Overzicht van Zakelijke Berichten

Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting:
Doneer elk klein bedrag dat je kunt!
Online technische schrijfvaardigheid blijft gratis.

Opmerking: Doe een Google-zoekopdracht op "standaard zakelijke brief indeling," en je zult zien dat *geen* voorbeelden de meerdere spaties in de koppen en binnenadressen gebruiken zoals voorgeschreven door Microsoft-sjablonen. Ook tonen Microsoft zakelijke briefsjablonen een komma die de aanhef punctueert. Een dubbele punt is traditioneel voor bedrijf correspondentie. Niet-traditionele komma in de aanhef van een zakelijke brief: Opmerking: Gebruik een : (in plaats van een dubbele punt)!

Zakenmemorandum

Voor communicatie binnen een organisatie, gebruik het memorandumformaat. De daadwerkelijke inhoud van een memo kan veel lijken op die van een zakelijke brief of zoals die van een kort rapport—de sleutel is het memorandumformaat.

Net als bij formele gedrukte zakelijke brieven, vraag je je misschien af of gedrukte memorandum nog nodig zijn in het tijdperk van het internet. Jouw organisatie heeft misschien strikte beleidsregels over wanneer e-mail niet toegestaan is. De centrale zorg is vertrouwelijkheid; elke e-mail kan door iedereen worden gezien. Om die reden zijn een jobaanbieding, een verzoek om salarisverhoging en klachten over een werknemer goede voorbeelden van situaties waarin je geen e-mail moet gebruiken.

Standaardcomponenten van Memoranda

Het formaat voor memorandum is veel eenvoudiger dan dat voor zakelijke brieven. De afbeelding hieronder illustreert de standaardcomponenten.

DATUM: Hoewel de indelingen variëren, zet de datum waarop je het memo verstuurt in de kop. Het onderstaande voorbeeld toont het als de derde regel in de kop; in sommige ontwerpen is het de eerste regel.

Naar: Plaats de naam van de ontvanger of de groepsnaam in deze ruimte. Het niveau van formaliteit is hier zeer duidelijk. Je kunt "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" of "Mevrouw Elizabeth Bennet, Directeur Personeelszaken" gebruiken, afhankelijk van je vertrouwdheid met de ontvanger en de formaliteit van de situatie.

Gebruik van speciale opmaak, in dit geval, een genummerde lijst (om een volgorde aan te geven)

Voorbeeld van een bedrijfsmededeling

De kopsectie van het memo-formaat varieert in de plaatsing van deze elementen, maar ze zijn allemaal noodzakelijk.

Onderwerpregel: identificeert duidelijk het onderwerp en, in dit geval, de context van de communicatie

Verwijzing naar eerdere communicatie. Als de onderwerpregel de context van de communicatie niet verduidelijkt, doe dit dan in de eerste alinea van de memo. Bijvoorbeeld, "Sarah, ik ben het helemaal eens" specificeert niet waar de memo-schrijver het mee eens is.

Voorbeeld van een zakelijke memorandum

VAN: Plaats je eigen naam of de naam van de persoon of groep voor wie je de memo schrijft in deze ruimte. Nogmaals, bekendheid en formaliteit bepalen of je alleen je voornaam, je volledige naam of je volledige naam en titel moet vermelden. Traditioneel, als de schrijver van de memo, schrijf je handmatig je initialen of voornaam net na je gedrukte naam.

ONDERWERP: Plaats in deze ruimte een zin die het onderwerp en doel van de memo samenvat. Voor een onderzoek naar grammatica-controle software zou het onderwerp kunnen zijn "Resultaten van ons onderzoek naar grammatica-controle software." Het daadwerkelijke label voor dit element varieert: sommige stijlen gebruiken "RE:" of "SUBJ.:". Als je memo een reactie is, formuleer de onderwerpregel dienovereenkomstig. Bijvoorbeeld: "Re: uw verzoek om een onderzoek naar piezo-elektrische apparaten."

Lichaam. De tekst begint net na de kop. De tekst is enkel regelafstand; de eerste regels van alinea's zijn niet ingesprongen; en er wordt dubbel geparsed tussen alinea's. (Voor schrijfstijlen en strategieën die je in de tekst kunt gebruiken, zie "Schrijfstijl voor zakelijke correspondentie" eerder in dit hoofdstuk.)

Handtekeningblok. In formele memo-stijlen voegen schrijvers daadwerkelijk dezelfde soort afsluitende groet en handtekeningblok in die je in zakelijke brieven ziet. Anders wordt het handtekeningblok niet gebruikt in memo's.

Memorandum schrijfstijl

Wat betreft de stijl in memo's, hier zijn enkele suggesties:

Informaliteit. Pas de toon van je memo aan op basis van de ontvangers en de situatie. Informaliteit is gebruikelijk in memo's, maar denk twee keer na over het gebruik van humor of sarcasme bij zakelijke klanten en hoger management—vooral bij degenen wiens moedertaal niet Engels is.

Bondigheid. Memo's zijn normaal gesproken vrij kort—bijvoorbeeld, onder een dozijn regels—en de paragrafen zijn ook kort.

Specifieke onderwerpregels. Om ervoor te zorgen dat je memo gelezen wordt en de gewenste impact heeft, maak de onderwerpregel specifiek en aansprekend. Als ontvangers 60 tot 70 berichten in hun inbox hebben liggen en ze alleen de onderwerpregels kunnen zien, is de kans groter dat ze de berichten lezen die belangrijk of interessant lijken.

belangrijke informatie eerst. Wanneer mensen veel memo's ontvangen, verliezen ze snel hun interesse of geduld. Mensen zijn druk! Zet de belangrijkste informatie aan het begin van je memo. Gebruik daarop volgende zinnen voor uitwerking.

één onderwerp, kwestie, vraag, verzoek per memo. Soms krijgt alleen het eerste item in je memo een reactie. Ja, mensen zijn druk. Als je twee verzoeken hebt, zet dan één verzoek in één memo; het andere in een volgende memo.

korte paragrafen en ruimte tussen paragrafen. Wanneer mogelijk, verdeel je memo's in alinea's van drie of vier regels. En wanneer je je boodschap in alinea's verdeelt, laat dan een regel tussen hen vrij.

markering en benadrukking. gebruik typografische effecten (vet, cursief, kleur, verschillende lettertypen), tabellen en graphics consistent en met mate. je kunt ook tabellen en graphics gebruiken om je memo's te versterken (zie hoofdstuk 7).

koppen. Als uw memo een volledige pagina of langer is, gebruik dan koppen om de subonderwerpen te identificeren. Gebruik voor deze koppen een iets groter lettertype en vetgedrukt. (zie hoofdstuk 3 voor details over koppen.)

lijsten. Als je belangrijke punten wilt benadrukken of als je stapsgewijze informatie presenteert, gebruik dan respectievelijk opsommingstekens en genummerde lijsten.

automatische antwoorden. als je memo's online leest, wees dan voorzichtig met het gebruik van de antwoordfunctie. het kan een ramp zijn die op je wacht. omdat memo's vaak aan meerdere ontvangers zijn gericht, is het gemakkelijk om een antwoord naar allemaal te versturen als je slechts één persoon wilde antwoorden. stel je voor dat je, bij het antwoorden aan een partner over een project, de bekwaamheid van een andere partner op datzelfde project in vraag stelt. maar wat als dit antwoord ook naar beide partners gaat? oh oh ...

zakelijke e-mail

toe te voegen

zakenbrieven (oppervlaktepost)

gemeenschappelijke componenten

het volgende betreft de mechanische en fysieke details van zakelijke brieven. alle componenten die in het volgende worden besproken, worden geïllustreerd in het volgende:


veelvoorkomende onderdelen van zakelijke brieven

kop. de kop bevat het adres van de schrijver en de datum van de brief. de naam van de schrijver is niet inbegrepen; alleen een datum is nodig in kopteksten op briefhoofdpapier. onthoud dat als je briefhoofdpapier gebruikt waarbij de eerste pagina een sierlijke hoofdletters en logo bevat, je dat type pagina niet op volgende pagina's moet gebruiken. gebruik het briefpapier voor de volgende pagina's dat bij het logo-pagina briefpapier hoort.

als je in een schrijf-cursus bent, waarom zou je dan niet je eigen mooie logo creëren, compleet met een uitgevonden bedrijfsnaam en adres (als je instructeur dat toestaat)? overweeg deze twee voorbeelden:


een mogelijkheid voor uitgevonden logo briefpapier


een andere mogelijkheid voor uitgevonden logo briefpapier

interne adres. het binnenste adres toont de naam en het adres van de ontvanger van de brief. deze informatie kan helpen verwarring op de kantoren van de ontvanger te voorkomen. ook, als de ontvanger is verhuisd, helpt het binnenste adres te bepalen wat er met de brief moet gebeuren. in het binnenste adres, includeer de geschikte titel van respect voor de ontvanger; en kopieer de naam van het bedrijf precies zoals dat bedrijf het schrijft. wanneer je wel de namen van individuen hebt, onthoud dan ze op de juiste manier aan te spreken: mevrouw, juffrouw, mijnheer, dokter, enzovoort. als je niet zeker weet wat juist is voor een individu, probeer dan te achterhalen hoe dat individu brieven ondertekent of raadpleeg de sectie vormen van adressen in een woordenboek.

groet. de aanhef richt zich direct tot de ontvanger van de brief en wordt gevolgd door een dubbele punt (tenzij een vriendelijke, vertrouwde, sociale toon bedoeld is, in welk geval een komma wordt gebruikt).

aantekening: start een nieuw document in microsoft word, en je zult zien dat alle sollicitatiebriefsjablonen de aanhef met een komma punctueren. interpunctie met een dubbele punt in zakelijke brieven is stevig vastgesteld in de metgezel van de zakelijke schrijver (2011).

merk op dat in de vereenvoudigde brief In dit formaat wordt de aanhef regel helemaal weggelaten. Als je niet weet of de ontvanger een man of vrouw is, is de traditionele praktijk om te schrijven "geachte heer" of "geachte heren"—maar dat is seksistisch! Om dit probleem te vermijden zijn aanheffen zoals "geachte heer of madame," "geachte dames en heren," "geachte vrienden," of "geachte mensen" geprobeerd—maar zonder veel algemene acceptatie. Het helemaal verwijderen van de aanhef regel of het invoegen van "aan wie het aangaat" ter vervanging is ook niet normaal een goede oplossing—het is onpersoonlijk.

de beste oplossing is om een snelle, anonieme telefoontje te doen naar de organisatie en om een naam te vragen; of, om de aanhef te richten tot een afdeling, commissie of functie: "beste personeelsafdeling," "beste wervingscommissie," "beste voorzitter," "beste directeur financiële hulp," bijvoorbeeld.

HOOFDLETTERFORMULIER

onderwerp of referentielijn. zoals weergegeven in de bestelbrief, de onderwerpregel vervangt de aanhef of is daarmee inbegrepen. de onderwerpregel kondigt de belangrijkste inhoud van de brief aan.

lichaam van de brief. de werkelijke boodschap is natuurlijk vervat in de inhoud van de brief, de alinea's tussen de aanhef en de slotgroet. strategieën voor het schrijven van de inhoud van de brief worden besproken in de sectie over zakelijke correspondentiestijl.

complimentaire afsluiting. het "sincerely yours" element van de zakelijke brief wordt de complimentaire afsluiting genoemd. andere veelvoorkomende zijn "sincerely yours," "cordiaal," "respectvol," of "respectvol yours." je kunt je eigen ontwerpen, maar wees voorzichtig om geen overvloedige of omslachtige te creëren. let op dat alleen de eerste letter hoofdletter is, en het altijd gevolgd wordt door een komma.

handtekeningblok. Gewoonlijk typ je je naam vier regels onder de afsluitende groet en teken je je naam ertussen. Als je een vrouw bent en je wilt je burgerlijke staat duidelijk maken, gebruik dan miss, ms., of mrs. tussen haakjes voor de getypte versie van je voornaam. Wanneer mogelijk, voeg je titel of de naam van de functie die je hebt net onder je naam toe. Bijvoorbeeld, "technisch schrijfstudente," "tweedejaars major dataverwerking," of "student van het Tarrant County Community College" zijn perfect acceptabel.

eindnotaties. Direct onder het handtekeningblok staan vaak verschillende afkortingen of zinnen die belangrijke functies hebben.

• Initialen. De initialen in hoofdletters in de voorgaande figuren zijn die van de schrijver van de brief, en de letters in kleine letters direct na de dubbele punt zijn die van de typist.
• Bijlagen. Om ervoor te zorgen dat de ontvanger weet dat er items bij de brief in dezelfde envelop zitten, gebruik dergelijke aanduidingen als "Bijlage," "Bijl.," "Bijlagen (2)." Bijvoorbeeld, als je een cv en een schrijfstaal met je sollicitatiebrief verstuurt, zou je dit doen: "Bijl.: Cv en Schrijfstaal." Als de bijlage kwijt is, weet de ontvanger dat.
• Kopieën. Als u kopieën van een brief naar anderen verstuurt, geef dan dit feit ook aan in de eindnotaties. Als u bijvoorbeeld boos was over de manier waarop een lokale handelaar uw reparatieproblemen heeft behandeld en u een kopie van uw brief naar het Better Business Bureau zou sturen, schrijft u dit: "cc: Better Business Bureau." Als u van plan bent een kopie naar uw advocaat te sturen, schrijft u iets als dit: "cc: Mr. Raymond Mason, Advocaat."

Volgende pagina's. Als uw brief langer is dan één pagina, kan de kop bovenaan de volgende pagina's op een van de manieren hieronder worden behandeld. De informatie in de volgende paginakop is de naam van de ontvanger, datum en paginanummer:

Voorbeelden van de indeling van de kop op de volgende pagina.

Als je briefpapier met opmaak gebruikt, vergeet dan niet dit niet te gebruiken voor de volgende pagina's. Je moet echter blanco papier van dezelfde kwaliteit, gewicht en textuur gebruiken als het briefpapier (meestal wordt briefpapier met opmaak geleverd met bijpassend blanco papier).

Zakelijke Briefindelingen

Als u een zakelijke brief schrijft, kiest u een van de veelvoorkomende indelingen zoals weergegeven in de voorbeeldbrieven hieronder. Deze omvatten de blokbrief, de semi-blokbrief, de alternatieve blokbrief en de vereenvoudigde brief.

• Zie de blokletters.
• Zie de semi-blokletter.
• Zie de alternatieve blokletters.
• Voor de vereenvoudigde brief.

Welke van deze formaten te gebruiken, hangt af van de formaten die doorgaans in uw organisatie worden gebruikt of van de situatie waarin u schrijft. Gebruik de vereenvoudigde brief als u de naam van een individu of afdeling waar u naartoe schrijft niet heeft.

Stijl in zakelijke berichten

Het schrijven van zakelijke brieven en memo's verschilt op bepaalde belangrijke manieren van het schrijven van rapporten. Houd de volgende adviezen in gedachten wanneer je schrijft en vooral wanneer je je zakelijke brieven of memo's herzien.

Vermeld direct de hoofdactiviteit, het doel of het onderwerp. Laat de lezer vanaf de allereerste zin weten waar uw brief over gaat. Vergeet niet dat wanneer zakenmensen een brief openen, hun eerste zorg is om te weten waar de brief over gaat, wat het doel is en waarom ze hun tijd eraan moeten besteden. Vermijd daarom omslachtige beginselen. Als u schrijft om te solliciteren naar een baan, begin dan met iets zoals dit: "Ik schrijf u om te solliciteren naar de functie die u momenteel open heeft staan...." Als u slecht nieuws voor iemand heeft, hoeft u niet alles in de eerste zin te zeggen. Hier is een voorbeeld van hoe u negatief taalgebruik kunt vermijden: "Ik schrijf als reactie op uw brief van 24 juli XXXX waarin u problemen bespreekt die u heeft gehad met een elektronisch spreadsheet dat bij ons bedrijf is aangeschaft." Hieronder volgt een aanvullend voorbeeld.

Geef meteen het belangrijkste doel of de zaak van de brief aan. De probleemversie begint gewoon te slaan vanaf het allereerste begin. De herziene versie stelt tenminste het doel van de brief vast (en begint daarna te slaan).

Als u op een brief reageert, identificeer die brief dan aan de hand van het onderwerp en de datum in de eerste alinea of zin. drukke ontvangers die veel brieven zelf schrijven, kunnen zich hun brieven aan jou misschien niet herinneren. Om problemen te voorkomen, geef de datum en het onderwerp van de brief waarop je reageert aan:

Geachte heer Stout: Ik schrijf als reactie op uw brief van 1 september 2024, waarin u problemen beschrijft die u heeft ervaren met een van onze kettingzagen. Het spijt me dat u deze overlast en kosten heeft moeten ondervinden en....

Geachte mevrouw Cohen: Ik heb zojuist uw brief van 4 augustus 2024 ontvangen waarin u namen en andere bronnen opsomt waaruit ik aanvullende informatie kan verkrijgen over de productie en het gebruik van plastic flessen in de frisdrankindustrie....

Houd de paragrafen van de meeste zakelijke brieven kort. De alinea's van zakelijke brieven zijn meestal kort, sommige slechts een zin lang. Zakelijke brieven worden niet op dezelfde manier gelezen als artikelen, rapporten of boeken. Meestal worden ze snel gelezen. Grote, dikke, dichte alinea's van meer dan tien regels, die veel concentratie vereisen, worden misschien niet zorgvuldig gelezen—of helemaal niet gelezen.

Om de ontvanger in staat te stellen uw brieven sneller te lezen en de belangrijke feiten of ideeën te begrijpen en te onthouden, maakt u relatief korte alinea's van tussen de drie en acht regels. In zakelijke brieven zijn alinea's die uit slechts één zin bestaan gebruikelijk en volledig aanvaardbaar. In dit hoofdstuk zult u voorbeelden zien van de kortere alinea's die vaak in zakelijke brieven worden gebruikt.

"Compartimenteer" de inhoud van je brief. Wanneer je "compartimenteert" de inhoud van een zakelijke brief, plaats je elk verschillend segment van de discussie—elke verschillende onderwerp van de brief—in zijn eigen alinea. Als je een klachtbrief zou schrijven over problemen met de systeemeenheid van je persoonlijke computer, zou je deze alinea's kunnen hebben:

• Een beschrijving van de problemen die je ermee hebt gehad.
• De ineffectieve reparaties die je hebt gehad
• De vergoeding die je denkt te verdienen en waarom.

Bestudeer elke alinea van je brieven op zijn doel, inhoud of functie. Wanneer je een alinea vindt die meer dan één ding doet, overweeg dan om deze in twee alinea's te splitsen. Als je twee korte aparte alinea's ontdekt die hetzelfde doen, overweeg dan om ze samen te voegen tot één.

Geef onderwerpindicatoren aan het begin van alinea's. Analyseer enkele van de brieven die je in dit hoofdstuk ziet in termen van de inhoud of het doel van hun individuele paragrafen. Probeer in de eerste zin van een lichaamspagina van een zakelijke brief een woord of frase te vinden die het onderwerp van die paragraaf aangeeft. Als een paragraaf je problemen met een persoonlijke computer bespreekt, verwerk dan het woord "problemen" of de frase "problemen met mijn persoonlijke computer" in de eerste zin. Dit geeft de ontvangers een duidelijker gevoel van de inhoud en het doel van elke paragraaf. Hier is een fragment voordat en nadat onderwerpindicatoren zijn opgenomen:

Probleem: Ik heb ongeveer zes jaar als elektricien gewerkt in het gebied van Decatur, Illinois. Sinds 2022 ben ik door de stad Decatur gecertificeerd als elektricien aannemer, gekwalificeerd om commerciële en industriële werkzaamheden uit te voeren, evenals residentiële werkzaamheden. Herziening: Wat betreft mijn werkervaring, Ik heb ongeveer zes jaar als elektricien gewerkt in het gebied van Decatur, Illinois. Sinds 2022 ben ik door de stad Decatur gecertificeerd als elektromonteur, gekwalificeerd om commerciële en industriële werkzaamheden uit te voeren, evenals woonwerk.(Italics niet in de originele tekst.)

Maak zoveel mogelijk gebruik van opsommingen of lijsten in een zakelijke brief. Het opsommen spreidt de tekst van de brief uit, waardoor het gemakkelijker wordt om snel de belangrijke punten op te pikken. Lijsten kunnen op verschillende manieren worden behandeld, zoals uitgelegd in het hoofdstuk over lijsten. Voor voorbeelden van lijsten in zakelijke correspondentie, zie het blokletterformaat in de voorafgaande, de onderzoeksbrief, en bestelbrief.

Plaats belangrijke informatie strategisch in zakelijke brieven. Informatie in de eerste en laatste regels van paragrafen wordt meestal sneller gelezen en onthouden. Dit zijn zichtbare punten. Informatie die begraven ligt in het midden van lange paragrafen wordt gemakkelijk over het hoofd gezien of vergeten. Bijvoorbeeld, in sollicitatiebrieven die potentiële werkgevers moeten overtuigen dat jij de juiste persoon voor de baan bent, plaats je informatie over jouw aantrekkelijke kwaliteiten aan het begin of het einde van paragrafen voor meer nadruk. Plaats minder positieve of nadelige informatie op minder zichtbare punten. Als je moeilijke dingen te zeggen hebt, is een goede (en eerlijke) strategie om deze te de-emfatiseren door ze in gebieden met minder nadruk te plaatsen. Als een baan drie jaar ervaring vereist en je hebt er maar één, verstop dit feit dan in het midden of de lagere helft van een alinea in de sollicitatiebrief. De resulterende brief zal eerlijk en compleet zijn; het zal gewoon de zwakke punten niet onnodig benadrukken. Hier zijn enkele voorbeelden van deze ideeën:

Probleem: In juli zal ik afstuderen aan de Universiteit van Kansas met een Bachelor of Science in Voeding en Diëtetiek. Gedurende de afgelopen vier jaar waarin ik deze graad heb nagestreefd, heb ik gewerkt als laboratoriumassistent voor Dr. Alison Laszlo en ben ik actief geweest in twee gerelateerde organisaties, de Student Dietetic Association en de American Home Economics Association. In mijn laboratoria voor nutritionele biochemie en voedselwetenschap heb ik veel technische rapporten en wetenschappelijke papers geschreven. Ook heb ik het afgelopen anderhalf jaar als diëtiste-assistente gewerkt in St. David's Hospital in Lawrence. (Dit werk vraagt om een technische schrijver; laten we dat eerst benadrukken, en dan de rest vermelden!) Herziening: Tijdens mijn studie aan de Universiteit van Kansas heb ik veel ervaring opgedaan met het schrijven van technische rapporten en wetenschappelijke artikelen. De meeste van deze rapporten en artikelen zijn op het gebied van voeding en diëtetiek, waarvoor ik in juli mijn Bachelor of Science zal behalen. Tijdens mijn vier jaren aan de Universiteit heb ik ook veel papierwerk verwerkt als laboratoriumassistent voor Dr. Alison Laszlo, als lid van twee gerelateerde organisaties, de Student Dietetic Association en de American Home Economics Association, en als diëtetisch assistent in St. David's Hospital in Lawrence in het afgelopen anderhalf jaar.

Probleem: Tot nu toe heb ik nog geen onafhankelijke bouwinspectie gedaan. Ik heb de afgelopen twee jaar gewerkt onder toezicht van de heer Robert Packwood, die me vaak de primaire verantwoordelijkheid heeft gegeven voor rondleidingen en vastgoedinspecties. Het was de heer Packwood die me aanmoedigde om op deze positie te solliciteren. Ik heb ook wat opknapwerk aan oudere huizen gedaan op basis van contracten en heb enige ervaring in de industriële bouw als lasser en als klerk op een nucleaire bouwplaats. (Laten we niet liegen over onze gebrek aan ervaring, maar laten we het ook niet op een billboard zetten!) Herschrijving: Wat mijn werkervaring betreft, heb ik de afgelopen twee jaar talrijke gebouwinspecties en onroerend goedinspecties uitgevoerd onder toezicht van de heer Robert Packwood. De heer Packwood, die me aanmoedigde om voor deze functie te solliciteren, heeft me vaak de primaire verantwoordelijkheid gegeven voor veel inspectiewerkzaamheden. Ook heb ik enkele oudere huizen op contractbasis gerenoveerd en heb ik enige ervaring in de industriële bouw als lasser en als klerk op een nucleaire bouwplaats.

Vind positieve manieren om slecht nieuws te uiten in uw zakelijke brieven. Vaak moeten zakelijke brieven slecht nieuws overbrengen: een kaptoetsenbord kan niet worden vervangen, of een individu kan niet worden aangenomen. Dit slechte nieuws kan op een tactvolle manier worden overgebracht. Dit vermindert de kans op het beëindigen van zakelijke relaties met de ontvanger van het slechte nieuws. Om slecht nieuws positief over te brengen, vermijd dergelijke woorden als "kan niet," "verbieden," "falen," "onmogelijk," "weigeren," "verbieden," "beperken," en "ontkennen" zoveel mogelijk. De eerste versies van de voorbeeldzinnen hieronder zijn geformuleerd op een vrij koude en onvriendelijke negatieve manier; de tweede versies zijn veel positiever, hartelijker en tactvoller:

Probleem: Vanwege de hoeveelheid informatie die je in je brief vraagt, kan ik je eenvoudigweg niet helpen zonder mijn werkschema ernstig te verstoren. Herziening: In uw brief vraagt u om een goed aantal informatie waarvan ik u zou willen helpen om het te vinden. Vanwege mijn werkverplichtingen kan ik echter slechts enkele van de vragen beantwoorden...

Probleem: Als u dit advertentiecontract niet ingevuld en teruggestuurd heeft voor 1 juli XXXX, ontvangt u uw advertentieruimte dit jaar niet. Capitol Lijnen. Als we tegen deze deadline niets van je hebben gehoord, zullen we je advertentieruimte aan een andere klant verkopen. Herziening: Gelieve het bijgevoegde contract in te vullen en het voor 1 juli XXXX aan ons terug te sturen. Na deze deadline zullen we beginnen met het verkopen van ongerenewde advertentieruimte van dit jaar. Capitol Lijnen, dus ik hoop dat we voor die tijd van je horen.

Probleem: Hoewel ik bereid ben om wijzigingen in specifieke aspecten van dit artikel of ideeën over aanvullende gebieden te bespreken, ben ik niet bereid om het basis thema van het artikel te veranderen: de bruikbaarheid van het Victor microcomputersysteem. Herziening: Ik sta zeker open voor suggesties en opmerkingen over specifieke aspecten van dit artikel, of over uw gedachten over aanvullende gebieden die u denkt dat ik zou moeten behandelen. Ik wil echter wel het basis-thema van het artikel behouden: de bruikbaarheid van het Victor microcomputersysteem.

Focus op de behoeften, doeleinden of interesses van de ontvanger in plaats van op de jouwe. Voorkom een egocentrische focus op je eigen zorgen in plaats van die van de ontvanger. Zelfs als je veel over jezelf moet praten in een zakelijke brief, doe dit dan op een manier die jouw zorgen relateert aan die van de ontvanger. Deze ontvangergerichte stijl wordt vaak de "you-attitude" genoemd, wat niet betekent dat je meer "jij" gebruikt, maar dat je de ontvanger de hoofdrol in de brief geeft.

Probleem: Ik schrijf je over een wijziging in ons prijsbeleid dat ons bedrijf tijd en geld zal besparen. In een operatie zoals de onze kost het ons een grote hoeveelheid arbeids tijd (en dus kosten) om ons gebruikte serviesgoed te schrobben en af te spoelen wanneer het terugkomt van grote feesten. Ook hebben we grote kosten gemaakt voor het vervangen van linnengoed dat is beschadigd door vlekken die snel na het feest hadden kunnen worden geweekt en bewaard. Herziening: Ik schrijf u om u te informeren over een nieuw beleid dat we beginnen, met ingang van 1 september 2021, dat ons in staat stelt om vaker en zonder vertraging aan uw behoeften voor grote partijen te voldoen. In een operatie zoals die van ons, waarin we voorzien in partijen tot 500, is de doorlooptijd cruciaal; ongewassen en niet afgespoelde serviezen veroorzaken vertragingen in de schoonmaaktijd en, nog belangrijker, minder frequente en minder snelle service voor u als klant. Ook kunnen extra kosten voor vlekken op linnengoed worden voorkomen door direct te weken na het feest.

Probleem: Om deze redenen zal ons nieuwe beleid, dat ingaat op 1 september XXXX, zijn om een extra 15% in rekening te brengen voor niet-gespoeld servies en 75% van de inkoopwaarde van bevuilde linnen die niet zijn geweekt. Herziening: Daarom, om ons in staat te stellen uw behoeften voor grote groepen snel te vervullen, zullen we 15% in rekening brengen op al het ongewassen servies en 75% van de groothandelswaarde van bevuilde linnengoed die niet zijn geweekt. We hopen dat dit beleid onze klanten zal aanmoedigen om het keukenpersoneel te stimuleren om het snelle en eenvoudige afspoelen en/of weken aan het einde van grote feesten te doen. Door dit te doen, zullen we snellere en frequentere service kunnen garanderen.

Vermijd pompeuze, opgeblazen, juridisch klinkende formuleringen. Let op voor opgeblazen, belangrijk klinkende taal. Deze soort taal kan in het begin zakelijk lijken; het is eigenlijk belachelijk. Natuurlijk is zulke formulering kennelijk noodzakelijk in juridische documenten; maar waarom het gebruiken in andere schrijf situaties? Wanneer je een zakelijke brief schrijft, stel jezelf voor als een iemand die eenvoudig spreekt, gezond verstand heeft en nuchter is (maar vermijd straattaal). Bekijk de volgende voorbeelden voor een serieuze dosis bureaucratische taal.

Pompous-taalversie	Eenvoudige Engelse versie
Docenten moeten studenten helpen in hun proces van enculturatie in elektronische conferentiegeletterdheid.	Docenten moeten studenten helpen zich aan online conferenties te laten wennen.
Studenten moeten leren hoe dit medium hun discoursproductie en uitwisseling beperkt en mogelijk maakt.	Studenten moeten leren hoe online conferenties hun communicatie beïnvloeden.
Docenten moeten op een dynamische manier samen met hun studenten de intellectuele, sociale en politieke ruimte creëren die de elektronische conferentie is.	Docenten moeten de sfeer van de online conferentie met hun studenten opbouwen.
Studenten moeten inzien dat de retoriek van het voortdurend wisselen van rollen als discoursproducenten en -consumenten in de interactieve dynamiek van discursive uitwisseling in een snel elektronisch afleveringssysteem hetzelfde is als wat zich voordoet tussen sprekers en luisteraars tijdens een mondelinge conversatie.	Studenten moeten begrijpen dat hun rollen als schrijvers en lezers in online conferenties snel verschuiven, net zoals hun rollen als sprekers en luisteraars dat doen in mondelinge gesprekken.

Hier is nog een voorbeeld—voor en na:

Vermijd pompoze, ambtelijke schrijfstijl. Niet alleen is de toon van de probleemversie aanstootgevend, het is bijna twee keer zo lang als de herziene versie!

Geef uw zakelijke brief een " actie afsluiting " wanneer passend. Een "actie-afsluiting" maakt duidelijk wat de schrijver van de brief verwacht dat de ontvanger moet doen en wanneer. Ineffectieve conclusies van zakelijke brieven eindigen vaak met vrij slappe, niet-committale uitspraken zoals "Ik hoop snel van je te horen" of "Laat het me weten als ik verder kan helpen." Geef in plaats daarvan, of daarnaast, aan welke actie de ontvanger moet ondernemen en de tijdlijn voor die actie. Als je bijvoorbeeld een querybrief schrijft, vraag dan beleefd de redacteur om je te laten weten wat zijn beslissing is, indien mogelijk binnen een maand. Als je een sollicitatiebrief schrijft, probeer dan subtiel een datum en tijd voor een interview vast te leggen. Hier zijn enkele voorbeelden:

Zodra u dit plan goedkeurt, zal ik onmiddellijk contact opnemen met verkoopvertegenwoordigers om de aankoop en levering van de notebookcomputers te regelen. Mag ik binnen een week iets van u verwachten?

Ik ben meestal na 14:00 uur vrij. Kunnen we een afspraak maken om mijn achtergrond en deze functie verder te bespreken? Ik kijk ernaar uit om van je te horen.

Professionele E-mails Schrijven. Michael Alley, Penn State

Ik waardeer je gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk: je reactie—David McMurrey.