Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting:
Doneer elk klein bedrag dat je kunt!
Online technisch schrijven blijft gratis.
Schrijf een voortgangsrapport om een supervisor, medewerker of klant te informeren over de voortgang die je hebt geboekt op een project over een bepaalde periode. Het project kan het ontwerp, de bouw of reparatie van iets zijn, de studie of onderzoek van een probleem of vraag, of het verzamelen van informatie over een technisch onderwerp. Je schrijft voortgangsrapporten wanneer het meer dan drie of vier maanden duurt om een project te voltooien.
Functies en Inhoud van Voortgangsrapporten
In het voortgangsrapport leg je een of meer van de volgende zaken uit:
- Hoeveel van het werk is voltooid?
- welk deel van het werk is momenteel in uitvoering
- Welk werk moet nog gedaan worden
- Welke problemen of onverwachte dingen zijn er ontstaan, indien van toepassing?
- Hoe het project in het algemeen verloopt
Voortgangsrapporten hebben verschillende belangrijke functies:
- Verzeker de ontvangers dat je vooruitgang boekt, dat het project soepel verloopt en dat het op de verwachte datum voltooid zal zijn.
- Geef de ontvangers een kort overzicht van enkele bevindingen of een deel van het werk van het project.
- Geef de ontvangers de kans om uw werk aan het project te evalueren en om wijzigingen aan te vragen.
- Geef je een kans om problemen in het project te bespreken en zo de ontvangers te waarschuwen.
- Dwing je om een werkschema op te stellen, zodat je het project op tijd voltooit.
- Projecteer een gevoel van professionaliteit in uw werk en uw organisatie.
Zorg ervoor dat je de voorbeeld rapporten.
NotebookLM-gegenereerde infographic van dit hoofdstuk
Tijdschema en Formaat van Voortgangsrapportages
In een jaarlange project zijn er gewoonlijk drie voortgangsrapporten, één na drie, zes en negen maanden. Afhankelijk van de omvang van het voortgangsrapport, de lengte en betekenis van het project, en de ontvanger, kan het voortgangsrapport de volgende vormen aannemen:
- Memo—Een kort, informeel rapport aan iemand binnen jouw organisatie
- Brief—Een kort, informeel verslag dat naar iemand buiten uw organisatie is gestuurd
- Formeel rapport—Een formeel rapport dat naar iemand buiten jouw organisatie wordt gestuurd
Bekijk de discussie in Formaat van Voorstellen. Je kunt hetzelfde formaat voor voortgangsrapporten gebruiken als voor voorstellen: memo, brief, apart rapport.
Organisatiepatronen voor voortgangsrapporten
De ontvanger van een voortgangsrapport wil zien wat je hebt bereikt in het project, waar je nu aan werkt, wat je als volgende van plan bent en hoe het project in het algemeen verloopt. Om deze informatie te rapporteren, combineer je twee van deze organisatorische strategieën: tijdsperioden, projecttaken of rapportonderwerpen.
Tijdperken. Een voortgangsrapport geeft meestal een samenvatting van het werk binnen elk van de volgende:
- Werkzaamheden uitgevoerd in de voorgaande periode(s)
- Huidig werk dat wordt uitgevoerd
- Werk gepland voor de volgende periode(s)
Projecttaken. Bijna elk project is op te splitsen in afzonderlijke taken:
| Project | Individuele taken |
| Het bouwen van gemeentelijke sportvelden op gemeentelijk eigendom | Gemeenschapsbelang meten Geschikt onroerend goed vinden Het opruimen van het onroerend goed Het ontwerpen van de tribunes, hekken, enz. |
| Een rapport schrijven | De opdracht bestuderen Een onderwerp kiezen Het identificeren van het publiek van het rapport Het onderwerp verkleinen Een ruwe schets ontwikkelen Informatie verzamelen Een of meer ruwe versies schrijven Het documenteren van het rapport Het herzien en bewerken van de rapportconcept Typen en proeflezen van het rapport Het rapport in zijn definitieve verpakking plaatsen |
Projecttaken. Eén organisatorische benadering voor voortgangsrapportages.
Rapportonderwerpen. U kunt uw voortgangsrapport ook organiseren op basis van het werk dat is verricht aan de secties van het eindrapport. In een rapportproject over de co-verbranding van vast stedelijk afval heeft u informatie nodig over deze onderwerpen:
| Onderwerpen die in het eindrapport behandeld moeten worden |
|
Onderwerpen die behandeld moeten worden in een eindrapport. Een organisatorische benadering van een voortgangsrapport over de voortgang van een rapport.
Voor elk van deze onderwerpen zou je het werk uitleggen dat je hebt gedaan, het werk dat je momenteel doet en het werk dat je hebt gepland.
Een voortgangsrapport is eigenlijk een combinatie van twee van deze organisatorische strategieën. De volgende uiteenzettingen geven je een idee van hoe ze kunnen combineren:
| Voortgangsrapport A | Voortgangsrapport B | Vooruitgangsrapport C |
| Taak 1 | Werk voltooid | Onderwerp 1 |
| Werk voltooid | Taak 1 | Werk voltooid |
| Huidig werk | Taak 2 | Huidig werk |
| Geplande werkzaamheden | Taak 3 | Geplande werkzaamheden |
| Taak 2 | Huidig Werk | Onderwerp 2 |
| Werk voltooid | Taak 1 | Werk voltooid |
| Huidig werk | Taak 2 | Huidig werk |
| Gepland werk | Taak 3 | Geplande werkzaamheden |
| Taak 3 | Toekomstig Werk | Onderwerp 3 |
| Werk voltooid | Taak 1 | Werk voltooid |
| Huidig werk | Taak 2 | Huidig werk |
| Geplande werkzaamheden | Taak 3 | Geplande werkzaamheden |
Combinatie van organisatorische strategieën voor voortgangsrapporten
De volgende illustratie toont een voorbeeld van de project-taken benadering met subkoppen voor tijdsperioden:
|
Zoutwaterafvoerbuis Wijzigingen
Tijdens deze periode zijn we doorgaan werken aan problemen die samenhangen met de zoutafvoerbuizen. Vorige periode. Na kleine aanpassingen tijdens een maand van werking, hebben de afvoertubes en de tegenwasmachine beter gepresteerd, maar nog steeds niet volledig naar tevredenheid. De screensecties van deze tubes, zoals je weet, bevinden zich op variabele afstanden langs de hoogte van de wasmachine. Huidige periode. Het schermgedeelte van de pekelafvoertubes is verplaatst naar binnen 5 voet van de bovenkant van het pakket. Tot nu toe is er geen verandering in de prestaties van de tegenwasmachine waargenomen. Productiestatistieken aan het einde van deze maand (februari) zouden ons een beter idee moeten geven van het effect van deze wijziging. Volgende periode. Afhankelijk van de voortdurende prestaties van het scherm in zijn huidige positie ten opzichte van de bovenkant van de verpakking, kunnen we het scherm binnen 3 voet van de bovenkant van de verpakking verplaatsen in de volgende testperiode. Hoewel de wastprijs groter was bij een grotere schermhoogte, lijkt de spoel efficiëntie relatief constant te blijven; de productie ten opzichte van compressor KW-gegevens voor alle schermlocaties tot nu toe lijkt de zelfde lineaire curve te volgen. |
Voorbeeld voortgangsrapporten georganiseerd op tijdsperiodes
Deze twee schema's tonen voortgangsrapporten georganiseerd op projecttaken:
Vanaf dit moment heb ik bijna al het onderzoekswerk afgerond en ben ik bezig met het samenvoegen van de secties van het uiteindelijke rapport. Hier is een overzicht van het werk dat ik tot nu toe heb gedaan. Ontwikkeling van de Fles In de ontwikkelingssectie van mijn verslag heb ik een technische beschrijving geschreven van een typische PET frisdrankfles. Het is compleet en geeft de lezer een goed idee van hoe het product eruit zou moeten zien en wat het zou moeten kunnen bereiken. Gunstige Eigenschappen Het gedeelte van het rapport dat de eigenschappen van PET beschrijft, is klaar. Ik heb vier fysieke eigenschappen gekozen waarvoor veel verpakkingen van grondstoffen worden getest, en ik heb aangetoond hoe PET deze tests doorstaat. Productieprocessen Voor het gedeelte over productieprocessen heb ik onderzoek gedaan om een specifieke productiemethode voor PET-flessen aan te bevelen. Hier heb ik deze gekozen methode beschreven en exact uitgelegd hoe een plastic fles op een productielijn wordt geproduceerd. Economie Ik heb de helft van de economische sectie van dit rapport afgemaakt. Tot nu toe heb ik een economische vergelijking geschreven tussen het gebruik van plastic en glazen flessen. |
Op dit moment ben ik voornamelijk betrokken bij het vaststellen welke delen van mijn rapport tekortschieten in informatie. Daarnaast ga ik door met mijn werk om financiële informatie over PET-flessen te vinden. Productieprocessen In de productieafdeling ben ik momenteel . . . |
Voorbeeld voortgangsrapporten georganiseerd per projecttaak
Andere onderdelen van voortgangsrapporten
In uw voortgangsrapport heeft u ook nodig (a) een inleiding die het doel en de reikwijdte van het project bespreekt, (b) een gedetailleerde beschrijving van uw project en zijn geschiedenis, en (c) een algemene waardering van het project tot nu toe, die meestal als conclusie dient.
Inleiding. Bekijk de details van het doel, de reikwijdte en de activiteiten van uw project. Dit zal ontvangers helpen die niet bekend zijn met het project, die bepaalde details niet herinneren of die uw aanpak van het project willen controleren. De inleiding kan het volgende bevatten:
- Doel van het project
- Specifieke doelstellingen van het project
- Omvang, of grenzen, van het project
- Datum waarop het project is begonnen; datum waarop het project gepland is om te worden voltooid
- Mensen of organisaties die aan het project werken
- Mensen of organisaties voor wie het project wordt uitgevoerd
- Overzicht van de inhoud van het voortgangsrapport
|
Ik dien u nu een rapport in over de voortgang die ik heb
geboekt met mijn onderzoek voor uw bedrijf, Ginseng Cola.
Onmiddellijk na de acceptatie van de aanbieding van mijn bedrijf
op 15 januari om de voordelen van het bottelen van uw
frisdrankproduct in plastic flessen te bestuderen, begon ik
alle aspecten van het project te onderzoeken.
In de volgende secties van dit voortgangsrapport zult u geïnformeerd worden over het werk dat ik al heb verricht, het werk waaraan ik momenteel bezig ben, het werk dat nog gedaan moet worden, en ten slotte een algemene beoordeling van hoe het project verloopt. |
Voorbeeld inleiding voor een voortgangsrapport
Projectbeschrijving. In de meeste voortgangsrapporten, neem een projectomschrijving op om de details van uw project voor de ontvangers te beoordelen:
|
PROJECTBESCHRIJVING
Hier is een beoordeling van het doel en de scope van dit project. Doel. Het oorspronkelijke investeringsplan van deze corporation omvatte alleen langlopende, laag-risico investeringen in bedrijfsobligaties en Amerikaanse effecten. Dit project was ontworpen om vragen te beantwoorden over het potentieel van kortlopende, hoge-investeer bedragen, in het bijzonder diegene die geschikt zijn voor de toekomstige uitbreiding van het investeringsplan van dit bedrijf. Reikwijdte. Het rapport zal basisdefinities van aandelen en opties behandelen, evenals redenen voor en tegen deze twee beleggingsstrategieën. Het rapport zal worden onderverdeeld in vier gebieden:
|
Voorbeeld projectomschrijving uit een verslag
Conclusie. De laatste alinea of sectie verzekert meestal het publiek dat alles goed verloopt en volgens schema. Het kan ook ontvangers waarschuwen voor onverwachte veranderingen of problemen in het project.
|
ALGEHELE BEVINDING
Het project om de productie van PET aan te bevelen vordert goed. Ik ben geen grote problemen tegengekomen en heb veel materiaal over dit onderwerp gevonden. Ik heb echter nog niets gehoord van de heer Simon Juarez van PET Mfg., die informatie stuurt over de productiemethoden voor PET die in verschillende fabrieken in het Zuidwesten worden gebruikt. Ik voorzie geen grote problemen die me zouden tegenhouden om mijn rapport op de contractdatum aan u voor te leggen. In feite kan ik het misschien een paar dagen eerder dan gepland naar u sturen. Over het algemeen ontdek ik dat de PET-fles een nog aantrekkelijker verpakkingsidee is dan in onze eerdere discussies leek. Volledige details hierover zullen echter in het eindrapport verschijnen. Met vriendelijke groet, Steven C. Crosswell Proces Ingenieur C & S Engineering |
Algemene beoordeling gebruikt als conclusie voor een voortgangsrapport
AI-aanwijzingen voor voortgangsrapporten
Checklist, die doorgaans ongelezen blijven, kunnen als bron voor AI-prompts worden gebruikt met enige aanpassing. Kopieer het volgende, plak het in een AI-systeem zoals Google's Gemini, en kijk wat je misschien gemist hebt.
Opmerking: Alle verwijzingen naar de inhoud, het formaat, de stijl van het voortgangsrapport of hun onderdelen zijn te vinden in de online technisch schrijfboek.
Wanneer je AI wilt gebruiken om een schrijfproject te evalueren, stel jezelf voor, vertel AI wie je bent, wat je wilt. Geef AI een referentiepunt voor evaluaties, zoals een online leerboek. Plaats daarna wat je wilt dat AI controleert tijdens de evaluatie. Hier is een voorbeeld:
Pas de introductie aan om bij je identiteit te passen.
|
Hallo, AI. Ik ben David McMurrey, een cybersecuritystudent aan Austin Community College (Austin, Texas). Ik verzoek je om het volgende voortgangsverslag te evalueren met behulp van deze online leerboek, het hoofdstuk over voortgangsrapporten, en de volgende vragen:
|
Gerelateerde Informatie
Leestest. Gebruik deze quiz om je begrip van dit hoofdstuk te testen.
Training beschikbaar. Krijg wat oefening in het schrijven met McMurrey als uw instructeur.
V.S. ministerie van Energie: Voortgangsrapport 2022. Hier is een voortgangsrapport dat dat niet is. De belangrijkste inhoud over verleden, heden en toekomst is begraven in zelfpromotie. Kijk of je dit ding kunt herschrijven zodat het de structuur volgt die in dit hoofdstuk wordt beschreven (noem niet dat het korter moet zijn).
Hoe een voortgangsrapport te schrijven. KlikHelp.
Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk waarderen: je reactie—David McMurrey.
