الرجاء النقر هنا للمساعدة ديفيد مكموري ادفع مقابل استضافة الويب:
تبرع بأي مبلغ صغير تستطيع!
ستظل الكتابة التقنية عبر الإنترنت مجانية.
يعرض هذا الفصل مجموعة غير محددة بدقة من أنواع التقارير التي تقدم رأيًا أو توصية مدروسة، ثم، إذا كنت في دورة للكتابة التقنية، تكتب أحدها بنفسك.
تأكد من الاطلاع على نماذج تقارير.
بعض الفروق الدقيقة...
تقارير الجدوى، تقارير التوصية، تقارير التقييم، تقارير التقويم، ومن يدري ما غيرها كلها تفعل تقريبًا نفس الشيء—توفر آراء مدروسة بعناية وأحيانًا توصيات.
- تقرير الجدوى: هذا النوع يدرس حالة (على سبيل المثال، مشكلة أو فرصة) وخطة للقيام بشيء بشأنها ثم يحدد ما إذا كانت تلك الخطة "قابلة للتنفيذ"—ما إذا كانت عملية من حيث التكنولوجيا الحالية والاقتصاد والاحتياجات الاجتماعية، وما إلى ذلك. يجيب تقرير الجدوى على السؤال "هل ينبغي لنا تنفيذ الخطة X؟" ببيان "نعم،" "لا،" لكن في أغلب الأحيان "ربما." ليس فقط أنه يقدم توصية، بل يوفر أيضاً البيانات والمنطق وراء تلك التوصية. إليك فيديو عن دراسة جدوى تتعلق بـ هايبرلوب في ميزوري؟ تقول دراسة جديدة إنه قابل للتنفيذ، لكنه ليس بالضرورة ميسور التكلفة (يفتح في متصفح منفصل).
- تقرير التوصية: هذا النوع يبدأ من حاجة معلنة أو من مجموعة خيارات أو من كلاهما، ثم يوصي بخيار واحد أو بعدة خيارات أو بعدم التوصية بأيٍّ منها. على سبيل المثال، قد تبحث شركة عن برنامج لتدقيق القواعد النحوية وترغب في الحصول على توصية بشأن أي منتج هو الأفضل. يجيب تقرير التوصية على السؤال " أي خيار يجب أن نختار؟
- تقرير التقييم: هذا النوع يُقدّم رأيًا أو حكمًا بدلاً من إجابة بنعم أو لا أو ربما أو توصية. يُقدّم رأيًا مدروسًا بشأن الـ قيمة أو قيمة تقييم شيء ما عن طريق مقارنة ذلك الشيء بمجموعة من المتطلبات (أو المعايير). على سبيل المثال، في الآونة الأخيرة قامت مدينة أوستن بتقييم توفير النقل بالحافلات مجانًا كوسيلة لزيادة عدد الركاب وتقليل الازدحام المروري. هل نجحت؟ وهل كانت تستحق ذلك؟ — هذه أسئلة سيحاول تقرير التقييم الإجابة عنها.
مخطط معلوماتي أنشأه NotebookLM لهذا الفصل
المحتويات النموذجية: تقارير التوصية والجدوى
مهما كان نوع تقرير الجدوى أو التوصية أو التقييم الذي تكتبه، ومهما كان الاسم الذي يطلقه الناس —، فإن معظم الأقسام وطريقة تنظيمها تكون متشابهة تقريبًا.
المبدأ البنيوي الأساسي هو ما يلي: أنت لا تقدّم توصيتك أو اختيارك أو حكمك فحسب، بل تقدّم أيضًا البيانات والاستنتاجات التي أدّت إليها. بهذه الطريقة، يمكن للقُرّاء التحقق من نتائجك ومنطقك واستنتاجاتك والتوصّل إلى وجهة نظر مختلفة تمامًا.
مقدمة. في المقدمة، أشر إلى أن غرض الوثيقة هو تحديد الجدوى أو تقديم توصية أو تقييم موضوع.
الخلفية التقنية. قد تتطلب بعض تقارير التوصية أو تقارير الجدوى مناقشة تقنية لكي يكون لبقية التقرير معنى. المعضلة في هذا النوع من المعلومات هي ما إذا كان ينبغي وضعها في قسم مستقل أم إدراجها في أقسام المقارنة حيث تكون ذات صلة. على سبيل المثال، فإن مناقشة قوة وسرعة الأجهزة اللوحية ستستلزم بعض النقاش حول ذاكرة الوصول العشوائي (RAM) والتردد بالميجاهرتز والمعالجات. هل يجب أن تضع ذلك في قسم يقارن الأجهزة اللوحية من حيث القوة والسرعة؟ أم هل يجب أن تحافظ على المقارنة مرتبة ونظيفة، مقصورة تمامًا على المقارنة والاستنتاج؟ ربما يمكن وضع كل الخلفية التقنية في قسم مستقل—سواء في مقدمة التقرير أو في ملحق.
عرض تخطيطي لتقارير التوصيات ودراسات الجدوى. تذكّر أن هذا نموذج شائع للمحتوى والتنظيم.
خلفية عن الوضع. بالنسبة للعديد من هذه التقارير، ستحتاج إلى مناقشة المشكلة أو الحاجة أو الفرصة التي أدت إلى إعدادها. إذا كان هناك قليل مما يستدعي قوله بشأنها، فيمكن وضع هذه المعلومات في المقدمة.
المتطلبات والمعايير. جزء حاسم من تقارير الجدوى والتوصيات هو مناقشة المتطلبات التي ستستخدمها للوصول إلى القرار النهائي أو التوصية. فيما يلي بعض الأمثلة:
- إذا كنت تحاول التوصية بجهاز لوحي لاستخدام الموظفين، فمن المرجح أن تتضمن متطلباتك الحجم والتكلفة وسعة التخزين على القرص الصلب وجودة العرض والمتانة وعمر البطارية.
- إذا كنت تفحص مدى جدوى تزويد كل طالب في كلية أوستن المجتمعية ببطاقة تعريف على شبكة حواسيب ACC، فستحتاج إلى تحديد المتطلبات الأساسية لمثل هذا البرنامج—ما الذي يُتوقع منه إنجازه، والمشكلات التي سيتعيّن عليه تجنّبها، وما إلى ذلك.
- إذا كنت تقيم البرنامج الأخير للنقل المجاني بالحافلات في أوستن، فستحتاج إلى معرفة ما كان متوقعًا من البرنامج ثم مقارنة نتائجه الفعلية بتلك المتطلبات.
يمكن تعريف المتطلبات بعدة طرق أساسية:
- القيم العددية: يُذكر العديد من المتطلبات كقيم رقمية قصوى أو دنيا. على سبيل المثال، قد يكون هناك متطلب تكلفة—يجب ألا يكلف الجهاز اللوحي أكثر من 900 دولار.
- قيم نعم/لا: بعض المتطلبات تكون ببساطة سؤال نعم-لا. هل يأتي الجهاز اللوحي مزودًا بالبلوتوث؟ هل السيارة مزودة بتقنية التعرف على الصوت؟
- قيم التقييمات: في بعض الحالات، لا يمكن التعامل مع الاعتبارات الرئيسية إما باستخدام قيم رقمية أو قيم نعم/لا. على سبيل المثال، قد ترغب منظمتك في جهاز لوحي تكون درجة سهولة الاستخدام له لا تقل عن "جيد" من قِبَل مجموعة تقييمات معترف بها وطنياً. أو قد تضطر إلى تعيين التقييمات بنفسك.
يُستخدم المصطلح "requirements" هنا بدلًا من "criteria." هناك قدر من الغموض يكتنف الكلمة الأخيرة؛ بالإضافة إلى أن معظم الناس غير متأكدين مما إذا كانت مفردة أم جمعًا. (من الناحية الفنية، هي جمع؛ "criterion" مفرد، رغم أن "criteria" يُستخدم عادةً لكلٍ من المفرد والجمع. حاول استخدام "criterion" في العلن— ستحصل على نظرات غريبة. "Criterias" ليست كلمة ولا ينبغي استخدامها أبدًا.)
ينبغي أن يتناول قسم المتطلبات أيضًا مدى أهمية كل متطلب فردي بالنسبة للمتطلبات الأخرى. تصوّر الموقف النموذجي الذي لا يكون فيه أي خيار هو الأفضل في جميع فئات المقارنة. خيار واحد أرخص؛ وآخر يمتلك وظائف أكثر؛ أحدهما يحصل على تقييمات أفضل لسهولة الاستخدام؛ وآخر معروف بأنه أكثر متانة. صِغ متطلباتك بحيث تُحدّد "الفائز" حتى في الحالات التي لا يوجد فيها فائز واضح.
مناقشة الخيارات. في أنواع معينة من تقارير الجدوى أو التوصيات، ستحتاج إلى شرح كيف قلَّصت نطاق الخيارات إلى تلك التي يركز عليها تقريرك. غالبًا ما يأتي هذا مباشرةً بعد مناقشة المتطلبات. قد تُضيّق متطلباتك الأساسية نطاق الخيارات نيابةً عنك. لكن قد تكون هناك اعتبارات أخرى تُقصي خيارات أخرى—اشرح هذه أيضًا.
بالإضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى تقديم أوصاف موجزة للخيارات نفسها. لا تخلط هذا بالمقارنة التي تظهر في القسم التالي. في قسم الوصف هذا، تقدم مناقشة عامة للخيارات بحيث يعرف القراء شيئًا عنها. المناقشة في هذه المرحلة ليست مقارنة؛ إنها مجرد توجيه عام للخيارات. في مثال الأجهزة اللوحية، قد ترغب في تقديم بعض المواصفات العامة والموجزة عن كل طراز سيُقارن.
مقارنات نقطة بنقطة. أحد أهم أجزاء تقرير الجدوى أو تقرير التوصية هو مقارنة الخيارات. تذكّر أنك تُدرج هذا القسم حتى يتمكّن القراء من تدقيق تفكيرك والتوصل إلى استنتاجات مختلفة إن رغبوا. ينبغي معالجة هذا بطريقة مقارنة نقطة بنقطة، بدلاً من معالجة خيارٍ بخيار.
عرض تخطيطي لنهجي الكلّ إلى الكلّ ونهج نقطةٍ بنقطةٍ في تنظيم المقارنة. ما لم يكن موضوعك غير مألوف للغاية، فاعتمد أسلوبًا نقطةً تلوَ الأخرى.
إذا كنت تقارن الأجهزة اللوحية، فسيكون لديك قسم يقارنها من حيث التكلفة، وقسم آخر يقارنها من حيث أداء البطارية، وهكذا. أنت لن أن يكون هناك قسم يناقش كل شيء عن الخيار A، وقسم آخر يناقش كل شيء عن الخيار B، وهكذا. هذا لن يكون فعالًا على الإطلاق، لأن المقارنات لا بد أن تُجرى في مكان ما—ربما بواسطة القارئ المسكين. (انظر أعلاه إلى توضيح تخطيطي لهذين النهجين لإجراء المقارنات.)
باستخدام نهج نقطة بنقطة، يجب أن تنتهي كل من هذه الأقسام المقارنة بخاتمة تنص على أي خيار هو الأفضل في نقطة المقارنة تلك. وبالطبع، لن يكون من السهل دائمًا إعلان فائز واضح—قد تضطر إلى تأهيل الاستنتاجات بطرق مختلفة، وتقديم استنتاجات متعددة لظروف مختلفة.
ملاحظة: متى قد تستخدم نهج الكلّ إلى الكلّ؟ قد يكون أن المقارنات لا تنقسم منطقيًا إلى نقاط—فئات. قد تكون للخيارات التي تُقارن مزايا وعيوب مختلفة لا يمكن مقارنتها. قد يكون لدى منتجين تتم مقارنتهما مجموعات ميزات مختلفة لكنها متداخلة. فأيّهما تفضّل—تفاحة أم برتقالة؟
القسم المقارن الفردي. لاحظ أن هذا القسم يقارن نقطة واحدة فقط وينتهي باستنتاج مذكور صراحة فيما يتعلق بتلك النقطة.
لو كنت تقوم بإعداد تقرير تقييم، فمن الواضح أنك لن تقارن الخيارات. بدلاً من ذلك، ستقارن الشيء الذي يتم تقييمه بالمتطلبات المفروضة عليه والتوقعات التي كانت لدى الناس تجاهه. على سبيل المثال، كان لدى كابيتال مترو برنامج استمر لأكثر من عام للنقل بالحافلات مجانًا—ما الذي كان متوقعًا من ذلك البرنامج؟ هل لبى البرنامج تلك التوقعات؟
جدول الملخص بعد المقارنات الفردية، أدرج جدولًا ملخصًا يلخص الاستنتاجات من قسم المقارنة. بعض القراء يميلون إلى الانتباه للتفاصيل في جدول بدلاً من الفقرات. هذا لا يعفيك من كتابة الفقرات!
جدول موجز. يفضل بعض القراء بيانات الجداول على البيانات الواردة في الفقرات.
الاستنتاجات. قسم الاستنتاجات في تقرير الجدوى أو تقرير التوصية هو إلى حد ما ملخص أو إعادة صياغة للاستنتاجات التي توصلت إليها بالفعل في أقسام المقارنة. في هذا القسم، تعيد صياغة الاستنتاجات الفردية، على سبيل المثال، أي طراز كان الأفضل من حيث السعر، وأي طراز كان الأفضل من حيث أداء البطارية، وهكذا.
لكن يجب أن يذهب هذا القسم إلى أبعد من ذلك. يجب أن يفكك جميع الاستنتاجات المتضاربة ويصل بطريقة ما إلى الاستنتاج النهائي، وهو الذي يحدد أيّ الخيار هو الأفضل. وبالتالي، يسرد قسم الخاتمة أولاً الاستنتاجات الرئيسية—البسيطة ذات الفئة الواحدة. لكن بعد ذلك يجب أن يذكر الاستنتاجات الثانوية—الذين يوازنون الاستنتاجات الأولية المتضاربة. على سبيل المثال، إذا كانت إحدى الأجهزة اللوحية هي الأقل تكلفة ولكنها ذات أداء بطارية ضعيف، بينما الأخرى هي الأغلى ثمناً ولديها أداء بطارية جيد، فأيهما تختار، ولماذا؟ سيذكر الاستنتاج الثانوي الإجابة على هذا المأزق.
وطبعًا، ينتهي قسم الاستنتاجات بـ الاستنتاج النهائي— الذي يحدد أي خيار هو الأفضل.
توصية أو رأي نهائي. القسم الأخير من تقارير الجدوى والتوصيات يذكر التوصية. قد تعتقد أن ذلك يجب أن يكون واضحًا الآن. عادةً ما يكون كذلك، لكن تذكر أن بعض القرّاء قد يتخطون إلى قسم التوصيات مباشرةً ويتجاهلون كل عملك الشاق! أيضًا، ستكون هناك بعض الحالات التي قد توجد فيها أفضل اختيار ولكنك لن ترغب في التوصية به. في بداياتها، كانت الحواسيب المحمولة ثقيلة ولا يمكن الاعتماد عليها—قد يكون هناك طراز واحد أفضل من البقية، لكن حتى ذلك الطراز لم يكن يستحق الاقتناء.
يجب أن يعيد قسم التوصيات عرض أهم الاستنتاجات التي أدت إلى التوصية، ثم يذكر التوصية بشكل قاطع. عادةً، قد تحتاج إلى التوصية بعدة خيارات استنادًا إلى احتمالات مختلفة. يمكن التعامل مع ذلك، كما هو موضح في الأمثلة، باستخدام قوائم نقطية.
الاستنتاجات الأولية والثنائية والنهائية. لاحظ أنه في الاستنتاج رقم 6 تُوزَن فئتان للمقارنة ضد بعضهما البعض، حيث ترجّح المزيد من الخيارات على التكلفة الأقل—استنتاج ثانوي.
في تقرير التقييم، يتضمن هذا الجزء النهائي رأيًا أو حكمًا نهائيًا. فيما يلي بعض الاحتمالات:
- نعم، كان برنامج النقل بالحافلات المجانية ناجحًا، أو على الأقل كان كذلك وفقًا لتوقعاته الأولية.
- لا، كان فشلاً ذريعًا — ولم يرتقِ إلى أيٍّ من توقعاته المتواضعة.
- أو، كان نجاحًا وفشلًا في آنٍ واحد—لقد حقق بعض توقعاته، لكنه لم يفعل ذلك في جوانب أخرى. ولكن في هذه الحالة أنت ما زلت ملزمًا—ما تقييمك الإجمالي؟ مرة أخرى، يجب توضيح أساس هذا الحكم في مكان ما في قسم المتطلبات.
خطط تنظيمية لتقارير الجدوى والتوصيات
هذه فرصة جيدة لمناقشة خطتين أساسيتين لتنظيم هذا النوع من التقارير:
- الخطة التقليدية: هذا يتوافق مع الترتيب الذي عُرضت به الأقسام للتو في هذا الفصل. تبدأ بالخلفية والمتطلبات، ثم تنتقل إلى المقارنات، وتختتم بالاستنتاجات والتوصيات.
- الخطة التنفيذية: هذا ينقل الاستنتاجات والتوصيات إلى مقدمة التقرير ويضع المناقشة الكاملة للخلفية والمتطلبات والمقارنات في الملاحق. وبهذه الطريقة، يمكن لـ"المدير التنفيذي المشغول" رؤية أهم المعلومات على الفور، واللجوء إلى المناقشة التفصيلية فقط إذا كانت هناك أسئلة.
أمثلة على مخططات لنفس التقرير. لاحظ في النهج التنفيذي أن كل الحقائق الرئيسية والاستنتاجات والتوصيات "في المقدمة" حتى يتمكن القارئ من الوصول إليها بسرعة. في التقارير الكبيرة، توجد علامات تبويب لكل ملحق.
موجهات الذكاء الاصطناعي لتقارير التوصيات
يمكن استخدام قوائم التحقق، التي عادةً ما تُترك دون قراءة، كمصدر لمطالبات الذكاء الاصطناعي بعد بعض التعديلات. انسخ ما يلي، والصقه في نظام ذكاء اصطناعي مثل جيميني من جوجل، وانظر ما الذي قد أغفلته.
ملاحظة: يمكن العثور على جميع الإشارات إلى محتوى أو تنسيق أو أسلوب تقارير البيانات أو مكوناتها على كتاب إلكتروني عن الكتابة التقنية.
عندما تريد استخدام الذكاء الاصطناعي لتقييم مشروع كتابي، قدّم نفسك، أخبر الذكاء الاصطناعي من أنت وما الذي تريده. امنح الذكاء الاصطناعي نقطة مرجعية لإجراء التقييمات مثل كتاب دراسي إلكتروني. ثم انشر ما تريد أن يتحقق منه الذكاء الاصطناعي في تقييمه.
قم بتعديل المقدمة لتتناسب مع هويتك.
|
موجهات الذكاء الاصطناعي لتقارير التوصيات مرحبًا، أيها الذكاء الاصطناعي. أنا ديفيد ماكموري، طالب في الأمن السيبراني في كلية أوستن المجتمعية (أوستن، تكساس). أطلب منك تقييم تقرير التوصية التالي باستخدام هذا كتاب دراسي إلكتروني، الفصل حول تقارير التوصية, والأسئلة التالية:
|
معلومات ذات صلة
كتاب دراسي إلكتروني في الكتابة التقنية
سأقدّر أفكارك وردود فعلك وانتقاداتك بشأن هذا الفصل: ردك—ديفيد مكموراي.
