Viết kỹ thuật trực tuyến: Đề xuất

Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Quyên góp bất kỳ khoản nhỏ nào bạn có thể !
Viết kỹ thuật trực tuyến sẽ vẫn miễn phí.

Hãy nhớ ghé xem ví dụ.

Lưu ý: Chương này, cũng như phần còn lại của cuốn sách giáo khoa về viết kỹ thuật này, tập trung vào kỹ năng viết kỹ thuật. Nội dung kỹ thuật ở đây không được đảm bảo sẽ thành công, chính xác hoặc được cập nhật—và cũng không được mong đợi như vậy.

Một vài điều sơ bộ

Khi bạn bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu định nghĩa mà chúng tôi đang sử dụng cho các đề xuất. Ngoài ra, nếu bạn đang theo học một khóa viết kỹ thuật, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu bài tập đề xuất—không phải là viết bất kỳ đề xuất nào, mà là một đề xuất mà ít nhất một phần nhằm đề nghị viết một cái gì đó.

Những đề xuất thực tế. Để bắt đầu lên kế hoạch cho một đề xuất, hãy nhớ định nghĩa cơ bản: một đề xuất là một lời đề nghị hoặc chào giá để thực hiện một dự án nhất định cho ai đó. Các đề xuất có thể chứa các yếu tố khác—bối cảnh kỹ thuật, khuyến nghị, kết quả khảo sát, thông tin về tính khả thi, và v.v. Nhưng điều làm nên một đề xuất là nó yêu cầu người nhận phê duyệt, cấp kinh phí, hoặc cho phép thực hiện dự án được đề xuất.

Nếu bạn dự định làm tư vấn viên hoặc điều hành doanh nghiệp riêng, các đề xuất bằng văn bản có thể là một trong những công cụ quan trọng nhất để thu hút khách hàng. Và, nếu bạn làm việc cho một cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, hoặc một tập đoàn lớn, đề xuất có thể là một công cụ quý giá để khởi xướng các dự án mang lại lợi ích cho tổ chức hoặc cho bạn, người là nhân viên đề xuất (và thường là cả hai).

Một đề xuất nên chứa thông tin cho phép đối tượng của đề xuất đó quyết định liệu có nên phê duyệt dự án, chấp thuận

NotebookLM-generated infographic of this chapter
Đồ họa thông tin do NotebookLM tạo của chương này

Các loại đề xuất. Hãy xem xét các tình huống mà các đề xuất xuất hiện. Một công ty có thể gửi một thông báo công khai yêu cầu đề xuất cho một dự án cụ thể. Thông báo công khai này—được gọi là yêu cầu đề xuất (RFP)—có thể được đăng trên các tờ báo, tạp chí thương mại, kênh của Phòng Thương mại,

Nhưng các đề xuất cũng có thể xuất hiện một cách ít trang trọng hơn nhiều. Hãy tưởng tượng bạn quan tâm đến việc thực hiện một dự án tại nơi làm việc (ví dụ, khảo sát lợi ích của việc áp dụng một số công nghệ mới để tăng năng suất). Hãy tưởng tượng bạn đã gặp người giám sát của mình và cố thuyết phục cô ấy về điều này. Cô ấy có thể trả lời rằng, "Viết cho tôi một đề xuất và tôi sẽ trình bày nó với ban quản lý cấp trên." Như bạn có thể thấy từ những ví dụ này, các đề xuất có thể được chia thành một số loại:

Đề xuất nội bộ, đề xuất bên ngoài. Một đề xuất gửi tới ai đó trong tổ chức của bạn (một doanh nghiệp, một cơ quan chính phủ, v.v.) là một nội bộ đề xuất. Với các đề xuất nội bộ, bạn có thể không cần phải bao gồm một số phần nhất định (chẳng hạn như trình độ) hoặc nhiều thông tin như vậy trong chúng. Một bên ngoài đề xuất là một văn bản được viết từ một tổ chức hoặc cá nhân độc lập, riêng biệt gửi tới một thực thể tương tự khác. Ví dụ điển hình là nhà tư vấn độc lập đề xuất thực hiện một dự án cho một công ty khác.
Đề xuất theo yêu cầu, đề xuất không theo yêu cầu. Một được yêu cầu đề xuất là loại mà người nhận đã yêu cầu. Thông thường, một công ty sẽ gửi các yêu cầu đề xuất (RFPs) qua đường bưu điện hoặc đăng chúng trên một số nguồn tin. Nhưng đề xuất có thể được kêu gọi ở cấp độ rất địa phương: ví dụ, bạn có thể đang giải thích với sếp của mình rằng việc lắp đặt một công nghệ mới trong văn phòng sẽ là điều tuyệt vời như thế nào; sếp của bạn có thể quan tâm và yêu cầu bạn soạn một đề xuất đề nghị thực hiện một nghiên cứu chính thức về ý tưởng đó. Không được yêu cầu Các đề xuất không được yêu cầu là những đề xuất mà người nhận không yêu cầu. Với các đề xuất không được yêu cầu, đôi khi bạn phải thuyết phục người nhận rằng tồn tại một vấn đề hoặc nhu cầu trước khi bạn có thể bắt đầu phần chính của đề xuất.
"Ý tưởng tuyệt vời" (không)đề xuất. Hãy tưởng tượng rằng bạn có một ý tưởng tuyệt vời để triển khai công nghệ mới tại nơi làm việc của mình. Bạn viết một lời giải thích về cách nó hoạt động và lý do tại sao nó lại tuyệt vời như vậy rồi kết thúc bằng việc thúc giục ban quản lý nên triển khai nó. Đó có phải là một đề xuất không? Không—không phải trong ngữ cảnh này. Nó giống như một báo cáo khả thi hơn, nghiên cứu những ưu điểm của một dự án rồi khuyến nghị ủng hộ hay phản đối. Chỉ cần thêm các yếu tố yêu cầu quản lý phê duyệt và cho bạn tiến hành dự án là đủ để biến tài liệu này thành một đề xuất.

Các lựa chọn khác cho bài tập đề xuất. Có thể bạn không thể ép các kế hoạch báo cáo-dự án của mình vào bối cảnh đề xuất. Một lựa chọn khác là viết một đề xuất học thuật—bạn gửi nó tới giảng viên của mình và không giả vờ về tính thực tế. Xem một ví dụ của loại đề xuất này.

Các tình huống điển hình cho đề xuất

Việc tưởng tượng ra một dự án báo cáo kỹ thuật tốt rồi tiếp đó là một dự án đề xuất mà ít nhất một phần nhằm viết báo cáo đó hơi khó. Đây là một vài ý tưởng:

Hãy tưởng tượng rằng một tổ chức phi lợi nhuận tập trung vào một vấn đề cụ thể muốn một chuyên gia tư vấn viết một cẩm nang hoặc hướng dẫn cho các thành viên của mình. Tài liệu này sẽ trình bày thông tin về vấn đề theo cách mà các thành viên có thể hiểu.
Hãy tưởng tượng rằng một công ty gặp phải một vấn đề nào đó hoặc muốn thực hiện một số cải tiến. Họ gửi đi một yêu cầu đề xuất; bạn nhận được một và đáp lại bằng một đề xuất. Bạn đề nghị đến, điều tra, phỏng vấn, đưa ra các khuyến nghị—và trình bày tất cả dưới dạng một báo cáo.
Một tổ chức muốn tổ chức một hội thảo về chuyên môn của bạn. Bạn viết một đề xuất để tổ chức hội thảo—được bao gồm trong gói là một hướng dẫn hoặc sổ tay mà những người tham dự hội thảo sẽ nhận được.
Bạn muốn viết một bản cáo bạch kinh doanh cho loại hình doanh nghiệp mà bạn dự định khởi nghiệp. Hãy tưởng tượng rằng bạn muốn một bản cáo bạch chất lượng hàng đầu nhưng không có thời gian hoặc chuyên môn để chuẩn bị; do đó, bạn gửi yêu cầu đề xuất tới các chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp. Bạn đổi vai và giả vờ là Business Startup Consultants, Inc., và gửi cho bản thân một đề xuất để thực hiện công việc. Đề xuất của bạn được chấp nhận, bạn (với tư cách là Business Startup Consultants, Inc.) viết bản giới thiệu.
Một cơ quan vừa bắt đầu sử dụng một hệ thống dàn trang (desktop-publishing) cao cấp, nhưng tài liệu đang khiến mọi người lúng túng. Bạn nhận được một yêu cầu đề xuất từ cơ quan này để viết một dạng hướng dẫn đơn giản hoặc hướng dẫn khởi động.

Hãy cân nhắc sử dụng hướng dẫn lập kế hoạch này cho các đề xuất định hướng báo cáo.

Yêu cầu đề xuất (RFP)

Hãy xem xét các tình huống mà các đề xuất nảy sinh. Một công ty có thể gửi một thông báo công khai yêu cầu đề xuất cho một dự án cụ thể. Thông báo công khai này—được gọi là yêu cầu đề xuất (RFP)—có thể được phát hành qua báo, tạp chí chuyên ngành, các kênh của Phòng Thương mại, hoặc thư riêng. Các công ty hoặc cá nhân quan tâm đến dự án sẽ viết đề xuất, trong đó họ tóm tắt năng lực của mình, tiến độ và chi phí dự án, và thảo luận về cách họ tiếp cận dự án. Người nhận tất cả những đề xuất này sẽ đánh giá chúng, chọn ứng viên tốt nhất, và sau đó soạn thảo hợp đồng.

Bạn chưa cung cấp văn bản nguồn. Vui lòng dán nội dung tiếng Anh cần dịch. smartsheet.com

Nhưng các đề xuất xảy ra ít trang trọng hơn nhiều—và các RFP cũng vậy. Hãy tưởng tượng bạn quan tâm đến việc thực hiện một dự án ở chỗ làm (ví dụ, điều tra những lợi ích của việc đưa vào một số công nghệ mới để tăng năng suất). Hãy tưởng tượng bạn đã trao đổi với người giám sát của mình và cố gắng thuyết phục cô ấy về điều này. Cô ấy có thể trả lời rằng, "Viết cho tôi một đề xuất và tôi sẽ trình bày nó với ban quản lý cấp trên." Hoặc người giám sát của bạn có thể khởi xướng dự án, gợi ý hoặc chỉ đạo một RFP không chính thức cho bạn.

Khám phá các ví dụ trong các tài nguyên dưới đây để xem cách các RFP được tổ chức, ngôn ngữ họ sử dụng để mô tả sản phẩm và doanh nghiệp của mình, và thông tin họ tìm kiếm từ các nhà thầu tiềm năng:

Cơ sở dữ liệu RFP liệt kê các yêu cầu đề xuất, cơ hội đấu thầu, và các dự án mới nhất ở Hoa Kỳ, Canada, và Liên minh Châu Âu. Các danh mục bao gồm dịch vụ doanh nghiệp, xây dựng, sáng tạo, y tế và dịch vụ xã hội, dịch vụ chuyên nghiệp, nghiên cứu và phát triển, vật tư và công nghệ.
Các tổ chức chuyên nghiệp, chẳng hạn như Hiệp hội Quan hệ Công chúng Hoa Kỳ, liệt kê các RFP có liên quan đến lĩnh vực đó.
Khu vực Yêu cầu Đề xuất liệt kê các yêu cầu đề xuất (RFP) của khu vực công từ Hoa Kỳ, Canada và Vương quốc Anh trong một dịch vụ đăng ký miễn phí.
Hầu hết các yêu cầu đề xuất của chính phủ liên bang được liệt kê trong cơ sở dữ liệu Federal Business Opportunities.
Tìm RFP liệt kê các RFP và cơ hội đấu thầu của chính phủ liên bang, tiểu bang và địa phương.
Nơi dữ liệu của các tổ chức phi lợi nhuận gặp gỡ những người ra quyết định. Dịch vụ miễn phí đăng RFP cho các tổ chức phi lợi nhuận và quỹ, candid.org

—Thông tin được điều chỉnh với sự cho phép từ smartsheet.com

Các phần thường gặp trong các đề xuất

Sau đây là một tổng quan về các phần mà bạn thường thấy trong các đề xuất. Đừng cho rằng từng phần trong số đó đều phải có trong đề xuất thực tế mà bạn viết, cũng đừng cho rằng chúng phải theo thứ tự được trình bày ở đây—plus bạn có thể phát hiện rằng những loại thông tin khác không được đề cập ở đây phải được đưa vào trong đề xuất cụ thể của bạn.

Khi bạn đọc những nội dung sau đây về các phần chung trong đề xuất, hãy xem qua các đề xuất mẫu được liệt kê ở đầu chương này. Không phải tất cả các phần được thảo luận ở phần sau đây sẽ xuất hiện trong các ví dụ, nhưng hầu hết sẽ có.

Giới thiệu. Lên kế hoạch phần mở đầu cho đề xuất của bạn một cách cẩn thận. Đảm bảo nó thực hiện tất cả những điều sau đây (nhưng không nhất thiết theo thứ tự này) phù hợp với đề xuất cụ thể của bạn:

Cho biết rằng tài liệu sau đây là một đề xuất.
Đề cập đến một số liên hệ trước đó với người nhận đề xuất hoặc đến nguồn thông tin của bạn về dự án.
Tìm một câu ngắn gọn mang tính khích lệ sẽ khiến người nhận tiếp tục đọc và cân nhắc thực hiện dự án (nếu đây là một đề xuất không được mời hoặc có tính cạnh tranh), đồng thời khiến bạn muốn thực hiện dự án.
Hãy cung cấp một tổng quan về nội dung của đề xuất.

Hãy xem phần mở đầu trong hai đề xuất mẫu đầu tiên được liệt kê ở đầu chương này, và cố gắng xác định những yếu tố này.

Bối cảnh về vấn đề, cơ hội hoặc tình huống. Thường xuất hiện ngay sau phần giới thiệu, phần bối cảnh thảo luận những gì đã dẫn đến sự cần thiết của dự án—vấn đề gì, có cơ hội cải thiện điều gì, tình hình cơ bản là gì. Ví dụ, ban quản lý một chuỗi nhà trẻ có thể cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên biết cách thực hiện hồi sức tim phổi (CPR) (có thể các hướng dẫn mới của tiểu bang đã được ban hành về chứng nhận CPR). Một chủ đất rừng thông ở đông Texas có thể muốn khiến đất trở nên có khả năng sản xuất gỗ thương phẩm mà không phá hủy hệ sinh thái.

Đúng là độc giả của đề xuất có thể hiểu rất rõ vấn đề, trong trường hợp đó phần này có thể không cần thiết. Tuy nhiên, viết phần bối cảnh vẫn có thể hữu ích trong việc trình bày quan điểm cụ thể của bạn về vấn đề. Và, nếu đề xuất không được yêu cầu, phần bối cảnh gần như là một yêu cầu—bạn có lẽ sẽ cần thuyết phục độc giả rằng vấn đề hoặc cơ hội tồn tại và rằng nó nên được giải quyết.

Lợi ích và tính khả thi của dự án được đề xuất.

Sơ đồ minh họa các đề xuất

Sơ đồ minh họa các đề xuất—tiếp tục

Mô tả công việc được đề xuất (kết quả của dự án). Phần lớn các đề xuất phải mô tả sản phẩm hoàn thiện của dự án được đề xuất. Trong một khóa học viết kỹ thuật, điều đó có nghĩa là mô tả tài liệu viết mà bạn dự định soạn, đối tượng và mục đích của nó; cung cấp một dàn ý; và thảo luận về những điều như độ dài, đồ họa, đóng gáy, v.v. Trong kịch bản bạn xác định, có thể có các công việc khác như tổ chức các hội thảo đào tạo hoặc cung cấp một dịch vụ liên tục. Hãy thêm những điều đó nữa.

Phương pháp, thủ tục, lý thuyết. In một số đề xuất, bạn sẽ muốn giải thích cách bạn sẽ tiến hành công việc được đề xuất. Điều này đóng vai trò như một yếu tố thuyết phục bổ sung; nó cho khán giả thấy rằng bạn có một phương pháp hợp lý, được suy nghĩ kỹ cho dự án. Ngoài ra, nó còn đóng vai trò như một dạng bối cảnh khác mà một số đề xuất cần. Hãy nhớ rằng phần bối cảnh (phần đã thảo luận ở trên) tập trung vào vấn đề hoặc nhu cầu dẫn đến đề xuất. Tuy nhiên, trong phần này, bạn thảo luận về bối cảnh kỹ thuật liên quan đến các thủ tục hoặc công nghệ mà bạn dự định sử dụng trong công việc được đề xuất. Ví dụ, trong đề xuất về lâm nghiệp, tác giả đưa ra một chút bối cảnh về cách quản lý gỗ được thực hiện. Một lần nữa, điều này cho bạn, người viết đề xuất, cơ hội để cho thấy bạn hiểu những gì mình đang nói và để tạo dựng niềm tin nơi khán giả.

Lịch trình. Hầu hết các đề xuất đều có một phần thể hiện không chỉ ngày dự kiến hoàn thành mà còn những mốc quan trọng của dự án. Nếu bạn đang thực hiện một dự án lớn kéo dài nhiều tháng, lịch trình cũng sẽ cho thấy những ngày bạn sẽ nộp báo cáo tiến độ. Và nếu bạn không thể ghi rõ ngày cụ thể, hãy ghi khoảng thời gian cho mỗi giai đoạn của dự án.

Trình độ. Hầu hết các đề xuất đều bao gồm một bản tóm tắt về năng lực của cá nhân hoặc tổ chức đề xuất để thực hiện công việc được đề xuất. Nó giống như một bản sơ yếu lý lịch ngắn nằm trong đề xuất. Người đọc đề xuất dùng phần này để quyết định liệu bạn có phù hợp với dự án hay không. Do đó, phần này liệt kê kinh nghiệm làm việc, các dự án tương tự, người tham chiếu, các khóa đào tạo và học vấn cho thấy sự quen thuộc với dự án.

Chi phí, nguồn lực cần thiết. Hầu hết các đề xuất cũng có một phần trình bày chi tiết chi phí của dự án, dù là nội bộ hay bên ngoài. Đối với các dự án bên ngoài, bạn có thể cần liệt kê mức phí theo giờ, số giờ dự kiến, chi phí thiết bị và vật tư, v.v., rồi sau đó tính tổng chi phí của toàn bộ dự án. Các dự án nội bộ dĩ nhiên không miễn phí, nhưng bạn vẫn nên liệt kê các chi phí của dự án: ví dụ, số giờ bạn sẽ cần để hoàn thành dự án, thiết bị và vật tư bạn sẽ sử dụng, sự hỗ trợ từ những người khác trong tổ chức, v.v.

Kết luận. Đoạn cuối cùng hoặc phần cuối của đề xuất nên đưa độc giả trở lại tập trung vào những khía cạnh tích cực của dự án (bạn vừa mới cho họ thấy các chi phí). Trong phần cuối, bạn có thể kết thúc bằng cách thúc giục họ liên hệ để bàn bạc chi tiết về dự án, nhắc lại những lợi ích của việc thực hiện dự án, và có thể gợi ý một lời khen cuối cùng cho bạn hoặc tổ chức của bạn như là lựa chọn phù hợp cho dự án.

Các phần đặc biệt dành riêng cho dự án. Hãy nhớ rằng các phần trước đó là điển hình hoặc phổ biến trong các đề xuất bằng văn bản, chứ không phải yêu cầu tuyệt đối. Luôn tự hỏi bản thân: khán giả của tôi còn cần gì để hiểu dự án, lý do cần có nó, những lợi ích phát sinh từ nó, vai trò của tôi trong đó và năng lực của tôi đối với dự án. Độc giả của tôi còn cần gì để bị thuyết phục cho phép tôi thực hiện dự án? Họ còn cần thấy gì để phê duyệt dự án và để chấp thuận tôi thực hiện dự án?

Tổ chức các đề xuất

Về việc tổ chức nội dung của một đề xuất, hãy nhớ rằng nó về cơ bản là một thứ mang tính bán hàng, hoặc quảng bá. Dưới đây là các bước cơ bản mà nó trải qua:

Bạn giới thiệu đề xuất, cho độc giả biết mục đích và nội dung của nó.
Bạn trình bày background—vấn đề, cơ hội, hoặc tình huống dẫn đến dự án được đề xuất. Khiến người đọc lo ngại về vấn đề, hào hứng về cơ hội, hoặc quan tâm đến tình huống.
Nêu rõ những gì bạn đề xuất làm về vấn đề này, cách bạn dự định giúp độc giả tận dụng cơ hội, cách bạn dự định giúp họ xử lý tình huống.
Thảo luận về những lợi ích của việc thực hiện dự án được đề xuất, những lợi thế phát sinh từ việc phê duyệt nó.
Mô tả chính xác dự án hoàn thiện sẽ bao gồm những gì, trông như thế nào, hoạt động ra sao—mô tả kết quả của dự án.
Thảo luận về phương pháp và lý thuyết hoặc cách tiếp cận đằng sau phương pháp đó—giúp người đọc hiểu cách bạn sẽ tiến hành công việc được đề xuất.
Cung cấp một lịch trình, bao gồm các mốc quan trọng hoặc các điểm kiểm tra trong dự án.
Liệt kê ngắn gọn các năng lực và trình độ của bạn cho dự án; cung cấp một bản sơ yếu lý lịch ngắn gọn về nền tảng và kinh nghiệm khiến bạn phù hợp với dự án.
Bây giờ (và chỉ bây giờ), liệt kê các chi phí của dự án, các nguồn lực mà bạn sẽ cần để thực hiện dự án.
Kết luận bằng việc xem lại các lợi ích của việc thực hiện dự án (trong trường hợp cú sốc từ phần chi phí quá lớn), và thúc giục khán giả liên hệ hoặc chấp nhận đề xuất.

Hãy chú ý đến logic tổng thể của mạch chuyển tiếp qua các phần này: bạn khiến họ lo lắng về một vấn đề hoặc quan tâm đến một cơ hội, rồi bạn khiến họ hào hứng về cách bạn sẽ giải quyết vấn đề hoặc thực hiện dự án, rồi bạn cho họ thấy bạn có những năng lực và bằng cấp tốt như thế nào—sau đó nói với họ về chi phí, nhưng sau đó ngay lập tức nhắc lại các điểm tốt của dự án.

Định dạng của các đề xuất

Bạn có các lựa chọn sau cho định dạng và cách đóng gói của đề xuất của mình. Việc bạn dùng loại nào không quan trọng miễn là bạn sử dụng định dạng bản ghi nhớ cho các đề xuất nội bộ và định dạng thư thương mại cho các đề xuất bên ngoài.

Thư giới thiệu hoặc bản ghi nhớ kèm theo đề xuất riêng: Trong định dạng này, bạn viết một "cover" thư hoặc bản ghi nhớ ngắn gọn và đính kèm đề xuất chính ngay sau đó. Thư hoặc bản ghi nhớ này thông báo ngắn gọn rằng một đề xuất sẽ theo sau và phác thảo nội dung của nó. Thực ra, nội dung của thư hoặc bản ghi nhớ về cơ bản giống với phần mở đầu (đã được thảo luận trong mục trước). Tuy nhiên, hãy chú ý rằng phần mở đầu của đề xuất chính đi kèm theo thư hoặc bản ghi nhớ lại lặp lại nhiều nội dung đã nêu trước đó. Nguyên nhân là thư hoặc bản ghi nhớ có thể bị tách rời khỏi đề xuất, hoặc người nhận thậm chí có thể không thèm xem thư/bản ghi nhớ mà lao thẳng vào nội dung đề xuất.
Đề xuất hợp nhất theo dạng thư công việc hoặc bản ghi nhớ: Trong định dạng này, bạn hợp nhất toàn bộ đề xuất vào một thư kinh doanh hoặc bản ghi nhớ tiêu chuẩn. Bạn bao gồm các đề mục và các yếu tố định dạng đặc biệt khác như thể đó là một báo cáo. (Định dạng bản ghi nhớ hợp nhất này được minh họa ở phần bên trái của hình minh họa sau.)

Đề xuất sử dụng định dạng ghi nhớ hợp nhất (bên trái) và một đề xuất tách riêng khỏi thư bìa của nó (bên phải)

Yêu cầu nhiệm vụ đặc biệt

Hãy nhớ rằng, trong một khóa học viết kỹ thuật, bài tập đề xuất phục vụ nhiều mục đích: (1) giúp bạn có kinh nghiệm viết đề xuất; (2) giúp bạn bắt đầu lên kế hoạch cho báo cáo học kỳ của mình; (3) tạo cơ hội cho giảng viên làm việc với bạn về dự án báo cáo, để đảm bảo bạn có một đề tài khả thi. Vì lý do thứ hai và thứ ba, bạn cần đưa vào một số nội dung cụ thể trong (hoặc kèm theo) đề xuất của mình, một số nội dung trong đó có thể không có vẻ phù hợp trong một đề xuất ngoài đời thực. Nếu điều đó không phù hợp để đưa vào phần đề xuất chính, hãy đặt nó trong một bản ghi nhớ gửi giảng viên của bạn như đã làm trong ví dụ đề xuất đầu tiên được liệt kê ở đầu chương này.

Đây là một danh sách kiểm tra những mục cần đưa vào đâu đó trong đề xuất hoặc trong một bản ghi nhớ đính kèm gửi cho giảng viên:

Khán giả: Mô tả đối tượng độc giả của đề xuất và của báo cáo được đề xuất (họ có thể khác nhau) theo tổ chức mà họ làm việc, chức danh và công việc của họ, nền tảng kỹ thuật của họ, khả năng hiểu báo cáo mà bạn dự định viết.
Tình huống: Mô tả đối tượng dự kiến của đề xuất: họ là ai, họ làm gì, mức độ hiểu biết và nền tảng của họ về chủ đề đề xuất ra sao. Mô tả tình huống mà đề xuất được viết và trong đó dự án là cần thiết: có những vấn đề hoặc nhu cầu nào? ai đang gặp những vấn đề đó, họ ở đâu?
Loại báo cáo: Giải thích loại báo cáo mà bạn dự định viết: đó có phải là một báo cáo tổng quan kỹ thuật? một báo cáo khả thi? Cung cấp lời giải thích đủ để giảng viên của bạn có thể thấy rằng bạn hiểu loại báo cáo đó. Xem chương về các loại báo cáo.
Nguồn thông tin: Liệt kê các nguồn thông tin; đảm bảo bạn biết rằng có đủ thông tin cho chủ đề của mình; liệt kê các sách, bài báo, tác phẩm tham khảo cụ thể, các loại nguồn khác mà bạn nghĩ sẽ đóng góp vào báo cáo của bạn.
Đồ họa: Liệt kê các đồ họa mà bạn nghĩ báo cáo của bạn sẽ cần theo loại và của họ nội dung. (Nếu bạn không thể nghĩ ra bất cứ điều gì mà báo cáo của bạn cần, có thể bạn không có một chủ đề tốt—hãy cùng giảng viên của bạn động não.)
Đề cương: Bao gồm một dàn ý các chủ đề và tiểu mục mà bạn nghĩ sẽ trình bày trong báo cáo của mình.

Lời nhắc AI cho các đề xuất

Những danh sách kiểm tra, vốn thường không được đọc, có thể được dùng làm nguồn cho các lệnh nhắc AI sau khi chỉnh sửa đôi chút. Sao chép phần sau, dán nó vào một hệ thống AI như Gemini của Google, và xem bạn có thể đã bỏ sót điều gì.

Lưu ý: Tất cả các tham chiếu đến nội dung, định dạng, phong cách của techdocs hoặc các thành phần của nó có thể được tìm thấy trong sách giáo khoa trực tuyến về viết kỹ thuật.

Khi bạn muốn sử dụng AI để đánh giá một dự án viết, hãy giới thiệu bản thân, nói với AI bạn là ai, bạn muốn gì. Cho AI một điểm tham chiếu để thực hiện các đánh giá, chẳng hạn như một cuốn sách giáo khoa trực tuyến. Sau đó đăng những gì bạn muốn AI kiểm tra trong phần đánh giá của nó. Đây là một ví dụ:

Chỉnh sửa phần giới thiệu để phù hợp với bản sắc của bạn.

Xin chào, AI. Tôi là David McMurrey, một sinh viên an ninh mạng tại Austin Community College (Austin, Texas). Tôi yêu cầu bạn đánh giá đề xuất sau đây bằng cách sử dụng điều này sách giáo khoa trực tuyến, chương về các đề xuất, và các câu hỏi sau:

Bản đề xuất này được đóng gói như một thư thương mại hợp nhất với đề xuất hay như một thư thương mại có đính kèm đề xuất?
Mặc dù có thể khéo léo và dí dỏm, liệu tiêu đề của đề xuất này có chỉ rõ đầy đủ chủ đề của nó không? Để biết chi tiết, xem tiêu đề đề xuất.
Phần giới thiệu có chỉ rõ đầy đủ chủ đề, mục đích và đối tượng độc giả dự kiến của đề xuất này không? Có cung cấp danh sách các tiểu mục sẽ được đề cập và chỉ ra phạm vi (những gì không được đề cập)? Để biết chi tiết, xem Giới thiệu.
Bản đề xuất này có chứa đầy đủ chi tiết, thông tin cụ thể, ví dụ—những gì cần thiết để giải thích những gì đang được đề xuất và đưa ra lý lẽ ủng hộ nó không?
Xét về chủ đề, mục đích và đối tượng, có nội dung quan trọng nào thiếu trong đề xuất này không? Có nội dung nào không cần thiết không? Có thông tin nào trong đề xuất này là sai về mặt kỹ thuật không? Có thiếu thông tin kỹ thuật quan trọng nào không?
Đề xuất này có chứa một tuyên bố ngắn gọn về những gì đang được đề xuất, lợi ích của việc thực hiện dự án được đề xuất, quy trình tiến hành dự án, tính khả thi để dự án thành công, khung thời gian cho dự án, phân tích chi tiết chi phí của dự án, và hồ sơ năng lực của người đề xuất không?
Là một thuyết phục tài liệu, đề xuất này có thiếu điều gì để làm cho nó thuyết phục hơn không?
Đề xuất có chứa thông tin nào rõ ràng là vay mượn mà không được ghi chép dưới bất kỳ hình thức nào không?
Các trích dẫn (tham chiếu tới các mục trong danh sách nguồn thông tin) trong đề xuất này có được định dạng theo chuẩn APA, MLA hay kiểu IEEE sửa đổi không? Các mục trong danh sách nguồn thông tin có được định dạng theo chuẩn APA, MLA hay kiểu IEEE sửa đổi không? Để biết chi tiết, xem Tài liệu: các nguồn thông tin tham khảo.
Liệu tất cả các bảng và các hình không mang tính trang trí có bao gồm tiêu đề mô tả (chú thích) và nguồn (nếu cần) không? Để biết chi tiết, xem Tiêu đề bảng.
Có phải tất cả các bảng và các hình không mang tính trang trí đều xuất hiện ở vị trí gần nhất có thể so với đoạn văn liên quan không?
Các tham chiếu chéo giải thích ngắn gọn có xuất hiện trước các bảng và các hình không mang tính trang trí không? Để biết chi tiết, xem Chú giải tham chiếu chéo.
Có sử dụng một định dạng tiêu chuẩn của các đề mục và tiêu đề phụ trong phần thân của đề xuất không? Để biết chi tiết, xem Các tiêu đề.
Có sử dụng danh sách dọc đánh số cho các mục danh sách cần theo thứ tự bắt buộc không? Có sử dụng danh sách dọc dấu đầu dòng cho các mục danh sách không có thứ tự bắt buộc không? Có sử dụng câu dẫn trước tất cả các danh sách không? Để biết chi tiết, xem Danh sách dọc.
Những trích dẫn trực tiếp đã được ghi nguồn chưa, và các ghi nguồn đó có được chấm câu đúng cách không? Tất cả các trích dẫn trực tiếp, tóm tắt, diễn giải có được trích dẫn đúng theo APA, MLA, hay kiểu IEEE được sửa đổi không? Chi tiết xem Trích dẫn & ghi nhận.
Văn bản đề xuất có hoàn toàn không còn lỗi về ngữ pháp, cách dùng và dấu câu không? Để biết chi tiết, xem Các vấn đề thường gặp về ngữ pháp, cách dùng, chính tả.
Văn bản của đề xuất có không bị dài dòng và mắc các lỗi phong cách câu khác không? Để biết chi tiết, xem Dài dòng, các vấn đề về phong cách câu khác.
Đề xuất này có thể được đối tượng mục tiêu hiểu được không (như được chỉ ra trong thông điệp đính kèm và phần giới thiệu)? Để biết chi tiết, xem Phân tích khán giả, và xem Dịch các nội dung kỹ thuật.
AI, để hoàn tất việc đánh giá đề xuất của tôi, hãy chấm điểm theo số từ 100 đến 55).