Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy quyên góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ tiếp tục miễn phí.
Viết báo cáo tiến độ để thông báo cho người giám sát, đồng nghiệp hoặc khách hàng về tiến độ mà bạn đã đạt được trong một dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Dự án có thể là thiết kế, xây dựng hoặc sửa chữa một cái gì đó, nghiên cứu hoặc khảo sát một vấn đề hay câu hỏi, hoặc thu thập thông tin về một chủ đề kỹ thuật. Bạn viết báo cáo tiến độ khi dự án mất hơn ba hoặc bốn tháng để hoàn thành.
Chức năng và Nội dung của Báo cáo Tiến độ
Trong báo cáo tiến độ, bạn giải thích bất kỳ hoặc tất cả các điểm sau:
- Bao nhiêu phần trăm công việc đã hoàn thành?
- Phần nào của công việc hiện đang được tiến hành?
- Công việc nào còn lại cần hoàn thành
- Có vấn đề gì hoặc điều bất ngờ nào đã phát sinh không?
- Dự án đang tiến triển như thế nào tổng thể.
Báo cáo tiến độ có nhiều chức năng quan trọng:
- Đảm bảo với người nhận rằng bạn đang tiến triển, rằng dự án đang diễn ra suôn sẻ, và nó sẽ hoàn thành đúng hạn như dự kiến.
- Cung cấp cho người nhận cái nhìn tổng quan về một số phát hiện hoặc một số công việc của dự án.
- Cho người nhận cơ hội đánh giá công việc của bạn trên dự án và yêu cầu thay đổi.
- Cho bạn một cơ hội để thảo luận về những vấn đề trong dự án và do đó để cảnh báo trước cho người nhận.
- Buộc bạn phải lập kế hoạch làm việc để hoàn thành dự án đúng hạn.
- Tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong công việc của bạn và tổ chức của bạn.
Đồ họa thông tin được tạo bởi NotebookLM của chương này
Thời gian và định dạng của báo cáo tiến độ
Trong một dự án kéo dài một năm, thông thường có ba báo cáo tiến độ, một sau ba, sáu và chín tháng. Tùy thuộc vào quy mô của báo cáo tiến độ, độ dài và tầm quan trọng của dự án, cũng như người nhận, báo cáo tiến độ có thể có những hình thức sau:
- Ghi chúBáo cáo ngắn gọn, không chính thức cho ai đó trong tổ chức của bạn
- ThưBáo cáo ngắn, không chính thức gửi đến ai đó bên ngoài tổ chức của bạn.
- Báo cáo chính thức—Một báo cáo chính thức được gửi đến ai đó bên ngoài tổ chức của bạn
Hãy xem xét cuộc thảo luận trong Định dạng của Đề xuất. Bạn có thể sử dụng cùng một định dạng cho báo cáo tiến độ như bạn đã sử dụng cho các đề xuất: bản ghi nhớ, thư, báo cáo riêng.
Các Mô Hình Tổ Chức cho Báo Cáo Tiến Độ
Người nhận báo cáo tiến độ muốn xem những gì bạn đã đạt được trong dự án, những gì bạn đang làm hiện tại, những gì bạn dự định làm tiếp theo, và tình hình chung của dự án. Để báo cáo thông tin này, bạn kết hợp hai trong số các chiến lược tổ chức này: khoảng thời gian, nhiệm vụ dự án, hoặc các chủ đề báo cáo.
Thời gian. Báo cáo tiến độ thường tóm tắt công việc trong mỗi phần sau:
- Công việc đã hoàn thành trong các giai đoạn trước
- Công việc hiện đang được thực hiện
- Công việc dự kiến cho các giai đoạn tiếp theo
Nhiệm vụ dự án. Hầu như mọi dự án đều phân chia thành các nhiệm vụ riêng lẻ:
| Dự án | Công việc cá nhân |
| Xây dựng sân bóng công cộng trên đất thuộc sở hữu của thành phố | Đo lường sự quan tâm của cộng đồng Tìm kiếm bất động sản phù hợp Dọn dẹp tài sản Thiết kế khán đài, hàng rào, v.v. |
| Viết một báo cáo | Nghiên cứu bài tập Chọn một chủ đề Xác định đối tượng của báo cáo Thu hẹp chủ đề Phát triển một dàn bài sơ bộ Thu thập thông tin Viết một hoặc nhiều bản thảo thô Ghi chép báo cáo Sửa đổi và chỉnh sửa bản nháp báo cáo Gõ và kiểm tra lỗi báo cáo Đưa báo cáo vào gói cuối cùng của nó. |
Các nhiệm vụ của dự án. Một cách tiếp cận tổ chức cho các báo cáo tiến độ.
Chủ đề báo cáo. Bạn cũng có thể tổ chức báo cáo tiến độ của mình theo công việc đã thực hiện trên các phần của báo cáo cuối cùng. Trong một dự án báo cáo về việc đồng đốt chất thải rắn sinh hoạt, bạn sẽ cần thông tin về các chủ đề sau:
| Các chủ đề sẽ được đề cập trong báo cáo cuối cùng. |
|
Các chủ đề cần được đề cập trong báo cáo cuối cùng. Một cách tiếp cận tổ chức cho một báo cáo tiến độ về tiến độ của một báo cáo.
Đối với mỗi chủ đề này, bạn sẽ giải thích công việc bạn đã thực hiện, công việc bạn đang thực hiện và công việc bạn đã lập kế hoạch.
Báo cáo tiến độ thực chất là một sự kết hợp của hai trong số các chiến lược tổ chức này. Các đoạn trích từ dàn bài sau đây sẽ cho bạn ý tưởng về cách chúng có thể kết hợp:
| Báo cáo tiến độ A | Báo cáo tiến độ B | Báo cáo tiến độ C |
| Nhiệm vụ 1 | Công việc đã hoàn thành | Chủ đề 1 |
| Công việc đã hoàn thành | Nhiệm vụ 1 | Công việc hoàn thành |
| Công việc hiện tại | Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại |
| Công việc đã lên kế hoạch | Nhiệm vụ 3 | Công việc dự kiến |
| Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại | Chủ đề 2 |
| Công việc đã hoàn thành | Nhiệm vụ 1 | Công việc đã hoàn thành |
| Công việc hiện tại | Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại |
| Công việc đã lên kế hoạch | Nhiệm vụ 3 | Công việc dự kiến |
| Nhiệm vụ 3 | Công việc tương lai | Chủ đề 3 |
| Công việc đã hoàn thành | Nhiệm vụ 1 | Công việc đã hoàn thành |
| Công việc hiện tại | Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại |
| Công việc dự kiến | Nhiệm vụ 3 | Công việc đã được lên kế hoạch |
Kết hợp các chiến lược tổ chức cho báo cáo tiến độ
Hình minh họa dưới đây cho thấy một ví dụ về cách tiếp cận dự án-các nhiệm vụ với các tiêu đề phụ cho các khoảng thời gian:
|
Sửa đổi ống thoát nước muối
Trong thời gian này, chúng tôi đã tiếp tục làm việc về các vấn đề liên quan đến ống thoát nước muối. Thời gian trước. Sau những điều chỉnh nhỏ trong một tháng hoạt động, các ống thoát nước và máy rửa phản công đã hoạt động tốt hơn nhưng vẫn chưa hoàn toàn thỏa đáng. Các phần màn hình của những ống này, như bạn biết, được đặt ở khoảng cách khác nhau dọc theo chiều cao của máy rửa. Thời gian hiện tại. Phần lưới của các ống thoát nước muối đã được di chuyển vào trong 5 feet từ đỉnh của gói. Cho đến nay, không có sự thay đổi nào trong hiệu suất của bộ rửa đối kháng được quan sát. Thống kê sản xuất vào cuối tháng này (tháng Hai) sẽ giúp chúng ta có cái nhìn rõ hơn về ảnh hưởng của sự điều chỉnh này. Tiết học tiếp theo. Tùy thuộc vào hiệu suất tiếp tục của màn hình ở vị trí hiện tại so với đỉnh gói, chúng tôi có thể di chuyển màn hình cách đỉnh gói trong vòng 3 feet trong kỳ thử nghiệm tiếp theo. Mặc dù tỷ lệ giặt lớn hơn với chiều cao màn hình lớn hơn, hiệu quả giặt dường như vẫn giữ ở mức tương đối ổn định; dữ liệu sản xuất so với KW máy nén cho tất cả các vị trí màn hình cho đến nay dường như đã theo cùng một đường cong tuyến tính. |
Các báo cáo tiến độ ví dụ được sắp xếp theo các khoảng thời gian
Hai dàn bài này cho thấy báo cáo tiến độ được tổ chức theo các nhiệm vụ dự án:
Tính đến thời điểm này, tôi đã hoàn thành hầu hết công việc nghiên cứu và đang lắp ghép các phần của báo cáo cuối cùng. Dưới đây là phân tích công việc mà tôi đã thực hiện cho đến nay. Sự phát triển của chai Trong phần phát triển của báo cáo của tôi, tôi đã viết một mô tả kỹ thuật về một chai nước ngọt PET điển hình. Nó hoàn chỉnh và cung cấp cho người đọc một ý tưởng rõ ràng về sản phẩm nên trông như thế nào và có thể thực hiện những gì. Của cải thuận lợi Phần của báo cáo mô tả các tính chất của PET đã hoàn thành. Tôi đã chọn bốn tính chất vật lý mà nhiều vật liệu thô được kiểm tra, và tôi đã chỉ ra cách PET chịu đựng những thử nghiệm này. Quy trình sản xuất Trong phần về quy trình sản xuất, tôi đã thực hiện nghiên cứu để giúp tôi đề xuất một phương pháp sản xuất cụ thể cho chai PET. Ở đây, tôi đã miêu tả phương pháp đã chọn này và giải thích chính xác cách một chai nhựa được sản xuất trên dây chuyền lắp ráp. Kinh tế học Tôi đã hoàn thành công việc cho một nửa phần kinh tế của báo cáo này. Đến nay, tôi đã viết một so sánh kinh tế về việc sử dụng chai nhựa và chai thủy tinh. |
Hiện tại, tôi chủ yếu đang tham gia xác định những khu vực nào trong báo cáo của tôi đang thiếu thông tin. Ngoài ra, tôi cũng đang tiếp tục công việc tìm kiếm thông tin tài chính về chai PET. Quy trình sản xuất Trong phần sản xuất, tôi hiện đang . . . |
Ví dụ về báo cáo tiến độ được tổ chức theo các nhiệm vụ dự án
Các Phần Khác của Báo Cáo Tiến Độ
Trong báo cáo tiến độ của bạn, bạn cũng cần (a) một phần giới thiệu tóm tắt mục đích và phạm vi của dự án, (b) một mô tả chi tiết về dự án và lịch sử của nó, và (c) một đánh giá tổng thể về dự án cho đến nay, thường đóng vai trò là kết luận.
Giới thiệu. Xem xét chi tiết về mục đích, phạm vi và các hoạt động của dự án của bạn. Điều này sẽ hỗ trợ những người nhận không quen thuộc với dự án, những người không nhớ một số chi tiết hoặc những người muốn kiểm tra lại cách tiếp cận của bạn đối với dự án. Phần giới thiệu có thể chứa các nội dung sau:
- Mục đích của dự án
- Mục tiêu cụ thể của dự án
- Phạm vi, hoặc giới hạn, của dự án
- Ngày dự án bắt đầu; ngày dự án dự kiến sẽ hoàn thành
- Người hoặc tổ chức làm việc trên dự án
- Những người hoặc tổ chức mà dự án đang được thực hiện.
- Tổng quan về nội dung của báo cáo tiến độ
|
Tôi hiện đang gửi đến bạn một báo cáo về tiến trình mà tôi đã thực hiện trong nghiên cứu cho công ty của bạn, Ginseng Cola. Ngay sau khi nhận được sự chấp thuận vào ngày 15 tháng 1 cho đề xuất của công ty tôi về việc nghiên cứu những lợi ích của việc đóng chai sản phẩm nước ngọt của bạn trong chai nhựa, tôi đã bắt đầu điều tra tất cả các lĩnh vực của dự án.
Trong các phần tiếp theo của báo cáo tiến độ này, bạn sẽ được thông báo về công việc mà tôi đã hoàn thành, công việc mà tôi đang tham gia, công việc còn lại để thực hiện, và cuối cùng là đánh giá tổng quát về tiến trình của dự án. |
Ví dụ về phần giới thiệu trong báo cáo tiến độ
Mô tả dự án. Trong hầu hết các báo cáo tiến độ, hãy bao gồm mô tả dự án để xem xét các chi tiết của dự án bạn cho người nhận:
|
MÔ TẢ DỰ ÁN
Đây là một đánh giá về mục đích và phạm vi của dự án này. Mục đích. Kế hoạch đầu tư ban đầu của tập đoàn này chỉ bao gồm đầu tư dài hạn, rủi ro thấp vào trái phiếu doanh nghiệp và chứng khoán Hoa Kỳ. Dự án này được thiết kế để trả lời các câu hỏi về tiềm năng của những khoản đầu tư ngắn hạn, có giá trị lớn, đặc biệt là những khoản phù hợp với sự mở rộng trong tương lai của kế hoạch đầu tư của công ty này. Phạm vi. Báo cáo sẽ đề cập đến các định nghĩa cơ bản về cổ phiếu và quyền chọn cũng như lý do cho và chống lại hai chiến lược đầu tư này. Báo cáo sẽ được chia thành bốn lĩnh vực:
|
Mô tả dự án ví dụ từ báo cáo
Kết luận. Đoạn hoặc phần cuối cùng thường khiến khán giả yên tâm rằng mọi thứ vẫn diễn ra tốt đẹp và đúng tiến độ. Nó cũng có thể thông báo cho người nhận về những thay đổi hoặc vấn đề bất ngờ trong dự án.
|
ĐÁNH GIÁ CHUNG
Dự án đề xuất sản xuất PET đang tiến triển tốt. Tôi chưa gặp phải vấn đề lớn nào và đã tìm thấy nhiều tài liệu về chủ đề này. Tuy nhiên, tôi vẫn chưa nhận được thông tin từ ông Simon Juarez của PET Mfg., người sẽ gửi thông tin về các phương pháp sản xuất PET được sử dụng ở một số nhà máy ở miền Tây Nam. Tôi không thấy có vấn đề lớn nào sẽ ngăn cản tôi nộp báo cáo cho bạn đúng vào ngày hợp đồng. Thực tế, tôi có thể gửi nó cho bạn sớm hơn vài ngày so với kế hoạch. Nói chung, tôi nhận thấy chai PET là một ý tưởng bao bì hấp dẫn hơn so với những gì đã thấy trong các cuộc thảo luận trước đây. Tuy nhiên, tất cả chi tiết về vấn đề này sẽ có trong báo cáo cuối cùng. Trân trọng, Steven C. Crosswell Kỹ sư quy trình Kỹ thuật C & S |
Đánh giá tổng thể được sử dụng làm kết luận cho báo cáo tiến độ.
Gợi ý AI cho Báo cáo Tiến độ
Danh sách kiểm tra, thường không được đọc, có thể được sử dụng làm nguồn cho các prompt AI với một số chỉnh sửa. Sao chép đoạn sau đây, dán vào một hệ thống AI như Gemini của Google, và xem bạn có thể đã bỏ lỡ điều gì.
Lưu ý: Tất cả các tham chiếu đến nội dung, định dạng, phong cách của báo cáo tiến độ hoặc các thành phần của nó có thể được tìm thấy trong sách giáo khoa viết kỹ thuật trực tuyến.
Khi bạn muốn sử dụng AI để đánh giá một dự án viết, hãy giới thiệu bản thân, cho AI biết bạn là ai, bạn muốn gì. Cung cấp cho AI một điểm tham chiếu để thực hiện các đánh giá như một sách giáo khoa trực tuyến. Sau đó, hãy đăng những gì bạn muốn AI kiểm tra trong đánh giá của nó. Đây là một ví dụ:
Chỉnh sửa phần giới thiệu để phù hợp với bản sắc của bạn.
|
Xin chào, AI. Tôi là David McMurrey, một sinh viên an ninh mạng tại Cao đẳng Cộng đồng Austin (Austin, Texas). Tôi yêu cầu bạn đánh giá báo cáo tiến độ sau đây bằng cách sử dụng điều này. sách giáo khoa trực tuyến, chương về báo cáo tiến độ, và các câu hỏi sau:
|
Thông tin liên quan
Trắc nghiệm đọc sách. Sử dụng bài kiểm tra này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Đào tạo có sẵn. Hãy luyện tập viết với McMurrey như người hướng dẫn của bạn.
Bộ Năng lượng Hoa Kỳ: Báo cáo Tiến độ 2022. Đây là một báo cáo tiến độ mà không phải là. Nội dung chính về quá khứ, hiện tại, tương lai bị chôn vùi trong việc tự quảng cáo. Hãy xem liệu bạn có thể viết lại cái này theo cấu trúc được mô tả trong chương này (không đề cập đến việc làm ngắn gọn hơn).
Cách viết báo cáo tiến độ. Nhấp vào Trợ giúp.
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng, và những nhận xét của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
