Vui lòng nhấp vào đây để giúp đỡ. David McMurrey trả tiền cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy đóng góp bất kỳ số tiền nhỏ nào bạn có thể!
Viết Kỹ Thuật Trực Tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Chương này trình bày một nhóm loại báo cáo được định nghĩa lỏng lẻo, cung cấp một ý kiến hoặc khuyến nghị có nghiên cứu, và sau đó, nếu bạn đang tham gia một khóa học viết kỹ thuật, bạn sẽ viết một báo cáo của riêng mình.
Hãy chắc chắn kiểm tra báo cáo ví dụ.
Một số sự phân biệt tinh tế...
Các báo cáo khả thi, báo cáo khuyến nghị, báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định, và ai biết còn gì nữa đều thực hiện khoảng cùng một chức năng—cung cấp những ý kiến đã được nghiên cứu kỹ lưỡng và, đôi khi, những khuyến nghị.
- Báo cáo khả thi: Loại này nghiên cứu một tình huống (ví dụ, một vấn đề hoặc cơ hội) và một kế hoạch để xử lý nó, sau đó xác định xem kế hoạch đó có " khả thi "— hay không, và nó có thực tiễn về mặt công nghệ hiện tại, kinh tế, nhu cầu xã hội, và v.v. Báo cáo khả thi trả lời câu hỏi " Chúng ta có nên thực hiện Kế hoạch X không? " bằng cách tuyên bố " có," " không," nhưng thường thì " có thể." Không chỉ đưa ra một khuyến nghị, nó còn cung cấp dữ liệu và lý do phía sau khuyến nghị đó. Đây là một video về một nghiên cứu khả thi liên quan đến Một hyperloop ở Missouri? Một nghiên cứu mới cho biết điều đó khả thi, nhưng không nhất thiết phải tiết kiệm. (mở trong một trình duyệt riêng).
- Báo cáo khuyến nghị: Loại này bắt đầu từ một nhu cầu đã nêu, một sự lựa chọn, hoặc cả hai, và sau đó khuyến nghị một, một số, hoặc không có cái nào. Chẳng hạn, một công ty có thể đang xem xét phần mềm kiểm tra ngữ pháp và muốn được khuyến nghị về sản phẩm nào là tốt nhất. Báo cáo khuyến nghị trả lời câu hỏi "Chúng ta nên chọn lựa chọn nào?
- Báo cáo đánh giá: Loại này cung cấp một ý kiến hoặc phán đoán thay vì trả lời có-không-có thể hoặc một khuyến nghị. Nó cung cấp một ý kiến đã được nghiên cứu về giá trị hoặc xứng đáng điều gì đó bằng cách so sánh điều gì đó với một tập hợp các yêu cầu (hoặc tiêu chí). Ví dụ, gần đây thành phố Austin đã đánh giá giao thông xe buýt miễn phí như một cách để tăng lượng hành khách và giảm tắc nghẽn. Nó có hiệu quả không? Có đáng giá không?—Đây là những câu hỏi mà một báo cáo đánh giá sẽ cố gắng trả lời.
Đồ họa thông tin được tạo ra bởi NotebookLM cho chương này
Nội dung điển hình: Báo cáo khuyến nghị và khả thi
Dù bạn viết báo cáo khả thi, khuyến nghị hay đánh giá dưới dạng nào, dù người ta gọi nó bằng tên gì—hầu hết các phần và cách tổ chức của các phần đó đều tương đối giống nhau.
Nguyên tắc cấu trúc cơ bản là: bạn không chỉ đưa ra khuyến nghị, sự lựa chọn hoặc phán quyết của mình, mà còn cả dữ liệu và các kết luận dẫn đến nó. Bằng cách đó, người đọc có thể kiểm tra các phát hiện, logic và kết luận của bạn và đưa ra một quan điểm hoàn toàn khác.
Giới thiệu. Trong phần giới thiệu, hãy chỉ ra rằng mục đích của tài liệu là xác định tính khả thi, đưa ra khuyến nghị hoặc đánh giá một chủ đề.
Nền tảng Kỹ thuật. Một số báo cáo khuyến nghị hoặc khả thi có thể yêu cầu thảo luận kỹ thuật để làm cho phần còn lại của báo cáo có ý nghĩa. Nỗi đau của loại thông tin này là liệu có nên đưa nó vào một phần riêng biệt hay phù hợp vào các phần so sánh nơi mà nó có liên quan. Ví dụ, một cuộc thảo luận về công suất và tốc độ của máy tính bảng sẽ cần một cuộc thảo luận về RAM, megahertz và bộ xử lý. Bạn có nên đưa điều đó vào một phần so sánh máy tính bảng theo công suất và tốc độ không? Bạn có nên giữ cho phần so sánh gọn gàng và sạch sẽ, giới hạn nghiêm ngặt chỉ vào so sánh và kết luận không? Có thể tất cả thông tin kỹ thuật có thể được đặt vào một phần riêng biệt, có thể là ở phía trước của báo cáo hoặc trong phần phụ lục.
Giao diện sơ đồ của báo cáo khuyến nghị và khả thi. Hãy nhớ rằng đây là một mô hình điển hình hoặc phổ biến cho nội dung và tổ chức.
Bối cảnh về tình huống. Đối với nhiều báo cáo này, bạn sẽ cần thảo luận về vấn đề, nhu cầu hoặc cơ hội đã dẫn đến chúng. Nếu có ít điều cần nói về nó, thông tin này có thể được đưa vào phần giới thiệu.
Yêu cầu và Tiêu chí. Một phần quan trọng của báo cáo khả thi và báo cáo khuyến nghị là thảo luận về các yêu cầu mà bạn sẽ sử dụng để đưa ra quyết định hoặc khuyến nghị cuối cùng. Dưới đây là một số ví dụ:
- Nếu bạn đang cố gắng đề xuất một máy tính bảng cho nhân viên sử dụng, yêu cầu của bạn có thể liên quan đến kích thước, chi phí, dung lượng ổ cứng, chất lượng màn hình, độ bền và chức năng pin.
- Nếu bạn đang xem xét tính khả thi của việc cung cấp cho mỗi sinh viên tại Cao đẳng Cộng đồng Austin một ID trên mạng máy tính của ACC, bạn cần xác định các yêu cầu cơ bản của chương trình như vậy—những gì nó sẽ được kỳ vọng đạt được, những vấn đề mà nó cần tránh, và các vấn đề khác.
- Nếu bạn đang đánh giá chương trình xe buýt miễn phí gần đây ở Austin, bạn cần biết những gì được mong đợi từ chương trình và sau đó so sánh kết quả thực tế của nó với những yêu cầu đó.
Yêu cầu có thể được định nghĩa theo một số cách cơ bản sau:
- Giá trị số: Nhiều yêu cầu được nêu dưới dạng giá trị số tối đa hoặc tối thiểu. Chẳng hạn, có thể có một yêu cầu về chi phí—chiếc tablet không nên có giá hơn $900.
- Giá trị có/không: Một số yêu cầu chỉ là câu hỏi có hoặc không. Máy tính bảng có được trang bị Bluetooth không? Xe hơi có được trang bị nhận diện giọng nói không?
- Giá trị xếp hạng: Trong một số trường hợp, các yếu tố chính không thể được xử lý bằng giá trị số hoặc giá trị có/không. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể muốn một chiếc máy tính bảng có đánh giá dễ sử dụng ít nhất là "tốt" theo một nhóm đánh giá được công nhận quốc gia. Hoặc bạn có thể phải tự gán các đánh giá.
Thuật ngữ "yêu cầu" được sử dụng ở đây thay vì "tiêu chí." Có một chút mơ hồ xung quanh từ cuối; thêm vào đó, hầu hết mọi người không chắc nó là số ít hay số nhiều. (Về mặt kỹ thuật, nó là số nhiều; "tiêu chí" là số ít, mặc dù "tiêu chí" thường được sử dụng cho cả số ít và số nhiều. Cố gắng sử dụng "tiêu chí" ở nơi công cộng—bạn sẽ nhận được những cái nhìn lạ lùng. "Tiêu chí" không phải là một từ và không bao giờ nên được sử dụng.)
Phần yêu cầu cũng nên thảo luận về tầm quan trọng của các yêu cầu cá nhân liên quan đến nhau. Hãy tưởng tượng tình huống điển hình khi không có lựa chọn nào là tốt nhất trong tất cả các hạng mục so sánh. Một lựa chọn rẻ hơn; một cái có nhiều chức năng hơn; một cái có đánh giá dễ sử dụng tốt hơn; cái khác được biết đến là bền hơn. Thiết lập các yêu cầu của bạn sao cho chúng xác định một "người chiến thắng" ngay cả trong những tình huống không có người chiến thắng rõ ràng.
Thảo luận về các tùy chọn. Trong một số loại báo cáo khả thi hoặc đề xuất, bạn sẽ cần giải thích cách bạn đã thu hẹp phạm vi lựa chọn xuống những cái mà báo cáo của bạn tập trung vào. Thường thì, điều này xảy ra ngay sau khi thảo luận về các yêu cầu. Các yêu cầu cơ bản của bạn có thể thu hẹp phạm vi cho bạn. Nhưng có thể cũng có những yếu tố khác loại bỏ các lựa chọn khác—giải thích những điều này nữa.
Ngoài ra, bạn có thể cần cung cấp mô tả ngắn gọn về các tùy chọn đó. Đừng nhầm lẫn điều này với sự so sánh sẽ xuất hiện ở phần tiếp theo. Trong phần mô tả này, bạn cung cấp một cuộc thảo luận chung về các tùy chọn để người đọc biết về chúng. Cuộc thảo luận ở giai đoạn này không mang tính so sánh. Nó chỉ là một định hướng chung về các tùy chọn. Trong ví dụ về máy tính bảng, bạn có thể muốn cung cấp một số thông số chung ngắn gọn về mỗi mẫu sẽ được so sánh.
So sánh từng điểm một. Một trong những phần quan trọng nhất của báo cáo khả thi hoặc báo cáo đề xuất là sự so sánh các tùy chọn. Hãy nhớ rằng bạn bao gồm phần này để người đọc có thể kiểm tra suy nghĩ của bạn và đưa ra những kết luận khác nếu họ muốn. Điều này nên được xử lý từng điểm so sánh một, chứ không phải từng tùy chọn một.
Hình chiếu sơ đồ của hai cách tiếp cận toàn diện và từng điểm để tổ chức một sự so sánh. Trừ khi bạn có một chủ đề rất khác thường, hãy sử dụng phương pháp từng điểm một.
Nếu bạn so sánh các tablet, bạn sẽ có một phần so sánh chúng về giá cả, một phần khác so sánh chúng về chức năng pin, và cứ như vậy. Bạn không phải là có một phần thảo luận mọi thứ về lựa chọn A, một phần khác thảo luận mọi thứ về lựa chọn B, và cứ như vậy. Điều đó sẽ không hiệu quả chút nào, vì việc so sánh vẫn phải được thực hiện ở đâu đó—chắc chắn bởi người đọc khổ sở. (Xem trên để có một hình minh họa sơ đồ cho hai cách tiếp cận này đối với các so sánh.)
Với cách tiếp cận từng điểm một, mỗi phần so sánh này nên kết thúc bằng một kết luận nêu rõ lựa chọn nào là tốt nhất trong điểm so sánh cụ thể đó. Tất nhiên, sẽ không phải lúc nào cũng dễ dàng để nêu rõ người chiến thắng—bạn có thể phải làm rõ các kết luận theo nhiều cách khác nhau, cung cấp nhiều kết luận cho các điều kiện khác nhau.
Chú ý: Khi nào bạn sẽ sử dụng phương pháp toàn bộ so với toàn bộ? Có thể rằng các so sánh không thể phân tích một cách hợp lý thành các điểm—danh mục. Các tùy chọn được so sánh có thể có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau mà không thể so sánh được. Hai sản phẩm được so sánh có thể có các tính năng khác nhau nhưng chạm chán vào nhau. Vậy bạn thích—một quả táo hay một quả cam?
Phần so sánh cá nhân. Lưu ý rằng phần này chỉ so sánh một điểm và kết thúc bằng một kết luận rõ ràng về điểm đó.
Nếu bạn đang làm một báo cáo đánh giá, rõ ràng bạn sẽ không so sánh các tùy chọn. Thay vào đó, bạn sẽ so sánh đối tượng được đánh giá với các yêu cầu đặt ra cho nó, những mong đợi của mọi người về nó. Ví dụ, Capital Metro đã có một chương trình miễn phí đi xe buýt kéo dài hơn một năm—mong đợi của chương trình đó là gì? Chương trình có đáp ứng được những mong đợi đó không?
Bảng tóm tắt. Sau khi so sánh từng cá nhân, bao gồm một bảng tóm tắt kết quả từ phần so sánh. Một số độc giả thường chú ý đến chi tiết trong bảng hơn là trong các đoạn văn. Điều đó không giúp bạn thoát khỏi việc viết các đoạn văn!
Bảng tóm tắt. Một số độc giả thích dữ liệu dạng bảng hơn là dữ liệu được chứa trong các đoạn văn.
Kết luận. Phần kết luận của báo cáo khả thi hoặc báo cáo khuyến nghị phần nào là một tóm tắt hoặc nhắc lại những kết luận mà bạn đã đạt được trong các phần so sánh. Trong phần này, bạn nhắc lại các kết luận cá nhân, chẳng hạn như mô hình nào có giá tốt nhất, mô hình nào có chức năng pin tốt nhất, và những điều tương tự.
Nhưng phần này phải đi xa hơn. Nó phải giải quyết tất cả những kết luận mâu thuẫn và bằng cách nào đó đi đến kết luận cuối cùng, đó là cái khẳng định lựa chọn nào là tốt nhất. Do đó, phần kết luận đầu tiên liệt kê các kết luận chính—các loại đơn giản, một danh mục. Nhưng sau đó nó phải nêu rõ kết luận phụ—những cái cân bằng các kết luận chính mâu thuẫn. Ví dụ, nếu một viên thuốc là rẻ nhất nhưng có chức năng pin kém, trong khi viên thuốc khác là đắt nhất nhưng có chức năng pin tốt, bạn sẽ chọn cái nào, và tại sao? Kết luận thứ cấp sẽ nêu lên câu trả lời cho tình huống này.
Và tất nhiên, phần kết luận kết thúc với việc kết luận cuối cùng—là cái mà nêu rõ lựa chọn nào là tốt nhất.
Khuyến nghị hoặc Ý kiến Cuối cùng. Phần cuối cùng của báo cáo khả thi và khuyến nghị nêu lên đề xuất. Bạn có thể nghĩ rằng điều đó phải rõ ràng từ bây giờ. Thông thường thì đúng như vậy, nhưng hãy nhớ rằng có một số độc giả có thể bỏ qua phần đề xuất và bỏ qua tất cả công sức của bạn! Ngoài ra, sẽ có một số trường hợp mà có thể có một sự lựa chọn tốt nhất nhưng bạn không muốn khuyến nghị nó. Đầu thời kỳ của chúng, máy tính xách tay nặng và không đáng tin cậy—có thể đã có một mẫu tốt hơn những mẫu còn lại, nhưng ngay cả mẫu đó cũng không đáng để có.
Phần khuyến nghị nên nhắc lại những kết luận quan trọng nhất dẫn đến khuyến nghị và sau đó khẳng định khuyến nghị một cách rõ ràng. Thông thường, bạn có thể cần đề xuất nhiều lựa chọn dựa trên những khả năng khác nhau. Điều này có thể được xử lý, như đã thể hiện trong các ví dụ, bằng cách sử dụng danh sách có dấu đầu dòng.
Kết luận chính, phụ và cuối cùng. Lưu ý rằng trong kết luận 6, hai loại so sánh được cân nhắc với nhau, với nhiều tùy chọn hơn chiến thắng so với chi phí thấp—một kết luận thứ cấp.
Trong một báo cáo đánh giá, phần cuối này sẽ nêu rõ ý kiến hoặc phán quyết cuối cùng. Dưới đây là một số khả năng:
- Có, chương trình vận chuyển bằng xe buýt miễn phí đã thành công, hoặc ít nhất là vậy, dựa trên những kỳ vọng ban đầu của nó.
- Không, đó là một thất bại thảm hại—nó không đạt được bất kỳ kỳ vọng tối thiểu nào.
- Hoặc, nó vừa là một thành công vừa là một thất bại — nó đã đáp ứng được một số mong đợi, nhưng không làm được điều đó ở những khía cạnh khác. Nhưng trong trường hợp này, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm — đánh giá tổng thể của bạn là gì? Một lần nữa, cơ sở cho đánh giá đó phải được nêu ra ở đâu đó trong phần yêu cầu.
Kế hoạch Tổ chức cho Báo cáo Tính khả thi và Đề xuất
Đây là một điểm tốt để thảo luận về hai kế hoạch tổ chức cơ bản cho loại báo cáo này:
- Kế hoạch truyền thống: Điều này tương ứng với thứ tự mà các phần đã được trình bày trong chương này. Bạn bắt đầu với bối cảnh và yêu cầu, sau đó chuyển sang so sánh, và kết thúc với kết luận và khuyến nghị.
- Kế hoạch điều hành: Cái này di chuyển các kết luận và khuyến nghị lên phía trước của báo cáo và đưa toàn bộ thảo luận về bối cảnh, yêu cầu và các so sánh vào các phụ lục. Như vậy, "giám đốc bận rộn" có thể thấy thông tin quan trọng ngay lập tức và chỉ xem thảo luận chi tiết nếu có câu hỏi.
Ví dụ về dàn bài của cùng một báo cáo. Lưu ý trong phương pháp điều hành rằng tất cả các sự thật, kết luận và khuyến nghị chính đều "được trình bày ngay từ đầu" để người đọc có thể tiếp cận nhanh chóng. Trong các báo cáo lớn, có các tab cho mỗi phụ lục.
Chủ đề AI cho báo cáo khuyến nghị
Danh sách kiểm tra, thường thì không được đọc, có thể được sử dụng làm nguồn cho các gợi ý AI với một số điều chỉnh. Sao chép phần dưới đây, dán vào hệ thống AI như Google's Gemini, và xem bạn có thể đã bỏ lỡ điều gì.
Lưu ý: Tất cả các tham chiếu đến nội dung, định dạng, phong cách của các báo cáo dữ liệu hoặc các thành phần của nó có thể được tìm thấy tại sách giáo trình viết kỹ thuật trực tuyến.
Khi bạn muốn sử dụng AI để đánh giá một dự án viết, hãy giới thiệu bản thân, cho AI biết bạn là ai, và bạn muốn gì. Cung cấp cho AI một điểm tham chiếu để thực hiện các đánh giá như sách giáo khoa trực tuyến. Sau đó, đăng những gì bạn muốn AI kiểm tra trong đánh giá của nó.
Chỉnh sửa phần giới thiệu để phù hợp với danh tính của bạn.
|
Đề xuất AI cho báo cáo khuyến nghị Xin chào, AI. Tôi là David McMurrey, một sinh viên an ninh mạng tại Cao đẳng Cộng đồng Austin (Austin, Texas). Tôi yêu cầu bạn đánh giá báo cáo khuyến nghị sau đây bằng cách sử dụng điều này. sách giáo khoa trực tuyến, chương về báo cáo khuyến nghị, và các câu hỏi sau:
|
Thông tin liên quan
Bài kiểm tra đọc. Sử dụng bài kiểm tra này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Đào tạo có sẵn. Hãy luyện tập viết với McMurrey như người hướng dẫn của bạn.
Tôi rất trân trọng ý kiến, phản ứng, và sự phê bình của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
