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Rédigez un rapport de progrès pour informer un superviseur, un associé ou un client des avancées réalisées sur un projet au cours d'une certaine période. Le projet peut concerner la conception, la construction ou la réparation de quelque chose, l'étude ou la recherche d'un problème ou d'une question, ou la collecte d'informations sur un sujet technique. Vous rédigez des rapports de progrès lorsque le projet prend bien plus de trois ou quatre mois à être achevé.
Fonctions et contenus des rapports d'avancement
Dans le rapport d'avancement, vous expliquez l'un ou l'autre des éléments suivants :
- Quel pourcentage du travail est terminé ?
- Quelle partie du travail est actuellement en cours ?
- Quels travaux restent à faire
- Quels problèmes ou choses inattendues, le cas échéant, sont survenus ?
- Comment le projet se déroule en général
Les rapports d'avancement ont plusieurs fonctions importantes :
- Rassurez les destinataires que vous progressez, que le projet se déroule bien et qu'il sera terminé à la date prévue.
- Fournissez aux destinataires un aperçu des résultats ou de certains travaux du projet.
- Donnez aux destinataires la chance d'évaluer votre travail sur le projet et de demander des changements.
- Donnez-vous une chance de discuter des problèmes dans le projet et ainsi de prévenir les destinataires.
- Forcez-vous à établir un emploi du temps afin de terminer le projet dans les délais.
- Projetez un sentiment de professionnalisme dans votre travail et votre organisation.
Assurez-vous de consulter le exemples de rapports.
Infographie générée par NotebookLM de ce chapitre
Calendrier et format des rapports d'avancement
Dans un projet d'une année, il y a habituellement trois rapports d'avancement, un après trois, six et neuf mois. Selon la taille du rapport d'avancement, la longueur et l'importance du projet, ainsi que le destinataire, le rapport d'avancement peut prendre les formes suivantes :
- MémoireUn rapport bref et informel à quelqu'un au sein de votre organisation
- Lettre—Un rapport court et informel envoyé à quelqu'un en dehors de votre organisation
- Rapport formel—Un rapport formel envoyé à quelqu'un en dehors de votre organisation
Jetez un œil à la discussion dans Format des Propositions. Vous pouvez utiliser le même format pour les rapports d'avancement que pour les propositions : mémo, lettre, rapport séparé.
Modèles organisationnels pour les rapports de progrès
Le destinataire d'un rapport d'avancement souhaite voir ce que vous avez accompli dans le projet, sur quoi vous travaillez actuellement, ce que vous prévoyez de faire ensuite, et comment le projet avance en général. Pour rapporter ces informations, vous combinez deux de ces stratégies d'organisation : périodes de temps, tâches du projet ou sujets du rapport.
Périodes de temps. Un rapport d'avancement résume généralement le travail dans chacun des éléments suivants :
- Travail accompli au cours de la ou des périodes précédentes
- Travail actuellement en cours
- Travail prévu pour la(s) période(s) suivante(s)
Tâches du projet. Pratiquement chaque projet se divise en tâches individuelles :
| Projet | Tâches individuelles |
| Construire des terrains de baseball municipaux sur des terrains appartenant à la ville | Mesurer l'intérêt de la communauté Localiser une propriété convenable Dégagement de la propriété Conception des gradins, des clôtures, etc. |
| Rédaction d'un rapport | Étudier le devoir Choisir un sujet Identifier le public du rapport Affiner le sujet Développer un plan général Collecte d'informations Rédiger une ou plusieurs ébauches Documenter le rapport Révision et édition du brouillon du rapport Saisie et révision du rapport Mettre le rapport dans son format final |
Tâches du projet. Une approche organisationnelle pour les rapports d'avancement.
Sujets de rapport. Vous pouvez également organiser votre rapport de progrès en fonction du travail effectué sur les sections du rapport final. Dans un projet de rapport sur la co-incinération des déchets solides municipaux, vous aurez besoin d'informations sur ces sujets :
| Sujets à aborder dans le rapport final |
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Sujets à aborder dans un rapport final. Une approche organisationnelle pour un rapport d'avancement concernant l'évolution d'un rapport.
Pour chacun de ces sujets, vous expliqueriez le travail que vous avez accompli, le travail que vous faites actuellement et le travail que vous avez prévu.
Un rapport d'avancement est en réalité une combinaison de deux de ces stratégies organisationnelles. Les extraits d'outline suivants vous donnent une idée de la façon dont elles peuvent se combiner :
| Rapport de progrès A | Rapport de progression B | Rapport de progrès C |
| Tâche 1 | Travail accompli | Sujet 1 |
| Travail terminé | Tâche 1 | Travail terminé |
| Travail actuel | Tâche 2 | Travail actuel |
| Travail prévu | Tâche 3 | Travail prévu |
| Tâche 2 | Travail actuel | Sujet 2 |
| Travail terminé | Tâche 1 | Travail terminé |
| Travail actuel | Tâche 2 | Travail actuel |
| Travail prévu | Tâche 3 | Travail prévu |
| Tâche 3 | Travail Futur | Sujet 3 |
| Travail terminé | Tâche 1 | Travail terminé |
| Travail actuel | Tâche 2 | Travail actuel |
| Travail prévu | Tâche 3 | Travail prévu |
Combinaison de stratégies organisationnelles pour les rapports d'avancement
L'illustration suivante montre un exemple de l'approche par projets et tâches avec des sous-titres pour les périodes de temps :
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Modifications du Tube de Drainage de Saumure
Pendant cette période, nous avons continué à travailler sur les problèmes associés aux tubes de drainage de saumure. Période précédente. Après quelques ajustements mineurs pendant un mois d'opération, les tubes de drainage et le contre-laveur ont mieux fonctionné mais ne sont pas encore complètement satisfaisants. Les sections de tamis de ces tubes, comme vous le savez, sont situées à des distances variables le long de la hauteur du laveur. Période actuelle. La partie filtrante des tubes de drainage de saumure a été déplacée à moins de 5 pieds du sommet du paquet. Jusqu'à présent, aucun changement dans les performances du contre-laveur n'a été observé. Les statistiques de production à la fin de ce mois (février) devraient nous donner une idée plus claire de l'effet de cette modification. Prochaine période. En fonction de la performance continue de l'écran dans sa position actuelle par rapport au sommet du paquet, nous pourrions déplacer l'écran à moins de 3 pieds du sommet du paquet lors de la prochaine période de test. Bien que le rapport de lavage ait été plus élevé avec une plus grande hauteur d'écran, l'efficacité du lavage semble rester relativement constante ; les données de production par rapport aux KW du compresseur pour tous les emplacements d'écran jusqu'à présent semblaient suivre la même courbe linéaire. |
Exemples de rapports de progression organisés par périodes de temps
Ces deux plans montrent des rapports d'avancement organisés par tâches de projet :
À ce jour, j'ai presque terminé tout le travail de recherche et je suis en train de rassembler les sections du rapport final. Voici un aperçu du travail que j'ai accompli jusqu'à présent. Développement de la bouteille Dans la section développement de mon rapport, j'ai rédigé une description technique d'une bouteille de boisson gazeuse en PET typique. Elle est complète et donne au lecteur une bonne idée de à quoi le produit devrait ressembler et ce qu'il devrait être capable d'accomplir. Propriétés Favorables La section du rapport décrivant les propriétés du PET est terminée. J'ai choisi quatre propriétés physiques pour lesquelles de nombreux conteneurs de matières premières sont testés, et j'ai montré comment le PET résiste à ces tests. Processus de fabrication Pour la section sur les processus de fabrication, j'ai effectué des recherches pour m'aider à recommander une méthode de production particulière pour les bouteilles en PET. Ici, j'ai décrit cette méthode choisie et expliqué exactement comment une bouteille en plastique est produite sur une ligne d'assemblage. Économie J'ai terminé le travail sur la moitié de la section économique de ce rapport. Jusqu'à présent, j'ai écrit une comparaison économique de l'utilisation des bouteilles en plastique et en verre. |
En ce moment, je suis principalement impliqué dans la détermination des zones de mon rapport qui manquent d'informations. De plus, je continue mon travail pour localiser des informations financières sur les bouteilles en PET. Processus de fabrication Dans la section de fabrication, je suis actuellement . . . |
Exemples de rapports de progression organisés par tâches de projet
Autres parties des rapports de progrès
Dans votre rapport d'avancement, vous devez également inclure (a) une introduction qui passe en revue l'objectif et la portée du projet, (b) une description détaillée de votre projet et de son histoire, et (c) une évaluation globale du projet jusqu'à présent, qui sert généralement de conclusion.
Introduction. Passez en revue les détails de l'objectif, du périmètre et des activités de votre projet. Cela aidera les destinataires qui ne sont pas familiers avec le projet, qui ne se souviennent pas de certains détails, ou qui veulent vérifier votre approche du projet. L'introduction peut contenir les éléments suivants :
- But du projet
- Objectifs spécifiques du projet
- Portée, ou limites, du projet
- Date de début du projet ; date prévue pour l'achèvement du projet
- Personnes ou organisations travaillant sur le projet
- Personnes ou organisations pour lesquelles le projet est réalisé
- Vue d'ensemble du contenu du rapport d'avancement
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Je vous soumets maintenant un rapport sur les progrès que j'ai réalisés dans mes recherches pour votre entreprise, Ginseng Cola. Immédiatement après l'acceptation, le 15 janvier, de l'offre de mon entreprise pour étudier les avantages de l'emballage de votre boisson gazeuse dans des bouteilles en plastique, j'ai commencé à enquêter sur tous les aspects du projet.
Dans les sections suivantes de ce rapport de progrès, vous serez informé du travail que j'ai déjà accompli, du travail dans lequel je suis actuellement engagé, du travail qu'il reste à faire, et enfin d'une évaluation générale de l'avancement du projet. |
Exemple d'introduction à un rapport d'avancement
Description du projet. Dans la plupart des rapports d'avancement, incluez une description du projet pour examiner les détails de votre projet pour les destinataires :
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DESCRIPTION DU PROJET
Voici un aperçu de l'objectif et de la portée de ce projet. But. Le plan d'investissement original de cette corporation comprenait uniquement des investissements à long terme et à faible risque dans des obligations d'entreprises et des valeurs mobilières américaines. Ce projet a été conçu pour répondre aux questions sur le potentiel des investissements à court terme et à fort montant, notamment ceux adaptés à l'expansion future du plan d'investissement de cette entreprise. Portée. Le rapport couvrira les définitions de base des actions et des options ainsi que les raisons pour et contre ces deux stratégies d'investissement. Le rapport sera divisé en quatre domaines :
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Exemple de description de projet d'un rapport
Conclusion. Le dernier paragraphe ou section rassure généralement les auditoires que tout se déroule bien et selon le planning. Il peut également alerter les destinataires sur des changements ou problèmes inattendus dans le projet.
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ÉVALUATION GLOBALE
Le projet de recommandations pour la production de PET avance bien. Je n'ai rencontré aucun problème majeur et j'ai trouvé beaucoup de matériel sur ce sujet. Cependant, je n'ai pas eu de nouvelles de M. Simon Juarez de PET Mfg., qui envoie des informations sur les méthodes de production de PET utilisées dans plusieurs usines du Sud-Ouest. Je ne prévois aucun problème majeur qui m'empêcherait de vous soumettre mon rapport à la date du contrat. En fait, je pourrais être en mesure de vous l'envoyer quelques jours plus tôt que prévu. En général, je trouve que la bouteille PET est une idée d'emballage encore plus attrayante que ce qui semblait lors de nos discussions antérieures. Tous les détails à ce sujet apparaîtront cependant dans le rapport final. Cordialement, Steven C. Crosswell Ingénieur Processus C & S Ingénierie |
Évaluation globale utilisée comme conclusion d'un rapport de progression.
Invitations à l'IA pour les rapports de progrès
Les check-lists, qui restent généralement non lues, peuvent être utilisées comme source pour des invites d'IA avec quelques modifications. Copiez ce qui suit, collez-le dans un système d'IA tel que Google Gemini, et voyez ce que vous avez peut-être manqué.
Remarque : Toutes les références au contenu, format, style du rapport de progrès ou à ses composants peuvent être trouvées dans le manuel de rédaction technique en ligne.
Lorsque vous souhaitez utiliser l'IA pour évaluer un projet d'écriture, présentez-vous, dites à l'IA qui vous êtes, ce que vous voulez. Donnez à l'IA un point de référence pour faire des évaluations, comme un manuel en ligne. Ensuite, publiez ce que vous voulez que l'IA vérifie dans son évaluation. Voici un exemple :
Modifiez l'introduction pour correspondre à votre identité.
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Bonjour, IA. Je suis David McMurrey, étudiant en cybersécurité au Austin Community College (Austin, Texas). Je vous demande d'évaluer le rapport d'avancement suivant en utilisant cela. manuel en ligne, le chapitre sur rapports de progression, et les questions suivantes :
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Informations connexes
Quiz de lecture. Utilisez ce quiz pour tester votre compréhension de ce chapitre.
Formation disponible. Obtenez de la pratique en écrivant avec McMurrey en tant que votre instructeur.
Département américain de l'Énergie : Rapport d'avancement 2022. Voici un rapport d'avancement qui ne l'est pas. Les principaux contenus passés, présents, futurs sont enfouis dans l'auto-promotion. Voyez si vous pouvez réécrire ce document afin qu'il suive la structure décrite dans ce chapitre (sans mentionner de le rendre plus court).
Comment rédiger un rapport d'avancement. ClickHelp.
J'apprécierais vos réflexions, réactions, critiques concernant ce chapitre : votre réponse—David McMurrey.
