Visão Geral das Mensagens Comerciais

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Nota: Faça uma busca no Google por "formato padrão de carta comercial" e você verá que *nenhum* exemplo utiliza o formato de múltiplos espaços nos cabeçalhos e endereços internos ditados pelos modelos do Microsoft. Além disso, o modelo de carta comercial do Microsoft mostra uma vírgula pontuando a saudação. Um dois-pontos é tradicional para negócios correspondência. Vírgula não tradicional na saudação de uma carta comercial: Nota: Use um : (:) em vez disso!

Memorandos Empresariais

Para comunicações internas a uma organização, use o formato de memorando. O conteúdo real de um memo pode ser muito semelhante ao de uma carta comercial ou ao de um relatório curto—a chave é o formato de memorando.

Assim como nas cartas comerciais formais impressas, você pode se perguntar se os memorandos impressos são necessários na era da Internet. Sua organização pode ter políticas rígidas sobre quando o e-mail não é permitido. A preocupação central é a confidencialidade; qualquer e-mail pode ser visto por qualquer pessoa. Por essa razão, uma oferta de emprego, um pedido de aumento e reclamações sobre um funcionário são bons exemplos de situações em que não se deve usar o e-mail.

Componentes Padrão de Memorandos

O formato para memorandos é muito mais simples do que o dos cartas comerciais. A imagem abaixo ilustra os componentes padrão.

DATA: Embora os formatos variem, coloque a data em que você envia o memorando no cabeçalho. O exemplo abaixo mostra isso como a terceira linha no cabeçalho; em alguns designs, é a primeira linha.

PARA: Coloque o nome do destinatário ou o nome do grupo neste espaço. O nível de formalidade é muito evidente aqui. Você pode colocar "Elizabeth", "Elizabeth Bennet" ou "Sra. Elizabeth Bennet, Diretora de Pessoal", dependendo da sua familiaridade com o destinatário e a formalidade da situação.

Uso de formatação especial, neste caso, uma lista numerada (para indicar uma sequência ordenada)

Exemplo de um memorando empresarial

A parte do cabeçalho do formato de memorando varia conforme a localização desses elementos, mas todos são necessários.

Linha de assunto: identifica claramente o tópico e, neste caso, o contexto da comunicação

Referência à comunicação anterior. Se a linha de assunto não esclarecer o contexto da comunicação, faça isso no primeiro parágrafo do memorando. Por exemplo, "Sarah, eu concordo totalmente" não especifica com o que o escritor do memorando concorda.

Exemplo de um memorando empresarial

DE: Coloque seu próprio nome ou o nome da pessoa ou grupo para quem você está escrevendo o memorando neste espaço. Mais uma vez, a familiaridade e a formalidade determinam se você deve colocar apenas seu primeiro nome, seu nome completo ou seu nome completo e título. Tradicionalmente, como o autor do memorando, escreva suas iniciais ou primeiro nome à mão logo após seu nome impresso.

ASSUNTO: Neste espaço, coloque uma frase que capture o tema e o propósito do memo. Para uma pesquisa sobre software de verificação gramatical, o assunto poderia ser "Resultados da nossa pesquisa sobre software de verificação gramatical." O rótulo real para este elemento varia: alguns estilos usam "RE:" ou "SUBJ.:". Se o seu memo for uma resposta, formule a linha de assunto de acordo. Por exemplo: "Re: seu pedido de uma pesquisa sobre dispositivos piezoelétricos."

Corpo. O corpo começa logo após o título. O texto é em espaço simples; as primeiras linhas dos parágrafos não são indentadas; e usa-se espaço duplo entre os parágrafos. (Para estratégias de escrita e estilo a serem usadas no corpo, veja "Estilo de Escrita para Correspondência Empresarial" no início deste capítulo.)

Bloco de assinatura. Em estilos de memorandos formais, os escritores realmente inserem o mesmo tipo de fechamento cortês e bloco de assinatura que você vê em cartas comerciais. Caso contrário, o bloco de assinatura não é utilizado em memorandos.

Estilo de Redação de Memorandos

Quanto ao estilo em memorandos, aqui estão algumas sugestões:

Informalidade. Ajuste o tom do seu memorando de acordo com os destinatários e a situação. A informalidade é comum em memorandos, mas pense duas vezes antes de usar humor ou sarcasmo com clientes empresariais e com a alta administração, especialmente aqueles cuja língua nativa não é o inglês.

Brevidade. Os memorandos normalmente são bastante curtos—por exemplo, com menos de uma dúzia de linhas—e os parágrafos também são curtos.

Linhas de assunto específicas. Para garantir que seu memorando seja lido e tenha o impacto desejado, faça com que o assunto seja específico e atraente. Se os destinatários tiverem de 60 a 70 mensagens esperando na caixa de entrada e tudo o que podem ver são os assuntos, é mais provável que leiam aqueles que parecem importantes ou interessantes.

informação importante primeiro. quando as pessoas recebem muitos memorandos, elas tendem a perder o interesse ou a paciência rapidamente. as pessoas estão ocupadas! coloque as informações mais importantes no início do seu memorando. use frases subsequentes para elaboração.

um tópico, questão, solicitação por memorando. às vezes, apenas o primeiro item no seu memorando recebe uma resposta. sim, as pessoas estão ocupadas. se você tiver duas solicitações, coloque uma solicitação em um memorando; a outra em um memorando subsequente.

parágrafos curtos e espaço entre os parágrafos. sempre que possível, quebre seus memorandos em parágrafos de três ou quatro linhas. e quando você dividir sua mensagem em parágrafos, pule uma linha entre eles.

destacando e enfatizando. use efeitos tipográficos (negrito, itálico, cor, fontes diferentes), tabelas e gráficos de forma consistente e moderada. você também pode usar tabelas e gráficos para reforçar seus memorandos (veja o capítulo 7).

títulos. se o seu memorando tiver uma página completa ou mais, use cabeçalhos para identificar os subtópicos. para esses cabeçalhos, use uma fonte ligeiramente maior e em negrito. (veja o capítulo 3 para detalhes sobre cabeçalhos.)

listas. se você tem pontos-chave para enfatizar ou se está apresentando informações passo a passo, use listas com marcadores e listas numeradas, respectivamente.

respostas automáticas. se você ler memorandos online, tenha cuidado ao usar a função de resposta. pode ser um desastre prestes a acontecer. como os memorandos são frequentemente endereçados a múltiplos destinatários, é fácil enviar uma resposta para todos eles quando você pretendia responder apenas a um. imagine que ao responder a um parceiro em um projeto, você questiona a competência de outro parceiro nesse mesmo projeto. mas e se essa resposta também for enviada para ambos os parceiros? oh não...

e-mail comercial

a ser adicionado

cartas comerciais (correio comum)

componentes comuns

o seguinte diz respeito aos detalhes mecânicos e físicos das cartas comerciais. todos os componentes discutidos a seguir estão ilustrados a seguir:


componentes comuns de cartas comerciais

cabeçalho. o cabeçalho contém o endereço do remetente e a data da carta. o nome do remetente não é incluído; apenas uma data é necessária nos cabeçalhos de papel timbrado. lembre-se de que, se você usar papel timbrado no qual a primeira página contém um cabeçalho elegante e um logotipo, não use esse tipo de página nas páginas seguintes. use o papel das páginas seguintes que acompanha o papel com logotipo.

se você está em um curso de escrita, por que não criar seu próprio logo elaborado, completo com nome de empresa inventado e endereço (se seu professor permitir)? considere estes dois exemplos:


uma possibilidade para papelaria de logotipo inventado


outra possibilidade para papelaria de logotipo inventado

endereço interno. o endereço interno mostra o nome e o endereço do destinatário da carta. essas informações podem ajudar a evitar confusões nos escritórios do destinatário. além disso, se o destinatário se mudou, o endereço interno ajuda a determinar o que fazer com a carta. no endereço interno, inclua o título de respeito apropriado do destinatário; e copie o nome da empresa exatamente como essa empresa o escreve. quando você tiver os nomes dos indivíduos, lembre-se de endereçá-los adequadamente: sra., srta., sr., dr., e assim por diante. se você não tiver certeza do que é correto para um indivíduo, tente descobrir como esse indivíduo assina cartas ou consulte a seção de formas de tratamento em um dicionário.

saudação. a saudação dirige-se diretamente ao destinatário da carta e é seguida por dois pontos (exceto quando um tom amigável, familiar ou sociável é pretendido, caso em que uma vírgula é utilizada).

nota: inicie um novo documento no microsoft word, e você verá que todos os modelos de carta de apresentação pontuam a saudação com uma vírgula. a pontuação com dois pontos em cartas comerciais é firmemente estabelecida em companheiro do escritor de negócios (2011).

observe que no carta simplificada no formato, a linha de saudação é eliminada completamente. se você não sabe se o destinatário é um homem ou uma mulher, a prática tradicional tem sido escrever "Caro Senhor" ou "Caros Senhores"—mas isso é sexista! para evitar esse problema, saudações como "Caro senhor ou senhora," "Caros senhoras e senhores," "Caros amigos," ou "Caras pessoas" foram tentadas—mas sem muita aceitação geral. deletar a linha de saudação completamente ou inserir "A quem possa interessar" em seu lugar, não é normalmente uma boa solução também—é impessoal.

a melhor solução é fazer uma rápida ligação anônima para a organização e pedir um nome; ou, dirigir a saudação a um nome de departamento, nome de comitê ou nome de cargo: "prezado departamento de pessoal," "prezado comitê de recrutamento," "prezado presidente," "prezado diretor de auxílio financeiro," por exemplo.

FORMATO DE LETRA DE BLOCO

linha de assunto ou referência. como mostrado no carta de pedido, o assunto substitui a saudação ou é incluído com ela. o assunto anuncia o principal tema da carta.

corpo da carta. a mensagem real, é claro, está contida no corpo da carta, nos parágrafos entre a saudação e o fechamento cordial. estratégias para escrever o corpo da carta são discutidas na seção sobre estilo de correspondência comercial.

fechamento cortês. o elemento de "a carta comercial" é chamado de fecho cordial. outros comuns são "atenciosamente," "cordialmente," "respeitosamente," ou "respeitosamente seu." você pode criar o seu próprio, mas tenha cuidado para não criar algo excessivamente floreado ou prolixo. observe que apenas a primeira letra é maiúscula, e é sempre seguida por uma vírgula.

bloco de assinatura. geralmente, você digita seu nome quatro linhas abaixo da despedida, e assina seu nome entre eles. se você é uma mulher e deseja deixar claro seu estado civil, use senhorita, sra. ou sra. entre parênteses antes da versão digitada do seu primeiro nome. sempre que possível, inclua seu título ou o nome da posição que ocupa logo abaixo do seu nome. por exemplo, "aluna de redação técnica," "estudante de processamento de dados do segundo ano," ou "aluna do Tarrant County Community College" são perfeitamente aceitáveis.

notações de fim. logo abaixo do bloco de assinatura muitas vezes há várias abreviações ou frases que têm funções importantes.

• Iniciais. As iniciais em letras maiúsculas nas figuras anteriores são as do autor da carta, e as em letras minúsculas logo após os dois pontos são as do digitador.
• Anexos. Para garantir que o destinatário saiba que itens acompanham a carta no mesmo envelope, use indicações como "Anexo," "Anexos.," "Anexos (2)." Por exemplo, se você enviar um currículo e amostra de escrita com sua carta de apresentação, você faria assim: "Anexo: Currículo e Amostra de Escrita." Se o anexo estiver perdido, o destinatário saberá.
• Cópias. Se você enviar cópias de uma carta para outros, indique esse fato entre as anotações finais também. Se, por exemplo, você estivesse chateado com o atendimento de um comerciante local em relação aos seus problemas de reparo e estivesse enviando uma cópia da sua carta para o Procon, você escreveria assim: "cc: Procon." Se você planeja enviar uma cópia para o seu advogado, escreva algo assim: "cc: Sr. Raymond Mason, Advogado."

Páginas seguintes. Se sua carta for mais longa que uma página, o cabeçalho no topo das páginas subsequentes pode ser tratado de uma das maneiras mostradas abaixo. As informações no cabeçalho da página seguinte são as nome do destinatário, data e número da página:

Exemplos do formato de cabeçalho da página seguinte.

Se você usar papel timbrado, lembre-se de não usá-lo para as páginas subsequentes. No entanto, você deve usar papel em branco da mesma qualidade, peso e textura que o papel timbrado (normalmente, o papel timbrado vem com papel em branco correspondente).

Formatos de Carta Comercial

Se você está escrevendo uma carta comercial, escolha um dos formatos comuns conforme mostrado nos exemplos de cartas listados abaixo. Estes incluem a carta em bloco, a carta semi-bloco, a carta em bloco alternativa e a carta simplificada.

• Veja o LETRA MAIÚSCULA.
• Veja o letra semi-bloco.
• Veja o letra de bloco alternativo.
• Para o carta simplificada.

A escolha de qual formato usar depende dos que são comumente utilizados em sua organização ou da situação em que você está escrevendo. Use a carta simplificada se você não tiver o nome de um indivíduo ou departamento para o qual escrever.

Estilo em Mensagens Empresariais

Escrever cartas e memorandos de negócios difere em certos aspectos importantes da escrita de relatórios. Mantenha o seguinte conselho em mente ao escrever e especialmente ao revisar suas cartas ou memorandos de negócios.

Declare imediatamente o principal negócio, propósito ou assunto. Deixe claro ao leitor desde a primeira frase sobre o que sua carta trata. Lembre-se de que, quando pessoas de negócios abrem uma carta, sua primeira preocupação é saber qual é o assunto da carta, qual é o seu propósito e por que elas devem gastar seu tempo lendo-a. Portanto, evite começos indiretos. Se você está escrevendo para se candidatar a um emprego, comece com algo assim: "Estou escrevendo para me candidatar à vaga que você atualmente tem disponível...." Se você tem más notícias para alguém, não é necessário expor tudo isso na primeira frase. Aqui está um exemplo de como evitar uma formulação negativa: "Estou escrevendo em resposta à sua carta de 24 de julho de XXXX, na qual você discute problemas que teve com uma planilha eletrônica comprada de nossa empresa." O seguinte mostra um exemplo adicional.

Declare imediatamente o propósito principal ou o assunto do ofício. A versão do problema começa a se debater desde o início. A versão revisada pelo menos estabelece o propósito da carta (e então começa a se debater).

Se você está respondendo a uma carta, identifique essa carta pelo seu assunto e data no primeiro parágrafo ou frase. Destinatários ocupados que escrevem muitas cartas podem não se lembrar das cartas que enviaram para você. Para evitar problemas, identifique a data e o assunto da carta à qual você está respondendo:

Caro Sr. Stout: Estou escrevendo em resposta à sua carta de 1º de setembro de 2024, na qual você descreve problemas que teve com uma de nossas motosserras. Lamento que você tenha enfrentado esse inconveniente e despesa e....

Prezada Sra. Cohen: Acabei de receber sua carta de 4 de agosto de 2024, na qual você lista nomes e outras fontes das quais posso obter informações adicionais sobre a fabricação e o uso de garrafas plásticas na indústria de refrigerantes....

Mantenha os parágrafos da maioria das cartas comerciais curtos. Os parágrafos de cartas comerciais tendem a ser curtos, alguns com apenas uma frase. Cartas comerciais não são lidas da mesma forma que artigos, relatórios ou livros. Normalmente, elas são lidas rapidamente. Parágrafos grandes, grossos e densos com mais de dez linhas, que requerem muita concentração, podem não ser lidos com atenção—ou podem não ser lidos de forma alguma.

Para permitir que o destinatário leia suas cartas mais rapidamente e compreenda e memorize os fatos ou ideias importantes, crie parágrafos relativamente curtos, com entre três e oito linhas. Em cartas comerciais, parágrafos compostos por apenas uma única frase são comuns e perfeitamente aceitáveis. Ao longo deste capítulo, você verá exemplos dos parágrafos mais curtos comumente usados em cartas comerciais.

"Compartmentalize" o conteúdo da sua carta. Quando você "compartimentaliza" o conteúdo de uma carta comercial, você coloca cada segmento diferente da discussão—cada tópico diferente da carta— em seu próprio parágrafo. Se você estivesse escrevendo uma carta de reclamação sobre problemas com a unidade de sistema do seu computador pessoal, poderia ter esses parágrafos:

• Uma descrição dos problemas que você teve com isso.
• Os trabalhos de reparo ineficazes que você teve
• A compensação que você acha que merece e por quê

Estude cada parágrafo de suas cartas quanto ao seu propósito, conteúdo ou função. Quando você localizar um parágrafo que faz mais de uma coisa, considere dividi-lo em dois parágrafos. Se você descobrir dois parágrafos curtos separados que fazem a mesma coisa, considere juntá-los em um só.

Forneça indicadores de tema no início dos parágrafos. Analise algumas das cartas que você vê neste capítulo em termos do conteúdo ou propósito de seus parágrafos individuais. Na primeira frase de qualquer parágrafo do corpo de uma carta comercial, tente localizar uma palavra ou frase que indique o tópico daquele parágrafo. Se um parágrafo discute seus problemas com um computador pessoal, inclua a palavra "problemas" ou a frase "problemas com meu computador pessoal" na primeira frase. Fazer isso dá aos destinatários um senso claro do conteúdo e do propósito de cada parágrafo. Aqui está um trecho antes e depois que os indicadores de tópico foram incorporados:

Problema: Trabalhei como eletricista na área de Decatur, Illinois, por cerca de seis anos. Desde 2022, sou licenciado pela cidade de Decatur como um empreiteiro elétrico qualificado para realizar trabalhos comerciais e industriais, bem como trabalhos residenciais. Revisão: Quanto a minha experiência de trabalho, eu trabalhei como eletricista na área de Decatur, Illinois, por cerca de seis anos. Desde 2022, sou licenciado pela cidade de Decatur como empreiteiro elétrico qualificado para realizar trabalhos comerciais e industriais, bem como residenciais.(Itálico não está no original.)

Liste ou itemize sempre que possível em uma carta comercial. Listar espalha o texto da carta, tornando mais fácil captar os pontos importantes rapidamente. As listas podem ser manipuladas de várias maneiras, conforme explicado no capítulo sobre listas. Para exemplos de listas na correspondência comercial, veja o formato de letras maiúsculas acima, o carta de consulta, e carta de pedido.

Coloque informações importantes estrategicamente em cartas comerciais. As informações nas primeiras e últimas linhas dos parágrafos tendem a ser lidas e lembradas mais facilmente. Esses são pontos de alta visibilidade. Informações enterradas no meio de parágrafos longos são facilmente negligenciadas ou esquecidas. Por exemplo, em cartas de candidatura que devem convencer potenciais empregadores de que você é a pessoa certa para um emprego, coloque informações sobre suas qualidades atraentes no início ou no final dos parágrafos para maior ênfase. Coloque informações menos positivas ou prejudiciais em pontos de menor visibilidade. Se você tem algumas coisas difíceis a dizer, uma boa (e honesta) estratégia é despriorizar colocando-as em áreas de menor ênfase. Se um trabalho requer três anos de experiência e você só tem um, enterrar esse fato no meio ou na metade inferior de um parágrafo do corpo da carta de candidatura. A carta resultante será honesta e completa; ela apenas não enfatizará pontos fracos desnecessariamente. Aqui estão alguns exemplos dessas ideias:

Problema: Em julho, me formarei na Universidade do Kansas com um Bacharelado em Ciência em Nutrição e Dietética. Nos últimos quatro anos em que busquei esse diploma, trabalhei como assistente de laboratório para a Dra. Alison Laszlo e estive ativo em duas organizações relacionadas, a Associação Estudantil de Dietética e a Associação Americana de Economia Doméstica. Em meus laboratórios de bioquímica nutricional e ciência dos alimentos, escrevi muitos relatórios técnicos e artigos científicos. Também tenho atuado como assistente de dieta no Hospital St. David's em Lawrence durante o último ano e meio. (O trabalho pede um escritor técnico; vamos enfatizar isso primeiro, depois mencionamos o resto!) Revisão: Na minha educação na Universidade de Kansas, tive uma experiência substancial escrevendo relatórios técnicos e artigos científicos. A maioria desses relatórios e artigos está na área de nutrição e dietética, na qual receberei meu diploma de Bacharel em Ciências este julho. Durante meus quatro anos na Universidade, também lidei com muitos documentos como assistente de laboratório da Dra. Alison Laszlo, como membro de duas organizações relacionadas, a Associação Estudantil de Dietética e a Associação Americana de Economia Doméstica, e como auxiliar de dieta no Hospital St. David em Lawrence no último ano e meio.

Problema: Até agora, não fiz nenhuma inspeção de edifícios de forma independente. Tenho trabalhado nos últimos dois anos sob a supervisão do Sr. Robert Packwood, que frequentemente me deu a responsabilidade principal por visitas e inspeções de propriedades. Foi o Sr. Packwood quem me encorajou a me candidatar a essa posição. Também fiz algumas reformas em casas mais antigas em regime de contrato e tenho alguma experiência em construção industrial como soldador e como assistente em um canteiro de obras nuclear. (Não vamos mentir sobre a nossa falta de experiência, mas também não vamos colocar isso em um outdoor!) Revisão: Quanto à minha experiência de trabalho, fiz inúmeras visitas a edifícios e inspeções de propriedades sob a supervisão do sr. Robert Packwood nos últimos dois anos. O sr. Packwood, que me incentivou a me candidatar a esta posição, muitas vezes me deu a responsabilidade principal por muitos trabalhos de inspeção. Também fiz algumas reformas de casas mais antigas em regime de contrato e tenho alguma experiência em construção industrial como soldador e como auxiliar em um canteiro de obras nuclear.

Encontre maneiras positivas de expressar más notícias em suas cartas comerciais. Freqüentemente, cartas comerciais devem transmitir más notícias: um teclado de computador quebrado não pode ser substituído, ou um indivíduo não pode ser contratado. Essas más notícias podem ser transmitidas de maneira tática. Fazer isso reduz as chances de um término das relações de negócios com o destinatário da má notícia. Para transmitir más notícias de forma positiva, evite palavras como "não pode, " "proibir, " "falhar, " "impossível, " "recusar, " "proibir, " "restringir, " e "negar" tanto quanto possível. As primeiras versões das frases de exemplo abaixo estão formuladas de maneira fria e antipática; as segundas versões são muito mais positivas, cordiais e táticas:

Problema: Por causa da quantidade de informações que você solicita na sua carta, simplesmente não posso ajudá-lo sem desorganizar seriamente minha agenda de trabalho. Revisão: Na sua carta, você solicita uma boa quantidade de informações que eu gostaria de ajudar a localizar. No entanto, devido aos meus compromissos de trabalho, vou poder responder apenas a algumas das perguntas....

Problema: Se você não completar e devolver este contrato de publicidade até 1 de julho de XXXX, você não receberá seu espaço publicitário neste ano. Linhas do Capitólio. Se não tivermos notícias suas até este prazo, venderemos o seu espaço publicitário para outro cliente. Revisão: Por favor, preencha o contrato anexo e devolva-o para nós até 1º de julho de XXXX. Após esse prazo, começaremos a vender qualquer espaço publicitário não renovado deste ano. Linhas do Capitólio, então espero ouvir de você antes disso.

Problema: Embora eu esteja disposto a discutir mudanças em aspectos específicos deste artigo ou ideias sobre áreas adicionais a serem abordadas, não estou preparado para mudar o tema básico do artigo: a usabilidade do sistema microcomputador Victor. Revisão: Estou certamente aberto a sugestões e comentários sobre aspectos específicos deste artigo, ou quaisquer pensamentos seus sobre áreas adicionais que você acha que eu deveria cobrir. No entanto, eu quero manter o tema básico do artigo: a usabilidade do sistema microcomputador Victor.