Vui lòng nhấn vào đây để giúp đỡ. David McMurrey thanh toán cho dịch vụ lưu trữ web:
Hãy ủng hộ bất kỳ số tiền nhỏ nào mà bạn có thể!
Viết kỹ thuật trực tuyến sẽ vẫn miễn phí.
Viết một báo cáo tiến độ để thông báo cho giám sát viên, cộng sự hoặc khách hàng về những tiến bộ mà bạn đã đạt được trong một dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Dự án có thể là thiết kế, xây dựng hoặc sửa chữa một cái gì đó, nghiên cứu hoặc khảo sát một vấn đề hay câu hỏi, hoặc thu thập thông tin về một chủ đề kỹ thuật. Bạn viết báo cáo tiến độ khi dự án mất hơn ba hoặc bốn tháng để hoàn thành.
Chức năng và Nội dung của Báo cáo Tiến độ
Trong báo cáo tiến độ, bạn giải thích bất kỳ hoặc tất cả các điểm sau:
- Bao nhiêu phần của công việc đã hoàn thành?
- Phần công việc nào đang được tiến hành hiện tại
- Còn công việc nào cần phải hoàn thành không
- Có vấn đề hoặc điều bất ngờ nào đã phát sinh không?
- Dự án tiến triển ra sao nói chung.
Báo cáo tiến độ có nhiều chức năng quan trọng:
- Xin hãy yên tâm rằng bạn đang tiến bộ, rằng dự án đang diễn ra suôn sẻ, và rằng nó sẽ được hoàn thành đúng hạn.
- Cung cấp cho người nhận cái nhìn ngắn gọn về một số phát hiện hoặc một số công việc của dự án.
- Hãy cho người nhận cơ hội đánh giá công việc của bạn trong dự án và yêu cầu thay đổi.
- Cho bạn một cơ hội để thảo luận về các vấn đề trong dự án và từ đó cảnh báo trước cho người nhận.
- Buộc bạn phải lập một lịch làm việc để hoàn thành dự án đúng hạn.
- Tạo ra cảm giác chuyên nghiệp cho công việc và tổ chức của bạn.
Hãy chắc chắn xem qua báo cáo mẫu.
Infographic do NotebookLM tạo ra của chương này
Thời gian và Định dạng của Báo cáo Tiến độ
Trong một dự án kéo dài một năm, thường có ba báo cáo tiến độ, một báo cáo sau ba, sáu và chín tháng. Tùy thuộc vào kích thước của báo cáo tiến độ, độ dài và tầm quan trọng của dự án, cũng như người nhận, báo cáo tiến độ có thể có những hình thức sau:
- Ghi chú—Một báo cáo ngắn gọn, không chính thức gửi đến ai đó trong tổ chức của bạn.
- ThưBáo cáo ngắn, không chính thức gửi cho ai đó bên ngoài tổ chức của bạn
- Báo cáo chính thức—Một báo cáo chính thức được gửi đến ai đó bên ngoài tổ chức của bạn
Hãy xem xét cuộc thảo luận trong Định dạng của Đề xuất. Bạn có thể sử dụng cùng một định dạng cho báo cáo tiến độ như bạn đã dùng cho các đề xuất: thông báo, thư, báo cáo tách biệt.
Mô hình tổ chức cho báo cáo tiến độ
Người nhận báo cáo tiến độ muốn thấy những gì bạn đã hoàn thành trong dự án, những gì bạn đang làm bây giờ, những gì bạn dự định làm tiếp theo và tiến độ chung của dự án. Để báo cáo thông tin này, bạn kết hợp hai trong số các chiến lược tổ chức sau: khoảng thời gian, nhiệm vụ dự án hoặc chủ đề báo cáo.
Thời gian. Một báo cáo tiến độ thường tóm tắt công việc trong từng phần sau đây:
- Công việc đã hoàn thành trong các giai đoạn trước đó
- Công việc hiện đang được thực hiện
- Công việc dự kiến cho các khoảng thời gian tiếp theo
Nhiệm vụ dự án. Hầu như mọi dự án đều phân thành các nhiệm vụ riêng biệt:
| Dự án | Nhiệm vụ cá nhân |
| Xây dựng sân bóng đá công cộng trên đất do thành phố sở hữu | Đo lường sự quan tâm của cộng đồng Tìm kiếm bất động sản phù hợp Dọn dẹp tài sản Thiết kế ghế ngồi, hàng rào, v.v. |
| Viết một báo cáo | Nghiên cứu bài tập Chọn một chủ đề Xác định đối tượng của báo cáo Thu hẹp chủ đề Phát triển một dàn bài thô. Thu thập thông tin Viết một hoặc nhiều bản thảo thô Ghi chép báo cáo Sửa đổi và biên tập dự thảo báo cáo Gõ và kiểm tra báo cáo Đặt báo cáo vào gói cuối cùng của nó |
Nhiệm vụ của dự án. Một cách tiếp cận tổ chức để báo cáo tiến độ.
Chủ đề báo cáo. Bạn cũng có thể tổ chức báo cáo tiến độ của mình theo công việc đã thực hiện trên các phần của báo cáo cuối cùng. Trong một dự án báo cáo về đồng đốt rác thải rắn sinh hoạt, bạn sẽ cần thông tin về các chủ đề sau:
| Các chủ đề sẽ được đề cập trong báo cáo cuối cùng |
|
Các chủ đề cần được đề cập trong báo cáo cuối cùng. Một cách tiếp cận tổ chức để báo cáo tiến độ về sự tiến triển của một báo cáo.
Đối với từng chủ đề này, bạn sẽ giải thích công việc bạn đã thực hiện, công việc bạn đang thực hiện và công việc bạn đã lên kế hoạch.
Báo cáo tiến độ thực chất là sự kết hợp của hai trong số những chiến lược tổ chức này. Các trích đoạn dàn bài sau đây sẽ cho bạn một ý tưởng về cách mà chúng có thể kết hợp:
| Báo cáo tiến độ A | Báo cáo tiến độ B | Báo cáo tiến độ C |
| Nhiệm vụ 1 | Công việc đã hoàn thành | Chủ đề 1 |
| Công việc đã hoàn thành | Nhiệm vụ 1 | Công việc đã hoàn thành |
| Công việc hiện tại | Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại |
| Công việc dự kiến | Nhiệm vụ 3 | Công việc đã lên kế hoạch |
| Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại | Chủ đề 2 |
| Công việc đã hoàn thành | Nhiệm vụ 1 | Công việc đã hoàn thành |
| Công việc hiện tại | Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại |
| Công việc đã lập kế hoạch | Nhiệm vụ 3 | Công việc đã lên kế hoạch |
| Nhiệm vụ 3 | Công việc trong tương lai | Chủ đề 3 |
| Công việc đã hoàn thành | Nhiệm vụ 1 | Công việc đã hoàn thành |
| Công việc hiện tại | Nhiệm vụ 2 | Công việc hiện tại |
| Công việc đã được lên kế hoạch | Nhiệm vụ 3 | Công việc đã lên kế hoạch |
Sự kết hợp của các chiến lược tổ chức cho báo cáo tiến độ
Hình minh họa dưới đây cho thấy một ví dụ về cách tiếp cận dự án-các nhiệm vụ với tiêu đề phụ cho các khoảng thời gian:
|
Sửa đổi ống thoát nước muối
Trong thời gian này, chúng tôi đã tiếp tục làm việc về các vấn đề liên quan đến các ống thoát nước muối. Thời kỳ trước. Sau những điều chỉnh nhỏ trong suốt một tháng vận hành, các ống thoát nước và bộ rửa ngược đã hoạt động tốt hơn nhưng vẫn không hoàn toàn hài lòng. Các đoạn lưới của những ống này, như bạn biết, được đặt ở những khoảng cách khác nhau dọc theo chiều cao của máy rửa. Thời gian hiện tại. Phần màn hình của các ống thoát nước muối đã được di chuyển vào trong 5 feet từ trên cùng của gói. Cho đến nay, không có sự thay đổi nào trong hiệu suất máy rửa đối đã được quan sát. Thống kê sản xuất vào cuối tháng này (tháng Hai) sẽ cho chúng ta một ý tưởng rõ ràng hơn về tác động của sự điều chỉnh này. Tiết học tiếp theo. Tùy thuộc vào hiệu suất tiếp tục của màn hình trong vị trí hiện tại liên quan đến đỉnh của gói, chúng tôi có thể di chuyển màn hình đến trong vòng 3 feet từ đỉnh của gói trong giai đoạn thử nghiệm tới. Mặc dù tỷ lệ rửa lớn hơn với chiều cao màn hình lớn hơn, nhưng hiệu quả rửa dường như vẫn tương đối ổn định; dữ liệu sản xuất so với KW máy nén cho tất cả các vị trí màn hình cho đến nay dường như đã theo cùng một đường cong tuyến tính. |
Ví dụ báo cáo tiến độ được tổ chức theo các khoảng thời gian
Hai bản phác thảo này thể hiện báo cáo tiến độ được tổ chức theo các nhiệm vụ dự án:
Tính đến thời điểm này, tôi đã hoàn thành gần như tất cả công việc nghiên cứu và đang sắp xếp các phần của báo cáo cuối cùng. Dưới đây là một tóm tắt về công việc mà tôi đã thực hiện cho đến nay. Phát triển của chai Trong phần phát triển của báo cáo của tôi, tôi đã viết một mô tả kỹ thuật về một chai nước ngọt PET điển hình. Nó đầy đủ và cung cấp cho người đọc một ý tưởng tốt về những gì sản phẩm nên giống như thế nào và có khả năng đạt được. Các Tính Chất Có Lợi Phần của báo cáo mô tả các tính chất của PET đã hoàn thành. Tôi đã chọn bốn tính chất vật lý mà nhiều loại thùng chứa nguyên liệu được kiểm tra, và tôi đã chỉ ra cách PET chịu đựng các bài kiểm tra này. Quy trình sản xuất Đối với phần về quy trình sản xuất, tôi đã thực hiện nghiên cứu để giúp tôi đề xuất một phương pháp sản xuất cụ thể cho chai PET. Ở đây, tôi đã mô tả phương pháp được chọn này và đã giải thích chính xác cách thức mà một chai nhựa được sản xuất trên dây chuyền lắp ráp. Kinh tế học Tôi đã hoàn thành nửa phần kinh tế của báo cáo này. Tính đến hiện tại, tôi đã viết một so sánh kinh tế về việc sử dụng chai nhựa và chai thủy tinh. |
Hiện tại, tôi đang chủ yếu tập trung vào việc xác định những khu vực nào trong báo cáo của tôi đang thiếu thông tin. Ngoài ra, tôi cũng đang tiếp tục công việc tìm kiếm thông tin tài chính về chai PET. Quy trình sản xuất Trong khu vực sản xuất, tôi hiện đang . . . |
Ví dụ báo cáo tiến độ được tổ chức theo các nhiệm vụ dự án
Các Phần Khác Của Báo Cáo Tiến Độ
Trong báo cáo tiến độ của bạn, bạn cũng cần (a) một phần giới thiệu xem xét mục đích và phạm vi của dự án, (b) một mô tả chi tiết về dự án của bạn và lịch sử của nó, và (c) một đánh giá tổng quan về dự án cho đến nay, thường đóng vai trò như phần kết luận.
Giới thiệu. Xem xét các chi tiết về mục đích, phạm vi và các hoạt động của dự án của bạn. Điều này sẽ giúp những người nhận không quen thuộc với dự án, những người không nhớ một số chi tiết, hoặc những người muốn xác minh lại cách tiếp cận của bạn đối với dự án. Phần giới thiệu có thể chứa các thông tin sau:
- Mục đích của dự án
- Mục tiêu cụ thể của dự án
- Phạm vi, hoặc giới hạn, của dự án
- Ngày dự án bắt đầu; ngày dự án dự kiến sẽ hoàn thành
- Người hoặc tổ chức đang làm việc trong dự án
- Những người hoặc tổ chức mà dự án đang được thực hiện cho họ
- Tổng quan về nội dung của báo cáo tiến độ
|
Tôi đang gửi đến bạn một báo cáo về tiến độ mà tôi đã đạt được trong nghiên cứu của mình cho công ty bạn, Ginseng Cola. Ngay sau khi chấp nhận thầu của công ty tôi vào ngày 15 tháng 1 để nghiên cứu các lợi thế của việc đóng chai sản phẩm nước ngọt của bạn trong chai nhựa, tôi đã bắt đầu điều tra tất cả các lĩnh vực của dự án.
Trong các phần tiếp theo của báo cáo tiến độ này, bạn sẽ được thông báo về công việc mà tôi đã hoàn thành, công việc mà tôi đang tham gia, công việc còn lại để thực hiện, và cuối cùng là đánh giá tổng thể về tình hình của dự án. |
Ví dụ về phần giới thiệu trong một báo cáo tiến độ
Mô tả dự án. Trong hầu hết các báo cáo tiến độ, hãy bao gồm mô tả dự án để xem lại các chi tiết của dự án của bạn cho người nhận:
|
MÔ TẢ DỰ ÁN
Dưới đây là một đánh giá về mục đích và phạm vi của dự án này. Mục đích. Kế hoạch đầu tư ban đầu của tập đoàn này chỉ bao gồm đầu tư dài hạn, rủi ro thấp vào trái phiếu doanh nghiệp và chứng khoán Mỹ. Dự án này được thiết kế để trả lời các câu hỏi về tiềm năng của các khoản đầu tư ngắn hạn, số tiền lớn, đặc biệt là những khoản đầu tư phù hợp với sự mở rộng trong tương lai của kế hoạch đầu tư của công ty này. Phạm vi. Báo cáo sẽ đề cập đến những định nghĩa cơ bản về cổ phiếu và quyền chọn cũng như những lý do ủng hộ và phản đối hai chiến lược đầu tư này. Báo cáo sẽ được chia thành bốn lĩnh vực:
|
Mô tả dự án ví dụ từ một báo cáo
Kết luận. Đoạn cuối cùng hoặc phần cuối thường làm cho khán giả yên tâm rằng mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Nó cũng có thể cảnh báo người nhận về những thay đổi hoặc vấn đề bất ngờ trong dự án.
|
ĐÁNH GIÁ TỔNG THỂ
Dự án đề xuất sản xuất PET đang tiến triển tốt. Tôi chưa gặp phải vấn đề lớn nào và đã tìm thấy rất nhiều tài liệu về chủ đề này. Tuy nhiên, tôi vẫn chưa nhận được thông tin từ ông Simon Juarez của PET Mfg., người đang gửi thông tin về các phương pháp sản xuất PET được sử dụng ở một số nhà máy ở miền Tây Nam. Tôi không thấy có vấn đề lớn nào sẽ cản trở tôi nộp báo cáo cho bạn đúng hạn hợp đồng. Trên thực tế, tôi có thể gửi nó cho bạn sớm hơn một vài ngày so với dự kiến. Nhìn chung, tôi thấy rằng chai PET là một ý tưởng đóng gói hấp dẫn hơn so với những gì đã được đề cập trong các cuộc thảo luận trước đây. Tuy nhiên, tất cả thông tin chi tiết về vấn đề này sẽ xuất hiện trong báo cáo cuối cùng. Trân trọng, Steven C. Crosswell Kỹ sư quy trình C & S Engineering |
Đánh giá tổng thể được sử dụng như kết luận cho báo cáo tiến độ
Đề xuất AI cho Báo cáo Tiến độ
Danh sách kiểm tra, thường không được đọc, có thể được sử dụng làm nguồn cho các câu lệnh AI với một vài điều chỉnh. Sao chép phần dưới đây, dán nó vào một hệ thống AI như Gemini của Google và xem bạn có thể đã bỏ lỡ điều gì.
Lưu ý: Tất cả các tham chiếu đến nội dung, định dạng, phong cách của báo cáo tiến độ hoặc các thành phần của chúng có thể được tìm thấy trong sách giáo trình viết kỹ thuật trực tuyến.
Khi bạn muốn sử dụng AI để đánh giá một dự án viết, hãy giới thiệu bản thân, cho AI biết bạn là ai, bạn muốn gì. Hãy cho AI một điểm tham chiếu để thực hiện các đánh giá như một sách giáo khoa trực tuyến. Sau đó, đăng tải những gì bạn muốn AI kiểm tra trong đánh giá của nó. Đây là một ví dụ:
Sửa đổi phần giới thiệu để phù hợp với bản sắc của bạn.
|
Xin chào, AI. Tôi là David McMurrey, một sinh viên an ninh mạng tại Cao đẳng Cộng đồng Austin (Austin, Texas). Tôi đề nghị bạn đánh giá báo cáo tiến độ sau đây sử dụng cái này. sách giáo trình trực tuyến, chương về báo cáo tiến độ, và các câu hỏi sau đây:
|
Thông tin liên quan
Cuộc thi đọc sách. Sử dụng bài quiz này để kiểm tra sự hiểu biết của bạn về chương này.
Đào tạo có sẵn. Luyện tập viết với McMurrey như là giảng viên của bạn.
Bộ Năng lượng Hoa Kỳ: Báo cáo Tiến độ 2022. Đây là một báo cáo tiến độ mà không phải là. Những nội dung chính về quá khứ, hiện tại, tương lai bị chôn vùi trong việc tự quảng bá. Hãy xem liệu bạn có thể viết lại cái này theo cấu trúc được mô tả trong chương này (không đề cập đến việc làm ngắn hơn).
Cách Viết Báo Cáo Tiến Độ. Nhấn giúp.
Tôi rất mong nhận được ý kiến, phản ứng và những phản biện của bạn về chương này: phản hồi của bạn—David McMurrey.
