Invites d'IA pour des rapports d'avancement
Les listes de contrôle, qui vont généralement inaperçues, peuvent être utilisées comme source pour des invites d'IA avec quelques modifications. Copiez ce qui suit, collez-le dans un système d'IA tel que Gemini de Google, et voyez ce que vous avez peut-être manqué.
Remarque : Toutes les références au contenu, au format, au style du rapport de progrès ou à leurs composants peuvent être trouvées dans le manuel en ligne de rédaction technique.
Lorsque vous souhaitez utiliser l'IA pour évaluer un projet d'écriture, présentez-vous, dites à l'IA qui vous êtes, ce que vous voulez. Donnez à l'IA un point de référence pour faire des évaluations, comme un manuel en ligne. Ensuite, publiez ce que vous souhaitez que l'IA vérifie dans son évaluation. Voici un exemple :
Modifiez l'introduction pour correspondre à votre identité.
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Bonjour, IA. Je suis David McMurrey, un étudiant en cybersécurité au Austin Community College (Austin, Texas). Je demande que vous évaluiez le rapport de progrès suivant en utilisant ceci. manuel en ligne, le chapitre sur rapports de progrès, et les questions suivantes :
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Informations connexes
Quiz de lecture. Utilisez ce quiz pour tester votre compréhension de ce chapitre.
Formation disponible. Obtenez un peu de pratique en écrivant avec McMurrey en tant que votre instructeur.
Ministère de l'Énergie des États-Unis : Rapport d'avancement 2022. Voici un rapport d’avancement qui ne l'est pas. Les principaux éléments passés, présents, futurs sont cachés dans l’autopromotion. Voyez si vous pouvez réécrire ce document afin qu'il suive la structure décrite dans ce chapitre (sans mentionner le fait de le raccourcir).
Comment rédiger un rapport d'avancement. ClickHelp.
J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.
