Overzicht van Bedrijfsberichten

Klik hier om te helpen David McMurrey betaal voor webhosting:
Doneer elk klein bedrag dat je kunt!
Online Technisch Schrijven blijft gratis.

Opmerking: Doe een Google-zoekopdracht op "standaard zakelijke briefindeling" en je zult zien dat *geen* voorbeelden het meerdere spatiëring formaat van koppen en binnenadressen gebruiken zoals opgelegd door Microsoft-sjablonen. Ook toont de Microsoft zakelijke brief-sjabloon een komma die de aanhef punctueert. Een dubbele punt is traditioneel voor bedrijf correspondentie. Niet-traditionele komma op een zakelijke briefgroet: Opmerking: Gebruik een : (duil) in plaats daarvan!

Zakelijke Memoranda

Voor communicatie binnen een organisatie, gebruik het memo-formaat. De werkelijke inhoud van een memo kan sterk lijken op die van een zakelijke brief of die van een kort rapport—de sleutel is het memo-formaat.

Net als bij formele gedrukte zakelijke brieven, vraag je je misschien af of gedrukte memorandum nodig zijn in het tijdperk van het internet. Jouw organisatie kan strikte beleidsregels hebben over wanneer e-mail niet toegestaan is. De centrale zorg is vertrouwelijkheid; elke e-mail kan door iedereen gelezen worden. Om die reden zijn een jobaanbieding, een verzoek om salarisverhoging en klachten over een werknemer goede voorbeelden van wanneer je geen e-mail moet gebruiken.

Standaardcomponenten van Memoranda

Het formaat voor memoranda is veel eenvoudiger dan dat voor zakelijke brieven. De afbeelding hieronder illustreert de standaardcomponenten.

DATUM: Hoewel de indelingen verschillen, zet de datum waarop je het memo verstuurt in de header. Het onderstaande voorbeeld toont het als de derde regel in de kop; in sommige ontwerpen is het de eerste regel.

NAAR: Plaats de naam van de ontvanger of de groepsnaam in deze ruimte. Het niveau van formaliteit is hier zeer duidelijk. Je kunt "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" of "Mevrouw Elizabeth Bennet, Directeur Personeelszaken" gebruiken, afhankelijk van je bekendheid met de ontvanger en de formaliteit van de situatie.

Gebruik van speciale opmaak, in dit geval een genummerde lijst (om een volgorde aan te geven)

Voorbeeld van een zakelijke memorandum

De kop van het memo-formaat varieert afhankelijk van de plaatsing van deze elementen, maar ze zijn allemaal noodzakelijk.

Onderwerpregel: duidt duidelijk het onderwerp aan en, in dit geval, de context van de communicatie

Verwijzing naar eerdere communicatie. Als de onderwerpregel de context van de communicatie niet verduidelijkt, doe dat dan in de eerste alinea van het memo. Bijvoorbeeld, "Sarah, ik ben het daar helemaal mee eens" specificeert niet waar de schrijver van het memo mee instemt.

Voorbeeld van een zakelijke memo

VAN: Plaats je eigen naam of de naam van de persoon of groep voor wie je het memo schrijft in deze ruimte. Nogmaals, bekendheid en formaliteit bepalen of je alleen je voornaam, je volledige naam of je volledige naam en titel moet vermelden. Traditioneel, als de schrijver van het memo, schrijf je handmatig je initialen of voornaam direct na je gedrukte naam.

ONDERWERP: In dit vak, plaats een zin die het onderwerp en doel van het memorandum vastlegt. Voor een enquête over grammatica-controle software, zou het onderwerp kunnen zijn "Resultaten van onze enquête over grammatica-controle software." Het daadwerkelijke label voor dit element varieert: Sommige stijlen gebruiken "RE:" of "SUBJ.:". Als uw memorandum een reactie is, formuleer de onderwerpregel dan dienovereenkomstig. Bijv.: "Re: uw verzoek om een enquête over piezo-elektrische apparaten."

Lichaam. De tekst begint direct na de kop. De tekst is enkelvoudig gespatieerd; de eerste regels van alinea’s zijn niet ingesprongen; en er wordt dubbelspatiëring gebruikt tussen de alinea’s. (Voor schrijftechnieken en stijl om in de tekst te gebruiken, zie ‘‘Schrijfstijl voor Zakelijke Correspondentie’’ eerder in dit hoofdstuk.)

Handtekeningblok. In formele memorandumstijlen voegen schrijvers daadwerkelijk hetzelfde soort complimentaire afsluiting en handtekeningblok toe dat je ziet in zakelijke brieven. Anders wordt het handtekeningblok niet gebruikt in memoranda.

Memorandum Schrijfstijl

Wat betreft stijl in memo's, hier zijn enkele suggesties:

Informaliteit. Pas de toon van je memo aan op basis van de ontvangers en de situatie. Informaliteit is gebruikelijk in memo's, maar denk twee keer na over het gebruik van humor of sarcasme met zakelijke klanten en hoger management—vooral met diegenen wiens moedertaal geen Engels is.

Korte verwijzing. Memos zijn normaal gesproken vrij kort—bijvoorbeeld, onder een dozijn regels—en de alinea's zijn ook kort.

Specifieke onderwerpregels. Om ervoor te zorgen dat je memo gelezen wordt en de gewenste impact heeft, maak je de onderwerpregel specifiek en aantrekkelijk. Als ontvangers 60 tot 70 berichten in hun inbox hebben en ze alleen de onderwerpregels kunnen zien, is de kans groter dat ze de berichten lezen die belangrijk of interessant lijken.

belangrijke informatie eerst. Wanneer mensen veel memo's ontvangen, verliezen ze snel hun interesse of geduld. Mensen zijn druk! Zet de belangrijkste informatie aan het begin van je memo. Gebruik de volgende zinnen voor verdere uitwerking.

één onderwerp, kwestie, vraag, verzoek per memo. Soms krijgt alleen het eerste item in je memo een reactie. Ja, mensen zijn druk. Als je twee verzoeken hebt, zet dan het ene verzoek in de ene memo; het andere in een volgende memo.

korte alinea's en ruimte tussen alinea's. wanneer mogelijk, verdeel uw memo's in paragrafen van drie of vier regels. en wanneer u uw bericht in paragrafen verdeelt, sla dan een regel over tussen hen.

markering en nadruk. Gebruik typografische effecten (vet, schuin, kleur, verschillende lettertypen), tabellen en grafieken consistent en met mate. Je kunt ook tabellen en grafieken gebruiken om je memo's te versterken (zie hoofdstuk 7).

koppen. Als je memo een volledige pagina of langer is, gebruik dan kopjes om de subonderwerpen te identificeren. Gebruik voor deze kopjes een iets groter lettertype en vetgedrukt. (Zie hoofdstuk 3 voor details over kopjes.)

lijsten. Als je belangrijke punten wilt benadrukken of als je stapsgewijze informatie presenteert, gebruik dan respectievelijk opsommingstekens en genummerde lijsten.

automatische antwoorden. als je memo's online leest, wees dan voorzichtig met het gebruik van de reply-functie. het kan een ramp zijn die wacht om te gebeuren. omdat memo's vaak aan meerdere ontvangers zijn gericht, is het gemakkelijk om een antwoord naar allemaal te versturen terwijl je eigenlijk maar naar één wilde antwoorden. stel je voor dat je in je antwoord aan een partner over een project de competentie van een andere partner op datzelfde project in twijfel trekt. maar wat als dit antwoord ook naar beide partners gaat? oh oh ...

zakelijke e-mail

toevoegen

zakenbrieven (oppervlaktepost)

gemeenschappelijke componenten

het volgende betreft de mechanische en fysieke details van zakelijke brieven. alle componenten die in het volgende worden besproken, zijn geïllustreerd in het volgende:


gemeenschappelijke elementen van zakelijke brieven

kop. de bovenrand bevat het adres van de schrijver en de datum van de brief. de naam van de schrijver is niet inbegrepen; alleen een datum is nodig in kopjes op briefhoofd. herinner je dat als je briefhoofd gebruikt waarop de eerste pagina een fraaie kop en logo bevat, je dat type pagina niet op de volgende pagina's moet gebruiken. gebruik het briefpapier voor de volgende pagina's dat bij het logo-pagina briefpapier hoort.

als je in een schrijfcursus bent, waarom niet je eigen stijlvolle logo maken, compleet met een uitgevonden bedrijfsnaam en adres (als je instructeur het toestaat)? overweeg deze twee voorbeelden:


een mogelijkheid voor uitgevonden logo briefpapier


een andere mogelijkheid voor uitgevonden logo briefpapier

binnen adres. het binnenadres toont de naam en het adres van de ontvanger van de brief. deze informatie kan verwarring op de kantoren van de ontvanger helpen voorkomen. ook, als de ontvanger is verhuisd, helpt het binnenadres om te bepalen wat er met de brief moet gebeuren. in het binnenadres, voeg de juiste titel van respect van de ontvanger toe; en kopieer de naam van het bedrijf precies zoals dat bedrijf het schrijft. wanneer je de namen van individuen hebt, vergeet dan niet ze correct aan te spreken: mevrouw, juffrouw, meneer, dokter, enzovoort. als je niet zeker weet wat correct is voor een individu, probeer dan uit te zoeken hoe die persoon brieven ondertekent of raadpleeg de sectie met aanspreekvormen in een woordenboek.

groet. De aanhef richt zich rechtstreeks tot de ontvanger van de brief en wordt gevolgd door een dubbele punt (behalve wanneer een vriendelijke, vertrouwde, sociale toon bedoeld is, in welk geval een komma wordt gebruikt).

aantekening: begin een nieuw document in Microsoft Word, en je zult zien dat alle sollicitatiebriefsjablonen de aanhef met een komma punctueren. Punctuatie met een dubbele punt in zakelijke brieven is stevig gesteld in zakelijke schrijversgids (2011).

opmerken dat in de vereenvoudigde brief In het formaat wordt de aanhef helemaal weggelaten. Als je niet weet of de ontvanger een man of vrouw is, was de traditionele praktijk om "geachte heer" of "geachte heren"— te schrijven, maar dat is seksistisch! Om dit probleem te vermijden, zijn aanheffen zoals "geachte heer of mevrouw," "geachte dames en heren," "geachte vrienden," of "geachte mensen" geprobeerd— maar zonder veel algemene acceptatie. Het volledig verwijderen van de aanhef of het invoegen van "aan wie het aangaat" als vervanging, is meestal ook geen goede oplossing—het is onpersoonlijk.

de beste oplossing is om een snelle, anonieme telefooncall te doen naar de organisatie en om een naam te vragen; of, richt de aanhef tot een afdelingsnaam, commissie naam, of een functie naam: " beste personeelsafdeling," " beste wervingscommissie," " beste voorzitter," " beste directeur financiële hulp," bijvoorbeeld.

BLOCK LETTERFORMAT

onderwerp of referentielijn. zoals weergegeven in de bestellingsbrief, de onderwerpregel vervangt de aanhef of is hiermee inbegrepen. de onderwerpregel kondigt de belangrijkste zakelijke inhoud van de brief aan.

Lichaam van de brief. de feitelijke boodschap is natuurlijk vervat in de inhoud van de brief, de alinea's tussen de aanhef en de afsluitende groet. strategieën voor het schrijven van de inhoud van de brief worden besproken in de sectie over zakelijke correspondentiestijl.

vriendelijke groet. de "sincerely yours"-element van de zakelijke brief wordt de complimentaire afsluiting genoemd. andere veelvoorkomende zijn "sincerely yours," "cordiaal," "respectvol," of "respectvol yours." je kunt je eigen ontwerpen, maar wees voorzichtig om geen bloemrijke of omslachtige te creëren. let op dat alleen de eerste letter hoofdletter is, en het altijd gevolgd wordt door een komma.

handtekeningblok. Gewoonlijk typ je je naam vier regels onder de afsluiting, en onderteken je je naam ertussen. Als je een vrouw bent en je wilt je burgerlijke staat duidelijk maken, gebruik dan juffrouw, mevrouw of mrs. tussen haakjes voor de getypte versie van je voornaam. Waar mogelijk, vermeld dan je titel of de naam van de functie die je bekleedt net onder je naam. Bijvoorbeeld, "technisch schrijfstudent, " "tweedejaars major data processing, " of "student van Tarrant County Community College" zijn perfect acceptabel.

eindnotaties. Net onder het handtekeningblok staan vaak verschillende afkortingen of zinnen die belangrijke functies hebben.

• Initialen. De initialen in hoofdletters in de voorgaande figuren zijn die van de schrijver van de brief, en de letters in kleine letters direct na de dubbele punt zijn die van de typist.
• Bijlagen. Om ervoor te zorgen dat de ontvanger weet dat er artikelen bij de brief in dezelfde envelop zitten, gebruik dan aanduidingen zoals "Bijlage," "Bijl.," "Bijlagen (2)." Bijvoorbeeld, als je een cv en een schrijfvoorbeeld met je sollicitatiebrief meestuurt, doe je dit: "Bijl.: Cv en Schrijfvoorbeeld." Als de bijlage verloren gaat, zal de ontvanger het weten.
• Kopieën. Als u kopieën van een brief naar anderen verstuurt, geef dan deze informatie ook aan in de slotnotaties. Als u bijvoorbeeld boos was over de manier waarop een lokale onderneming uw reparatieproblemen heeft aangepakt en u een kopie van uw brief naar de Kamer van Koophandel verstuurde, zou u dit schrijven: "cc: Kamer van Koophandel." Als u van plan bent om een kopie naar uw advocaat te sturen, schrijf dan iets als: "cc: Mr. Raymond Mason, Advocaat."

Volgende pagina's. Als uw brief langer is dan één pagina, kan de koptekst bovenaan de volgende pagina's op een van de onderstaande manieren worden behandeld. De informatie in de koptekst van de volgende pagina is de naam van de ontvanger, datum en paginanummer:

Voorbeelden van het formaat voor de koptekst van de volgende pagina.

Als je briefpapier met logo gebruikt, vergeet dan niet het niet te gebruiken voor de volgende pagina's. Je moet echter blanco papier van dezelfde kwaliteit, gewicht en textuur als het briefpapier gebruiken (meestal wordt briefpapier geleverd met bijpassend blanco papier).

Zakelijke Brievenformaten

Als u een zakelijke brief schrijft, kies dan een van de gangbare opmaken zoals weergegeven in de voorbeeldbrieven hieronder. Deze omvatten de blokletter, de semi-blokletter, de alternatieve blokletter en de vereenvoudigde brief.

• Zie de HOOFDLETTER.
• Zie de semi-blokletter.
• Zie de alternatieve blokletters.
• Voor de vereenvoudigde brief.

Welk van deze formats te gebruiken hangt af van de formats die vaak gebruikt worden in jouw organisatie of de situatie waarin je schrijft. Gebruik de vereenvoudigde brief als je de naam van een persoon of afdeling aan wie je schrijft niet hebt.

Stijl in Zakelijke Berichten

Het schrijven van zakelijke brieven en memo's verschilt op bepaalde belangrijke manieren van het schrijven van rapporten. Houd de volgende adviezen in gedachten wanneer je schrijft en vooral wanneer je je zakelijke brieven of memo's herzien.

Vermeld meteen de belangrijkste zaak, het doel of het onderwerp. Laat de lezer vanaf de allereerste zin weten waar uw brief over gaat. Vergeet niet dat wanneer zakelijke mensen een brief openen, hun eerste zorg is te weten waar de brief over gaat, wat het doel ervan is en waarom ze hun tijd eraan moeten besteden. Vermijd daarom omweggetjes in je begin. Als je schrijft om te solliciteren naar een baan, begin dan met iets als: "Ik schrijf om te solliciteren naar de functie die u momenteel opent...." Als je slecht nieuws voor iemand hebt, hoef je niet alles in de eerste zin te onthullen. Hier is een voorbeeld van hoe je negatieve formuleringen kunt vermijden: "Ik schrijf als reactie op uw brief van 24 juli XXXX waarin u de problemen bespreekt die u heeft gehad met een elektronisch spreadsheet dat u bij ons bedrijf heeft aangeschaft." Hieronder volgt een aanvullend voorbeeld.

Vermeld direct het belangrijkste doel of de zakelijke inhoud van de brief. De probleemversie begint meteen te slaan zonder doel. De herziende versie stelt tenminste het doel van de brief vast (en begint daarna ook te slaan).

Als u op een brief reageert, identificeer die brief dan aan de hand van het onderwerp en de datum in de eerste alinea of zin. Drukke ontvangers die zelf veel brieven schrijven, herinneren zich misschien hun brieven aan jou niet. Om problemen te voorkomen, geef de datum en het onderwerp van de brief waarop je reageert aan:

Geachte heer Stout: Ik schrijf in reactie op uw brief van 1 september 2024, waarin u de problemen beschrijft die u heeft gehad met een van onze kettingzagen. Het spijt me dat u deze overlast en kosten heeft ervaren en....

Geachte mevrouw Cohen: Ik heb zojuist uw brief van 4 augustus 2024 ontvangen waarin u namen en andere bronnen opsomt waaruit ik aanvullende informatie kan krijgen over de vervaardiging en het gebruik van plastic flessen in de frisdrankindustrie....

Houd de paragrafen van de meeste zakelijke brieven kort. De alinea's van zakelijke brieven zijn meestal kort, sommige zijn slechts één zin lang. Zakelijke brieven worden niet op dezelfde manier gelezen als artikelen, rapporten of boeken. Gewoonlijk worden ze snel gelezen. Grote, dikke, compacte alinea's van meer dan tien regels, die veel concentratie vereisen, worden misschien niet zorgvuldig gelezen of helemaal niet gelezen.

Om de ontvanger in staat te stellen uw brieven sneller te lezen en de belangrijke feiten of ideeën te begrijpen en te onthouden, maakt u relatief korte alinea's van drie tot acht regels lang. In zakelijke brieven zijn alinea's die uit slechts één zin bestaan gebruikelijk en volkomen aanvaardbaar. Gedurende dit hoofdstuk ziet u voorbeelden van de kortere alinea's die vaak in zakelijke brieven worden gebruikt.

"Compartimenteer" de inhoud van uw brief. Wanneer je "compartimentaliseert" de inhoud van een zakelijke brief, plaats je elk verschillende segment van de discussie—elk verschillend onderwerp van de brief—in zijn eigen alinea. Als je een klachtenbrief zou schrijven over problemen met de systeemeenheid van je persoonlijke computer, zou je deze alinea's kunnen hebben:

• Een beschrijving van de problemen die je ermee hebt gehad.
• De ineffectieve reparaties die je hebt gehad
• De vergoeding die je denkt dat je verdient en waarom

Bestudeer elke alinea van je brieven op hun doel, inhoud of functie. Wanneer je een alinea vindt die meer dan één ding doet, overweeg dan deze op te splitsen in twee alinea's. Als je twee korte aparte alinea's ontdekt die hetzelfde doen, overweeg dan ze samen te voegen tot één.

Geef onderwerpindicatoren aan het begin van paragrafen. Analyseer enkele van de brieven die je in dit hoofdstuk ziet op basis van de inhoud of het doel van hun individuele alinea's. Probeer in de eerste zin van een alinea van een zakelijke brief een woord of zin te vinden die het onderwerp van die alinea aangeeft. Als een alinea je problemen met een persoonlijke computer bespreekt, verwerk dan het woord "problemen" of de zin "problemen met mijn persoonlijke computer" in de eerste zin. Dit geeft de ontvangers een duidelijk inzicht in de inhoud en het doel van elke alinea. Hier is een fragment voor en na de onderwerpindicatoren zijn opgenomen:

Probleem: Ik heb ongeveer zes jaar als elektricien gewerkt in de omgeving van Decatur, Illinois. Sinds 2022 ben ik door de stad Decatur gecertificeerd als elektricien aannemer, gekwalificeerd om commerciële en industriële werken evenals residentiële werken uit te voeren. Herziening: Wat betreft mijn werkervaring, Ik heb ongeveer zes jaar als elektricien gewerkt in het gebied van Decatur, Illinois. Sinds 2022 ben ik door de stad Decatur gelicentieerd als elektricien aannemer die gekwalificeerd is om commerciële en industriële werken uit te voeren, evenals woningbouw.(Italics niet in het origineel.)

Maak een lijst of gebruik opsommingen wanneer mogelijk in een zakelijke brief. Lijsten spreiden de tekst van de brief uit, waardoor het gemakkelijker wordt om de belangrijke punten snel op te pikken. Lijsten kunnen op verschillende manieren worden behandeld, zoals uitgelegd in het hoofdstuk over lijsten. Voor voorbeelden van lijsten in zakelijke correspondentie, zie het blokletterformaat in de voorgaande, de inquiry brief, en bestelbrief.

Plaats belangrijke informatie strategisch in zakelijke brieven. Informatie in de eerste en laatste zinnen van paragrafen wordt meestal sneller gelezen en onthouden. Dit zijn zichtbare punten. Informatie die verborgen is in het midden van lange paragrafen wordt gemakkelijk over het hoofd gezien of vergeten. Bijvoorbeeld, in sollicitatiebrieven die potentiële werkgevers moeten overtuigen dat je geschikt bent voor een baan, plaats je informatie over je aantrekkelijke kwaliteiten aan het begin of het einde van paragrafen voor meer nadruk. Plaats minder positieve of nadelige informatie op minder zichtbare punten. Als je moeilijke dingen te zeggen hebt, is een goede (en eerlijke) strategie om deze te verdoezelen door ze in gebieden met minder nadruk te plaatsen. Als een baan drie jaar ervaring vereist en je hebt er maar één, verberg dit feit dan in het midden of in de onderkant van een alinea van de sollicitatiebrief. De resulterende brief zal eerlijk en compleet zijn; het zal gewoon zwakke punten niet onnodig benadrukken. Hier zijn enkele voorbeelden van deze ideeën:

Probleem: In juli zal ik afstuderen aan de Universiteit van Kansas met een Bachelor of Science in Voeding en Diëtetiek. In de afgelopen vier jaar, waarin ik deze graad heb nagestreefd, heb ik als labassistent gewerkt voor Dr. Alison Laszlo en ben ik actief geweest in twee verwante organisaties, de Student Dietetic Association en de American Home Economics Association. In mijn laboratoria voor nutritionele biochemie en voedselwetenschap heb ik veel technische rapporten en wetenschappelijke artikelen geschreven. Ook heb ik het afgelopen anderhalf jaar als diëtist-assistent gewerkt in St. David's Hospital in Lawrence. (De functie vraagt om een technische schrijver; laten we dat eerst benadrukken, en dan de rest vermelden!) Herziening: Tijdens mijn opleiding aan de Universiteit van Kansas heb ik aanzienlijke ervaring opgedaan met het schrijven van technische rapporten en wetenschappelijke artikelen. Het grootste deel van deze rapporten en artikelen is geschreven op het gebied van voeding en dietetiek, waarvoor ik in juli mijn Bachelor of Science diploma zal ontvangen. Gedurende mijn vier jaar aan de Universiteit heb ik ook veel papierwerk behandeld als laboratoriumassistent voor Dr. Alison Laszlo, als lid van twee gerelateerde organisaties, de Student Dietetic Association en de American Home Economics Association, en als dieetassistent in St. David's Hospital in Lawrence in het afgelopen anderhalf jaar.

Probleem: Tot nu toe heb ik geen onafhankelijke bouwinspectie op mijn eigen gedaan. Ik heb de afgelopen twee jaar gewerkt onder toezicht van de heer Robert Packwood, die me vaak de primaire verantwoordelijkheid heeft gegeven voor doorlopen en vastgoedinspecties. Het was de heer Packwood die me aanspoorde om te solliciteren naar deze functie. Ik heb ook wat verbouwingen van oudere huizen gedaan op contractbasis en heb wat ervaring in de industriële bouw als lasser en als klerk op een nucleaire bouwplaats. (Laten we niet liegen over onze gebrek aan ervaring, maar laten we het ook niet op een billboard zetten!) Herziening: Wat mijn werkervaring betreft, heb ik de afgelopen twee jaar talloze gebouwinspecties en woninginspecties uitgevoerd onder toezicht van de heer Robert Packwood. De heer Packwood, die me aanmoedigde om voor deze functie te solliciteren, heeft me vaak de primaire verantwoordelijkheid gegeven voor veel inspectiewerkzaamheden. Ik heb ook enkele oudere huizen gerenoveerd op contractbasis en heb enige ervaring in de industriële bouw als lasser en als klerk op een nucleaire bouwplaats.

Vindt positieve manieren om slecht nieuws te uiten in uw zakelijke brieven. Vaak moeten zakelijke brieven slecht nieuws overbrengen: een kapot computer toetsenbord kan niet vervangen worden, of een persoon kan niet aangenomen worden. Dit slechte nieuws kan op een tactvolle manier worden overgebracht. Dit vermindert de kans op een einde van de zakelijke relatie met de ontvanger van het slechte nieuws. Om slecht nieuws positief over te brengen, vermijd zoveel mogelijk woorden als "kan niet, " "verbieden, " "falen, " "onmogelijk, " "weigeren, " "verbieden, " "beperken, " en "ontkennen". De eerste versies van de voorbeeldzinnen hieronder zijn geformuleerd op een vrij koude en onvriendelijke negatieve manier; de tweede versies zijn veel positiever, hartelijker en tactvoller:

Probleem: Vanwege de hoeveelheid informatie die u in uw brief vraagt, kan ik u simpelweg niet helpen zonder mijn werkschema serieus te verstoren. Herschrijving: In uw brief vraagt u om een flinke hoeveelheid informatie waarvan ik u graag help deze te vinden. Vanwege mijn werkverplichtingen kan ik echter slechts enkele van de vragen beantwoorden....

Probleem: Als u dit advertentiecontract niet voor 1 juli XXXX invult en retourneert, ontvangt u uw advertentieruimte dit jaar niet. Capitol Lijnen. Als we niet voor deze deadline van u hebben gehoord, zullen we uw advertentieruimte aan een andere klant verkopen. Herziening: Gelieve het bijgevoegde contract in te vullen en het voor 1 juli XXXX naar ons terug te sturen. Na deze datum zullen we beginnen met de verkoop van niet verlengde advertentieruimte in dit jaar. Capitool Lijnen, dus ik hoop dat we voor die tijd van je horen.

Probleem: Hoewel ik bereid ben om veranderingen in specifieke aspecten van dit artikel te bespreken of ideeën over aanvullende gebieden te behandelen, ben ik niet bereid om het basis thema van het artikel te veranderen: de bruikbaarheid van het Victor microcomputersysteem. Herziening: Ik sta zeker open voor suggesties en opmerkingen over specifieke aspecten van dit artikel, of enig ander idee dat je denkt dat ik zou moeten behandelen. Ik wil echter de basislijn van het artikel behouden: de bruikbaarheid van het Victor microcomputersysteem.

Focus op de behoeften, doeleinden of belangen van de ontvanger in plaats van op de jouwe. Vermijd een egocentrische focus op je eigen zorgen in plaats van die van de ontvanger. Zelfs als je veel over jezelf moet praten in een zakelijke brief, doe dit dan op een manier die jouw zorgen verbindt met die van de ontvanger. Deze ontvanger-georiënteerde stijl wordt vaak de "jij-houding" genoemd, wat niet betekent dat je meer 'jij' gebruikt, maar dat je de ontvanger de hoofdfocus van de brief maakt.

Probleem: Ik schrijf u over een wijziging in ons prijsbeleid dat ons bedrijf tijd en geld zal besparen. In een operatie zoals de onze kost het ons een aanzienlijk aantal arbeidsuren (en dus kosten) om ons gebruikte serviesgoed te schrapen en af te spoelen wanneer het terugkomt van grote feesten. Ook hebben we grote kosten gemaakt voor de vervanging van linnengoed dat is beschadigd door vlekken die direct na het feest behandeld hadden kunnen worden en zo gered hadden kunnen worden. Herschrijven: Ik schrijf u om u te informeren over een nieuw beleid dat we beginnen, van kracht op 1 september 2021, dat ons in staat zal stellen om vaker en zonder vertraging aan uw behoeften voor grote partijen te voldoen. In een operatie zoals de onze, waarbij we voorzien in partijen van tot 500, is de doorlooptijd cruciaal; ongedeelt en onverzorgd serviesgoed veroorzaakt vertragingen in de opruimtijd en, nog belangrijker, minder frequente en minder snelle service voor u als klant. Ook kunnen extra kosten voor bevlekte linnengoed worden vermeden door directe onderdompeling na de partij.

Probleem: Om deze redenen zal ons nieuwe beleid, effectief vanaf 1 september XXXX, zijn om een extra 15% te rekenen op onverzorgd servies en 75% van de groothandelswaarde van bevlekte linnen die niet zijn geweekt. Herziening: Daarom zullen we, om ons in staat te stellen snel te voldoen aan uw grote groepsbehoeften, 15% kosten in rekening brengen op alle niet-afgespoelde serviesstukken en 75% van de groothandelswaarde van vlekkenbezoedelde linnengoed dat niet is geweekt. We hopen dat dit beleid onze klanten zal aanmoedigen om keukenpersoneel te instrueren om aan het einde van grote feesten snel en eenvoudig af te spoelen en/of te weken. Dit zal zorgen voor snellere en frequentere service.

Vermijd pompeuze, opgeblazen, juridisch klinkende zinnen. Pas op voor opgeblazen, belangrijk klinkende taal. Deze soort taal kan in eerste instantie zakelijk lijken; het is eigenlijk belachelijk. Natuurlijk is dergelijke formulering blijkbaar noodzakelijk in juridische documenten; maar waarom het gebruiken in andere schrijf situaties? Wanneer je een zakelijke brief schrijft, stel je jezelf voor als een nuchtere, praktische, down-to-earth persoon (maar vermijd jargon). Bekijk de volgende voorbeelden voor een serieuze dosis bureaucratische taal.

Pompous-linguïstische versie	Eenvoudige Engelse versie
Docenten moeten studenten begeleiden in hun proces van enculturatie in elektronische conferentie geletterdheid.	Docenten moeten studenten helpen wennen aan online conferenties.
Studenten moeten leren hoe dit medium hun discursieve productie en uitwisseling beperkt en mogelijk maakt.	Studenten moeten leren hoe online conferenties hun communicatie beïnvloeden.
Docenten moeten op een dynamische manier samen met hun studenten de intellectuele, sociale en politieke ruimte creëren die de elektronische conferentie is.	Docenten moeten de sfeer van de online conferentie samen met hun studenten creëren.
Studenten moeten inzien dat de retorische aard van voortdurend veranderende rollen als discoursproducenten en -consumenten in de interactieve dynamiek van discursieve uitwisseling in een snel elektronisch leveringssysteem hetzelfde is als wat tussen sprekers en luisteraars gebeurt tijdens een mondelinge conversatie.	Studenten moeten begrijpen dat hun rollen als schrijvers en lezers in online conferenties snel veranderen, net zoals hun rollen als sprekers en luisteraars dat doen in mondelinge gesprekken.

Hier is nog een voorbeeld—voor en na:

Vermijd pompeuze, ambtelijke schrijfstijl. Niet alleen is de toon van de probleemversie beledigend, hij is bijna twee keer zo lang als de herziene versie!

Geef uw zakelijke brief een "actie-einde" wanneer dat gepast is. Een "actie-afsluiting" maakt duidelijk wat de schrijver van de brief verwacht dat de ontvanger moet doen en wanneer. Ineffectieve conclusies van zakelijke brieven eindigen vaak met tamme, niet-committale uitspraken zoals "Hoop snel van je te horen" of "Laat me weten of ik verder kan helpen." In plaats daarvan, of aanvullend, specificeer de actie die de ontvanger moet ondernemen en de tijdlijn voor die actie. Als je bijvoorbeeld een verzoekbrief schrijft, vraag de redacteur beleefd om je van zijn beslissing op de hoogte te stellen als dat mogelijk is binnen een maand. Als je een sollicitatiebrief schrijft, probeer subtiel een datum en tijd voor een gesprek te regelen. Hier zijn enkele voorbeelden:

Zodra u dit plan goedkeurt, begin ik meteen contact op te nemen met verkoopvertegenwoordigers om de aankoop en levering van de laptops te regelen. Mag ik verwachten binnen een week iets van u te horen?

Ik ben op de meeste dagen na 14:00 uur vrij. Kunnen we een afspraak maken om mijn achtergrond en deze functie verder te bespreken? Ik kijk ernaar uit om van je te horen.

Professionele E-mails Schrijven. Michael Alley, Penn State

Ik zou uw gedachten, reacties en kritiek over dit hoofdstuk op prijs stellen: je reactie—David McMurrey.