Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy quyên góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Chương này trình bày một nhóm các loại báo cáo được định nghĩa lỏng lẻo, cung cấp ý kiến hoặc khuyến nghị đã được nghiên cứu, và sau đó, nếu bạn đang trong một khóa học viết kỹ thuật, bạn sẽ viết một cái của riêng mình.
Hãy chắc chắn kiểm tra báo cáo ví dụ.
Một số sự phân biệt tinh tế...
Báo cáo khả thi, báo cáo khuyến nghị, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định, và ai biết còn gì nữa đều thực hiện một việc tương tự—cung cấp ý kiến được nghiên cứu kỹ lưỡng và đôi khi là các khuyến nghị.
- Báo cáo khả thi: Loại này nghiên cứu một tình huống (chẳng hạn như một vấn đề hoặc cơ hội) và một kế hoạch để làm điều gì đó về nó, sau đó xác định xem kế hoạch đó có "khả thi"—hay không, liệu nó có thực tế theo công nghệ hiện tại, kinh tế, nhu cầu xã hội, v.v. Báo cáo tính khả thi trả lời câu hỏi "Có nên thực hiện Kế hoạch X không?" bằng cách nêu rõ "có," "không," nhưng thường thì "có thể." Nó không chỉ đưa ra khuyến nghị, mà còn cung cấp dữ liệu và lý do đứng sau khuyến nghị đó. Đây là một video về một nghiên cứu tính khả thi liên quan đến Một hyperloop ở Missouri? Một nghiên cứu mới cho biết điều này là khả thi, nhưng không nhất thiết là phải hợp túi tiền. (mở trong trình duyệt riêng).
- Báo cáo khuyến nghị: Loại này bắt đầu từ một nhu cầu đã được nêu, một lựa chọn các lựa chọn, hoặc cả hai và sau đó đề xuất một, một số hoặc không có cái nào. Ví dụ, một công ty có thể đang xem xét phần mềm kiểm tra ngữ pháp và muốn một đề xuất về sản phẩm nào là tốt nhất. Báo cáo đề xuất trả lời câu hỏi "Lựa chọn nào chúng ta nên chọn?
- Báo cáo đánh giá: Loại này đưa ra một ý kiến hoặc đánh giá thay vì một câu trả lời có, không, hoặc có thể, hoặc một khuyến nghị. Nó cung cấp một ý kiến đã được nghiên cứu về sự giá trị hoặc đáng giá của một cái gì đó bằng cách so sánh cái gì đó với một bộ yêu cầu (hoặc tiêu chí). Ví dụ, gần đây thành phố Austin đã đánh giá dịch vụ xe buýt miễn phí như một cách để tăng cường số lượng hành khách và giảm tắc nghẽn giao thông. Nó có hiệu quả không? Nó có đáng giá không?—Đây là những câu hỏi mà một báo cáo đánh giá sẽ cố gắng trả lời.
Đồ họa thông tin do NotebookLM tạo ra cho chương này
Nội dung Điển hình: Báo cáo Khuyến nghị và Tính khả thi
Dù bạn viết báo cáo nào về tính khả thi, khuyến nghị hay đánh giá, dù người ta gọi nó bằng tên gì, hầu hết các phần và cách tổ chức của các phần đó đều tương đối giống nhau.
Nguyên tắc cấu trúc cơ bản là điều này: bạn không chỉ cung cấp khuyến nghị, lựa chọn hoặc phán quyết của mình, mà còn cả dữ liệu và các kết luận dẫn đến điều đó. Bằng cách đó, độc giả có thể kiểm tra phát hiện, lôgic và kết luận của bạn và đưa ra một quan điểm hoàn toàn khác.
Giới thiệu. Trong phần giới thiệu, cho biết rằng mục đích của tài liệu là để xác định tính khả thi, đưa ra khuyến nghị hoặc đánh giá một chủ đề.
Nền tảng Kỹ thuật. Một số báo cáo khuyến nghị hoặc khả thi có thể yêu cầu thảo luận kỹ thuật để làm cho phần còn lại của báo cáo có ý nghĩa. Vấn đề với loại thông tin này là có nên đặt nó vào một phần riêng biệt hay phù hợp nó vào các phần so sánh nơi mà nó có liên quan. Ví dụ, một thảo luận về sức mạnh và tốc độ của máy tính bảng sẽ cần phải có một thảo luận về RAM, megahertz và bộ vi xử lý. Bạn có nên đặt điều đó vào một phần so sánh các máy tính bảng theo sức mạnh và tốc độ không? Hay bạn nên giữ cho phần so sánh gọn gàng và sạch sẽ, giới hạn một cách nghiêm ngặt chỉ trong phần so sánh và kết luận? Có thể tất cả thông tin kỹ thuật có thể được đưa vào một phần riêng—hoặc ở phần đầu của báo cáo hoặc trong một phụ lục.
Sơ đồ tổng quan về báo cáo khuyến nghị và khả thi. Hãy nhớ rằng đây là một mô hình điển hình hoặc phổ biến cho nội dung và cách tổ chức.
Bối cảnh về Tình hình. Đối với nhiều báo cáo này, bạn sẽ cần thảo luận về vấn đề, nhu cầu hoặc cơ hội đã dẫn đến chúng. Nếu có ít điều cần nói về nó, thông tin này có thể được đưa vào phần giới thiệu.
Yêu cầu và Tiêu chí. Một phần quan trọng của báo cáo tính khả thi và khuyến nghị là thảo luận về các yêu cầu mà bạn sẽ sử dụng để đạt được quyết định hoặc khuyến nghị cuối cùng. Dưới đây là một số ví dụ:
- Nếu bạn đang cố gắng đề xuất một máy tính bảng cho nhân viên, các yêu cầu của bạn có thể liên quan đến kích thước, chi phí, dung lượng ổ cứng, chất lượng màn hình, độ bền và chức năng pin.
- Nếu bạn đang xem xét tính khả thi của việc cung cấp cho mỗi sinh viên tại Cao đẳng Cộng đồng Austin một ID trên mạng máy tính ACC, bạn cần xác định các yêu cầu cơ bản của chương trình như vậy—những gì nó sẽ đạt được, các vấn đề mà nó cần tránh, và vân vân.
- Nếu bạn đang đánh giá chương trình xe buýt miễn phí gần đây ở Austin, bạn cần biết những gì được mong đợi từ chương trình và sau đó so sánh kết quả thực tế của nó với những yêu cầu đó.
Yêu cầu có thể được định nghĩa theo nhiều cách cơ bản:
- Giá trị số: Nhiều yêu cầu được nêu dưới dạng giá trị số tối đa hoặc tối thiểu. Ví dụ, có thể có một yêu cầu về chi phí—chiếc máy tính bảng không được có giá cao hơn 900 đô la.
- Giá trị có/không: Một số yêu cầu chỉ đơn giản là câu hỏi có hoặc không. Máy tính bảng có được trang bị Bluetooth không? Xe ô tô có được trang bị nhận diện giọng nói không?
- Giá trị đánh giá: Trong một số trường hợp, các yếu tố quan trọng không thể được xử lý bằng giá trị số hoặc giá trị có/không. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể muốn một máy tính bảng có đánh giá độ dễ sử dụng ít nhất là "tốt" theo một nhóm đánh giá được chấp nhận quốc gia. Hoặc bạn có thể phải tự gán đánh giá.
Thuật ngữ "yêu cầu" được sử dụng ở đây thay vì "tiêu chí." Có một lượng mơ hồ nhất định quanh từ sau; thêm vào đó, hầu hết mọi người không chắc liệu nó là số ít hay số nhiều. (Về mặt kỹ thuật, nó là số nhiều; "tiêu chí" là số ít, mặc dù "tiêu chí" thường được sử dụng cho cả số ít và số nhiều. Hãy thử sử dụng "tiêu chí" ở nơi công cộng—bạn sẽ nhận được ánh nhìn lạ lẫm. "Tiêu chí" không phải là một từ và không bao giờ nên được sử dụng.)
Phần yêu cầu cũng nên thảo luận về tầm quan trọng của từng yêu cầu liên quan đến nhau. Hãy hình dung tình huống điển hình mà không có lựa chọn nào là tốt nhất trong tất cả các danh mục so sánh. Một lựa chọn thì rẻ hơn; một cái có nhiều chức năng hơn; một cái có đánh giá dễ sử dụng tốt hơn; một cái được biết đến là bền bỉ hơn. Thiết lập các yêu cầu của bạn sao cho chúng quyết định một "người chiến thắng" ngay cả trong những tình huống mà không có người chiến thắng rõ ràng.
Thảo luận về các lựa chọn. Trong một số loại báo cáo khả thi hoặc khuyến nghị, bạn sẽ cần giải thích cách bạn đã thu hẹp các lựa chọn xuống các lựa chọn mà báo cáo của bạn tập trung vào. Thường thì, việc này xảy ra ngay sau phần thảo luận về các yêu cầu. Các yêu cầu cơ bản của bạn có thể sẽ thu hẹp các lựa chọn cho bạn. Nhưng có thể có những yếu tố khác loại trừ các lựa chọn khác—hãy giải thích những điều này cũng như vậy.
Ngoài ra, bạn có thể cần cung cấp mô tả ngắn gọn về chính các tùy chọn. Đừng nhầm lẫn điều này với phần so sánh sẽ xuất hiện ở phần tiếp theo. Trong phần mô tả này, bạn cung cấp một cuộc thảo luận tổng quát về các tùy chọn để người đọc sẽ biết một chút về chúng. Cuộc thảo luận ở giai đoạn này không phải là so sánh. Chỉ là một hướng dẫn chung về các tùy chọn. Trong ví dụ về máy tính bảng, bạn có thể muốn đưa ra một số thông số chung ngắn gọn về từng mẫu sẽ được so sánh.
So sánh từng điểm một. Một trong những phần quan trọng nhất của báo cáo khả thi hoặc báo cáo khuyến nghị là sự so sánh giữa các lựa chọn. Hãy nhớ rằng bạn bao gồm phần này để người đọc có thể kiểm tra suy nghĩ của bạn và đưa ra những kết luận khác nếu họ muốn. Điều này nên được xử lý theo từng điểm so sánh, thay vì từng lựa chọn.
Hình ảnh sơ đồ của các phương pháp tổ chức so sánh từ toàn bộ đến toàn bộ và từ điểm này đến điểm khác. Trừ khi bạn có một chủ đề rất bất thường, hãy sử dụng phương pháp từng điểm một.
Nếu bạn so sánh các tablet, bạn sẽ có một phần so sánh chúng về chi phí, một phần khác so sánh chúng về chức năng pin, và như vậy. Bạn không phải là có một phần thảo luận về tất cả mọi thứ liên quan đến tùy chọn A, một phần khác thảo luận về tất cả mọi thứ liên quan đến tùy chọn B, và cứ như vậy. Điều đó sẽ không hiệu quả chút nào, vì các so sánh vẫn phải được thực hiện đâu đó—có lẽ bởi người đọc đáng thương. (Xem bên trên để biết minh họa sơ đồ về hai cách tiếp cận này đối với các so sánh.)
Với phương pháp so sánh từng điểm, mỗi phần so sánh này nên kết thúc bằng một kết luận nêu rõ lựa chọn nào là tốt nhất trong điểm so sánh đó. Tất nhiên, sẽ không phải lúc nào cũng dễ dàng để nêu rõ người chiến thắng—bạn có thể phải làm rõ những kết luận theo nhiều cách khác nhau, cung cấp nhiều kết luận cho những điều kiện khác nhau.
Lưu ý: Khi nào bạn sẽ sử dụng phương pháp toàn phần? Có thể rằng các so sánh không phân chia hợp lý thành các điểm—danh mục. Các tùy chọn được so sánh có thể có những lợi thế và bất lợi khác nhau mà không thể so sánh được. Hai sản phẩm được so sánh có thể có các tính năng khác nhau nhưng chồng chéo lên nhau. Vậy bạn thích—một quả táo hay một quả cam?
Phần so sánh cá nhân. Lưu ý rằng phần này chỉ so sánh một điểm và kết thúc với một kết luận rõ ràng về điểm đó.
Nếu bạn đang làm một báo cáo đánh giá, rõ ràng là bạn sẽ không so sánh các lựa chọn. Thay vào đó, bạn sẽ so sánh thứ đang được đánh giá với các yêu cầu đặt ra cho nó, những kỳ vọng mà mọi người có về nó. Ví dụ, Capital Metro đã có một chương trình miễn phí xe buýt kéo dài hơn một năm—không có gì được mong đợi từ chương trình đó? liệu chương trình có đáp ứng được những kỳ vọng đó không?
Bảng tóm tắt. Sau các so sánh cá nhân, hãy bao gồm một bảng tóm tắt tổng hợp các kết luận từ phần so sánh. Một số độc giả có xu hướng chú ý đến chi tiết trong bảng hơn là trong các đoạn văn. Điều đó không có nghĩa là bạn không cần viết các đoạn văn!
Bảng tóm tắt. Một số độc giả thích dữ liệu dạng bảng hơn dữ liệu nằm trong các đoạn văn.
Kết luận. Phần kết luận của báo cáo khả thi hoặc khuyến nghị một phần là tóm tắt hoặc diễn đạt lại các kết luận mà bạn đã đạt được trong các phần so sánh. Trong phần này, bạn diễn đạt lại các kết luận riêng lẻ, ví dụ, mô hình nào có giá tốt nhất, mô hình nào có chức năng pin tốt nhất, và vân vân.
Nhưng phần này phải đi xa hơn. Nó phải làm sáng tỏ tất cả những kết luận mâu thuẫn và bằng cách nào đó đạt được kết luận cuối cùng, đó là kết luận cho biết lựa chọn nào là tốt nhất. Do đó, phần kết luận sẽ đầu tiên liệt kê các kết luận chính—những cái đơn giản, thuộc một loại duy nhất. Nhưng sau đó nó phải chỉ ra các kết luận thứ cấp— những cái cân bằng các kết luận chính mâu thuẫn. Ví dụ, nếu một viên thuốc là rẻ nhất nhưng chức năng pin kém, nhưng một viên thuốc khác là đắt nhất và có chức năng pin tốt, bạn sẽ chọn cái nào và tại sao? Kết luận thứ cấp sẽ nêu ra câu trả lời cho tình huống này.
Và tất nhiên, phần kết luận kết thúc với kết luận cuối cùng—là cái chỉ ra lựa chọn nào là tốt nhất.
Khuyến nghị hoặc Ý kiến Cuối cùng. Phần cuối cùng của báo cáo khả thi và khuyến nghị nêu rõ khuyến nghị. Bạn có thể nghĩ rằng điều đó phải rõ ràng vào lúc này. Thông thường thì đúng là như vậy, nhưng hãy nhớ rằng một số độc giả có thể bỏ qua toàn bộ những nỗ lực của bạn và ngay lập tức đi đến phần khuyến nghị! Ngoài ra, sẽ có một số trường hợp mà có thể có lựa chọn tốt nhất nhưng bạn không muốn khuyến nghị nó. Trong những năm đầu tiên của lịch sử, máy tính xách tay là nặng và không đáng tin cậy—có thể đã có một mẫu mà tốt hơn những mẫu còn lại, nhưng ngay cả nó cũng không đáng để sở hữu.
Quyền mục khuyến nghị nên nhắc lại những kết luận quan trọng nhất dẫn đến khuyến nghị và sau đó khẳng định khuyến nghị một cách nhấn mạnh. Thông thường, bạn có thể cần khuyến nghị nhiều tùy chọn dựa trên các khả năng khác nhau. Điều này có thể được xử lý, như đã thấy trong các ví dụ, với danh sách có dấu đầu dòng.
Kết luận sơ bộ, kết luận thứ cấp và kết luận cuối cùng. Lưu ý rằng trong kết luận 6, hai loại so sánh được cân nhắc với nhau, với nhiều lựa chọn thắng thế so với chi phí thấp—một kết luận phụ.
Trong một báo cáo đánh giá, phần cuối này sẽ nêu lên ý kiến hoặc đánh giá cuối cùng. Dưới đây là một số khả năng:
- Vâng, chương trình vận chuyển bằng xe buýt miễn phí đã thành công, hoặc ít nhất là vậy, dựa trên những kỳ vọng ban đầu của nó.
- Không, đó là một thất bại thảm hại—nó đã không đáp ứng được bất kỳ kỳ vọng tối thiểu nào.
- Hoặc là, nó vừa thành công vừa thất bại—nó đã đáp ứng một số mong đợi, nhưng không làm được ở những mặt khác. Nhưng trong trường hợp này, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm—đánh giá tổng thể của bạn là gì? Một lần nữa, lý do cho đánh giá đó phải được nêu ở đâu đó trong phần yêu cầu.
Kế hoạch tổ chức cho báo cáo khả thi và khuyến nghị
Đây là một điểm tốt để thảo luận về hai kế hoạch tổ chức cơ bản cho loại báo cáo này:
- Kế hoạch truyền thống: Cái này tương ứng với thứ tự mà các phần đã được trình bày trong chương này. Bạn bắt đầu với bối cảnh và yêu cầu, sau đó chuyển sang so sánh, và kết thúc với kết luận và khuyến nghị.
- Kế hoạch điều hành: Cách này di chuyển các kết luận và khuyến nghị lên đầu báo cáo và đưa toàn bộ phần thảo luận về bối cảnh, yêu cầu và so sánh vào các phụ lục. Bằng cách đó, vị "giám đốc bận rộn" có thể thấy thông tin quan trọng nhất ngay lập tức, và chỉ chuyển sang thảo luận chi tiết nếu có câu hỏi.
Ví dụ về dàn bài của cùng một báo cáo. Lưu ý trong cách tiếp cận điều hành rằng tất cả các sự thật chính, kết luận và khuyến nghị đều "được nêu rõ" ở phía trước để người đọc có thể tiếp cận nhanh chóng. Trong các báo cáo lớn, có các tab cho từng phụ lục.
Các Đề Xuất AI cho Báo Cáo Đề Xuất
Danh sách kiểm tra, thường không được đọc, có thể được sử dụng làm nguồn cho các truy vấn AI với một số điều chỉnh. Sao chép đoạn văn sau, dán vào một hệ thống AI như Google Gemini, và xem bạn có thể đã bỏ lỡ điều gì.
Lưu ý: Tất cả các tham chiếu đến nội dung, định dạng, phong cách của báo cáo dữ liệu hoặc các thành phần của nó có thể được tìm thấy tại sách giáo khoa viết kỹ thuật trực tuyến.
Khi bạn muốn sử dụng AI để đánh giá một dự án viết, hãy giới thiệu về bản thân, cho AI biết bạn là ai, bạn muốn gì. Cung cấp cho AI một điểm tham chiếu để thực hiện các đánh giá như một cuốn sách giáo khoa trực tuyến. Sau đó, hãy đăng nội dung bạn muốn AI kiểm tra trong đánh giá của nó.
Sửa đổi phần giới thiệu để phù hợp với bản sắc của bạn.
|
Các Gợi Ý AI cho Báo Cáo Đề Xuất Xin chào, AI. Tôi là David McMurrey, một sinh viên cybersecurity tại Cao đẳng Cộng đồng Austin (Austin, Texas). Tôi yêu cầu bạn đánh giá báo cáo đề xuất sau đây bằng cách sử dụng cái này. sách giáo khoa trực tuyến, chương về báo cáo khuyến nghị, và các câu hỏi sau đây:
Thông tin liên quan |
Tôi sẽ rất trân trọng những suy nghĩ, phản ứng, và lời phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
