Visão Geral de Mensagens Empresariais

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Nota: Faça uma busca no Google por "formato padrão de carta comercial" e você verá que *nenhum* exemplo utiliza o formato de múltiplos espaços para cabeçalhos e endereços internos ditado pelos modelos do Microsoft. Além disso, os modelos de cartas comerciais do Microsoft mostram uma vírgula pontuando a saudação. Um dois-pontos é tradicional para negócios correspondência. Vírgula não tradicional na saudação de uma carta comercial: Nota: Use um : ( dois-pontos ) em vez disso!

Memorandos de Negócios

Para comunicações internas a uma organização, use o formato de memorando. O conteúdo real de um memorando pode ser muito semelhante ao de uma carta comercial ou ao de um relatório breve—a chave é o formato de memorando.

Assim como nas cartas comerciais formais impressas, você pode se perguntar se os memorandos impressos são necessários na era da Internet. Sua organização pode ter políticas rígidas sobre quando o e-mail não é permitido. A preocupação central é a confidencialidade; qualquer e-mail pode ser visto por qualquer pessoa. Por esse motivo, uma oferta de emprego, um pedido de aumento e reclamações sobre um funcionário são bons exemplos de quando não usar e-mail.

Componentes Padrão de Memorandos

O formato para memorandos é muito mais simples do que o de cartas comerciais. A imagem abaixo ilustra os componentes padrão.

DATA: Embora os formatos variem, coloque a data em que você envia o memorando no cabeçalho. O exemplo abaixo mostra isso como a terceira linha do cabeçalho; em alguns designs, é a primeira linha.

PARA: Coloque o nome do destinatário ou o nome do grupo neste espaço. O nível de formalidade é muito evidente aqui. Você pode colocar "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" ou "Sra. Elizabeth Bennet, Diretora de Pessoal", dependendo da sua familiaridade com o destinatário e da formalidade da situação.

Uso de formatação especial, neste caso, uma lista numerada (para indicar uma sequência ordenada)

Exemplo de um memorando empresarial

A parte do cabeçalho do formato do memorando varia na disposição desses elementos, mas todos são necessários.

Linha de assunto: identifica claramente o tópico e, neste caso, o contexto da comunicação

Referência à comunicação anterior. Se a linha de assunto não esclarecer o contexto da comunicação, faça isso no primeiro parágrafo do memorando. Por exemplo, "Sarah, eu concordo totalmente" não especifica com o que o escritor do memorando concorda.

Exemplo de um memorando empresarial

DE: Coloque seu próprio nome ou o nome da pessoa ou grupo para quem você está escrevendo o memorando neste espaço. Mais uma vez, a familiaridade e a formalidade ditam se você deve colocar apenas seu primeiro nome, seu nome completo ou seu nome completo e título. Tradicionalmente, como o autor do memorando, escreva suas iniciais ou o primeiro nome à mão logo após seu nome impresso.

ASSUNTO: Neste espaço, coloque uma frase que capture o tópico e o propósito do memorando. Para uma pesquisa sobre softwares de verificação gramatical, o assunto poderia ser "Resultados de nossa pesquisa sobre softwares de verificação gramatical." O rótulo real para este elemento varia: alguns estilos usam "RE:" ou "ASSUNTO:". Se o seu memorando for uma resposta, formule o assunto de acordo. Por exemplo: "Re: seu pedido por uma pesquisa sobre dispositivos piezoelétricos."

Corpo. O corpo começa logo após o título. O texto é simples; as primeiras linhas dos parágrafos não são recuadas; e o espaçamento duplo é usado entre os parágrafos. (Para estratégias de escrita e estilo a serem utilizadas no corpo, consulte "Estilo de Escrita para Correspondência Empresarial" mais acima neste capítulo.)

Bloco de assinatura. Em estilos formais de memorandos, os escritores realmente inserem o mesmo tipo de fechamento cortês e bloco de assinatura que você vê em cartas comerciais. Caso contrário, o bloco de assinatura não é utilizado em memorandos.

Estilo de Redação de Memorandos

Quanto ao estilo em memorandos, aqui estão algumas sugestões:

Informalidade. Ajuste o tom do seu memorando de acordo com os destinatários e a situação. A informalidade é comum em memorandos, mas pense duas vezes antes de usar humor ou sarcasmo com clientes de negócios e gerentes de alto nível—especialmente aqueles cuja língua nativa não é o inglês.

Brevidade. Os memorandos são normalmente bastante curtos—por exemplo, menos de uma dúzia de linhas—e os parágrafos também são curtos.

Linhas de assunto específicas. Para garantir que seu memorando seja lido e tenha o impacto desejado, faça com que o assunto seja específico e atraente. Se os destinatários têm de 60 a 70 mensagens esperando na caixa de entrada e tudo o que podem ver são os assuntos, é mais provável que leiam aqueles que parecem importantes ou interessantes.

informação importante primeiro. quando as pessoas recebem muitos memorandos, elas tendem a perder o interesse ou a paciência rapidamente. as pessoas estão ocupadas! coloque as informações mais importantes no início do seu memorando. use frases subsequentes para elaborar.

um tópico, questão, dúvida, pedido por memorando. às vezes, apenas o primeiro item do seu memorando recebe resposta. sim, as pessoas estão ocupadas. se você tiver duas solicitações, coloque uma solicitação em um memorando; a outra em um memorando subsequente.

parágrafos curtos e espaço entre parágrafos. Sempre que possível, divida seus memorandos em parágrafos de três ou quatro linhas. E quando você dividir sua mensagem em parágrafos, pule uma linha entre eles.

destacar e ênfase. use efeitos tipográficos (negrito, itálico, cor, fontes diferentes), tabelas e gráficos de forma consistente e moderada. você também pode usar tabelas e gráficos para reforçar seus memorandos (veja o capítulo 7).

títulos. se o seu memorando tiver uma página completa ou mais, use cabeçalhos para identificar os subtópicos. para esses cabeçalhos, use uma fonte um pouco maior e em negrito. (veja o capítulo 3 para detalhes sobre cabeçalhos.)

listas. se você tiver pontos-chave para enfatizar ou se estiver apresentando informações passo a passo, use listas com marcadores e listas numeradas, respectivamente.

respostas automáticas. se você ler memorandos online, tenha cuidado ao usar a função de resposta. pode ser um desastre prestes a acontecer. como os memorandos são frequentemente endereçados a múltiplos destinatários, é fácil enviar uma resposta para todos eles quando você pretendia responder apenas a um. imagine que, ao responder a um parceiro em um projeto, você questiona a competência de outro parceiro nesse mesmo projeto. mas e se essa resposta também for enviada para ambos os parceiros? ui...

e-mail comercial

a ser adicionado

cartas comerciais (correio normal)

componentes comuns

o seguinte diz respeito aos detalhes mecânicos e físicos das cartas comerciais. todos os componentes discutidos a seguir estão ilustrados a seguir:


componentes comuns de cartas comerciais

título. o cabeçalho contém o endereço do remetente e a data da carta. o nome do remetente não é incluído; apenas a data é necessária nos cabeçalhos em papel timbrado. lembre-se de que, se você usar papel timbrado no qual a primeira página contém um cabeçalho elaborada e logotipo, não use esse tipo de página nas páginas seguintes. use o papel das páginas seguintes que vem com o papel da página com logotipo.

se você está em um curso de redação, por que não criar seu próprio logotipo sofisticado, completo com um nome de empresa inventado e endereço (se seu instrutor permitir)? considere estes dois exemplos:


uma possibilidade para papelaria de logotipo inventado


outra possibilidade para papelaria de logotipo inventado

endereço interno. o endereço interno mostra o nome e o endereço do destinatário da carta. essa informação pode ajudar a prevenir confusões nos escritórios do destinatário. além disso, se o destinatário tiver se mudado, o endereço interno ajuda a determinar o que fazer com a carta. no endereço interno, inclua o título de respeito apropriado para o destinatário; e copie o nome da empresa exatamente como essa empresa o escreve. quando você tiver os nomes dos indivíduos, lembre-se de endereçá-los adequadamente: sra., srta., sr., dr., e assim por diante. se você não tiver certeza do que é correto para um indivíduo, tente descobrir como esse indivíduo assina cartas ou consulte a seção de formas de endereçamento em um dicionário.

saudação. A saudação aborda diretamente o destinatário da carta e é seguida por dois pontos (exceto quando se pretende um tom amigável, familiar e sociável, caso em que uma vírgula é utilizada).

nota: inicie um novo documento no microsoft word, e você verá que todos os modelos de carta de apresentação pontuam a saudação com uma vírgula. a pontuação com dois pontos em cartas de negócios é firmemente afirmada em companheiro do escritor de negócios (2011).

note que no carta simplificada no formato, a linha de saudação é eliminada completamente. se você não sabe se o destinatário é homem ou mulher, a prática tradicional tem sido escrever "prezado senhor" ou "prezados senhores"—mas isso é sexista! para evitar esse problema, saudações como "prezado senhor ou senhora," "queridos senhoras e senhores," "queridos amigos," ou "queridas pessoas" foram tentadas—mas sem muita aceitação geral. deletar a linha de saudação completamente ou inserir "para quem possa interessar" em seu lugar, não é normalmente uma boa solução também—é impessoal.

a melhor solução é fazer uma ligação rápida e anônima para a organização e pedir um nome; ou, endereçar a saudação a um nome de departamento, nome de comitê ou nome de cargo: " caro departamento de pessoal," " caro comitê de recrutamento," " caro presidente," " caro diretor de auxílio financeiro," por exemplo.

FORMATO DE LETRA MAIÚSCULA

linha de assunto ou referência. como mostrado no carta de pedido, o assunto substitui a saudação ou é incluído com ela. o assunto anuncia o principal tópico da carta.

corpo da carta. a mensagem real, é claro, está contida no corpo da carta, os parágrafos entre a saudação e o fecho complementar. estratégias para escrever o corpo da carta são discutidas na seção sobre estilo de correspondência comercial.

fechamento cortês. o elemento "atenciosamente" da carta comercial é chamado de fechamento complementar. outros comuns são "atenciosamente," "cordialmente," "respeitosamente," ou "respeitosamente seu." você pode criar o seu próprio, mas tenha cuidado para não fazer um fechamento excessivo ou prolixo. note que apenas a primeira letra é maiúscula e sempre é seguida por uma vírgula.

bloco de assinatura. normalmente, você digita seu nome quatro linhas abaixo do fechamento cordial e assina seu nome entre eles. se você é uma mulher e deseja deixar claro seu estado civil, use senhorita, sra. ou senhora entre parênteses antes da versão digitada do seu primeiro nome. sempre que possível, inclua seu cargo ou o nome da posição que ocupa logo abaixo do seu nome. por exemplo, "estudante de escrita técnica," "sophomore em processamento de dados," ou "estudante do colégio comunitário de tarrant county" são perfeitamente aceitáveis.

notações de fim. logo abaixo do bloco de assinatura frequentemente estão várias abreviações ou frases que têm funções importantes.

• Iniciais. As iniciais em letras maiúsculas nas figuras anteriores são as do autor da carta, e as em letras minúsculas logo após os dois pontos são as do digitador.
• Anexos. Para garantir que o destinatário saiba que itens acompanham a carta no mesmo envelope, use indicações como "Anexo," "Anexos," "Anexos (2)." Por exemplo, se você enviar um currículo e uma amostra de escrita com sua carta de apresentação, você faria assim: "Anexo: Currículo e Amostra de Escrita." Se o anexo for perdido, o destinatário saberá.
• Cópias. Se você enviar cópias de uma carta para outras pessoas, indique este fato entre as anotações finais também. Se, por exemplo, você estivesse chateado com o manejo de problemas de reparo por um comerciante local e estivesse enviando uma cópia da sua carta para o Procon, você escreveria isto: "cc: Procon." Se você planeja enviar uma cópia para o seu advogado, escreva algo como isto: "cc: Sr. Raymond Mason, Advogado."

Páginas seguintes. Se sua carta for mais longa que uma página, o cabeçalho no topo das páginas subsequentes pode ser tratado de uma das maneiras mostradas abaixo. As informações no cabeçalho da página seguinte são as nome do destinatário, data e número da página:

Exemplos do formato de cabeçalho da página seguinte.

Se você usar papel timbrado, lembre-se de não usá-lo para as páginas seguintes. No entanto, você deve usar papel em branco da mesma qualidade, peso e textura que o papel timbrado (geralmente, o papel timbrado vem com papel em branco correspondente).

Formatos de Carta Comercial

Se você estiver escrevendo uma carta comercial, selecione um dos formatos comuns conforme mostrado nos exemplos de cartas listados abaixo. Estes incluem a carta em bloco, a carta semibloco, a carta em bloco alternativa e a carta simplificada.

• Veja o LETRA MAIÚSCULA.
• Veja o letra semi-bloco.
• Veja o letra de bloco alternativa.
• Para o carta simplificada.

Qual desses formatos usar depende dos que são comumente utilizados em sua organização ou da situação em que você está escrevendo. Use a carta simplificada se você não souber o nome de um indivíduo ou departamento para o qual escrever.

Estilo em Mensagens Empresariais

Escrever cartas comerciais e memorandos difere em certas maneiras importantes de escrever relatórios. Mantenha o seguinte conselho em mente ao escrever e especialmente ao revisar suas cartas ou memorandos comerciais.

Declare imediatamente o principal negócio, objetivo ou assunto. Deixe o leitor saber desde a primeira frase sobre o que é sua carta. Lembre-se de que, quando pessoas de negócios abrem uma carta, sua primeira preocupação é saber do que se trata a carta, qual é seu propósito e por que devem gastar seu tempo lendo-a. Portanto, evite começos indiretos. Se você está escrevendo para se candidatar a um emprego, comece com algo como: "Estou escrevendo para me candidatar à posição que você atualmente possui em aberto...." Se você tem uma notícia ruim para alguém, não é necessário despejar tudo isso na primeira frase. Aqui está um exemplo de como evitar uma redação negativa: "Estou escrevendo em resposta à sua carta de 24 de julho de XXXX, na qual você discute problemas que teve com uma planilha eletrônica adquirida de nossa empresa." O seguinte mostra um exemplo adicional.

Indique imediatamente o principal objetivo ou negócio da carta. A versão do problema começa a se debater desde o início. A versão revisada ao menos estabelece o propósito da carta (e então começa a se debater).

Se você está respondendo a uma carta, identifique essa carta pelo seu assunto e data no primeiro parágrafo ou frase. Destinatários ocupados que escrevem muitas cartas podem não se lembrar das suas cartas para você. Para evitar problemas, identifique a data e o assunto da carta à qual você está respondendo:

Caro Sr. Stout: Estou escrevendo em resposta à sua carta de 1º de setembro de 2024, na qual você descreve os problemas que teve com uma de nossas motosserras. Lamento que você tenha enfrentado esse inconveniente e despesa e....

Prezada Sra. Cohen: Acabei de receber sua carta de 4 de agosto de 2024, na qual você lista nomes e outras fontes das quais posso obter informações adicionais sobre a fabricação e o uso de garrafas plásticas na indústria de refrigerantes....

Mantenha os parágrafos da maioria das cartas comerciais curtos. Os parágrafos de cartas comerciais tendem a ser curtos, alguns com apenas uma frase. As cartas comerciais não são lidas da mesma forma que artigos, relatórios ou livros. Normalmente, elas são lidas rapidamente. Parágrafos grandes, densos e longos, com mais de dez linhas, que requerem muita concentração, podem não ser lidos com atenção—ou não serem lidos de forma alguma.

Para permitir que o destinatário leia suas cartas mais rapidamente e compreenda e lembre-se dos fatos ou ideias importantes, crie parágrafos relativamente curtos, entre três e oito linhas. Em cartas comerciais, parágrafos compostos por apenas uma única frase são comuns e perfeitamente aceitáveis. Ao longo deste capítulo, você verá exemplos dos parágrafos mais curtos comumente usados em cartas comerciais.

"Compartmentalize" o conteúdo da sua carta. Quando você "compartimentaliza" o conteúdo de uma carta empresarial, você coloca cada segmento diferente da discussão—cada tópico diferente da carta—em seu próprio parágrafo. Se você estivesse escrevendo uma carta de reclamação sobre problemas com a unidade do sistema do seu computador pessoal, você poderia ter esses parágrafos:

• Uma descrição dos problemas que você teve com isso.
• Os reparos ineficazes que você teve
• A compensação que você acha que merece e por quê

Estude cada parágrafo de suas cartas quanto ao seu propósito, conteúdo ou função. Quando localizar um parágrafo que faz mais de uma coisa, considere dividi-lo em dois parágrafos. Se você descobrir dois parágrafos curtos e separados que fazem a mesma coisa, considere juntá-los em um só.

Forneça indicadores de tópicos no início dos parágrafos. Analise algumas das cartas que você vê neste capítulo em termos do conteúdo ou propósito de seus parágrafos individuais. Na primeira frase de qualquer parágrafo do corpo de uma carta comercial, tente localizar uma palavra ou frase que indique o tópico desse parágrafo. Se um parágrafo discutir seus problemas com um computador pessoal, insira a palavra "problemas" ou a frase "problemas com meu computador pessoal" na primeira frase. Fazer isso dá aos destinatários uma noção clara do conteúdo e do propósito de cada parágrafo. Aqui está um trecho antes e depois que os indicadores de tópico foram incorporados:

Problema: Trabalhei como eletricista na área de Decatur, Illinois, por cerca de seis anos. Desde 2022, sou licenciado pela cidade de Decatur como um contratado elétrico qualificado para realizar trabalhos comerciais e industriais, bem como trabalhos residenciais. Revisão: Quanto a minha experiência de trabalho, eu trabalhei como eletricista na área de Decatur, Illinois, por cerca de seis anos. Desde 2022, sou licenciado pela cidade de Decatur como um empreiteiro elétrico qualificado para realizar trabalhos comerciais e industriais, bem como residenciais.(Itálico não está no original.)

Liste ou itemize sempre que possível em uma carta comercial. Listar espalha o texto da carta, tornando mais fácil identificar rapidamente os pontos importantes. As listas podem ser tratadas de várias maneiras, como explicado no capítulo sobre listas. Para exemplos de listas em correspondência comercial, veja o formato de letras maiúsculas no anterior, o carta de consulta, e carta de pedido.

Coloque informações importantes estrategicamente em cartas comerciais. A informação nas primeiras e últimas linhas dos parágrafos tende a ser lida e lembrada mais facilmente. Esses são pontos de alta visibilidade. Informações enterradas no meio de parágrafos longos são facilmente ignoradas ou esquecidas. Por exemplo, em cartas de apresentação que devem convencer potenciais empregadores de que você é o candidato certo para um trabalho, coloque informações sobre suas qualidades atraentes no início ou no final dos parágrafos para maior ênfase. Coloque informações menos positivas ou prejudiciais em pontos menos visíveis. Se você tiver coisas difíceis de dizer, uma boa (e honesta) estratégia é desestimar colocando-as em áreas de menor ênfase. Se um trabalho requer três anos de experiência e você tem apenas um, esconda esse fato no meio ou na metade inferior de um parágrafo do corpo da carta de apresentação. A carta resultante será honesta e completa; ela apenas não enfatizará pontos fracos desnecessariamente. Aqui estão alguns exemplos dessas ideias:

Problema: Em julho, me formarei na Universidade do Kansas com um Bacharelado em Ciências em Nutrição e Dietética. Ao longo dos últimos quatro anos, nos quais pursuei esse grau, trabalhei como assistente de laboratório para a Dra. Alison Laszlo e estive ativo em duas organizações relacionadas, a Associação Estudantil de Dietética e a Associação Americana de Economia Domiciliar. Em meus laboratórios de bioquímica nutricional e ciência dos alimentos, escrevi muitos relatórios técnicos e artigos científicos. Também venho atuando como auxiliar de dieta no Hospital St. David's em Lawrence no último ano e meio. (O trabalho requer um redator técnico; vamos enfatizar isso primeiro, depois mencionar o resto!) Revisão: Na minha educação na Universidade de Kansas, tive experiência substancial escrevendo relatórios técnicos e artigos científicos. A maioria desses relatórios e artigos tem sido na área de nutrição e dietética, na qual receberei meu diploma de Bacharel em Ciências este Julho. Durante meus quatro anos na universidade, também lidei com uma boa quantidade de papelada como assistente de laboratório para a Dra. Alison Laszlo, como membro de duas organizações relacionadas, a Associação de Dietética Estudantil e a Associação Americana de Economia Doméstica, e como assistente de dieta no Hospital St. David em Lawrence no último ano e meio.

Problema: Até o momento, não fiz nenhuma inspeção de construção independente por conta própria. Trabalhei nos últimos dois anos sob a supervisão do Sr. Robert Packwood, que muitas vezes me deu a responsabilidade primária por visitas e inspeções de propriedades. Foi o Sr. Packwood quem me incentivou a me candidatar a esta posição. Também fiz algumas reformas em casas antigas em regime de contrato e tenho alguma experiência em construção industrial como soldador e como assistente em um canteiro de obras nucleares. (Não vamos mentir sobre nossa falta de experiência, mas também não vamos colocar isso em um outdoor!) Revisão: Quanto à minha experiência de trabalho, fiz inúmeras inspeções de edifícios e vistorias de propriedades sob a supervisão do Sr. Robert Packwood nos últimos dois anos. O Sr. Packwood, que me incentivou a me candidatar a esta posição, frequentemente me deu a responsabilidade principal por muitos trabalhos de inspeção. Também fiz algumas reformas em casas mais antigas em regime de contrato e tenho alguma experiência em construção industrial como soldador e como assistente em um canteiro de obras nuclear.

Encontre maneiras positivas de expressar más notícias em suas cartas comerciais. Frequentemente, cartas comerciais devem transmitir más notícias: um teclado de computador quebrado não pode ser substituído, ou um indivíduo não pode ser contratado. Essas más notícias podem ser transmitidas de uma maneira sutil. Fazer isso reduz as chances de um término das relações comerciais com o destinatário da má notícia. Para transmitir más notícias de forma positiva, evite palavras como "não pode, " "proibir, " "falhar, " "impossível, " "recusar, " "proibir, " "restringir, " e "negar" tanto quanto possível. As primeiras versões das frases exemplares abaixo estão formuladas de maneira bastante fria e hostil; as segundas versões são muito mais positivas, cordiais e sutis:

Problema: Devido à quantidade de informações que você solicita em sua carta, simplesmente não posso ajudá-lo sem prejudicar seriamente minha programação de trabalho. Revisão: Na sua carta, você pede uma boa quantidade de informações, o que eu gostaria de ajudar a localizar. Entretanto, devido aos meus compromissos de trabalho, só vou conseguir responder a algumas das perguntas....

Problema: Se você não preencher e devolver este contrato de anúncio até 1 de julho de XXXX, você não receberá seu espaço publicitário neste ano. Linhas do Capitólio. Se não tivermos notícias suas até este prazo, venderemos seu espaço publicitário para outro cliente. Revisão: Por favor, complete o contrato anexo e devolva-o para nós até 1º de julho de XXXX. Após este prazo, começaremos a vender qualquer espaço publicitário não renovado deste ano. Linhas do Capitólio, então espero ouvir de você antes disso.

Problema: Enquanto estou disposto a discutir mudanças em aspectos específicos deste artigo ou ideias sobre áreas adicionais a serem abordadas, não estou preparado para mudar o tema básico do artigo: a usabilidade do sistema de microcomputador Victor. Revisão: Estou certamente aberto a sugestões e comentários sobre aspectos específicos deste artigo, ou quaisquer pensamentos seus sobre áreas adicionais que você acha que eu deveria abordar. No entanto, eu quero manter o tema básico do artigo: a usabilidade do sistema microcomputador Victor.

Concentre-se nas necessidades, propósitos ou interesses do destinatário em vez dos seus próprios. Evite um foco egocêntrico em suas próprias preocupações em vez das do destinatário. Mesmo que você precise falar muito sobre si mesmo em uma carta de negócios, faça isso de uma maneira que relacione suas preocupações às do destinatário. Esse estilo orientado para o destinatário é frequentemente chamado de "atitude você__, " que não significa usar mais "você", mas sim fazer do destinatário o foco principal da carta.

Problema: Estou escrevendo para você sobre uma mudança em nossa política de preços que economizará tempo e dinheiro para nossa empresa. Em uma operação como a nossa, nos custa uma grande quantidade de tempo de trabalho (e, portanto, despesas) lavar e enxaguar nossa louça usada quando ela retorna de grandes festas. Além disso, temos incorrido em grandes despesas na substituição de roupas de mesa que foram arruinadas por manchas que poderiam ter sido deixadas de molho logo após a festa e salvas. Revisão: Estou escrevendo para informá-lo sobre uma nova política que começaremos a implementar, a partir de 1º de setembro de 2021, que nos permitirá atender suas necessidades para grandes festas com mais frequência e sem atrasos. Em uma operação como a nossa, na qual fornecemos para festas de até 500 pessoas, o tempo de resposta é crítico; louças não lavadas e não enxaguadas causam atrasos no tempo de limpeza e, mais importante, um serviço menos frequente e menos ágil para você, o cliente. Além disso, taxas extras por lençóis manchados podem ser evitadas com a imersão imediata após a festa.

Problema: Por esses motivos, nossa nova política, entrando em vigor em 1º de setembro de XXXX, será cobrar um adicional de 15% sobre a louça não enxaguada e 75% do valor de atacado de roupas de mesa manchadas que não foram mergulhadas. Revisão: Portanto, para nos permitir atender prontamente às necessidades do seu grande grupo, começaremos a cobrar 15% sobre toda a louça não enxaguada e 75% do valor de atacado da roupa de mesa manchada que não tenha sido de molho. Esperamos que esta política incentive a equipe de cozinha de nossos clientes a fazer o rápido e simples enxágue e/ou molho ao final de grandes festas. Isso garantirá um serviço mais rápido e frequente.

Evite frases pomposas, exageradas e com som de legalismo. Cuidado com a linguagem exagerada e que soa importante. Esse tipo de linguagem pode parecer profissional a princípio; mas é na verdade ridículo. Claro, tal linguagem é aparentemente necessária em documentos legais; mas por que usá-la em outras situações de escrita? Quando você escrever uma carta comercial, imagine-se como uma pessoa que fala de forma simples, com bom senso, pé no chão (mas evite gírias). Confira os seguintes exemplos para uma dose séria de "burocratês".

Versão com linguagem pomposa	Versão em inglês simples
Os professores devem facilitar os alunos em seu processo de enculturação na alfabetização em conferência eletrônica.	Os professores devem ajudar os alunos a se acostumarem com conferências online.
Os estudantes devem aprender como este meio limita e possibilita a produção e troca de seus discursos.	Os alunos devem aprender como as conferências online afetam suas comunicações.
Os professores devem co-construir o espaço intelectual, social e político que é a conferência eletrônica com seus alunos de maneira dinâmica.	Os professores devem construir a atmosfera da conferência online com seus alunos.
Os estudantes devem perceber que a retoricidade das constantes mudanças de papéis como produtores e consumidores de discurso nas dinâmicas interativas da troca discursiva em um sistema de entrega eletrônica rápida é a mesma que ocorre entre falantes e ouvintes durante a conversa oral.	Os estudantes devem entender que seus papéis como escritores e leitores em conferências online mudam rapidamente da mesma forma que seus papéis como falantes e ouvintes em conversas orais.

Aqui está outro exemplo—antes e depois:

Evite uma escrita pomposa e formal. Não apenas o tom da versão do problema é ofensivo, como também é quase o dobro do tamanho da versão revisada!

Dê ao seu carta comercial um "encerramento de ação" sempre que apropriado. Uma "ação de encerramento" deixa claro o que o autor da carta espera que o destinatário faça e quando. Conclusões ineficazes em cartas comerciais frequentemente terminam com afirmações fracas e sem compromisso, como "Espero ouvir de você em breve" ou "Deixe-me saber se posso ser de alguma assistência." Em vez disso, ou além disso, especifique a ação que o destinatário deve tomar e o cronograma para essa ação. Se, por exemplo, você estiver escrevendo uma carta de consulta, peça gentilmente ao editor que o informe sobre sua decisão, se possível, em um mês. Se você estiver escrevendo uma carta de solicitação, tente sutilmente agendar uma data e hora para uma entrevista. Aqui estão alguns exemplos:

Assim que você aprovar este plano, começarei a contatar os representantes de vendas imediatamente para organizar a compra e entrega dos notebooks. Posso esperar ouvir de você dentro da semana?

Estou livre após as 14:00 na maioria dos dias. Podemos marcar um encontro para discutir meu histórico e esta posição mais a fundo? Estarei ansioso para ouvir de você.

Escrevendo E-mails Profissionais. Michael Alley, Penn State

Agradeceria suas reflexões, reações e críticas em relação a este capítulo: sua resposta—David McMurrey.