Visão Geral das Mensagens Comerciais

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Nota: Faça uma busca no Google por "formato padrão de carta comercial" e você verá que *nenhum* exemplo utiliza o formato de múltiplos espaços para cabeçalhos e endereços internos ditado pelos modelos do Microsoft. Além disso, os modelos de cartas comerciais do Microsoft mostram uma vírgula pontuando a saudação. Um dois-pontos é tradicional para negócios correspondência. Vírgula não tradicional na saudação de uma carta comercial: Nota: Use um : ( dois-pontos ) em vez disso!

Memorandos Empresariais

Para comunicações internas a uma organização, use o formato de memorando. O conteúdo real de um memo pode ser muito semelhante ao de uma carta comercial ou ao de um relatório curto—a chave é o formato de memorando.

Assim como nas cartas de negócios impressas formais, você pode se perguntar se os memorandos impressos são necessários na era da Internet. Sua organização pode ter políticas rígidas sobre quando o e-mail não é permissível. A preocupação central é a confidencialidade; qualquer e-mail é suscetível de ser visto por qualquer pessoa. Por esse motivo, uma oferta de trabalho, um pedido de aumento e queixas sobre um funcionário são bons exemplos de quando não usar e-mail.

Componentes Padrão de Memorandos

O formato para memorandos é muito mais simples do que o das cartas comerciais. A imagem abaixo ilustra os componentes padrão.

DATA: Embora os formatos variem, coloque a data em que você envia o memorando no cabeçalho. O exemplo abaixo mostra isso como a terceira linha do cabeçalho; em alguns layouts é a primeira linha.

PARA: Coloque o nome do destinatário ou o nome do grupo neste espaço. O nível de formalidade é muito aparente aqui. Você pode colocar "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" ou "Sra. Elizabeth Bennet, Diretora de Pessoal", dependendo da sua familiaridade com o destinatário e da formalidade da situação.

Uso de formatação especial, neste caso, uma lista numerada (para indicar uma sequência ordenada)

Exemplo de um memorando empresarial

A parte do cabeçalho do formato do memorando varia na disposição desses elementos, mas todos são necessários.

Linha de assunto: identifica claramente o tópico e, neste caso, o contexto da comunicação

Referência à comunicação anterior. Se o assunto não esclarecer o contexto da comunicação, faça isso no primeiro parágrafo do memorando. Por exemplo, "Sarah, eu concordo totalmente" não especifica com o que o escritor do memorando concorda.

Exemplo de um memorando empresarial

DE: Coloque seu próprio nome ou o nome da pessoa ou grupo para quem você está escrevendo o memorando neste espaço. Mais uma vez, a familiaridade e a formalidade determinam se você deve colocar apenas seu primeiro nome, seu nome completo ou seu nome completo e título. Tradicionalmente, como o autor do memorando, escreva à mão suas iniciais ou primeiro nome logo após seu nome impresso.

ASSUNTO: Neste espaço, coloque uma frase que capte o tópico e o propósito do memorando. Para uma pesquisa sobre software de verificação gramatical, o assunto poderia ser "Resultados da nossa pesquisa sobre software de verificação gramatical." O rótulo real para este elemento varia: alguns estilos usam "RE:" ou "ASSUNTO:". Se o seu memorando for uma resposta, formule o assunto de acordo. Por exemplo: "Re: seu pedido de uma pesquisa sobre dispositivos piezoelétricos."

Corpo. O corpo começa logo após o título. O texto é espaçado simples; as primeiras linhas dos parágrafos não são recuadas; e é utilizado espaçamento duplo entre os parágrafos. (Para estratégias de escrita e estilo a serem usadas no corpo, veja "Estilo de Escrita para Correspondência Empresarial" mais cedo neste capítulo.)

Bloco de assinatura. Em estilos de memorandos formais, os escritores realmente inserem o mesmo tipo de despedida e bloco de assinatura que você vê em cartas comerciais. Caso contrário, o bloco de assinatura não é utilizado em memorandos.

Estilo de Redação de Memorandos

Quanto ao estilo em memorandos, aqui estão algumas sugestões:

Informalidade. Ajuste o tom do seu memorando de acordo com os destinatários e a situação. A informalidade é comum em memorandos, mas pense duas vezes antes de usar humor ou sarcasmo com clientes de negócios e alta gestão, especialmente aqueles cuja língua nativa não é o inglês.

Breviedade. Memorandos são normalmente bastante curtos—por exemplo, com menos de uma dúzia de linhas—e os parágrafos também são curtos.

Linhas de assunto específicas. Para garantir que seu memorando seja lido e tenha o impacto desejado, faça o assunto específico e atraente. Se os destinatários tiverem de 60 a 70 mensagens esperando na caixa de entrada e tudo o que podem ver são os assuntos, é mais provável que leiam aqueles que parecem importantes ou interessantes.

informação importante primeiro. quando as pessoas recebem muitos memorandos, tendem a perder o interesse ou a paciência rapidamente. as pessoas estão ocupadas! coloque as informações mais importantes no início do seu memorando. use frases subsequentes para elaborar.

um tópico, questão, pedido por memorando. às vezes, apenas o primeiro item no seu memorando recebe uma resposta. sim, as pessoas estão ocupadas. se você tiver dois pedidos, coloque um pedido em um memorando; o outro em um memorando subsequente.

parágrafos curtos e espaço entre parágrafos. Sempre que possível, divida seus memorandos em parágrafos de três ou quatro linhas. E quando você dividir sua mensagem em parágrafos, pule uma linha entre eles.

destacando e enfatizando. use efeitos tipográficos (negrito, itálico, cor, fontes diferentes), tabelas e gráficos de maneira consistente e moderada. você também pode usar tabelas e gráficos para reforçar seus memorandos (veja o capítulo 7).

títulos. se o seu memorando tiver uma página completa ou mais, use cabeçalhos para identificar os subtópicos. para esses cabeçalhos, use uma fonte um pouco maior e em negrito. (veja o capítulo 3 para detalhes sobre cabeçalhos.)

listas. se você tiver pontos principais a ressaltar ou se estiver apresentando informações passo a passo, use listas com marcadores e listas numeradas, respectivamente.

respostas automáticas. se você ler memorandos online, tenha cuidado ao usar a função de resposta. pode ser um desastre prestes a acontecer. como os memorandos são frequentemente endereçados a vários destinatários, é fácil enviar uma resposta para todos eles quando você pretendia responder apenas a um. imagine que, ao responder a um parceiro em um projeto, você questiona a competência de outro parceiro nesse mesmo projeto. mas e se essa resposta também for enviada para ambos os parceiros? ai, ai...

e-mail comercial

para ser adicionado

cartas comerciais (correspondência normal)

componentes comuns

a seguir está relacionado com os detalhes mecânicos e físicos das cartas comerciais. todos os componentes discutidos a seguir estão ilustrados a seguir:


componentes comuns de cartas empresariais

cabeçalho. o cabeçalho contém o endereço do escritor e a data da carta. o nome do escritor não é incluído; apenas a data é necessária nos cabeçalhos em papel timbrado. lembre-se de que, se você usar papel timbrado em que a primeira página contém um cabeçalho e logotipo elaborados, não use esse tipo de página nas páginas seguintes. use o papel das páginas seguintes que vem com o papel da página do logotipo.

se você está em um curso de escrita, por que não criar seu próprio logotipo sofisticado, completo com nome de empresa inventado e endereço (se o seu instrutor permitir)? considere estes dois exemplos:


uma possibilidade para papelaria de logo inventado


outra possibilidade para papel timbrado de logo inventado

endereço interno. o endereço interno mostra o nome e o endereço do destinatário da carta. essas informações podem ajudar a evitar confusões nos escritórios do destinatário. além disso, se o destinatário tiver se mudado, o endereço interno ajuda a determinar o que fazer com a carta. no endereço interno, inclua o título apropriado de respeito do destinatário; e copie o nome da empresa exatamente como essa empresa o escreve. quando você tiver os nomes dos indivíduos, lembre-se de abordá-los adequadamente: sra., srta., sr., dr., e assim por diante. se você não tiver certeza do que é correto para um indivíduo, tente descobrir como essa pessoa assina cartas ou consulte a seção sobre formas de endereço em um dicionário.

saudação. a saudação se dirige diretamente ao destinatário da carta e é seguida por dois pontos (exceto quando se pretende um tom amigável, familiar, sociável, caso em que se usa uma vírgula).

nota: comece um novo documento no Microsoft Word, e você verá que todos os modelos de cartas de apresentação pontuam a saudação com uma vírgula. A pontuação com dois pontos em cartas comerciais é firmemente estabelecida em companheiro do escritor de negócios (2011).

observe que no carta simplificada no formato, a linha de saudação é eliminada completamente. se você não sabe se o destinatário é um homem ou uma mulher, a prática tradicional tem sido escrever "prezado senhor" ou "prezados senhores"—mas isso é sexista! para evitar esse problema, saudações como "prezado senhor ou senhora," "senhoras e senhores," "caros amigos," ou "caras pessoas" foram testadas—mas sem muita aceitação geral. deletar a linha de saudação completamente ou inserir "a quem possa interessar" em seu lugar, normalmente não é uma boa solução também—é impessoal.

a melhor solução é fazer uma ligação rápida e anônima para a organização e pedir um nome; ou, endereçar a saudação a um nome de departamento, nome de comitê ou um nome de posição: " caro departamento de pessoal," " caro comitê de recrutamento," " caro presidente," " caro diretor de assistência financeira," por exemplo.

FORMATO EM LETRA MAIÚSCULA

linha de assunto ou referência. conforme mostrado no carta de pedido, a linha de assunto substitui a saudação ou é incluída com ela. a linha de assunto anuncia o principal assunto da carta.

corpo da carta. a mensagem real, é claro, está contida no corpo da carta, os parágrafos entre a saudação e o fechamento. estratégias para escrever o corpo da carta são discutidas na seção sobre estilo de correspondência comercial.

complemento de encerramento. o "sinceramente seu" elemento da carta comercial é chamado de fechamento cortês. outros comuns são "sinceramente seu," "cordialmente," "respeitosamente," ou "respeitosamente seu." você pode criar o seu próprio, mas tenha cuidado para não criar formas rebuscadas ou prolixas. note que apenas a primeira letra é maiúscula e é sempre seguida por uma vírgula.

bloco de assinatura. geralmente, você digita seu nome quatro linhas abaixo do fechamento cordial e assina seu nome entre eles. se você é mulher e deseja deixar claro seu estado civil, use senhorita, sra. ou senhora entre parênteses antes da versão digitada do seu primeiro nome. sempre que possível, inclua seu título ou o nome da posição que ocupa logo abaixo do seu nome. por exemplo, "estudante de redação técnica," "aluna de processamento de dados do segundo ano," ou "aluna do colégio comunitário do condado de tarrant" são perfeitamente aceitáveis.

notações finais. logo abaixo do bloco de assinatura, frequentemente há várias abreviações ou frases que têm funções importantes.

• Iniciais. As iniciais em letras maiúsculas nas figuras anteriores são do autor da carta, e as em letras minúsculas logo após os dois pontos são do digitador.
• Anexos. Para garantir que o destinatário saiba que itens acompanham a carta no mesmo envelope, use indicações como "Anexo," "Anexos," "Anexos (2)." Por exemplo, se você enviar um currículo e um exemplo de redação com sua carta de aplicação, você faria assim: "Anexos: Currículo e Exemplo de Redação." Se o anexo for perdido, o destinatário saberá.
• Cópias. Se você enviar cópias de uma carta para outros, indique esse fato entre as anotações finais também. Se, por exemplo, você estivesse chateado com a forma como um comerciante local lidou com seus problemas de reparo e estivesse enviando uma cópia da sua carta para o Procon, você escreveria assim: "cc: Procon." Se você planeja enviar uma cópia para seu advogado, escreva algo como: "cc: Sr. Raymond Mason, Advogado."

Páginas seguintes. Se sua carta tiver mais de uma página, o cabeçalho no topo das páginas subsequentes pode ser tratado de uma das maneiras mostradas abaixo. As informações no cabeçalho da página seguinte são as nome do destinatário, data e número da página:

Exemplos do formato de cabeçalho da página seguinte.

Se você usar papel timbrado, lembre-se de não usá-lo para páginas subsequentes. No entanto, você deve usar papel em branco da mesma qualidade, peso e textura que o papel timbrado (geralmente, o papel timbrado vem com papel em branco combinado).

Formatos de Carta Comercial

Se você estiver escrevendo uma carta comercial, selecione um dos formatos comuns conforme mostrado nos exemplos de cartas listados abaixo. Estes incluem a carta em bloco, a carta semi-bloco, a carta em bloco alternativo e a carta simplificada.

• Veja o LETRA MAIÚSCULA.
• Veja o letra semi-bloco.
• Veja o letra de bloco alternativa.
• Para o cartão simplificado.

Qualquer um desses formatos a ser utilizado depende dos que são comumente usados em sua organização ou da situação em que você está escrevendo. Use a carta simplificada se você não souber o nome de um indivíduo ou departamento para escrever.

Estilo em Mensagens de Negócios

Escrever cartas e memorandos empresariais difere em certos aspectos importantes de escrever relatórios. Mantenha os seguintes conselhos em mente ao escrever e especialmente ao revisar suas cartas ou memorandos empresariais.

Declare imediatamente o principal negócio, propósito ou assunto. Deixe claro ao leitor, desde a primeira frase, sobre o que é sua carta. Lembre-se de que, quando pessoas de negócios abrem uma carta, sua primeira preocupação é saber sobre o que se trata, qual é o propósito e por que devem gastar seu tempo lendo-a. Portanto, evite começos indiretos. Se você está escrevendo para se candidatar a um emprego, comece com algo assim: "Estou escrevendo para me candidatar à posição que vocês têm em aberto...." Se você tem notícias ruins para alguém, não é necessário despejar tudo na primeira frase. Aqui está um exemplo de como evitar uma redação negativa: "Estou escrevendo em resposta à sua carta de 24 de julho de XXXX, na qual você discute problemas que teve com uma planilha eletrônica comprada em nossa empresa." O seguinte mostra um exemplo adicional.

Declare imediatamente o objetivo principal ou o assunto do documento. A versão do problema começa a agitar-se desde o início. A versão revisada pelo menos estabelece o propósito da carta (e então começa a agitar-se).

Se você está respondendo a uma carta, identifique essa carta pelo seu assunto e data no primeiro parágrafo ou sentença. Recipientes ocupados que escrevem muitas cartas podem não se lembrar das suas cartas. Para evitar problemas, identifique a data e o assunto da carta à qual você está respondendo:

Caro Sr. Stout: Estou escrevendo em resposta à sua carta de 1º de setembro de 2024, na qual você descreve os problemas que teve com uma de nossas motosserras. Lamento que você tenha enfrentado esse inconveniente e gasto e....

Prezada Sra. Cohen: Acabei de receber sua carta de 4 de agosto de 2024, na qual você lista nomes e outras fontes das quais posso obter informações adicionais sobre a fabricação e uso de garrafas plásticas na indústria de refrigerantes....

Mantenha os parágrafos da maioria das cartas comerciais curtos. Os parágrafos das cartas comerciais tendem a ser curtos, alguns com apenas uma frase. As cartas comerciais não são lidas da mesma forma que artigos, relatórios ou livros. Normalmente, elas são lidas rapidamente. Parágrafos grandes, grossos e densos, com mais de dez linhas, que requerem muita concentração, podem não ser lidos com atenção—ou não serem lidos de todo.

Para permitir que o destinatário leia suas cartas mais rapidamente e compreenda e lembre-se dos fatos ou ideias importantes, crie parágrafos relativamente curtos, com entre três e oito linhas. Em cartas comerciais, parágrafos compostos por apenas uma única frase são comuns e perfeitamente aceitáveis. Ao longo deste capítulo, você verá exemplos dos parágrafos mais curtos comumente usados em cartas comerciais.

"Compartimentalize" o conteúdo da sua carta. Quando você "compartimentaliza" o conteúdo de uma carta comercial, você coloca cada segmento diferente da discussão—cada tópico diferente da carta—em seu próprio parágrafo. Se você estivesse escrevendo uma carta de reclamação sobre problemas com a unidade de sistema do seu computador pessoal, você poderia ter estes parágrafos:

• Uma descrição dos problemas que você teve com isso.
• Os reparos ineficazes que você teve
• A compensação que você acha que merece e por quê.

Estude cada parágrafo de suas cartas quanto ao seu propósito, conteúdo ou função. Quando você localizar um parágrafo que faz mais de uma coisa, considere dividi-lo em dois parágrafos. Se você descobrir dois parágrafos curtos separados que fazem a mesma coisa, considere juntá-los em um.

Forneça indicadores de tópicos no início dos parágrafos. Analise algumas das cartas que você vê neste capítulo em termos do conteúdo ou propósito de seus parágrafos individuais. Na primeira frase de qualquer parágrafo de um corpo de carta comercial, tente localizar uma palavra ou frase que indique o tópico desse parágrafo. Se um parágrafo discute seus problemas com um computador pessoal, insira a palavra "problemas" ou a frase "problemas com meu computador pessoal" na primeira frase. Fazer isso dá aos destinatários uma clara noção do conteúdo e do propósito de cada parágrafo. Aqui está um trecho antes e depois que os indicadores de tópico foram incorporados:

Problema: Trabalhei como eletricista na área de Decatur, Illinois, por cerca de seis anos. Desde 2022, estou licenciado pela cidade de Decatur como um contratado elétrico qualificado para realizar trabalhos comerciais e industriais, bem como trabalhos residenciais. Revisão: Quanto a minha experiência de trabalho, eu trabalhei como eletricista na área de Decatur, Illinois, por cerca de seis anos. Desde 2022, sou licenciado pela cidade de Decatur como um empreiteiro elétrico qualificado para realizar trabalhos comerciais e industriais, bem como trabalhos residenciais.(Itálico não está no original.)

Liste ou itemize sempre que possível em uma carta comercial. Listar distribui o texto da carta, facilitando a identificação rápida dos pontos importantes. As listas podem ser tratadas de várias maneiras, conforme explicado no capítulo sobre listas. Para exemplos de listas na correspondência comercial, veja o formato de letras em bloco acima, o carta de consulta, e carta de pedido.

Coloque informações importantes de forma estratégica em cartas comerciais. A informação nas primeiras e últimas linhas dos parágrafos tende a ser lida e lembrada mais facilmente. Esses são pontos de alta visibilidade. Informações enterradas no meio de parágrafos longos são facilmente negligenciadas ou esquecidas. Por exemplo, em cartas de apresentação que devem convencer potenciais empregadores de que você é a pessoa certa para uma vaga, coloque informações sobre suas qualidades atraentes no início ou no final dos parágrafos para maior ênfase. Coloque informações menos positivas ou prejudiciais em pontos menos visíveis. Se você tem algumas coisas difíceis de dizer, uma boa (e honesta) estratégia é despriorizá-las, colocando-as em áreas de menor ênfase. Se um trabalho exigir três anos de experiência e você tiver apenas um, esconda esse fato no meio ou na metade inferior de um parágrafo do corpo da carta de apresentação. A carta resultante será honesta e completa; ela apenas não enfatizará pontos fracos desnecessariamente. Aqui estão alguns exemplos dessas ideias:

Problema: Em julho, vou me formar na Universidade de Kansas com um Bacharel em Ciências em Nutrição e Dietética. Nos últimos quatro anos, durante os quais persegui esse diploma, trabalhei como assistente de laboratório para a Dra. Alison Laszlo e estive ativo em duas organizações relacionadas, a Associação de Estudantes de Dietética e a Associação Americana de Economia Doméstica. Nos meus laboratórios de bioquímica nutricional e ciência dos alimentos, escrevi muitos relatórios técnicos e artigos científicos. Também tenho atuado como auxiliar de dieta no Hospital St. David em Lawrence nos últimos um ano e meio. (O trabalho exige um redator técnico; vamos enfatizar isso primeiro, depois mencionar o resto!) Revisão: Na minha formação na Universidade de Kansas, tive uma experiência substancial escrevendo relatórios técnicos e artigos científicos. A maioria desses relatórios e artigos foi na área de nutrição e dietética, na qual receberei meu diploma de Bacharel em Ciências em julho. Durante meus quatro anos na universidade, também liderei bastante papelada como assistente de laboratório da Dra. Alison Laszlo, como membro de duas organizações relacionadas, a Associação Estudantil de Dietética e a Associação Americana de Economia Doméstica, e como assistente alimentar no Hospital St. David em Lawrence no último um ano e meio.

Problema: Até agora, não fiz nenhuma inspeção de construção independente por conta própria. Tenho trabalhado nos últimos dois anos sob a supervisão do Sr. Robert Packwood, que frequentemente me deu a responsabilidade principal por inspeções e visitas a propriedades. Foi o Sr. Packwood quem me incentivou a me candidatar a esta posição. Também fiz algumas reformas em casas mais antigas de forma contratada e tenho alguma experiência em construção industrial como soldador e como assistente em um canteiro de obras nucleares. (Não vamos mentir sobre nossa falta de experiência, mas também não a coloquemos em um outdoor!) Revisão: Quanto à minha experiência de trabalho, realizei inúmeras inspeções de edifícios e visitas a propriedades sob a supervisão do Sr. Robert Packwood nos últimos dois anos. O Sr. Packwood, que me incentivou a me candidatar a esta posição, frequentemente me deu a responsabilidade principal por muitos trabalhos de inspeção. Também fiz algumas reformas de casas mais antigas em regime de contrato e tenho alguma experiência em construção industrial como soldador e como assistente em um canteiro de obras nuclear.

Encontre maneiras positivas de expressar notícias ruins em suas cartas comerciais. Frequentemente, cartas comerciais devem transmitir más notícias: um teclado de computador quebrado não pode ser substituído, ou um indivíduo não pode ser contratado. Tais más notícias podem ser comunicadas de uma maneira diplomática. Fazer isso reduz as chances de um fim das relações comerciais com o destinatário da má notícia. Para transmitir más notícias de forma positiva, evite palavras como "não pode, " "proibir, " "falhar, " "impossível, " "recusar, " "proibir, " "restringir, " e "negar" tanto quanto possível. As primeiras versões das frases de exemplo abaixo estão formuladas de uma maneira bastante fria e hostil; as segundas versões são muito mais positivas, cordiais e diplomáticas:

Problema: Devido à quantidade de informações que você solicita em sua carta, eu simplesmente não posso ajudá-lo sem interromper seriamente minha agenda de trabalho. Revisão: Na sua carta, você pede uma boa quantidade de informações que eu gostaria de ajudar a localizar. No entanto, devido aos meus compromissos de trabalho, eu vou conseguir responder apenas a algumas das perguntas....

Problema: Se você não completar e devolver este contrato de anúncio até 1º de julho de XXXX, não receberá seu espaço publicitário neste ano Linhas do Capitólio. Se não ouvimos de você até este prazo, venderemos seu espaço de publicidade para outro cliente. Revisão: Por favor, complete o contrato anexado e nos devolva até 1º de julho de XXXX. Após este prazo, começaremos a vender qualquer espaço publicitário não renovado deste ano. Linhas do Capitólio, então espero ouvir de você antes disso.

Problema: Embora eu esteja disposto a discutir mudanças em aspectos específicos deste artigo ou ideias sobre áreas adicionais a serem abordadas, não estou preparado para mudar o tema básico do artigo: a usabilidade do sistema microcomputador Victor. Revisão: Estou certamente aberto a sugestões e comentários sobre aspectos específicos deste artigo, ou qualquer uma de suas ideias sobre áreas adicionais que você acha que eu deveria abordar. No entanto, quero manter o tema básico do artigo: a usabilidade do sistema microcomputador Victor.

Concentre-se nas necessidades, propósitos ou interesses do destinatário em vez dos seus próprios. Evite um foco centrado em suas próprias preocupações em vez das do destinatário. Mesmo que você precise falar bastante sobre si mesmo em uma carta comercial, faça isso de uma maneira que relacione suas preocupações às do destinatário. Esse estilo orientado para o destinatário é frequentemente chamado de "atitude você__, " que não significa usar mais "você", mas sim tornar o destinatário o foco principal da carta.

Problema: Estou escrevendo para você sobre uma mudança em nossa política de preços que vai economizar tempo e dinheiro para nossa empresa. Em uma operação como a nossa, nos custa uma grande quantidade de tempo de trabalho (e, portanto, despesas) limpar e enxaguar nossa louça usada quando retorna de grandes festas. Além disso, temos incorrido em grandes despesas com a reposição de roupas de mesa que foram arruinadas por manchas que poderiam ter sido imersas prontamente após a festa e salvas. Revisão: Estou escrevendo para informá-lo sobre uma nova política que estamos iniciando, com efeito a partir de 1º de setembro de 2021, que nos permitirá atender melhor às necessidades de suas grandes festas, mais frequentemente e sem demora. Em uma operação como a nossa, na qual atendemos festas de até 500 pessoas, o tempo de resposta é crítico; louças que não foram limpas e enxaguadas causam atrasos no tempo de limpeza e, mais importante, um serviço menos frequente e menos ágil para você, cliente. Além disso, taxas extras por toalhas manchadas podem ser evitadas com um mergulho imediato após a festa.

Problema: Por essas razões, nossa nova política, válida a partir de 1º de setembro de XXXX, será cobrar um adicional de 15% sobre a louça não enxaguada e 75% do valor de atacado de roupas de cama manchadas que não tenham sido mergulhadas. Revisão: Portanto, para nos permitir atender às necessidades do seu grande grupo prontamente, começaremos a cobrar 15% sobre toda a louça não enxaguada e 75% do valor de atacado de roupas de mesa manchadas que não foram demolhadas. Esperamos que esta política incentive os ajudantes de cozinha de nossos clientes a fazer o rápido e simples enxágue e/ou demolha no final de grandes festas. Fazendo isso, garantiremos um serviço mais rápido e frequente.

Evite uma linguagem pomposa, inflacionada e com aparência legal. Cuidado com a linguagem pomposa e que soa importante. Esse tipo de linguagem pode parecer profissional à primeira vista; na verdade, é ridículo. Claro, essa formulação é aparentemente necessária em documentos legais; mas por que usá-la em outras situações de escrita? Quando você escreve uma carta comercial, imagine-se como uma pessoa que fala de forma simples, com bom senso e pé no chão (mas evite gírias).Confira os seguintes exemplos para uma dose séria de burocratês.

Versão em linguagem pomposa	Versão em inglês simples
Os professores devem facilitar aos alunos o seu processo de inculturação na alfabetização em conferências eletrônicas.	Os professores devem ajudar os alunos a se acostumarem com conferências online.
Os estudantes devem aprender como este meio restringe e possibilita a produção e a troca de seus discursos.	Os alunos devem aprender como as conferências online afetam suas comunicações.
Os professores devem co-construir o espaço intelectual, social e político que é a conferência eletrônica com seus alunos de maneira dinâmica.	Os professores devem construir a atmosfera da conferência online com seus alunos.
Os estudantes devem perceber que a retórica da constante mudança de papéis como produtores e consumidores de discurso na dinâmica interativa da troca discursive em um sistema de entrega eletrônica rápida é a mesma que ocorre entre oradores e ouvintes durante a conversa oral.	Os alunos devem entender que seus papéis como escritores e leitores em conferências online mudam rapidamente, assim como seus papéis como falantes e ouvintes em conversas orais.

Aqui está outro exemplo—antes e depois:

Evite uma escrita pomposa e formal. Não apenas o tom da versão do problema é ofensivo, como também é quase duas vezes mais longa que a versão revisada!

Dê ao seu modelo de carta comercial um "final de ação" sempre que apropriado. Uma "ação de encerramento" deixa claro o que o escritor da carta espera que o destinatário faça e quando. Conclusões ineficazes em cartas comerciais muitas vezes terminam com declarações fracas e não comprometedoras, como "Espero ouvir de você em breve" ou "Deixe-me saber se posso ser de alguma assistência". Em vez disso, ou além disso, especifique a ação que o destinatário deve tomar e o cronograma para essa ação. Se, por exemplo, você estiver escrevendo uma carta de consulta, peça ao editor educadamente para informá-lo sobre sua decisão, se possível, em um mês. Se você estiver escrevendo uma carta de solicitação, tente sutilmente marcar uma data e hora para uma entrevista. Aqui estão alguns exemplos:

Assim que você aprovar este plano, começarei a contatar os representantes de vendas imediatamente para arranjar a compra e a entrega dos notebooks. Posso esperar ouvir de você dentro da semana?

Estou livre após as 14h em a maioria dos dias. Podemos agendar uma reunião para discutir meu histórico e esta posição mais a fundo? Aguardo ansiosamente sua resposta.

Escrevendo E-mails Profissionais. Michael Alley, Penn State

Agradeceria seus pensamentos, reações e críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey.